Obviamente um PMO iniciante não tem as mesmas características de um PMO com mais experiência, uma vez que existe um processo de amadurecimento por meio do qual se desenvolvem outros níveis de importância para sua atuação dentro da organização. No início, o desafio é dar treinamento, formar profissionais mais qualificados e prover suporte às iniciativas ainda em fase de implantação na empresa. Com o passar do tempo, o papel do PMO se torna mais estratégico, transformando-se em um verdadeiro braço da alta gestão na busca por melhores oportunidades de mercado pautadas em decisões bem definidas e estruturadas.

Esse processo, também chamado de ciclo de vida de gestão de projetos ou ciclo de vida do PMO, é mais que natural e deve ser visto como uma evolução da empresa na condução dos negócios, com um aumento da consciência sobre o que realmente deve ser priorizado para gerar cada vez mais valor à marca. E no post de hoje vamos desvendar tudo o que você precisa saber sobre o ciclo de vida de gestão de projetos e indicar para o caminho certo rumo à construção do seu! Pronto para garantir uma atuação cada vez mais efetiva do seu PMO e alavancar de vez seus resultados? Então confira:

Começando pelo conceito de ciclo de vida

O ciclo de vida do PMO nada mais é que a representação do seu amadurecimento, que passa de atividades meramente operacionais e técnicas para uma função mais estratégica junto aos negócios. Identificar em qual estágio do ciclo de vida de projetos o PMO está facilita o entendimento da maturidade da empresa com relação ao gerenciamento de projetos.

Em um primeiro momento, o PMO serve como simples ferramenta de suporte, estabelecendo padrões, métodos e ferramentas de gestão. É o começo da profissionalização da empresa, mas ainda é uma tarefa operacional, que demanda muito mais conhecimento técnico do que propriamente de gestão. No segundo estágio, o PMO funciona como um coach, orientando as ações da empresa e dos profissionais envolvidos com projetos para que se possa extrair o máximo das ferramentas e dos métodos, de forma a alcançar o sucesso nos trabalhos iniciados.

Uma vez no estágio mais avançado, o PMO se torna totalmente estratégico, coordenando as iniciativas e os projetos ligados a programas e portfólios que se complementam e estão intrinsecamente ligados aos principais objetivos do negócio. Dessa forma cada projeto passa a ter seu valor muito bem definido para a empresa, assim como deixa claro qual é o retorno financeiro esperado ao final da empreitada.

Construindo seu próprio ciclo

Para construir e fazer seu ciclo de vida de projetos evoluir é preciso repensar a postura do seu PMO — se é que ele já existe. Nesse sentido, avalie os projetos que estão em andamento e como exatamente eles impactam nos resultados do seu negócio. Se há razão de ser nesses projetos, ótimo. Se não, é hora de mudar os planos e atuar de uma maneira ainda mais estratégica.

Para ter certeza do caminho a ser seguido, faça 3 perguntas básicas a si mesmo:

Estamos investindo nos projetos certos?

Esses projetos estão gerando valor para as partes interessadas?

Estamos desenvolvendo os projetos da maneira mais adequada?

Caso haja dúvidas sobre as respostas, avalie o valor gerado por cada um dos projetos, se todos os trabalhos inseridos no portfólio da empresa se complementam e são capazes de trazer o retorno esperado sobre o investimento. Verifique ainda se cada projeto traz, de alguma forma, valor interno — ou seja, aumento da produtividade, eficiência ou eficácia da empresa —, valor para o cliente — melhoria da satisfação ou da qualidade dos produtos e serviços ofertados pela empresa —, valor financeiro e valor futuro — contribuindo para a sustentabilidade do negócio ao longo do tempo. Lembre-se de que quanto maior for o valor agregado de cada projeto, melhor será para a empresa, que ganha em competitividade, rentabilidade e sustentabilidade.

Simplificando ao usar modelos de projetos

Para simplificar na hora de fazer tantas análises, use modelos e templates de projeto que auxiliem na montagem desse panorama e possam ser facilmente compreendidos por todos os membros da equipe, assim como também pelo corpo diretivo da empresa — afinal, você precisa mostrar esse valor agregado para uma série de stakeholders, convencendo-os de que os projetos em andamento são realmente relevantes para a empresa.

Monitorando seu portfólio identificado

Monitorar definitivamente é a forma mais eficaz de ter certeza de que seus projetos estão sendo executados da maneira planejada, sabendo se serão finalizados com o máximo valor agregado possível para a empresa. Boas ferramentas de gestão de projetos têm dashboards de controle que permitem esse monitoramento off e on-line, no desktop e até mesmo no smartphone, otimizando o tempo de quem precisa gerenciar um portfólio inteiro.

Além disso, fique atento aos indicadores de performance, que são o ponto de partida para avaliar como sua equipe está se saindo em relação a cada projeto. A verdade é que de nada adianta colocar vários projetos estratégicos em andamento sem fazer o devido acompanhamento para que eles transcorram com o mínimo de imprevistos possível.

Nesse cenário, identificar a etapa em que cada projeto está é simplesmente fundamental! Para acompanhar a evolução de seus projetos, você pode contar com uma ferramenta que facilite essa visualização, colocando o gestor em total sintonia com o desenvolvimento de cada trabalho de maneira bastante intuitiva. Assim seu processo de tomada de decisões é facilitado!

Delimitando as etapas do ciclo com marcos

Os marcos podem ser entregas específicas para o cliente, reuniões de fechamento ou ainda qualquer outro momento importante do desenvolvimento do projeto que sirva para identificar a finalização de um ciclo. Se você está construindo uma casa, por exemplo, um marco pode ser o término da fundação, outro a finalização das paredes e um último a colocação do telhado.

Você pode usar esses marcos para motivar a equipe, envolver os patrocinadores do projeto, gerar maior sinergia e compartilhar os resultados com todos, criando um clima amigável para a continuidade do trabalho. Dependendo da complexidade do projeto, vale até uma pequena comemoração a cada marco conquistado!

Agora que você já conhece direitinho o ciclo de vida dos projetos, pode se aprofundar ainda mais conhecendo também os modelos de maturidade em gestão de projetos e como eles podem ajudar a elevar a performance do seu PMO. Clique aqui e confira esse conteúdo na íntegra! E não se esqueça de comentar para nos contar suas impressões! Participe!