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Saiba como fazer uma ótima gestão de tarefas

Os projetos corporativos são processos complexos. Eles envolvem um grande número de requisitos, ferramentas, times e líderes. Em função disso, a política de gestão de tarefas deve ser estruturada para evitar erros e garantir a manutenção de um fluxo de trabalho com alta performance.

O gerenciamento de tarefas auxilia o gestor a identificar como um projeto evolui. Ele oferece todos os mecanismos necessários para que a equipe saiba quais são os próximos passos de uma etapa, os prazos, as metas e os requisitos. Assim, atrasos são evitados e a companhia se mantém dentro do cronograma.

Quer saber como fazer isso e ter uma política de gestão de tarefas de alto nível de qualidade? Então, leia o nosso post abaixo!

O que é uma política de gestão de tarefas?

A política de gestão de tarefas é um processo em que o gestor busca distribuir atividades para todos os times da melhor maneira possível. Ela tem como principal objetivo garantir a distribuição eficiente das rotinas de cada etapa de um projeto, evitando gargalos, erros e excesso de trabalho.

Além disso, ela reduz as chances de a capacidade operacional de um time ser mal aproveitada. Assim, a empresa pode cumprir o cronograma e garantir que todas as expectativas sejam atendidas.

Como ter uma boa política de gestão de tarefas?

A política de gestão de tarefas é estruturada considerando uma série de estratégias. Seguidas corretamente, elas auxiliarão o gestor a ter um bom planejamento, com um cronograma definido de modo transparente, permitindo que todos os times possam atingir os seus objetivos ao término das etapas do projeto.

Confira, abaixo, cinco dicas para melhorar o modo como a sua política de gestão de tarefas é executada.

Priorize os seus objetivos

Todo projeto possui requisitos. Eles auxiliam o gestor a identificar o resultado que deve ser entregue ao término de cada etapa, a avaliar os pontos que demandam atenção e a evitar problemas.

Nesse sentido, uma das formas de garantir que os objetivos contribuam para melhorar o fluxo de trabalho é priorizar os requisitos de cada etapa. Desse modo, o gestor poderá planejar rotinas de maneira mais inteligente, dando mais atenção para as metas críticas e evitando que algum milestone seja ignorado.

Integre o trabalho das equipes

A integração de times é reconhecida pelo mercado como uma das melhores formas de executar um trabalho de qualidade. Quando as equipes trabalham lado a lado, os profissionais encontram soluções para os problemas e demandas com prazos menores e maior nível de inovação. Além disso, os riscos e conflitos diminuem, o que facilita a entrega de resultados.

Portanto, o gestor consegue gerenciar a distribuição de tarefas de um modo mais inovador ao investir na integração de equipes. As rotinas que são executadas por mais de uma área terão menos etapas e burocracias. Por consequência, os resultados serão buscados por um time mais produtivo e funcional.

Adote uma ferramenta de gestão de rotinas operacionais

Um dos benefícios de investir na tecnologia é garantir que o seu projeto contará com um fluxo de trabalho bem monitorado. Ferramentas de distribuição de tarefas auxiliam o gestor a acompanhar o trabalho mesmo nos cenários em que várias pessoas e setores estão envolvidos.

Com essa ferramenta, o gestor terá um ambiente único para se conectar com os times e distribuir tarefas. Ele poderá, rapidamente, direcionar atividades para uma equipe, avaliar a evolução das tarefas, divulgar informações críticas e listar todos os requisitos de cada processo.

Esses dados auxiliarão os times a se prepararem com mais qualidade e a evitarem atrasos. Como todos os detalhes de um processo já estarão definidos, os problemas serão muito menos frequentes.

Promova o compartilhamento de dados

Para que os resultados sejam entregues, é fundamental compartilhar informações. Ter um time que saiba todos os pontos do projeto, as metas de uma etapa e as soluções que serão empregadas é fundamental.

Gargalos deixarão de existir e todos conseguirão identificar o escopo das suas atividades. Além disso, os prazos ficarão mais claros e os problemas poderão ser solucionados rapidamente.

Portanto, sempre trabalhe a comunicação durante o projeto. Realize reuniões, divulgue mudanças e novas rotinas. Garanta que, sempre que um erro for encontrado, o time terá os recursos para solucioná-lo e evitar atrasos posteriores. Além disso, mantenha tudo documentado: assim, os times terão como solucionar problemas mesmo que o gerente não esteja presente.

Defina uma boa metodologia

A metodologia de gestão do projeto também é importante para garantir que a política de gestão de tarefas tenha um bom impacto. Quando ela é definida corretamente, o gestor terá mais facilidade para orientar o trabalho da sua equipe evitando práticas de baixa performance e garantindo a qualidade geral dos processos.

Portanto, durante o planejamento, levante todos os dados possíveis para escolher uma boa metodologia. Avalie os requisitos, o perfil do time e as demandas do cliente. Assim, você conseguirá encontrar o mecanismo ideal para executar um projeto de qualidade e que atenda às expectativas de todos.

Como os atrasos podem prejudicar a sua empresa?

Todo projeto corporativo pode enfrentar atrasos. Durante a execução das rotinas, as chances de um imprevisto acontecer são altas. Ainda mais se o gestor não for capaz de definir uma distribuição de tarefas eficiente.

Se forem mal gerenciados, os imprevistos levarão a atrasos em todas as etapas. Cada demora na entrega de resultados prejudica direta e indiretamente os resultados do projeto: os custos aumentam, a satisfação diminui e o time continua executando rotinas que já deveriam ter sido finalizadas.

Justamente por isso, o modo como o negócio direciona as suas atividades durante cada etapa do projeto deve ser visto como um dos pontos mais importantes do planejamento. A empresa pode mitigar riscos e garantir que tudo será entregue dentro do prazo esperado ao garantir que a gestão de tarefas será executada conforme o perfil do time, utilizando como direcionamento os requisitos do projeto e buscando sempre as soluções ideais.

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Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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