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Como criar um workflow de aprovação de projetos com o auxílio de um software especializado?

Quando você integra ao processo de seu negócio as propostas de projeto, é preciso estabelecer critérios de avaliação, priorização e aprovação deles. Independentemente se o seu foco é o gerenciamento de múltiplos ou portfólio de projetos, definir este workflow de aprovação será determinante para o ganho de eficiência e, assim, uma maior certeza de que os objetivos da organização, bem como as metas pretendidas sejam alcançadas com sucesso.

Nesse contexto, contar com um software especializado é uma grande solução para automatizar este workflow, garantindo uma comunicação eficiente entre as partes envolvidas e a conclusão das avaliações, bem como do parecer de cada área ou profissional integrado a ele. Entenda melhor como isso funciona e como criar estes fluxos com o apoio de um software de gerenciamento de projetos:

Quando e como utilizar um workflow de aprovação

O melhor momento para criar um workflow de aprovação é antes mesmo do início do projeto, durante a fase de iniciação. O primeiro passo para isso, contudo, é passar a utilizar uma proposta de projeto. O objetivo de se formalizar o início dele é definir alguns parâmetros que servirão como base para aprovar e desenvolvê-lo.

Além disso, é indispensável atribuir responsabilidade a um profissional, que pode ser um gerente, em caso de múltiplos projetos, ou o responsável pelas decisões internas, quando se tratar de um portfólio de projetos. Dessa forma você impede que iniciativas semelhantes às já reprovadas sejam desenvolvidas dentro da empresa, além de defender a importância das regras definidas pelas pessoas que aprovaram a proposta. Caso contrário, corre-se o risco de duplicidade ou ausência de comando e, consequentemente, grandes transtornos ocorrerão em sua condução.

Conte com a tecnologia!

Muitas organizações falham na hora de implementar e controlar o processo com as informações necessárias para validar a viabilidade da iniciativa. A tecnologia, neste contexto, auxilia na automação do processo, bem como na verificação de seu andamento de forma mais rápida, prática e atualizada em tempo real. Desta forma, é possível identificar não apenas o status, mas o andamento do workflow exibindo detalhes, inclusive, de onde o processo está parado: nível técnico ou estratégico.

Para a criação do fluxo com o auxílio de um software você passará pelas etapas de:

  • Definir claramente o que tem que ser feito para que o projeto seja aprovado – as “regras do jogo”: quais os critérios de avaliação técnicos, financeiros e do ponto de vista estratégico da empresa para colher os benefícios;

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  • Estabelecer um ou mais responsáveis pela aprovação em cada nível, considerando as habilidades e relação com a área;

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  • Estipular quais serão os indicadores-chave de performance a serem avaliados para embasar os demais fluxos estipulando procedimentos padronizados.

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Diante disso, um software especializado para gerenciamento de projetos é uma excelente solução para automatizar o processo, obrigando que pré-requisitos sejam cumpridos em cada etapa da avaliação da proposta.

Como criar um workflow de aprovação em um software de gestão de projetos

Em um software de gestão de projetos, a criação de um workflow de aprovação é simples. Procure a opção no sistema e escolha um nome para o novo fluxo a ser criado, que pode ser por área, portfólio, objetivo de negócio, dentre outros.

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Em seguida, insira uma breve descrição para ele, fazendo com que as pessoas envolvidas no fluxo de aprovação recebam, de forma automatizada e seguindo o processo de iniciação definido pela empresa, qualquer notificação referente a este workflow.

Tanto para múltiplos projetos quanto para a gestão de um portfólio, também será preciso definir a qual dos workflows cada um deles deve ser associado. A ideia é que estes fluxos sejam padronizados conforme a demanda por área ou tipo, estabelecendo os mesmo responsáveis pela avaliação em cada um dos níveis.

A definição dos responsáveis

No que diz respeito ao processo de definição dos responsáveis pela aprovação de projetos, é aconselhado definir entre dois e cinco níveis diferentes de responsabilidade pela aprovação. Isso garantirá que a decisão não seja tomada apenas por uma pessoa ou que o processo de prolongue excessivamente.

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Para cada um desses níveis, nomeie os responsáveis mais indicados para cada tipo de aprovação. Por exemplo, o responsável pelo departamento de TI aprova o nível técnico do projeto, o de finanças avalia a parte relacionada a custos e investimentos, e assim por diante. O importante é que cada um destes níveis sejam avaliados e aprovados por profissionais que têm o poder de tomar decisões alinhados aos objetivos estratégicos do negócio, além de terem as habilidades técnicas necessárias para a tarefa. Com isso, eles sempre serão notificados sobre a abertura da nova demanda e da aproximação do prazo final para a aprovação.

Já que há mais de um nível de aprovação no workflow ou outros profissionais estão envolvidos no trabalho com permissões similares, é preciso colocá-los na ordem correta para que o sistema envie a aprovação na sequência ideal estipulada pela empresa para o bom funcionamento do fluxo.

Padronize os workflows por tipo de demandas

Em vez de criar um workflow para cada iniciativa, o que exige tempo e esforços, um software especializado para o gerenciamento de projetos ajudará a agrupar os fluxos por tipo de demanda. Afinal, projetos da área de TI (Tecnologia da Informação) exigem aprovação similar, assim como o marketing, o financeiro, dentre outros.

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E você, como criar workflows de aprovação de projetos em sua empresa? Já possui um software de gerenciamento de projetos para auxiliá-lo nesta tarefa?

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