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Gestão de projetos de alta performance: tudo que os especialistas não contam

Segundo a pesquisa PMI’s Pulse of the Profession, menos de 2/3 dos projetos cumprem completamente seus objetivos, sendo que 17% deles fracassam completamente. Nessa mesma direção, a cada 1 bilhão de dólares investidos em projetos, impressionantes 135 milhões são perdidos pela simples falta de gestão estratégica dos trabalhos, colocando muitas empresas em risco tanto do ponto de vista financeiro como da perspectiva da concorrência.

Para você parece ser extremamente difícil gerenciar projetos? Pois saiba que talvez não seja tão difícil quanto parece, viu? O que acaba impedindo uma empresa de chegar à gestão de projetos de alta performance pode ser a falta de compartilhamento do conhecimento sobre o que realmente funciona, assim como o foco exagerado na teoria em detrimento da prática, que é muito mais dinâmica do que os livros relatam.

Mas hoje você vai descobrir alguns segredos que podem mudar completamente esse cenário, colocando sua empresa entre aquelas que arriscam sem necessariamente perder. Gostou da ideia? Então confira as lições que separamos especialmente para você e já comece a trilhar seu caminho rumo ao sucesso:

Atente-se ao processo e à geração de valor

A academia ensina que você deve ter templates para tudo, seguir metodologias à risca e rezar a cartilha exatamente como está previsto, certo? Mas será que tudo isso realmente entrega valor para seus projetos? Já parou para pensar se todos os procedimentos que você segue são mesmo necessários?

A verdade é que, por mais que a padronização de processos ajude a entender o fluxo de atividades e informações e contribua diretamente para otimizar o trabalho da equipe e os recursos utilizados, de acordo com o PMI, menos de 23% das empresas possui processos padronizados que efetivamente contribuem para melhorar a performance de seus projetos.

Por isso, o segredo é manter o foco no processo, eliminando todo o resto que não acrescente valor ao resultado final. Ao tornar o processo mais fluido, você percebe uma melhora considerável na agilidade das ações e da tomada de decisões, além de também notar evolução no uso consciente dos recursos, tornando sua gestão de projetos mais estratégica que operacional.

Coloque a usabilidade como base de tudo

Uma vez que padronização nem sempre significa desempenho acelerado, é preciso garantir que as pessoas entendam os processos e saibam executá-los com maestria. Outra questão a ser verificada é se os processos são intuitivos, ou seja, fáceis de serem seguidos. Lembre-se de que muitos processos são burocráticos, mas relativamente fáceis de executar, enquanto outros são curtos, mas extremamente trabalhosos.

A moral da história é: quanto mais fáceis forem os processos, mais rapidamente as pessoas os adotarão. Portanto, não deixe de acompanhar a ativação desses processos, observando se eles realmente vêm sendo adequadamente cumpridos pela equipe. Se perceber alguma dificuldade, converse, identifique os problemas e reveja os processos, afinal, eles definitivamente não são permanentes.

Tenha apenas o sucesso como indicador

O foco em resultados é um dos quesitos mais importantes para você ter uma gestão de projetos de alta performance realmente bem-sucedida. Afinal, de nada adianta ter templates lindos para mostrar se não há nada de relevante neles, como indicadores concretos de que o projeto está se desenvolvendo como o esperado.

Cada indicador deve refletir em números o quanto falta para se chegar ao resultado final, se a performance da equipe está adequada, se o projeto realmente está alinhado aos objetivos estratégicos do negócio e se o projeto realmente trará o retorno financeiro esperado. Sendo assim, foque seus esforços em determinar indicadores que mostrem o valor de cada projeto ao longo do tempo e quanto falta para chegar lá. Vislumbre o fim, não os meios.

Fique de olho na jornada do usuário

A adoção de novos processos pode servir como motivação inicial para depois cair no esquecimento, seja pela correria do dia a dia, pela dificuldade em cumprir com todas as etapas dessa inovação ou até mesmo pela falsa ideia de que as pessoas estavam engajadas com a mudança. O ideal aqui é criar mecanismos para acompanhar se cada usuário está realmente utilizando os processos da forma adequada.

Mas saiba que fazer esse acompanhamento sem o auxílio de uma ferramenta de gestão de projetos pode ser um tanto quanto trabalhoso, viu? De olho na facilitação desse processo essencial, hoje em dia existem muitos softwares bastante acessíveis, que permitem um monitoramento super eficaz de todas as etapas de implantação, assim como da forma como são utilizados posteriormente.

Foque no treinamento e na produção de conteúdo

Quanto mais as pessoas conhecem determinada área, processo ou atividade, mais facilmente entendem suas responsabilidades e agem proativamente, sem esperar que alguém precise demandar ações. Além do mais, é sempre válido lembrar que não somos detentores de todo o conhecimento do mundo. Assim, por mais que você tenha uma equipe experiente, sempre é possível aprender algo a mais.

Nesse sentido, promova treinamentos constantes para seu time, detectando as dificuldades de cada colaborador de modo a oferecer conteúdo de valor, que realmente agregue conhecimento e promova o crescimento. As empresas e os profissionais falam bastante sobre a gestão de projetos, por exemplo, mas será que todos realmente entendem o conceito em sua totalidade?

O projeto de um novo parque industrial é completamente diferente de um projeto acadêmico, mas já pensou que as pessoas podem muito bem fazer esse tipo de confusão? Sendo assim, esclareça ao máximo as questões relacionadas ao setor em que trabalham, por meio da criação e da manutenção de um blog com artigos especializados, por exemplo. Você pode também compartilhar posts de outros blogs nas redes sociais, enviar um whitepaper interessante para a equipe por e-mail e fomentar o diálogo sobre esses temas sempre que possível, visando criar um entendimento comum.

Saiba a hora certa de escalar um processo

Imagine se você coloca a empresa toda de cabeça para baixo para implementar um novo processo, mas, em pouco tempo, resolve abandoná-lo simplesmente porque não entrega valor. Muitas organizações acabam passando por isso, perdendo no meio desse caminho muita credibilidade frente a seus funcionários. Isso sem contar a perda de tempo, recursos e competitividade, que consequentemente compromete a adesão a uma nova mudança.

Para evitar esse tipo de situação, o melhor a fazer é procurar implantar qualquer novo processo por departamentos, utilizando um deles como piloto para validar todas as demais mudanças. Só quando tudo estiver comprovadamente ajustado será a hora de partir para a escalabilidade, disseminando as melhores práticas para toda a empresa, sem medo de errar.

Como você pode perceber, ter uma gestão de projetos centralizada, alinhada aos objetivos estratégicos da empresa e consciente das melhores práticas é fundamental para elevar a performance da organização na execução de suas iniciativas, gerando mais valor para os negócios. Por esses motivos, cada vez mais empresas investem em um PMO que supra as necessidades de gestão estratégica sem perder de vista a parte da execução, essencial para a melhoria efetiva dos resultados.

E você, por acaso conta com um PMO que ajude a desenvolver projetos de alta performance na sua empresa? Já conseguiu identificar alguma falha importante em seus processos com nossas dicas? Deixe seu comentário e divida conosco suas impressões!

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