O PMBOK apresenta diversas áreas de conhecimento que são essenciais a quem deseja realizar projetos com maestria, sendo necessário se aprofundar em cada uma para ter domínio completo do assunto. Neste post, vamos explicar especialmente sobre o gerenciamento de comunicação.

Você sabe como ele funciona? Quais são seus processos e ferramentas utilizadas? Suas diretrizes norteiam planejamento, execução e controle de atividades nos mais variados ramos, da construção civil à tecnologia da informação.

Quer saber mais como esta importante área de conhecimento do PMBOK pode ser implementada e efetivada? Continue a leitura e esclareça suas dúvidas!

O que é o gerenciamento de comunicação?

Um projeto é essencialmente baseado em processos e pessoas: planejar, executar e controlar as atividades demanda trabalho da equipe e interação entre todos os envolvidos. Gestores, analistas, programadores, consultores, obreiros na construção civil, colaboradores da empresa e terceirizados são alguns dos profissionais requeridos.

Quanto aos processos, é importante considerar os seguintes aspectos: estruturar e ficar atento às tarefas, integrar fases, estabelecer o escopo, organizar a mão de obra, listar, classificar e monitorar riscos, cuidar da qualidade, das contratações, negociar com os stakeholders, elaborar o cronograma, prever custos e montar o orçamento.

Notou a complexidade do sistema? Um projeto gera muitas informações, cuja relevância, disposição aos interessados, armazenamento, administração, controle e abordagem comunicativa são de responsabilidade do gerenciamento de comunicação.

Vantagens do gerenciamento de comunicação

Notou quanta informação é administrada? Não se trata apenas de volume, mas da forma pela qual os dados vinculam. Estabelecer e fazer valer regras sobre sua obtenção e transmissão favorece o workflow, coloca os colaboradores em sintonia, evita atrasos, desperdícios de materiais e recursos financeiros.

Assim, o gerenciamento de comunicação interfere diretamente em todas as áreas de conhecimento do PMBOK. O alinhamento entre a equipe é imprescindível, garante a atenção ao escopo, o perfeito sequenciamento das etapas e evita alterações capazes de comprometer a entrega e frustrar as expectativas do cliente.

Como funciona o gerenciamento de comunicação?

Essa área de conhecimento do PMBOK é dividida em 3 processos, sobre os quais nos aprofundaremos a seguir. Independentemente do seu ramo de atuação, fique atento à explicação para fazer de seu projeto um case de sucesso.

Planejamento do gerenciamento de comunicação

O gestor precisa estabelecer a relevância e necessidade das informações, definindo emissor e receptor, momento de transmissão e periodicidade. Imagine que em um canteiro de obras o responsável pelo revestimento não precisa saber sobre a qualidade das esquadrias, mas depende da instalação delas para começar a chapiscar as paredes.

Quem o informará se houver atraso na entrega do material? Quando? Como? A abordagem de comunicação define o modo de propagação, tais como reuniões presenciais, videoconferências, SMS, smartphones, tablets e aplicativos de gestão.

Mensagens mal codificadas, hostilidade e declarações negativas podem colocar tudo a perder, motivo pelo qual o gestor deve alinhar a equipe no mesmo modus operandi e linguagem. Projetos internacionais ainda demandam atenção ao idioma utilizado e questões culturais.

Gerenciamento das comunicações

Cuida de dispor às partes interessadas as informações necessárias no momento oportuno, conforme o planejamento. O emissor deve transmiti-las de forma clara e objetiva, certificando-se do entendimento adequado do receptor.

Assim, reportam-se problemas, conquistas, ganhos, descobertas e previsões fundamentais ao controle dos processos, como veremos adiante. A atualização em tempo real otimiza os processos e evita o retrabalho.

Os dados são coletados, distribuídos, armazenados e recuperados no momento certo, evitando contatos cruzados ou arbitrários capazes de misturar as competências dos responsáveis e impactar negativamente na empreitada.

Controle das comunicações

As informações tiveram qualidade? Esse conceito engloba tempo e exatidão, fornecendo ao gestor um termômetro de como sua equipe está se comunicando. O relatório de desempenho gerado aqui ajuda na organização dos envolvidos e análise de riscos do projeto.

Eles consideram fatores ambientais e comportamentais úteis à avaliação, evidenciando com eficiência alterações na linha de base e apontando processos passíveis de otimização ou readaptação.

Os feedbacks podem ser obtidos em pesquisa de satisfação, reunião periódica ou em consulta ao software de gestão. Assim, atrasos na entrega do projeto são evitados e se garante tanto o escopo quanto a qualidade esperada pelo contratante.

Quais são as ferramentas utilizadas?

Mencionamos a importância de classificar a necessidade e relevância da informação quando falamos de planejar o gerenciamento de comunicação. Ferramenta útil a tal tarefa é o 5W2H, adaptado a essa etapa da área de conhecimento em questão.

Aqui, o sistema pergunta: qual informação é importante (what) e o porquê (why), quem é o responsável por ela e quem precisa dela (who), quando ela é necessária e em qual periodicidade (when), como ela será armazenada (where) e como (how) — respostas que orientam o planejamento.

A análise de partes interessadas também tem destaque nessa etapa inicial do gerenciamento de comunicação porque evidencia expectativas, interesses e influências dos envolvidos.

Nível de autoridade (liderança da equipe e contato pessoal com os fornecedores, por exemplo), influência (pessoas com alto poder decisório ou formadoras de opinião) e impacto do indivíduo (seu comportamento explosivo pode atrapalhar a execução do projeto) precisam ser mensurados.

Analisar os diferentes envolvidos ajuda na elaboração de um canal e método comunicativo eficiente: um engenheiro civil com phD e um pedreiro com fundamental incompleto precisam se entender tanto na linguagem quanto no aspecto comportamental. É imprescindível estabelecer diretrizes para isso acontecer.

Utilização da tecnologia

Softwares de gestão têm se mostrado cada vez mais úteis ao gerenciamento de comunicação, pois admitem o contato instantâneo e atualização do status do projeto em tempo real.

Relatórios gerados automaticamente e bancos de dados eletrônicos fomentam o livre acesso aos dados por parte dos colaboradores, permitindo conferência dos planos teste e dos desenhos de engenharia, por exemplo.

O gerenciamento de comunicação evita as famosas reuniões que deveriam ter sido um e-mail, padroniza a linguagem, a forma de contato entre os colaboradores e, assim, aumenta as chances de um projeto ter sucesso.

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