Como aliar o gerenciamento de projetos e compliance na sua empresa? Diariamente, as organizações precisam gerenciar vários processos e ações que são desenvolvidas por colaboradores distribuídos em diversos times. Assim, é preciso que haja uma padronização que norteie as equipes, para que elas sigam as normas tanto da empresa quanto dos órgãos reguladores, a fim de que tudo ocorra de forma ética e correta.

Nesse caso, o compliance se faz extremamente importante, pois é essa metodologia que garante que todas as normas e procedimentos sejam seguidos. Ou seja, as atividades do compliance no gerenciamento de projetos exige uma verificação permanente de eficácia, efetividade e comprometimento na empresa.

Para entender melhor sobre o assunto e conferir dicas para inserir essa metodologia na gestão de projetos, leia o conteúdo até o fim.

O que é compliance e qual a sua aplicação na gestão de projetos?

O termo compliance vem do verbo em inglês “to comply”, que significa estar de acordo com uma regra. Assim, as ações de compliance estão alinhadas com a conduta da empresa e sua adequação às regras e leis vigentes. Ou seja, o conceito abrange as políticas tanto da parte interna quanto externa do negócio.

Exemplificando: se a sua empresa é uma organização que trabalha com tecnologia e armazena dados de usuários, é fundamental que essas informações estejam seguras e cumprindo todos os requisitos da Lei Geral de Proteção de dados (LGPD), que começou a vigorar no Brasil em 2020.

Para além disso, em todo projeto, todos os colaboradores, fornecedores e pessoas envolvidas devem estar em plena conformidade com as regras e legislações aplicadas em cada processo. Assim, cabe ao gestor do projeto, fazer com que as regras fiquem claras e sejam cumpridas. Nesse caso, além do acompanhamento de cada ação de perto, também vale fazer treinamentos e atualizações periódicas para os colaboradores. Isso significa prezar pelo compliance dentro da empresa.

Toda instituição tem regras específicas que devem ser seguidas. É importante estar em compliance ambiental, trabalhista, financeiro, de segurança do trabalho e de dados, entre outros.

Ao implementar ações de compliance na organização, você evitará:

• falta de orientações normativas;
• desalinhamentos com as legislações do seu segmento;
• falhas no gerenciamento de projetos;
• operações com programas desestruturados ou uso de ferramentas incorretas.

Ou seja, um bom programa de compliance e ética empresarial deve se dedicar às questões relacionadas à legislação, a ética, a sustentabilidade e a cultura corporativa. É preciso que todos os possíveis riscos sejam mapeados com as devidas soluções, para que irregularidades não ocorram e prejudiquem a empresa.

Como implementar essa metodologia no gerenciamento de projetos?

Para ter sucesso nesse quesito, é necessário que o gestor se empenhe para se atualizar com as regras do seu setor. Afinal, ao descumprir o compliance, a organização fica suscetível a perdas financeiras, como multas ou outras sanções, além da percepção negativa criada em seus clientes e parceiros.

Nesse sentido, o gestor de projetos precisa se ater a importantes pontos para aliar sua experiência no gerenciamento às necessidades específicas do compliance, que variam de acordo com o segmento da sua empresa. Por exemplo, os requisitos do compliance de indústrias da área da saúde são diferentes das indústrias da área de alimentos.

O trabalho de um gestor de projetos tem um caráter estratégico e consultivo. Nesse caso, ao associar esse trabalho ao compliance, é importante encarar um contexto mais amplo, estando a equipe aberta à implementação de novas práticas e lideranças.

Para que essa metodologia funcione de modo natural e fluido, é fundamental que todos os colaboradores sejam maduros e estejam envolvidos em um mesmo nível de colaboração. Dessa forma, há maiores possibilidades de aplicar e gerenciar os projetos de forma confiável. Assim, além de uma metodologia eficaz, é preciso confiança para que todo processo ocorra de forma correta, sem a necessidade de microgerenciamentos.

Para que as diretrizes estejam em conformidade, também é preciso criar e desenvolver uma metodologia ideal para que os controles internos sejam instrumentos de melhorias organizacionais.

É comum que os colaboradores tenham a percepção de que as atividades do compliance estão na contramão dos processos. Para que essa situação não ocorra, é fundamental que os gestores alinhem a missão e os valores da companhia aos objetivos estratégicos. Ou seja, a meta da equipe não pode ser aumentar os lucros a qualquer custo se há implicações legais e ambientais que impeçam isso, por exemplo.

Portanto, é possível concluir que um programa de compliance dentro das empresas é fundamental. Quando a organização atua cumprindo normas e regulamentações, os objetivos ganham propósito e se tornam mais concretos. Assim, os resultados da organização e dos projetos se tornam melhores e com mais qualidade.

Por que um software pode ajudar na organização do compliance?

Por vezes, o gerenciamento de projetos e o compliance não são feitos da melhor maneira, não por falta de conhecimento do gestor ou da sua equipe, mas pela falta de ferramentas que facilitem todo o processo. Um programa de compliance pode ser complexo e difícil de ser implementado e organizado no dia a dia da companhia. Por isso, é importante contar com um software que ajude nessa implementação.

A Project Builder é desenvolvedora de um software completo para facilitar a gestão de projetos. Nele, é possível organizar os projetos, inserir equipes e delegar responsabilidades, analisar o andamento de cada ação e conferir um relatório completo com os resultados. Além disso, algo fundamental no compliance é o alinhamento da equipe sobre todos os pontos do projeto e o software da Project Builder permite que todo colaborador autorizado possa inserir informações e ter insights acerca do trabalho.

Assim, essa ferramenta evita que dados sejam perdidos, com registros completos para buscas posteriores e atualizações do andamento de cada etapa. Então, se você precisa organizar o gerenciamento de projetos e o compliance da sua empresa, o software da Project Builder é a melhor solução. De maneira simples, prática e rápida, é possível implementar o processo e treinar toda a sua equipe.

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