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Como calcular o ROI de um software de gestão de projetos

O Return on Investment (ROI) é um dos indicadores mais usados pelas empresas que querem avaliar se o investimento em um software irá trazer retornos suficientes para justificar a sua implantação. A adoção de um ERP, auxilia na hora de calcular o ROI de um software de gestão de projetos ou um CRM é uma decisão estratégica para qualquer negócio e não pode ser tomada sem um estudo aprofundado.

Quando uma empresa está pensando em implantar um software para gerenciar seus projetos, o ROI também pode contribuir para escolhas mais acertadas, que levem em conta os ganhos reais da iniciativa para a organização.

A nossa ferramenta gratuita de ROI ajuda a calcular o retorno a sua empresa terá com a otimização da Gestão de Projetos.

Relembrando o essencial

Apesar do ROI de um software ter diversas metodologias diferentes de cálculo de acordo com o aspecto a ser analisado pelo indicador, sua fórmula básica é a seguinte:

Retorno obtido/Total investido

O retorno obtido pode ser tanto no aumento da rentabiliade ou lucratividade quanto na redução de custos. No caso dos softwares de gestão de projetos, é preciso pensar nos gastos necessários para implantação e manutenção do sistema e qual economia de recursos a tecnologia irá trazer.

Quanto vou gastar?

Essa é a hora de colocar no papel o valor total que o fornecedor irá cobrar pela implementação do software. Além disso, é preciso avaliar se o sistema irá exigir recursos para sua manutenção ou suporte terceirizado, além da infraestrutura local como servidores, máquinas com as configurações adequadas para suportar o software, dentre outras questões envolvidas.

Quanto vou economizar?

A implantação de um software de gerenciamento de projetos poderá trazer diversos benefícios para sua organização. Um dos principais e mais tangíveis são as horas de trabalho gastas pelos membros das equipes envolvidas, incluindo seus gerentes.

O tempo economizado pode ser em função da maior facilidade para atualizar os status de cada uma das atividades, da rapidez para geração de relatórios ou do gerenciamento de mudanças, quando elas ocorrem, através de um dashboard, onde é possível gerenciar todo o portfólio de projetos em uma única tela gerando, assim, mais eficiência nas análises.

Calcule o número de pessoas e gestores envolvidos nos projetos e quantos serão desenvolvidos em um determinado período de tempo, estimando as horas que poderão ser economizadas com o uso do software e multiplicando-as pelo salário de cada uma das funções.

Jogando na fórmula

Imagine uma empresa que prevê economizar cerca de R$ 100 mil reais ao longo de cinco anos de uso do software, precisando fazer um investimento de 50 mil reais para sua implantação e manutenção.

Jogando na fórmula: Economia gerada (R$ 100.000) – Custo (R$ 50.000) / 50.000 = 1 (ou 100%)

Obtendo-se o resultado, a empresa pode então comparar o ROI da implantação do software com outras alternativas para otimizar os projetos e verificar qual é mais vantajosa.

Além de ajudar a analisar a viabilidade do investimento, o ROI também estimula a empresa a verificar os recursos que irá economizar com a implantação do software (em especial as horas de trabalho) para que possa direcioná-los para outras iniciativas prioritárias.

O uso de um software como esses também traz benefícios como aumento das chances de sucesso dos projetos, entrega em prazos inferiores, melhoria do ambiente de trabalho da equipe, facilidade na prestação de conta, entre outros.

No entanto, também é fundamental que a empresa faça o estudo do ROI para verificar se o investimento no sistema irá realmente trazer um retorno tangível para a organização. E você, já utiliza algum software de Gestão de Projetos para otimizar o seu trabalho?  Comente suas experiências!

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