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ROI de um software ROI de um software

Como calcular o ROI de um software de gestão de projetos

O Return on Investment (ROI) é um dos indicadores mais usados pelas empresas que querem avaliar se o investimento em um software trará frutos suficientes para justificar a sua implantação. A adoção de um ERP auxilia na hora de calcular o ROI de um software de gestão de projetos ou um CRM, é uma decisão estratégica para qualquer negócio e não pode ser tomada sem um estudo aprofundado.

Quando uma empresa está pensando em implantar um software para gerenciar seus projetos, o ROI também pode contribuir para escolhas mais acertadas, que levem em conta os ganhos reais da iniciativa para a organização.

A nossa ferramenta gratuita de ROI ajuda a calcular o retorno, assim sua empresa terá a otimização da Gestão de Projetos. Confira mais a seguir!

Qual o básico sobre o ROI?

Apesar do ROI de um software ter diversas metodologias diferentes de cálculo de acordo com o aspecto a ser analisado pelo indicador, sua fórmula básica é a seguinte:

Retorno obtido/Total investido

O retorno obtido pode ser tanto no aumento da rentabilidade ou lucratividade quanto na redução de custos. No caso dos softwares de gestão de projetos, é preciso pensar nos gastos necessários para a implantação e manutenção do sistema e qual economia de recursos a tecnologia vai trazer.

O que é ROI de um software de gestão de projetos?

Adotar um software de gerenciamento de projetos é uma necessidade quase fundamental para a empresa que pretende manter-se competitiva e deseja aumentar sua produtividade e centralizar suas informações.

Mas, como em todo investimento, o software de gestão de projetos deve valer a pena. Isso significa que, antes de comprá-lo, você deve analisar os gastos que terá com ele e comparar com os benefícios obtidos.

O ROI de um software de gestão de projetos consiste na relação que existe entre os recursos que foram gastos na aquisição do produto e os ganhos de capital ou a economia em dinheiro que esse produto proporcionou à empresa.

O ROI explicará se o investimento foi ou não benéfico para a organização, ou seja, se ele ajudou a aumentar os lucros (seja diretamente, seja por meio da economia de gastos) ou se trouxe prejuízos. No caso de um software, a economia gerada será o principal fator a considerar.

Quanto vou gastar?

Essa é a hora de colocar no papel o valor total que o fornecedor vai cobrar pela implementação do software. Fora isso, é preciso avaliar se o sistema exigirá recursos para sua manutenção ou suporte terceirizado, além da infraestrutura local, como servidores, máquinas com as configurações adequadas para suportar o software, dentre outras questões envolvidas.

Quanto vou economizar?

A implantação de um software de gerenciamento de projetos poderá trazer diversos benefícios para sua organização. Um dos principais e mais tangíveis são as horas de trabalho gastas pelos membros das equipes envolvidas, incluindo seus gerentes.

O tempo economizado pode ser em função de mais facilidade para atualizar os status de cada uma das atividades, da rapidez para geração de relatórios ou do gerenciamento de mudanças, quando elas ocorrem, por meio de um dashboard, com o qual é possível gerenciar todo o portfólio de projetos em uma única tela gerando, assim, mais eficiência nas análises.

Calcule o número de pessoas e gestores envolvidos nos projetos e quantos serão desenvolvidos em um determinado período de tempo, estimando as horas que poderão ser economizadas com o uso do software e multiplicando-as pelo salário de cada uma das funções.

Qual a fórmula?

Imagine uma empresa que prevê economizar cerca de R$ 100 mil reais ao longo de cinco anos de uso do software, precisando fazer um investimento de 50 mil reais para sua implantação e manutenção.

Jogando na fórmula: Economia gerada (R$ 100.000) – Custo (R$ 50.000) / 50.000 = 1 (ou 100%).

Não se pode esquecer de considerar todas as receitas acumuladas devido à implementação do software, retirando os gastos que foram gerados para a implementação.

Como avaliar os resultados do ROI?

O ROI avalia benefícios quantitativos, e não resultados qualitativos. Sua importância está relacionada diretamente aos ganhos financeiros que o software de gestão de projetos pode oferecer à sua empresa.

Apesar de não indicar se os recursos estão sendo corretamente investidos, o indicador revela o sucesso ou o fracasso de um investimento específico. Assim, quanto mais alto for o valor do ROI de um software de gestão de projetos, mais vantajoso será o produto, e os resultados tendem a ser sempre melhores.

O ROI negativo, por outro lado, significa que os ganhos foram inferiores aos recursos aplicados, definindo um investimento não rentável. Já um ROI nulo, por sua vez, revela que não aconteceram mudanças relacionadas ao investimento.

Qual a importância de calcular esse indicador?

Obtendo-se o resultado, a empresa pode então comparar o ROI da implantação do software com outras alternativas para otimizar os projetos e verificar qual é mais vantajosa.

Além de ajudar a analisar a viabilidade do investimento, o ROI também estimula a empresa a verificar os recursos que economizará com a implantação do software (em especial as horas de trabalho) para que possa direcioná-los para outras iniciativas prioritárias.

O uso de um software como esse também traz benefícios, como aumento das chances de sucesso dos projetos, entrega em prazos menores, melhoria do ambiente de trabalho da equipe, facilidade na prestação de conta, entre outros.

No entanto, ainda é fundamental que a empresa faça o estudo do ROI para verificar se o investimento no sistema vai realmente proporcionar um retorno tangível para a organização.

Quais as melhores práticas no cálculo de ROI?

Já deixamos claro que é essencial relacionar todos os gastos pertinentes e não apenas o custo de aquisição do produto. Não se pode esquecer o custo de implantação, os gastos com o treinamento dos colaboradores, a infraestrutura que será necessária para manter o software em funcionamento e outros aspectos.

O tamanho e o volume de armazenamento são critérios que contribuem na definição de um custo para o investimento. Para determinar o ROI de um software de gestão de projetos, é importante considerar alguns fatores como:

O tempo

Os softwares gerenciadores de projetos são desenvolvidos para que o gestor tenha mais tempo para se dedicar a outras atividades. Alguns gestores consideram que economizar tempo vale, pelo menos, a metade de um funcionário em relação à produtividade.

Com um software destinado à gestão dos projetos, cai bastante o tempo necessário para organizar todos os documentos e reportar como o projeto está andando.

O dinheiro

Esse ponto é efetivamente relevante. Aumentando a eficiência dos funcionários, muitas empresas não têm mais necessidade de manter equipes muito grandes e contratar novos empregados. Na verdade, o custo anual de um software de gerenciamento pode representar somente uma parcela do salário de um colaborador.

Além disso, é preciso considerar que, quando a empresa conquista melhores resultados e menos retrabalho, isso também está relacionado com lucros financeiros.

A comunicação

É comum que os projetos não deem certo por causa de falhas na comunicação. Mas a ferramenta de gestão propicia otimização nos processos comunicativos, deixando tudo mais fácil e claro para a equipe.

Uma comunicação efetiva pode ser feita por meio de comentários sobre o projeto, de símbolos que dão alerta sobre trabalhos atrasados, de lembretes com a ajuda de e-mail para que o projeto se mantenha em movimento.

Integrados em somente uma plataforma, o PMO conquista um ótimo aliado para orientar a Metodologia de Gerenciamento de Projetos que foi proposta para a empresa.

A organização

O ROI de um software de gestão de projetos também deve levar em conta a realização de um trabalho organizado, em que seja possível padronizar os processos. A padronização contribui para que a equipe de funcionários aumente a produtividade.

Quais as vantagens de calcular o ROI de software de gestão de projetos?

A partir do que falamos sobre a importância de calcular o ROI, podemos enumerar outras vantagens em utilizar o indicador, adotando boas práticas.

Ajuda a priorizar os projetos da empresa

Os resultados do cálculo auxiliam o gestor na tomada de decisões, pois servem como referencial para priorizar futuros projetos que serão implementados na organização. Aqueles que oferecem maior ROI devem ser colocados em primeiro lugar.

Esses projetos podem estar relacionados ao próprio software ou a outras soluções complementares.

Ajuda a definir metas mais realistas

As metas servem como uma bússola que orienta os funcionários no rumo dos objetivos da empresa. Mas toda meta deve ser desenvolvida a partir de informações efetivas. O ROI de software permite analisar a viabilidade de projetos mais ou menos ambiciosos.

Ajuda na tomada de decisões rápidas e assertivas

O mercado requer que os gestores sejam ágeis na tomada de decisões. Ficar esperando para saber se este ou aquele investimento vale a pena só serve para atrasar os projetos e reduzir o potencial competitivo da organização.

Quais os erros no cálculo do ROI?

Alguns erros podem ser cometidos ao tentar calcular o ROI de um software de gestão de projetos. Um deles é não considerar todas as variáveis. Por exemplo, a empresa que investe em um sistema para gerenciar projetos também pode investir no treinamento dos funcionários, em comunicação com o público consumidor e em um programa de fidelização. Ou seja, convém analisar os ganhos gerais, que envolvem todos os custos, diretos ou indiretos.

Outro erro é não saber interpretar os resultados. Se o valor de ROI 1 significa 100% de economia, um valor 0,5 significa 50%. É importante multiplicar o resultado final por 100 e avaliar o percentual. E nem sempre um percentual baixo aponta um investimento não valha a pena. Por exemplo, se o software contribui para gerar 20% de economia, será que já não é um bom retorno? A economia nacional passa por uma fase difícil e quaisquer que sejam as reduções de despesas, elas já representam ganhos para a empresa.

O perigo é quando o ROI é negativo, pois aí indica prejuízo. Se ele apresenta um adicional de 20% nas despesas, não vale a pena aplicar recursos, não é mesmo?

O cálculo do ROI de um software de gestão de projetos vai servir de “estrela-guia” para que você invista no produto certo e com os recursos que realmente pode aplicar.

E você, já utiliza algum software de Gestão de Projetos para otimizar o seu trabalho? Gostaria de conhecer boas soluções? Entre em contato com a Project Builder e obtenha mais informações!

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Walquiria Lima e San-Thiago

Advogada, Administradora, MBA Gerenciamento de Projetos

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