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7 dicas ideais para ter uma gestão de projetos simples e estruturada

Você já pensou na importância de se ter uma boa política de gestão de projetos? Hoje, os projetos podem ser utilizados pelos negócios com diferentes fins: a criação de produtos, a implementação de novas tecnologias e a mudança da cultura interna são apenas alguns exemplos.

Nesse contexto, a maneira como a política de gestão de projetos é estruturada será fundamental para garantir que a empresa alcance os resultados esperados com cada projeto. Ela orientará o trabalho das equipes, auxiliará times a definirem as suas demandas e orientará todos em busca dos mesmos ideais. Por isso é crucial que o gestor esteja atento e saiba moldar as suas estratégias para sempre alcançar o melhor resultado possível.

Quer saber mais sobre o tema e como uma boa política de gestão de projetos pode te dar melhor retorno sobre os seus investimentos? Então confira o post a seguir!

O que é a política de gestão de projetos?

A política de gestão de projetos é um conjunto de rotinas e documentações voltadas para orientar o trabalho dos envolvidos em um projeto durante cada etapa da sua realização. Ela é feita considerando expectativas dos envolvidos, as tecnologias e metodologias disponíveis. Além disso, tem como base o perfil da empresa e as suas demandas internas.

Uma política de gestão de projetos, em outras palavras, auxilia os times a se orientarem durante cada etapa do seu fluxo de trabalho. Além disso, facilita o planejamento de ações individuais ao listar as responsabilidades de cada um. Desse modo, a empresa pode mitigar riscos e garantir um bom retorno sobre o seu investimento.

Por que a política de gestão de projetos é importante?

Projetos corporativos podem dar errado por muitos motivos. Há aqueles que falham, por exemplo, por excesso de gastos. Sem conseguir controlar corretamente o uso de recursos, a empresa ultrapassa o valor que foi alocado no orçamento e, com isso, tem prejuízos.

Já outros se perdem em função de erros operacionais. Eles podem ser causados pela definição incorreta de responsabilidades ou mesmo o uso de ferramentas inadequadas. Com isso, as equipes apresentam baixa performance, gaps de produção e resultados abaixo do esperado.

Em função de tais riscos, é crucial que a empresa tenha uma boa estratégia para lidar com as demandas existentes. A companhia precisa estruturar um processo robusto, que oriente os profissionais e garanta que todos alcançarão as suas metas a médio e longo prazo. Ou seja, é necessário ter o apoio de uma política de gestão de projetos.

Quando bem feita, a gestão de projetos orienta os profissionais e garante que as metas sejam alcançadas. Ela reduzirá riscos, maximizará o retorno sobre o investimento e diminuirá o número de erros encontrado em cada etapa. Desse modo, os times poderão trabalhar com uma performance uniforme sempre.

Como otimizar a sua política de gestão de projetos?

Para criar uma política de gestão de projetos inteligente e robusta, alguns passos podem ser tomados. Eles envolvem rotinas de análise de dados, mitigação de riscos e busca pelas ferramentas mais adequadas. Veja a seguir alguns passos que podem ser tomados com esse fim!

1. Defina o escopo de cada projeto e etapa com precisão

O escopo é um ponto crítico para qualquer projeto. Ele define exatamente as responsabilidades e metas de cada etapa. Por isso, precisa ser pensado de modo inteligente, considerando as demandas de cada área e sendo o mais preciso possível.

2. Escolha uma metodologia adequada

A metodologia orienta como os fluxos serão executados e quais as práticas utilizadas para maximizar resultados. Por isso ela deve ser definida considerando o perfil do projeto e as demandas internas. Assim, a equipe conseguirá trabalhar de um modo mais inteligente e alinhado com as expectativas dos envolvidos no projeto.

3. Defina indicadores de performance

Os indicadores auxiliam na mensuração de resultados e na busca por problemas de qualidade. Portanto, sempre devem ser utilizados pelo gestor durante os projetos. Deste modo, ele conseguirá avaliar se existem problemas e aplicar correções rapidamente.

4. Tenha um plano de ação para lidar com riscos

Todo projeto tem riscos que podem afetar a sua execução. Para lidar com cada um, o ideal é que o gestor estruture um plano de ação robusto, capaz de combinar medidas corretivas e preventivas de modo abrangente. Assim, as chances de a empresa ter problemas serão muito menores.

5. Tenha um cronograma inteligente

O cronograma do projeto também é um ponto importante. A empresa deve definir datas e prazos de entrega conforme o perfil da equipe. Assim, os resultados serão entregues dentro do tempo esperado e sem comprometer a competitividade do negócio.

6. Defina prioridades

Priorizar tarefas as vezes pode ser um trabalho complexo, mas sempre vale a pena. Portanto, avalie o que há de mais importante em cada etapa e garanta que esses pontos sejam feitos com mais cuidado. Assim, a qualidade final do projeto será muito maior.

7. Use tecnologias de gestão

As ferramentas de gestão de projetos, como é o caso do Project Builder, são fundamentais para ter um controle centralizado do fluxo de trabalho. Com elas, a empresa pode acompanhar indicadores, identificar atrasos e documentar demandas em um único lugar. Isso abre mais espaço para um trabalho de qualidade e alinhado com as melhores práticas do mercado, afinal, todos terão uma tecnologia robusta para orientar as suas ações diárias.

Um projeto corporativo envolve muitas etapas e pessoas. Cada uma com objetivos e expectativas diferentes. Para que tudo funcione bem, elas precisam estar alinhadas com foco em produtividade, performance, inovação e qualidade.

Esse alinhamento pode ser alcançado com o apoio de uma boa política de gestão de projetos. Ela orienta os times e auxilia no planejamento de cada profissional dando uma visão completa sobre os objetivos existentes. Por isso, precisa ser estruturada com cuidado e precisão.

Bem feita, uma política de gestão de projetos dará as bases para que todos trabalhem lado a lado em busca dos mesmos objetivos. Será mais fácil integrar equipes e manter uma colaboração elevada. Por isso, sempre busque mecanismos para otimizar as suas práticas e garantir o sucesso esperado aos seus projetos.

Uma outra maneira de orientar os seus times a serem mais eficazes é investir no design thinking. Saiba como ele pode ser implementado no nosso blog!

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