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dicionário da eap

Dicionário da EAP: o que é, para que serve e como funciona

O gerenciamento de projetos é feito de forma mais eficiente com ferramentas e recursos que facilitam a organização do trabalho, a sua realização, o acompanhamento das atividades e que influenciam na satisfação do cliente. O dicionário da EAP, documento útil ao detalhamento do escopo, pode ajudar muito nesse processo.

Tal instrumento tem apelo visual, é de fácil elaboração e entendimento, contém informações importantes de um jeito simples e promove a comunicação entre a equipe. Assim é garantido que as tarefas de cada etapa, muitas vezes sequenciais, serão cumpridas pelo responsável dentro do nível de aceitação determinado.

Continue na leitura e entenda melhor a ferramenta, sua função, finalidades e aplicação no gerenciamento de projetos.

O que é o dicionário da EAP?

Vamos falar primeiro da EAP (Estrutura Analítica do Projeto), ferramenta na qual as tarefas na execução de uma obra ou desenvolvimento de um software, por exemplo, são decompostas hierarquicamente em blocos menores. Essa é uma forma efetiva de orientar a equipe, manter a ordem e o fluxo de trabalho.

Esse recurso otimiza o gerenciamento das atividades, acompanhamento das etapas, admite um melhor controle das entregas e, por causa de seu formato, facilita a visualização do escopo do projeto. Assim, há maior garantia de que as especificações serão atendidas e o cliente ficará satisfeito.

Por sua vez, o dicionário da EAP é o documento no qual são detalhados os pacotes de trabalho, menores subdivisões possíveis das tarefas em um projeto. Aqui, eles são descritos, especificados — com questões técnicas, por exemplo—, designados aos respectivos responsáveis e podem ter seu orçamento discriminado.

Além disso, devem constar nessa ferramenta os indicadores de qualidade capazes de atestar se cada entrega está dentro dos padrões estabelecidos. Os chamados critérios de aceitação são importantes, pois projetos de uma mesma empresa podem ter objetivos e prioridades diferentes.

Quais são as finalidades e utilidades do dicionário da EAP?

Erguer do zero uma unidade habitacional do Minha Casa Minha Vida envolve prioridades distintas de quando um imóvel em condomínio de luxo é construído. A qualidade dos materiais é diferente, assim como o orçamento disponível, o gerenciamento de custos, aquisições e stakeholders, sem falar das outras áreas de conhecimento do PMBOK.

O dicionário EAP orienta de forma precisa e clara a ação da equipe em cada pacote de trabalho, garantindo o atendimento ao escopo nos mínimos detalhes. Seus elementos codificados — a pintura da parede na reforma de um apartamento pode ser o item “5.1”, por exemplo — e a estimativa de duração das atividades facilitam a comunicação da equipe.

Com esse recurso, o fluxo de trabalho melhora, todos os envolvidos no projeto tomam ciência das suas tarefas, sabem quem são os responsáveis, conseguem controlar as entregas, evitar atrasos e desperdício de materiais, economizar tempo e reduzir custos.

Como é criada a EAP e seu dicionário?

Tal estruturação parte da definição das etapas principais de um projeto. No caso do lançamento de um novo software no mercado, estamos falando de: definir os requisitos do produto, seu design, desenvolver o sistema, testá-lo e partir para a implementação.

Fica mais fácil estruturar a EAP montando o termo de abertura do projeto, documento em que constam direcionamentos gerais como: sua justificativa, objetivos, descrição do produto, entregas, estimativas iniciais de custo e tempo, premissas, restrições, riscos e stakeholders.

Na sequência, divida a empreitada por fases (de acordo com o ciclo de vida do projeto), entregas ou equipes. É interessante ouvir os colaboradores e fornecedores envolvidos para já engajar todos no projeto e conhecer as necessidades de cada área sob seu gerenciamento.

Então, elabore o dicionário da EAP dividindo as fases até a menor estrutura possível (pacote de trabalho). O segredo dessa última ferramenta está nos detalhes, na descrição clara e precisa do que deve ser realizado, como definir por quem e quais são os critérios de aceitação para a entrega ser feita dentro das expectativas.

Qual é a aplicabilidade da EAP e do dicionário da EAP na gestão de projetos?

Ainda está difícil entender como é feita aplicação dessas ferramentas? Vamos explicar melhor com um exemplo prático da construção civil. Imagine que determinada empresa se comprometa a construir uma casa.

No primeiro nível de classificação da EAP serão colocadas categorias gerais, tais como gerenciamento do projeto, design, licitação, mobilização, construção, desmobilização. É necessário ressaltar que há a possibilidade dos quadrantes variarem — com “acabamento e decoração” em mesmo grau hierárquico que “construção”, por exemplo.

Então, em cada categoria ocorre o desmembramento das tarefas em níveis menores: em “design” são incluídos o projeto de arquitetura e a definição de requisitos; em “licitação”, a escolha dos fornecedores e em “construção”, os itens “fundações”, “alvenaria” e “preparo do terreno”.

Por fim, é elaborado o dicionário da EAP, com a última subcategoria citada podendo ser dividida em: “topografia”, “terraplanagem” e “demarcação”, respectivamente codificadas como “1.1”, “1.2” e 1.3″. Ainda é admissível estruturar o documento em questão dividindo a terraplanagem nas etapas de “limpeza”, “corte”, “aterro”, “subsolamento” e “acabamento”.

Detalhes do dicionário da EAP

Outras informações são imprescindíveis quando esse documento é montado, por exemplo: estipule prazos, descreva no pacote de trabalho “limpeza” o que deve ser feito — tarefas como retirar a vegetação, tocos e entulho — e estabeleça quem são os responsáveis.

Também é preciso definir o critério de aceitação das atividades no canteiro de obras. Se, por exemplo, o José é encarregado unicamente do sistema hidráulico, ele é quem vai instalar e conectar os encanamentos.

Sua entrega só é finalizada caso o material escolhido atenda às exigências de qualidade estipuladas entre o gerente de projetos e o cliente. Ainda, não pode haver vazamentos ou infiltrações sob pena de atrapalhar a etapa seguinte na construção da casa, a instalação do sistema elétrico.

Toda a equipe atua de forma coordenada mediante o esclarecimento detalhado das tarefas. Assim, os envolvidos sabem exatamente quando precisam entrar em ação, o que devem fazer e como realizar a entrega dentro dos padrões acordados com o cliente.

Entendeu como o dicionário da EAP pode ajudar o gerente de projetos a controlar as tarefas e a equipe, evitar atrasos, gastos e desperdícios enquanto o fluxo de trabalho flui promovendo a comunicação entre os envolvidos? Recorra à ferramenta e veja como sua rotina fica mais fácil.

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Walquiria Lima e San-Thiago

Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos

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