O uso de ferramentas obsoletas, seja pela economia de recursos ou pela mais pura e simples comodidade, é um dos maiores e mais frequentes erros cometidos nas empresas em termos de desempenho. Afinal de contas, se a ferramenta não é adequada para os objetivos estratégicos do negócio, o melhor é promover uma mudança e ver os resultados crescerem, não é mesmo? Nesse sentido, é preciso entender a fundo o impacto dessa mudança no faturamento da empresa, deixando o orçamento em segundo plano. Lembre-se de que investir para obter produtividade e melhorar a performance do Project Portfolio Management (PPM) é melhor do que ver seus projetos sendo executados a duras penas, com resultados não tão bons.

Pois é por esse motivo que no post de hoje vamos mostrar 6 maneiras de reduzir o custo da mudança sem deixar de lado a adoção de uma ferramenta que realmente contribua para melhorar a performance dos seus projetos. Anote já nossas dicas e trate de colocá-las em prática o quanto antes! Então vamos lá?

IDENTIFIQUE O NÚMERO DE USUÁRIOS ATIVOS

Quem realmente está envolvido com a gestão de projetos na empresa? Existem perfis antigos, falsos ou algo do tipo? Já pensou que, se você tem uma solução em gestão de projetos que funcione como Software as a Service (SaaS), pode reduzir os custos de licença diminuindo o número de usuários do sistema?

Uma vez que muitas dessas ferramentas são pagas por número de usuários, fazer essa limpeza e listar quem realmente deve ter acesso, quais são os níveis de acesso e como cada pessoa pode contribuir dentro da estrutura para otimizar o trabalho do PPM ajuda a reduzir o custo de implementação de uma ferramenta mais moderna e adequadas às necessidades do negócio. Saber exatamente quem opera o sistema também garante uma maior segurança para as informações geradas, já que cada projeto traz um diferencial competitivo para a empresa e é preciso saber escolher quem terá acesso aos dados.

Foque na implantação departamental

Promover uma mudança de hábitos na empresa toda de uma única vez pode se tornar um trabalho colossal e de difícil implantação. Sendo assim, planeje a mudança de forma a fazê-la aos pouquinhos, por departamentos, atingindo primeiramente pequenos grupos para então disseminá-la para o restante da empresa, de forma concreta e gradual.

Essa estratégia permite que você tenha a certeza de que cada grupo está devidamente familiarizado com a nova tecnologia, pronto para operar as ferramentas da maneira correta, gerando valor para o negócio. Além disso, essa prática otimiza o trabalho na hora de promover treinamentos e você pode ver a cultura se consolidando com muito mais agilidade.

Valide a ferramenta antes de contratar

À primeira vista praticamente toda solução parecer ser super acertada para sua empresa, mas é importante que você dedique algum tempo para realmente aprofundar seus conhecimentos sobre cada opção de forma a decidir com mais propriedade sobre qual alternativa contratar.

Peça demonstrações, um período de teste grátis e converse com outros clientes que já utilizam a ferramenta. Muna-se do maior número de informações possíveis antes de efetivamente fechar negócio. Avalie também o suporte, o treinamento, a possibilidade de customização e o contrato, uma vez que esses itens também fazem parte do pacote de soluções.

Priorize soluções com contratos em real

Se você utiliza ou já utilizou alguma ferramenta cujo contrato é em dólar, sabe que está sujeito às flutuações do mercado, certo? E como o momento não é dos mais propícios para se deixar levar pela economia, vale a pena tomar bastante cuidado com essa parte do processo.

Nesses casos, o risco é de até triplicar o custo da mudança, o que você óbvia e certamente não quer. Assim, a melhor solução é dar preferência a softwares nacionais, cujos valores mensais não mudarão sem que você saiba com a devida antecedência, preparando-se para qualquer que seja o baque nas finanças da empresa.

Mantenha o foco na simplicidade

Os olhos se enchem com gráficos animados e outras mil e uma utilidades, mas será que você realmente precisa de tudo isso? Que capacidade você efetivamente usa do seu PPM? Ser prático na hora de contratar uma solução simples, de fácil manuseio e que não requeira semanas de treinamento para colocar o time para trabalhar pode contribuir — e muito! — para a redução do custo da mudança.

O Project Builder, por exemplo, foi projetado para que você aprenda a usá-lo em apenas 16 horas, adquirindo pleno conhecimento de todas as ferramentas e funcionalidades do sistema. Além disso, com essa solução você ainda garante que a equipe estará pronta para trabalhar a plenos vapores em pouquíssimo tempo, o que contribui diretamente para o aumento da produtividade e a melhoria da performance na gestão de seus projetos.

Avalie os custos como um todo

O custo da ferramenta é acessível, as funcionalidades são boas, mas não é apenas com isso que você precisa se preocupar, ok? Contrato de manutenção, suportes off e on-line, treinamentos e customização podem envolver um custo muito maior do que você espera. E eis aí um dos pontos com que poucas empresas costumam se preocupar.

Converse com o fornecedor da solução para tentar negociar condições e facilidades — como treinamento gratuito, por exemplo —, não se esquecendo de comparar alternativas. Analisar os prós e os contras de cada solução é a maneira mais eficaz de escolher a tecnologia certa para seu PPM sem gastar mais do que o necessário.

Priorize o valor em vez do custo

Quanto menos você gasta, melhor. Isso é fato. Mas não se esqueça que é preciso avaliar o impacto da mudança no faturamento da empresa antes de sequer olhar para o orçamento! Assim, se a ferramenta tem um custo maior, mas traz um valor agregado proporcional a esse extra, vale a pena investir para gerar muito mais valor para a empresa a longo prazo.

Se a solução pode melhorar a produtividade e oferecer uma gestão de projetos mais eficaz, de modo a contribuir para resultados mais satisfatórios, você pode aumentar a rentabilização de seus projetos, consequentemente diluindo os custos do investimento inicial. Dessa maneira você garante a sustentabilidade do negócio por muito mais tempo!

Viu como reduzir o custo da mudança nem sempre significa cortar gastos, mas, sim, avaliar os investimentos necessários e gerar resultados mais duradouros para a empresa? Por isso, na hora de implantar uma nova solução, lembre-se dessas dicas para fazer escolhas mais conscientes e otimizar o trabalho do seu time.

E então, ainda ficou com dúvidas sobre como reduzir o custo da mudança na sua empresa? Tem outras sugestões a dar? Comente aqui e participe da conversa!