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Como gerenciar as questões em seus projetos

Se tudo fosse absolutamente perfeito não precisaríamos controlar absolutamente nada em nossos projetos e ainda teríamos como resultado o melhor produto final de todos os tempos sem um pingo de estresse, não é mesmo? Mas como esse cenário idealizado não corresponde à prática, é mais que comum termos que lidar com questões na execução dos projetos, que podem ir desde um simples documento desaparecido ou um atraso na entrega, passando pela ausência eventual de um colega até chegar a um sistema que para de funcionar repentinamente. E como lidar com tudo isso sem perder os cabelos?

A verdade é que as questões na execução dos projetos, aparecem ao longo deles e  não é são tão importantes, muito menos o poder do gerente de projetos em evitar que essas questões surjam. O que realmente diferencia um bom gerente de projetos é a maneira com que ele enfrenta esses problemas, resolvendo-os e seguindo em frente sem comprometer os resultados dos trabalhos. Quer saber como alcançar essa façanha? Então confira já o guia que desenvolvemos especialmente para você, com um passo a passo completo de como gerenciar as questões dos seus projetos com a devida eficiência. Animado para solucionar todos os seus problemas? Então acompanhe:

O QUE DE FATO SÃO ESSAS QUESTÕES?

As issues ou questões do projeto nada mais são que problemas que se apresentam durante a execução dos trabalhos, podendo impactar o desempenho do projeto nos mais diferentes níveis — é até possível que cheguem a inviabilizar a sua continuidade. Contudo, diferentemente dos riscos, as questões costumam aparecer sem nenhum tipo de aviso prévio, o que definitivamente não significa que você e sua equipe não possam trabalhar com hipóteses para identificar o maior número de issues possível, criando assim um plano de contingência para cada possibilidade.

São exemplos de issues: falhas em um equipamento, bugs no sistema, falta de um membro da equipe pelos mais diversos motivos, desconhecimento sobre um determinado item do escopo, mudanças solicitadas fora de hora, perda de um fornecedor importante e muito mais! Viu como as questões podem ser de diversas naturezas? Dessa forma, você pode ter problemas tanto de ordem técnica, quanto de gestão ou de recursos, por exemplo. É uma lista bem extensa de possibilidades!

O importante é envolver todos os stakeholders possíveis na identificação de problemas no seu projeto, encorajando-os a expressarem seus medos sem receio, afinal, quanto mais preparada sua equipe estiver, mais rapidamente dará conta de eliminar esses problemas! Então mãos à obra!

Como gerenciar adequadamente sua ocorrência?

A gestão de issues deve fazer parte do monitoramento e do controle corriqueiros do projeto, integrando a documentação gerada durante todo seu desenvolvimento. O documento correto para fazer esse registro é chamado de Issues Log, no qual todas as questões são catalogadas e segmentadas por níveis de importância e impacto para o projeto, para facilitar a priorização acerca do que deve ser feito. A matriz montada para facilitar essa visualização pode seguir a seguinte gradação:

Importante e de alto impacto;

Importante e de baixo impacto;

Não importante e de alto impacto;

Não importante e de baixo impacto.

Depois do registro das issues, o gerente de projetos deve seguir um pequeno script para gerenciar cada ocorrência. Dê só uma olhada:

1. Identificar soluções: como resolver cada ocorrência de preferência sem impactar o projeto? Se não for viável, como fazer com que gere o menor impacto possível?

2. Definir a melhor solução: dentre as opções levantadas, qual é a melhor, que permita um tratamento mais rápido e com menos consequências para o projeto?

3. Criar o plano de ação: como tratar esse problema? Quais ações são necessárias? Qual o prazo para sua finalização?

4. Apontar responsáveis pelas soluções: quem pode assumir o tratamento dessas questões? Quem, dentro da equipe, tem maior know-how?

5. Monitorar as ações: acompanhar o desenvolvimento da solução e os impactos causados pelas issues ao longo do processo, bem como os respectivos resultados.

6. Atualizar o status de cada questão: a cada tratamento dado a uma questão, o Issues Log deve ser atualizado, visando manter o documento em dia e compartilhar as ações feitas para a resolução do problema.

7. Compartilhar os resultados: nivelar o conhecimento de todos os envolvidos sobre as questões e suas resoluções, alinhando expectativas e fazendo com que todos aprendam com a experiência.

Como delegar com eficiência as questões?

Encontrar a pessoa certa para gerenciar as issues e manter o controle das ações desenvolvidas nem sempre é tarefa fácil, certo? Assim, é preciso ter a confiança de que todas as questões serão tratadas de acordo com seu nível de importância, de modo que, dentro dos prazos estipulados, todos os problemas estejam devidamente solucionados.

Dessa forma, delegue o monitoramento geral das questões a quem tem uma visão mais abrangente sobre o projeto, enquanto ações específicas devem ser destinadas a pessoas com a competência e o conhecimento necessários para efetivamente solucioná-las. Assim, se você tem uma issue técnica, precisa de alguém com conhecimento técnico para resolvê-la, por exemplo. Já se tem uma questão de gestão, pode assumir para si ou delegar para alguém que tenha condições de solucionar o problema. Se a issue é relacionada a um bug de software, por sua vez, chame um desenvolvedor!

Como são muitos os pormenores envolvidos na gestão de problemas, o ideal é contar com uma ferramenta de suporte que realmente auxilie no monitoramento e no controle das ações desempenhadas. Sem um software dedicado ou mesmo um template no Excel ou no Google Drive, fica mesmo difícil acompanhar tudo simultaneamente e com o devido cuidado, avaliando se sua equipe está sabendo lidar com essas situações inesperadas.

Se você tem poucos projetos em andamento ou se são muitos, mas não muito complexos, é fácil fazer esse controle em planilhas de Excel. Já se você está gerenciando um portfólio inteiro, com projetos pra lá de complexos sob sua responsabilidade, o melhor é profissionalizar a gestão e aderir a um software de gestão de projetos que, claro, contemple a gestão de issues.

Essa certamente é a melhor maneira de manter a organização necessária para que as questões sejam gerenciadas com eficiência, já que você pode concentrar todas as informações no mesmo local, independentemente da quantidade de projetos em andamento, ainda acompanhando a evolução da equipe na resolução desses problemas.

Agora nos conte: como você faz a gestão de issues nos seus projetos hoje em dia? Já conta com um software que assegure esse controle de maneira eficaz ou ainda usa templates e planilhas eletrônicas? Deixe seu comentário e contribua compartilhando suas experiências!

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