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Como aumentar a eficiência da gestão de questões nos projetos

A eficiente gestão de questões em projetos está cada vez mais na mira dos gerentes que sabem que prevenir ainda é a melhor forma de evitar que problemas efetivamente aconteçam. Mas a verdade é que a ocorrência de issues é bem menos previsível do que se pode imaginar, além de suas implicações poderem impactar significativamente todo o projeto caso não sejam geridas adequadamente.

E é por isso que aqui no blog já mostramos o primeiro passo para se tornar um mestre da gestão de issues, com o post sobre como gerenciar as questões em seus projetos. Mas dar apenas o primeiro passo não basta, não concorda? É preciso ir além e realmente turbinar a eficiência da sua gestão de questões. Como? É o que vai aprender agora:

Classifique as questões por tipo

Assim como no gerenciamento de riscos, na gestão de questões também existem vários tipos diferentes de possíveis problemas. Para entendê-los com mais propriedade e preparar um plano de ação específico para cada um deles, o melhor a fazer é classificá-los por categorias, que ajudarão na rápida identificação das pessoas certas para resolvê-los.

É claro que cada empresa terá suas próprias questões, de acordo com a natureza do negócio, mas alguns tipos de issues podem ser encontrados em basicamente qualquer ambiente de projetos. É o caso dos exemplos a seguir:

Gestão

Problemas de gestão envolvem diretamente a equipe do projeto, com um funcionário insubordinado, pessoas mal preparadas, falta de pessoal para desenvolver satisfatoriamente o projeto e muito mais.

Ambiental

Issues de ordem ambiental podem se referir a licenças ambientais para a atuação em determinada área, riscos ambientais pelo uso de determinado produto ou equipamento, além, ainda, de questões de insalubridade envolvendo a equipe do projeto.

Legal

Os problemas legais podem estar ligados a disputas judiciais, alvarás, licenças e quaiquer outras questões que envolvam o setor jurídico da empresa.

Técnico

Falta de equipamentos atualizados, tecnologia adequada e acesso a recursos externos para o desenvolvimento do projeto podem ser listados como possíveis problemas técnicos.

Processual

Aqui o envolvido é o planejamento, que, quando mal feito, superestimado ou subestimado, pode impactar negativamente a performance do projeto, tornando-se facilmente um problema que deve ser contornado.

Escopo

As mudanças de escopo são frequentemente listadas como issues, devendo ser esperadas ao longo do projeto com a certeza de se ter opções de condução adequada do problema. Afinal, é preciso atender aos objetivos propostos no planejamento, mas também garantir a satisfação do cliente com o produto final.

Você também pode categorizar as questões por prioridade, variando entre baixa, média e alta, ou ainda de acordo com a urgência. Aí podem ser aplicadas as seguintes segmentações:

  •     Urgente e importante;
  •     Urgente e não importante;
  •     Não urgente e importante;
  •     Não urgente e não importante.

Perceba que a classificação das issues depende diretamente do seu sistema de controle interno e das características do projeto e da sua organização. Por isso, sinta-se à vontade para desenvolver seu próprio método, considerando o que funciona melhor para seu contexto, seja ele qual for.

Associe a questão à atividade

Cada issue acontece em determinada fase ou atividade do projeto, certo? Sendo assim, é importante manter a conexão entre atividade e problema para não perder a rastreabilidade e perceber mais facilmente o impacto causado nas demais áreas, assim como no projeto como um todo.

Se você precisa lidar com uma questão ambiental na fase de liberação de um canteiro de obras, por exemplo, precisando de uma licença do Instituto Ambiental do seu Estado que está demorando a sair, deve manter esse elo entre a atividade — liberação do canteiro de obras — ao problema — que é a liberação da licença ambiental.

Outra questão passível de acontecer está relacionada à sua equipe. Se um dos membros fica doente e se afasta de suas atividades laborais, alguém deve assumir as tarefas dessa pessoa para que o projeto não saia prejudicado. Sendo assim, você deve linkar a atividade a ser desempenhada ao problema, que é a ausência temporária do funcionário.

No Project Builder você pode fazer esse controle facilmente, pois o sistema dispõe de uma ferramenta de criação de questões a partir de um projeto, contribuindo para o controle e a rastreabilidade de todas as issues ocorridas ao longo dos trabalhos. É importante também que você tenha uma forma de listar as hipóteses de saída para o problema no mesmo controle, para utilizar esse conhecimento como lição aprendida para os próximos projetos.

Tenha alguém monitorando as questões

O monitoramento constante das questões é simplesmente imprescindível para que elas sejam resolvidas rapidamente e causando o menor impacto possível ao projeto. Por essas e outras é que o ideal é determinar uma pessoa para ficar como responsável pela realização do controle das issues, tomando as devidas providências caso as pendências não estejam sendo resolvidas a tempo.

Nesse caso, você pode ter uma única pessoa monitorando todas as issues do seu projeto ou um responsável por cada questão, distribuindo as atividades igualitariamente entre sua equipe, aproveitando o know-how de cada profissional para resolver um determinado problema. O importante é que todas as informações de monitoramento sejam consolidadas em um único local, como um bom software de gestão de projetos, para que se tenha uma visão abrangente do que vem sendo feito e dos resultados conquistados com o trabalho.

No Project Builder você consegue filtrar todas as questões sendo gerenciadas por tipo, independentemente do projeto a que estão relacionadas, o que facilita na hora de identificar coincidências, tendências e qualquer tipo de padrão. A partir desse filtro você pode inclusive otimizar o tempo da sua equipe com tarefas que sirvam para mais de um projeto.

Lembre-se de que o monitoramento das issues é a melhor forma de garantir que os impactos negativos serão minimizados, melhorando a performance do projeto e a qualidade do produto final. Utilizar uma boa ferramenta de monitoramento para dar o suporte adequado é, portanto, essencial! Quanto mais você aprende com os problemas, mais facilmente passa a lidar com eles e geri-los de forma eficaz, elevando o valor agregado a cada trabalho bem executado.

E na sua empresa, como é feita a gestão de questões em projetos? Vocês contam com uma ferramenta que permite esse controle? Se a resposta é não, que tal experimentar o Project Builder gratuitamente e ver como a gestão eficiente de issues acontece na prática?

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