Como não é possível atacar todas as frentes de uma só vez, os gestores de projetos precisam buscar ferramentas para definir prioridades e administrar o tempo disponível. É o caso da matriz GUT.

Ao avaliar gravidade, urgência e tendência, o profissional atribui graus de importância às tarefas, estabelecendo o que, diante das circunstâncias, deve atrair o seu esforço. Logo, consegue nortear ações e alocar recursos.

Sendo assim, se você tem dificuldades para gerir tempo e alocar recursos em projetos, continue a leitura para conhecer a matriz GUT e desenvolver suas habilidades de gerenciamento.

O que é matriz GUT?

A ferramenta corresponde a um modelo de trabalho para avaliar e atribuir importância a demandas, tarefas e problemas. Isso ocorre por meio da mensuração de três características.

Gravidade

Diz respeito à relevância em relação às possíveis consequências. Por exemplo, não entregar um pedido que responde por 20% do faturamento é mais grave do que não entregar o de 1%.

Urgência

Corresponde ao momento em que as consequências serão sofridas. Por exemplo, se a não entrega do pedido ocorrerá hoje, amanhã, daqui a um mês etc.

Tendência

Consiste na evolução do problema, ou seja, se melhora ou piora com o passar do tempo. Por exemplo, saber se, quanto mais os dias passam, as consequências financeiras aumentam ou diminuem.

A ferramenta foi proposta por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe  e, comumente, é aplicada por meio da atribuição de notas de 0 a 5 a uma lista de problemas. Veja como funciona:

Gravidade

• 1: o dano em potencial é nulo ou mínimo;
• 2: o dano é pequeno; 
• 3: o dano é regular;
• 4: o dano é grande;
• 5: o dano é extremo.

Urgência

• 1: ​o dano ocorrerá a perder de vista;
• 2: o dano no longo prazo;
• 3: o dano no médio prazo;
• 4: o dano no curto prazo;
• 5: o dano ocorrerá imediatamente.

Tendência

• 1: o problema é estável ou pode melhorar;
• 2: o dano piorará no longo prazo;
• 3: o problema piorará no médio prazo;
• 4: o dano piorará no curto prazo;
• 5: o problema piorará imediata e rapidamente.

​Perceba que existe abertura para interpretação de alguns conceitos conforme as características do projeto. Por exemplo, o longo prazo na construção de um avião pode significar mais de uma década, enquanto em outros segmentos será bem mais enxuto.

Como aplicar a matriz GUT na gestão de projetos?

A matriz GUT está ligada aos processos de tomada de decisão, servindo tanto para identificar a prioridade como para justificar as escolhas realizadas. Assim, a aplicação pode ocorrer em diversas etapas da gestão de projetos:

• entender a prioridade do que espera aprovação;
• definir a alocação de recursos entre projetos;
• tomar atitude similar em relação às tarefas dentro de cada projeto;
• responder a imprevistos e alocar recursos para emergências.

Em todos os casos, existem boas práticas que podem contribuir para colocar a ferramenta em funcionamento. Confira! 

Estabeleça o ranking dos problemas

Uma primeira prática comum é multiplicar as notas de gravidade, urgência e tendência entre si. Assim, o resultado representaria o nível de importância do problema:

• gravidade x urgência x tendência = GUT.

É uma boa estratégia inicial, mas deve ser utilizada com cautela para que não se tenha uma apuração superficial. Um exemplo simples é um problema que possa levar à perda de um cliente. Nesse caso, ele será gravíssimo, mas terá a pontuação geral baixada porque não há muito como piorar.

Analise o esforço exigido por cada problema

A análise ficará mais rica, nesse sentido, se você buscar informações qualitativas e cruzar com outras ferramentas de gestão. O primeiro deles é estimar o esforço necessário para solucionar o problema, gerando uma relação do custo-benefício.

A vantagem é que, muitas vezes, o investimento em tentar resolver todas as questões pode afastar o gerente dos aspectos essenciais. Logo, é preciso entender o custo-benefício para saber em que pontos realmente vale a pena investir. Uma dica é complementar a matriz GUT com o diagrama de eisenhower.

Elabore um plano de ação

Após diagnosticar as atividades, o passo seguinte é planejar a melhor abordagem para as tarefas e alocar os recursos. Para isso, elabore um plano de ação para cada problema, apontando o que precisa ser feito e indicando os responsáveis.

Uma ferramenta utilizada com esse objetivo é a 5w2h. A ideia é responder a 7 questões e, assim, reunir as informações essenciais para um plano de ação:

• O que fazer?
• Por que fazer?
• Onde fazer?
• Quando fazer?
• Como fazer?
• Quem fará?
• Quanto custa?

A complexidade do plano varia conforme a tarefa. Por exemplo, enquanto em algumas bastará a fixação de um prazo, outras exigirão a elaboração de um cronograma completo. Trata-se, portanto, de uma ferramenta bastante flexível. 

Crie equipes de força-tarefa

Frequentemente, as tarefas com maior urgência, gravidade e tendência derivam de imprevistos e o gerente de projetos precisa rapidamente entender o nível de prioridade e deslocar esforços. O problema é que, como normalmente não há um único projeto em andamento, ao tirar o recurso do ponto “A” criam-se atrasos no ponto “B”.

No dia a dia, existe um tipo de equipe, a força-tarefa, que pode operar ao lado dos times de projetos para enfrentar as tarefas emergenciais. No modelo, forma-se um grupo com a finalidade de executar um plano de ação e resolver um problema específico, que pode receber uma solução definitiva ou que amenize a situação.

A forma de organizar a equipe depende do número de colaboradores, de como eles estão distribuídos nos projetos e da demanda. Veja alguns exemplos:

• destacar parte do time do projeto em que houve o problema;
• selecionar profissionais de vários times, minimizando o impacto;
• montar um time de suporte com essa finalidade. 

Qual é a importância da matriz GUT em projetos?

A ferramenta estabelece prioridades relacionadas aos projetos, tarefas e problemas. É, portanto, um instrumento para nortear a formulação de estratégias e alocar os recursos disponíveis. Entre os benefícios, é possível notar sensíveis melhorias nas seguintes áreas:

• ter clareza quanto ao que precisa ser feito;
• entender a importância de cada problema ou tarefa;
• criar uma escala para que os recursos sejam destinados proporcionalmente e não em um modelo de tudo ou nada para cada tarefa;
• organizar as informações sobre os problemas pendentes;
• expor as dificuldades de maneira clara e compreensível para os colaboradores.

Por isso, saber como aplicar a matriz GUT é uma competência relevante para os gerentes de projetos. Logo, agora que você já conhece as principais dicas sobre o tema, coloque a ferramenta em prática para, aos poucos, ser capaz de priorizar tarefas de maneira mais eficiente.

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