Em um mundo cada vez mais dinâmico, é fundamental que os gestores sejam capazes de visualizar todas as suas demandas e, a partir disso, tomar decisões coerentes, baseadas em prioridades. Afinal, nem sempre o que é urgente é importante, e nem tudo que é importante tem certo grau de urgência — dessa dicotomia deriva o sucesso ou o fracasso de uma estratégia de negócios.

Nesse sentido, a Matriz de Eisenhower pode fazer toda a diferença na gestão de uma empresa. Criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos (Dwight D. Eisenhower), essa ferramenta é capaz de organizar prioridades e facilitar o gerenciamento de pendências.

Então, quer entender como ela funciona? Continue lendo para conferir como equilibrar os seus compromissos e entender um pouco mais sobre a sua aplicação prática. Boa leitura e bom aprendizado!

O que é a Matriz de Eisenhower?

No cotidiano empresarial, tanto a procrastinação (que indica a postergação de tarefas que podem ser estratégicas) quanto a ação imediata, precoce, podem ocasionar problemas graves se não forem adequadas ao momento. Foi para corrigir essa lacuna que Dwight Eisenhower desenhou a matriz que leva o seu nome.

Em linhas gerais, o método consiste em um aprimoramento do processo decisório e da efetividade das definições — uma ferramenta, portanto, voltada para facilitar o gerenciamento de atividades e o apontamento de prioridades, conferindo mais segurança às rotinas de trabalho.

Para estruturar a Matriz de Eisenhower, são desenhados dois eixos que se cruzam perpendiculares, um representando o grau de importância, e o outro, o grau de urgência da tarefa.

Da interação desses dois eixos têm-se quatro blocos distintos — no qual são alocadas as atividades que aguardar ação. São eles:

• importante e urgente — o que exige execução imediata, evidenciando uma importância vital;
• importante, mas não urgente — o que permite o agendamento da atividade para uma data mais oportuna;
• urgente, mas não importante — o que admite que a tarefa seja repassada a outro profissional, capaz de executá-la sem demora e com suficiente qualidade;
• não urgente e não importante — o que sinaliza que a demanda pode ser postergada sem transtornos e/ou perdas.

Popularmente, diz-se que a dedicação de Eisenhower a esse modelo ajudou-o a pensar, planejar e decidir as táticas que ajudaram os Estados Unidos a vencer a 2º Guerra Mundial, que terminou em 1945. Desde então, certamente, inúmeras outras organizações e ideias foram beneficiadas por ele.

Como ela deve ser administrada?

Quando executada com comprometimento e fluidez, essa ferramenta operacionaliza o raciocínio sobre as tarefas que aguardam uma decisão e/ou ação. Afinal, ao estimular o acompanhamento visual de atividades, ela favorece a adequada gestão de inputs (entradas) e outputs (definições).

Uma vez alocadas no seu quadrante correspondente, as atividades ganham contornos mais expressivos e podem ser gerenciadas de modo consistente, garantindo que nada relevante e prioritário seja postergado ou subjugado — e, da mesma forma, que nada que possa esperar ocupe os recursos destinados às pendências de valor.

Além disso, essa matriz mostra-se bastante dinâmica na prática cotidiana: ao se inserir novas pendências, identificando a qual quadrante elas pertencem, é possível remanejar a agenda e delegar tarefas a outros responsáveis.

O objetivo da ferramenta, portanto, é que a sua atualização seja constante. Eliminar tarefas urgentes e importantes libera espaço para que novas atividades sejam desenvolvidas — possibilitando, inclusive, que projetos há muito desejados, antes oprimidos pelas emergências cotidianas, possam ser tirados do papel.

Dessa forma, a Matriz de Eisenhower auxilia a racionalização das pendências e a formatação de um cronograma, garantindo que as tarefas sejam executadas segundo critérios de prioridade e relevância. Por fim, a emoção — fator que influencia o processo decisório — pode ser controlada e utilizada a favor da melhor estratégia.

Como aplicar a Matriz de Eisenhower no seu dia a dia?

Em um ambiente volátil, no qual diversas atividades competem pela atenção individual, essa ferramenta desponta como um recurso valioso aos que estão focados em produtividade — aliada, é claro, à qualidade de execução e à composição de resultados significativos.

Também não seria equivocado dizer que ela contribui para que as lideranças consigam gerir suas demandas com efetividade e transparência, focando no que realmente pode trazer valor ao negócio.

Algumas situações recorrentes favorecem a compreensão dessa matriz, estimulando a sua adoção. Pense, por exemplo, no recebimento de um e-mail que solicita informações finais para concluir uma negociação e fechar um projeto. É natural que essa tarefa se encaixe no quadrante de pendências importantes e urgentes, uma vez que dela deriva a rentabilidade da empresa. Nesse caso, sua execução deve ser imediata.

Agora, considere um telefonema interno no seu ramal. Do outro lado da linha, um outro colaborador busca mais detalhes sobre um procedimento específico da empresa que está impactando na conclusão de alguma rotina administrativa. É perfeitamente possível, nesse contexto, que a atividade seja deslocada para o quadrante de “urgente, mas não importante”, sendo então delegada a outro profissional que possa prestar esse serviço sem comprometer a sua agenda.

Por que adotar (e manter) a Matriz de Eisenhower?

As justificativas para conhecer, implantar e alimentar a Matriz de Eisenhower, podemos ver, são inúmeras.

No geral, elas partem de uma consciência geral a respeito das demandas em aberto e motivam o gerenciamento seguro do que deve ser feito (e quando). Afinal, ao dispor de uma ferramenta simples como essa, embora bastante detalhada, o gestor tem mais segurança em suas decisões e prioridades, agindo de forma proativa para angariar resultados expressivos para si e para a empresa.

Vale lembrar, ainda, que a tecnologia é uma grande aliada nesse processo: softwares de gestão de projetos podem (e devem) ser empregados de modo a permitir a visualização de atividades de acordo com seu grau de importância e urgência.

Assuma o compromisso de gerir os seus projetos com mais previsibilidade e compromisso! Para isso, aproveite a tecnologia e aplique os conceitos da Matriz de Eisenhower. Como vimos aqui, os resultados são imediatos e duradouros, favorecendo uma rotina mais dinâmica e sem surpresas. Invista nisso!

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