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Conheça 6 funcionalidades essenciais de um sistema de gestão de projetos

Desenvolvedores de software, programadores e gestores atuando na construção civil, ou em qualquer outro segmento corporativo, têm sua rotina laboral otimizada com um sistema de gestão de projetos eficiente.

Suas funcionalidades melhoram as etapas de desenvolvimento do produto, poupam tempo, facilitam a comunicação, refletem positivamente na qualidade do trabalho feito e aumentam a produtividade.

Quer obter ganhos significativos em seus resultados? Confira o que é, como funciona e qual é a importância dessa importante ferramenta no meio corporativo.

O que é um sistema de gestão de projetos?

Lançar um produto novo nas prateleiras, explorar um novo nicho no mercado, construir um edifício comercial ou desenvolver um aplicativo de mobilidade urbana são processos trabalhosos que requerem muitas etapas, pessoas e são afetados por inúmeras variáveis.

O gerenciamento precisa ser feito adequadamente para escopo, aquisições, custos, recursos humanos, qualidade, riscos, partes interessadas e comunicação serem bem controlados e funcionarem eficientemente de forma integrada.

O sistema de gestão de projetos promove o planejamento das tarefas necessárias ao bom desenvolvimento do trabalho. Ele admite a estruturação do projeto em etapas, armazena e dissemina informação entre os membros da equipe, além de cruzar os dados para gerar análises sobre o andamento das atividades.

Qual é a importância do sistema de gestão de projetos?

Suas funcionalidades permitem a organização, o monitoramento dos processos, possibilidade de realizar melhorias contínuas nas operações e metodologias de trabalho. Assim, os colaboradores têm seu desempenho constantemente avaliado e maximizado, sinônimo de produtividade para a empresa.

Por exemplo: pense em quanto tempo, pessoas envolvidas, recursos e detalhes existem na construção de um imóvel desde a fundação até os acabamentos. Mesmo dentro desse ramo corporativo, os clientes têm gostos e prioridades distintas — um condomínio de alto padrão não é feito como um conjunto habitacional.

O sistema de gestão de projetos possibilita a personalização e o melhor atendimento do escopo. Seus dados checam se a execução segue o planejamento, evidenciam desvios, oportunidades de melhoria, admitem reparos rápidos e retratam como as atividades são desempenhadas.

As informações servem de base para empreitadas futuras, evitando erros e retrabalhos. Assim, fica mais fácil a empresa chegar à excelência na prestação de seus serviços, sinônimo de credibilidade no mercado e acentuação do seu diferencial competitivo em relação às demais companhias do setor.

Quais são as funcionalidades de um sistema de gestão de projetos?

Apresentamos o conceito e falamos de forma geral sobre a importância dessa ferramenta na otimização das operações e rotinas laborais da organização. Confira na sequência 6 utilidades para entender como o recurso funciona na prática.

1. Gestão de tarefas

Uma obra, assim como vários outros projetos, é realizada em etapas sequenciais, ou seja, a próxima depende da anterior: a fundação só será feita após a terraplanagem e não dá para colocar os tijolos sem antes estabelecer vigas e pilares.

Um sistema de gestão de projetos garante que as tarefas serão desempenhadas ordenadamente e de forma adequada, deixando a fase anterior bem desenvolvida e completamente finalizada para o trabalho seguinte.

2. Gerenciamento da comunicação

Ainda dentro do exemplo da construção civil, temos clientes, vizinhos do terreno, arquitetos, engenheiros, mestres de obras, pedreiros, pintores, eletricistas, encanadores, empresa de concretagem e outros envolvidos na empreitada.

O sistema de gestão de projetos possibilita a comunicação entre a equipe e parceiros comerciais na plataforma virtual. Além de poderem entrar em contato direto, as partes ficam constantemente atualizadas sobre o avanço das tarefas, o que permite a cada pessoa se programar para desempenhar suas atividades quando chegar o momento.

3. Controle de cronograma

É mais fácil cumprir os prazos com os processos funcionando assim, de forma fluida, e com todos informados sobre o seu andamento. As informações fornecidas pelo software evitam atrasos ou, caso eles aconteçam, admitem que os devidos reparos sejam feitos rapidamente — tais como a alterar a data limite ou agilizar a realização de alguma tarefa.

Um sistema de gestão de projetos eficiente, como o da Project Builder, classifica a situação de uma atividade, por exemplo, em: “planejamento”, “atraso”, “pode iniciar”, “andamento” ou “homologada”. Cada categoria tem uma cor diferente, o que facilita na hora de monitorar a execução dos afazeres e cobrar entregas.

4. Gestão de custos

A questão financeira é sensível e crucial, pois todas as etapas dependem desses recursos para serem viabilizadas. O sistema de gestão de projetos admite o controle das despesas e pode indicar exatamente quanto foi gasto em cada item, transparência que ajuda a identificar desvios e a evidenciar aplicações mal feitas.

5. Gestão de recursos humanos

Eleger as pessoas certas para cada tipo de atividade, explorando ao máximo suas potencialidades, não é fácil. O software permite a visualização dos colaboradores disponíveis para determinado projeto e a atribuição de responsáveis por tarefa, forma de observar o desempenho do profissional e fazer as cobranças à pessoa certa.

6. Emissão de relatórios

Além de armazenar dados pessoais dos clientes, previsões de custos e datas, valores efetivamente despendidos, descrição, escopo, premissas e restrições do projeto, o sistema de gestão cruza as informações para o gerente poder monitorar e promover melhorias nos processos.

Os resultados evidenciam a evolução do trabalho e dão respaldo à tomada de decisão, orientação estratégica à empresa para aumentar a produtividade. A visibilidade da plataforma também admite a prestação de contas ao cliente, que pode acompanhar a implementação do projeto.

Por que o Project Builder pode ser a solução ideal?

Que tal adotar um sistema de gestão de projetos orientado ao PMBOK, Ágil, PM Canvas e Prince2 capaz de fornecer a você informações em tempo real? Isso permitirá controlar e promover melhorias no desempenho de sua equipe eficientemente. Veja só como a Project Builder pode elevar o diferencial competitivo de sua empresa no seu segmento de atuação.

Critérios e indicadores

Os KPIs do nosso software permitem ao gestor a priorização de investimentos no portfólio de projetos. Assim, ele pode selecionar as oportunidades que mais agreguem valor ao seu negócio.

Agilidade na decisão

O software da Project Builder tem fluxos automáticos de aprovação de propostas. Suas informações em tempo real aceleram a capacidade de responder aos cenários enfrentados, mitigando riscos com maior eficiência e evitando atrasos, entre outros benefícios.

Monitoramento da equipe

Nosso sistema de gestão de projetos admite o acompanhamento das tarefas realizadas pelos colaboradores, traduzindo a sua produtividade em números. De tal forma, é possível estimular o profissional e fomentar o seu máximo desempenho com alertas proativos em seus respectivos compromissos — além de evitar retrabalhos.

Quantificação de resultados

Tenha objetivamente demonstrada em valores e porcentagens a evolução da sua equipe na empreitada. A Project Builder admite o controle de custos e aquisições, uma maneira efetiva de evitar que se estoure o orçamento.

Um sistema de gestão de projetos automatiza tarefas, controla resultados, mostra em números a efetividade das medidas adotadas e respalda a tomada de decisão. Invista nesse importante recurso e veja sua empresa ganhar notoriedade em seu segmento corporativo.

Entre em contato com a Project Builder para conhecer melhor o nosso produto. Temos a solução ideal para a sua companhia!


Walquiria Lima e San-Thiago

Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos

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