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indicadores de acompanhamento

Você conhece os indicadores de acompanhamento em um projeto?

A gestão de projetos é um assunto que ganha cada vez mais espaço no mercado. Isso acontece porque ela permite o crescimento organizado e eficiente de uma gestão, aumentando a satisfação dos clientes.

Por isso, é muito importante conhecer conceitos, padrões e indicadores de acompanhamento antes de fazer o seu planejamento estratégico. Essas questões são fundamentais para ajudá-lo a superar obstáculos.

Um gerente de projetos de sucesso é aquele que faz o mapeamento da estrutura de processos e acompanha tudo o que acontece na empresa. Quem não baseia as suas decisões em informações concretas tem grandes chances de fracassar, pois não conhece a realidade do próprio negócio.

Por esses motivos, este post vai ajudá-lo a entender um pouco mais sobre os indicadores de acompanhamento da gestão de projetos responsáveis pelos melhores resultados.

Gostaria de saber mais sobre os indicadores de acompanhamento? Tenha atenção em sua leitura e aproveite!

Principais indicadores de acompanhamento

Para começar, é necessário entender os principais valores em um projeto. Eles são os mais importantes e posteriormente serão utilizados nos cálculos para a formação de outros indicadores. Confira quais são:

  • Valor Agregado (VA) — esse indicador de desempenho mostra o quanto deveria ser investido no trabalho realizado até um determinado momento, de acordo com o escopo já concluído;
  • Valor Planejado (VP) — como o nome diz, o VP evidencia o quanto deveria ter sido gasto no momento da análise, conforme o planejado. Ele considera todas as despesas existentes na atividade, como equipamentos, materiais, recursos humanos etc;
  • Custo Real (CR) — tal indicador de acompanhamento determina a quantia financeira utilizada até o momento do estudo.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

A famosa frase de Benjamin Franklin “tempo é dinheiro” resume muito bem as exigências que um gerente deve atender. Como o mercado é competitivo e acirrado, você não pode hesitar ao tomar decisões e garantir o cumprimento dos prazos estipulados em seus projetos. Por isso, é essencial acompanhar o desenvolvimento das atividades, a fim de encontrar possíveis falhas ou oportunidades para avançar.

O IDP aponta como está o andamento do projeto em relação ao cronograma previamente determinado. Em muitos casos, os projetos têm prazos curtos, que podem pressionar um profissional despreparado. Por isso, a análise desse indicador não pode ser deixada de lado.

Ele pode ser calculado a partir da divisão entre os valores de VA e VP, ou seja, VA/VP. Após isso, você deve analisá-lo da seguinte maneira:

  • IDP > 1 — casos em que as atividades estão adiantadas;
  • IDP < 1 — circunstâncias em que a execução do trabalho está atrasada;
  • IDP = 1 — situações em que o projeto está seguindo o planejamento ao longo do tempo.

Índice de Desempenho de Custos (IDC)

Outra questão muito importante está relacionada às despesas geradas pelo projeto. De nada adianta, por exemplo, terminar as atividades se o orçamento é extrapolado e as contas não estão sendo pagas, certo?

Pois bem, o IDC mostra qual é a situação financeira do projeto, comparando o orçamento disponível com os gastos reais dos serviços. O seu cálculo é dado pela divisão do VA pelo CR. Além do mais, é preciso avaliá-lo da seguinte forma:

  • IDC > 1 — casos em que há economia financeira, ou seja, gastou-se menos do que o esperado;
  • IDC < 1 — situação que mostra o desperdício de recursos financeiros;
  • IDC = 1 — acontece quando os gastos estão de acordo com o que foi planejado.

Veja o exemplo abaixo e entenda como os indicadores de desempenho anteriores se relacionam.

Uma equipe deve reformar 8 paredes de uma casa. A reforma de cada uma delas tem um custo previsto de R$ 2.500,00, sendo realizada em uma semana. Desse modo, é possível concluir:

  • período de duração dos trabalhos — 8 semanas;
  • previsão de gastos — R$ 2.500,00 * 8 = R$ 20.000,00.

Contudo, ao final da 4ª semana, o time percebe que 5 paredes foram reformadas e R$ 12.000,00 foram gastos. Ao verificar a situação e o que foi planejado, conclui-se que:

  • VA = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 5 paredes = R$ 12.500,00
  • VP = R$ 2.500,00 (valor para cada parede) x 4 semanas = R$ 10.000,00
  • CR = R$ 12.000
  • IDC = VA / CR = R$ 12.500,00 / R$ 12.000,00 = 1,04
  • IDP = VA / VP = R$ 12.500,00 / R$ 10.000,00 = 1,25

A partir desses dados, chega-se à conclusão de que o projeto gastou menos do que o esperado, pois o IDC é maior que 1. Além disso, caso nenhum imprevisto aconteça, os trabalhos serão finalizados antes do prazo, já que o IDP é superior a 1.

Essa é uma situação fictícia, mas que evidencia como os indicadores de acompanhamento facilitam a sua análise, mostrando gargalos e outras questões que atrapalham ou não a boa performance.

Desvio de esforços

A gestão de projetos ajuda no planejamento das atividades a serem realizadas. Por mais bem preparado e experiente que você seja, imprevistos podem acontecer. Por essa razão, você não pode deixar de verificar as diferenças entre o que foi planejado e o que está sendo executado.

Imagine um projeto que deve ter 100 horas de trabalho. Se já foram gastas 75, e apenas 35% foi realizado nesse período, é possível concluir que há algo de errado na execução, não é mesmo?

Desvios muito grandes podem indicar que o planejamento foi equivocado, que as técnicas e ferramentas utilizadas são impróprias ou que os colaboradores não foram preparados corretamente. De qualquer forma, o desvio de esforços analisa essas situações e é aplicado em diversas comparações.

Desvio de prazo

Esse indicador ajuda a fazer um balanço entre o prazo real e o estimado do projeto e mostra o resultado por meio de um percentual, apontando se já está atrasado ou adiantado em comparação aos cronogramas ou o tempo estimado pelos gestores. Ele informa quando as atividades estão sendo efetuadas conforme os limites estabelecidos inicialmente.

Para calcular o desvio de prazo dos projetos já finalizados, deve-se utilizar o cálculo:

  • Desvio de prazo = (Término real – Término planejado) / Duração planejada.

Já para os projetos ainda em andamento, aplica-se a seguinte fórmula:

  • Desvio de prazo = (Previsão de término – Término planejado até o momento) / Duração planejada.

Caso o resultado seja positivo, quer dizer que o projeto está com atraso no cumprimento das tarefas. Se o número encontrado for negativo, significa que as atividades estão adiantadas e não há razão para se preocupar. Porém, se você calcular e encontrar a resposta zero, o seu cronograma está sendo cumprido exatamente conforme o planejado.

Desvio de custo

O indicador de desvio é utilizado pelos gestores para realizar um balanço para averiguar se há diferença entre o custo real e o estimado de um projeto. Ele aponta a porcentagem que se encontra abaixo ou acima do orçamento previsto no planejamento, ou se os custos estão de acordo com o que foi estimado.

O cálculo do desvio de custo para os projetos concluídos é realizado com a aplicação da fórmula:

  • Desvio de custo = (Custo real – Custo planejado) / Custo planejado.

Já o percentual dos custos de projetos em execução é calculado por meio da conta:

  • Desvio de custo = (Custo previsto – Custo planejado) / Custo planejado.

Consequentemente, se o resultado desse cálculo for positivo, quer dizer que o valor ultrapassou o orçamento previsto. Por outro lado, se a resposta for negativa, significa que as despesas do projeto ficaram abaixo dos valores planejados. Contudo, se o número encontrado for zero, o seu cronograma está sendo concretizado dentro do orçamento programado.

Retorno sobre Investimento (ROI)

O ROI trata-se de um indicador que revela o retorno dos investimentos feitos para a realização e a eliminação das restrições do projeto. A fórmula utilizada para obter o resultado desse indicador é a seguinte:

  • ROI = (Retorno – Investimento) / Investimento.

Depois de fazer o cálculo, se você encontrar um número maior do que zero, isso aponta para um retorno positivo.

Mas caso você descubra um valor menor do que zero, infelizmente os resultados não saíram conforme o esperado. Por fim, quando o total encontrado for zero, significa que os valores investidos foram pagos pelo projeto, e você não teve perdas. Aplique a fórmula e descubra se os seus projetos estão oferecendo os retornos desejados após a sua conclusão.

Indicadores de efetividade

Um indicador de efetividade é aquele que mostra se as metas de um projeto foram ou não alcançadas. Ele revela quais são as consequências que os clientes do projeto sentirão a médio prazo. Sendo assim, caso a ideia seja a redução do tempo de espera dos consumidores de um restaurante em 50%, tais indicadores revelarão se o objetivo foi atingido em meses ou semanas.

Indicadores de impacto

Indicadores de impactos auxiliam a fazer a medição dos resultados alcançados desde o início do projeto e a longo prazo. São eles que apontam se o objetivo final da iniciativa foi alcançado com sucesso. Desse modo, se o planejamento era a diminuição dos custos da empresa, o gestor poderá conferir se deu tudo certo depois de determinado período.

Esse tipo de indicador pode ser quantitativo ou qualitativo. O quantitativo faz a avaliação de quantos novos clientes foram captados, por exemplo. Já os qualitativos verificam a satisfação dos consumidores. Por isso, um indicador de impacto é muito importante para a alavancagem dos negócios e indispensável para o gerenciamento do projeto.

Valor agregado

O indicador valor agregado (VA) serve para apontar até que ponto e período o escopo do projeto foi entregue aos interessados. Ele é relevante porque o prazo e o custo dessas entregas podem ser maiores ou menores que o planejado. O IDC e o IDP estão diretamente relacionados ao VA, e o cálculo consiste na divisão da porcentagem do escopo executado pelo percentual planejado.

Índice de pontualidade do cronograma

O índice de pontualidade do cronograma é aplicado para monitorar a execução das atividades conforme as datas registradas no documento. Ele é clássico e muito utilizado para acompanhar o tempo do cumprimento das etapas concretizadas no decorrer dos dias. Um cronograma precisa ser criado para que sejam seguidos todos os passos necessários para a conclusão do projeto.

Esse indicador aponta quais etapas de um projeto não foram concluídas dentro do tempo estimado e quando o time atrasou o cronograma. Ele revela ainda a quantidade de dias de adiantamento ou de atraso referentes a um cronograma com um número de etapas bem-definido, a fim de evitar a demora e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Total de custos

O indicador total de custos é muito importante para que o gestor entenda as despesas de um modelo de projeto. Normalmente os projetos custam valores diferenciados e têm orçamentos totais distintos. Tais indicadores apontam a quantia total que poderá ser utilizada para executar o projeto. Sem eles, o gestor terá dificuldades para prever o orçamento.

Desvio de orçamento

Esse indicador mostra se o projeto vai ultrapassar o orçamento estimado e gerar resultados negativos para a empresa. Ele é útil para que o gestor consiga entender de que maneira, em qual momento e por quais razões os valores do projeto se desviaram do que foi planejado. Assim, os desperdícios poderão ser rastreados.

Também facilita o planejamento do projeto para evitar imprevistos. O cálculo desse indicador é muito fácil, você precisa verificar o custo que foi orçado e subtrair o gasto total com a melhoria contínua do projeto. O resultado calculado apontará um percentual que vai revelar o volume do desvio.

Satisfação do cliente

Os indicadores para medir a satisfação do cliente são essenciais para que a empresa tenha crescimento. Embora os projetos possam ser modificados durante a execução do cronograma, o gestor pode averiguar o que os clientes pensam a respeito dessas mudanças. Tal indicador pode ser empregado por meio de pesquisas realizadas com os consumidores.

Unificando esses conceitos em um projeto

Ao ler este post, você descobriu os indicadores mais importantes em um projeto. Eles ampliam o seu campo de visão, informando várias questões. Nessas horas, você não pode deixar de considerar todas as características do planejamento, como as quantias financeiras disponíveis, o número de funcionários e as ferramentas utilizadas.

Cada um dos indicadores de acompanhamento tem seu objetivo, seja mostrar o desempenho financeiro, seja evidenciar o cumprimento dos prazos. Por isso, saiba utilizá-los corretamente, a fim de alocar recursos com eficiência e controlar custos com qualidade. Lembre-se de não hesitar ao se deparar com um problema e tome decisões precisas, já que o sucesso do projeto não pode ser colocado em risco.

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