Entre os métodos usados para gestão de projetos, o kanban se destaca. Nessa metodologia, prioriza-se a organização global de todas as atividades. As atividades são divididas em painéis ou quadros de forma que possam ser movimentadas conforme o status: pendentes (ou “por fazer”), em andamento (ou “em execução”), concluídas (ou “finalizadas”).

Uma novidade é o kanban online. Ele funciona da mesma forma que o kanban físico, mas por meio de uma plataforma na nuvem, que pode ser acessada de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet. A seguir, falamos mais um pouco sobre o assunto e mostramos os 8 principais benefícios de adotar o kanban online!

O surgimento do kanban

O kanban é um método que surgiu durante a década de 50. Diante de uma grave crise econômica, a Toyota procurou maneiras de contornar o problema e aprimorar sua produção. Nesse contexto, teve origem a metodologia kanban, que possibilitou mais dinâmica na efetivação dos trabalhos.

De lá para cá, o método vem sendo aplicado com sucesso em diferentes empresas. Com a Revolução Digital, seria natural que o kanban também se modernizasse. Assim, surgiu o kanban online, baseado na tecnologia Cloud Computing (Computação na Nuvem).

Os princípios do kanban online

O kanban online segue os mesmos princípios do kanban tradicional:

• visualização do trabalho: passo inicial que identifica gargalos e bloqueios;
• limite de trabalho: define uma quantidade limitada de tarefas em execução;
• foco no fluxo de trabalho: o objetivo é conduzir as atividades da primeira até a última etapa no menor período de tempo possível, o que vai agilizar o fluxo de trabalho;
• melhoria contínua: cada atividade oferece erros e acertos, que são lições que devem ser aprendidas para melhorar o trabalho.

Os projetos em que o kanban online pode ser aplicado

Por ser um método ainda mais flexível que o convencional, o kanban online pode ser usado em diferentes setores de um mesmo negócio. Como exemplos, podemos citar:

• desenvolvimento de uma campanha de marketing;
• controle financeiro da empresa;
• gestão das redes sociais de um empreendimento;
• desenvolvimento de softwares;
• enfim, o kanban online pode ser aplicado praticamente em qualquer projeto e em qualquer tipo de empresa ou indústria.

Os principais benefícios do kanban online

Agora, vamos considerar os principais benefícios do kanban online. Acompanhe.

1. Flexibilidade de planejamento

Considere que, durante a execução de determinado projeto, seja identificada a necessidade de incluir mais alguma etapa. Ao usar o quadro físico, seria preciso uma reorganização quase completa para colocar uma coluna e a nova tarefa. Assim, você deverá remover todos os cards das colunas que serão movidas e recolocá-las, o que deixará o fluxo mais vulnerável a erros.

Ao utilizar o kanban online, podemos incluir as colunas sem a necessidade de remover as atividades. Basta movimentar as atividades para a nova fase do fluxo.

2. Maior controle das tarefas

A movimentação das atividades ao longo das colunas gera um registro em que se pode visualizar quando o card foi criado e por qual pessoa.

Assim, ao contrário do kanban físico (em que um simples vento pode carregar para longe as atividades sem que os funcionários percebam), na versão online há um controle total sobre as tarefas relacionadas a um projeto, em todas as etapas.

3. Menores riscos de erros humanos

Tomando como exemplo a reorganização das colunas, que exigiria remover e recolocar todas as atividades no quadro, muitas falhas poderiam acontecer nesse processo.

Por exemplo, poderia perder-se um post it ou colocá-lo na coluna errada. Assim, as chances de que falhas maiores ocorram aumentam bastante quando se aplica a metodologia na versão física. No kanban online, as probabilidades de erros desse tipo quase não existem.

4. Mais agilidade

Vamos considerar que, a cada nova atividade, seja necessário escrevê-la em um post it com letra que possa ser compreendida por todos para inseri-la no painel físico.

É comum que, na correria diária, haja erros de escrita ou a letra não fique tão boa quanto deveria. Isso implica na necessidade de apagar o que foi escrito e corrigir ou, então, de escrever em um novo pedaço de papel. Isso, naturalmente, vai consumir mais tempo e pode desperdiçar recursos.

A versão online do método torna o processo mais rápido, pois utiliza recursos avançados como copiar/colar, desfazer, arrastar cards de uma coluna para outra e diversas soluções que apenas o mundo digital disponibiliza.

5. Mobilidade

Certamente, a mobilidade é uma das melhores vantagens do kanban online. Ainda que a equipe necessite trabalhar em locais diferentes do lugar em que está instalado o quadro físico, os profissionais continuarão acessando as informações caso façam uso da plataforma na nuvem.

6. Obtenção de números e gráficos

Uma das formas de trabalhar com o kanban físico é contar os posts its que se encontram entre as atividades finalizadas e separá-los por cor para compreender quais categorias de atividades ou quais profissionais do grupo produziram mais.

O kanban online permite a geração de relatórios detalhados automaticamente. E eles são oferecidos na forma de gráficos para tornar mais fácil a compreensão e visualização.

7. Redução de gastos

Se o kanban físico já proporciona redução de custos, o online é ainda mais econômico. Não é necessário usar papéis, nem dispor de nenhum recurso físico — a não ser um dispositivo móvel, que pode ser o smartphone do próprio funcionário.

Como uma maior eficiência no trabalho é uma das consequências do uso do kanban, muitos erros são evitados e há redução de gastos.

8. Aumento da produtividade

A maior produtividade é outra vantagem quando os projetos são executados de acordo com a metodologia kanban. O trabalho focado em determinadas atividades permite um rendimento maior, pois fica mais fácil identificar as prioridades e delegá-las para o profissional mais adequado, definindo os prazos e os meios de execução.

Enfim, a metodologia kanban é muito boa para efetivar projetos com mais rapidez e eficiência. E o kanban online apresenta algumas vantagens a mais. A computação na nuvem é uma das maiores tendências em tecnologia digital devido à praticidade que oferece. Para os que ainda não experimentaram esse célebre método em sua versão online, já é o momento de fazê-lo.

A Project Builder, especialista em gestão de projetos, oferece ferramentas e recursos para facilitar o seu trabalho. Entre suas soluções, está a plataforma online do método kanban, que você deveria conhecer.

Gostou de nosso conteúdo sobre kanban online? Considera que, de algum modo, ele foi relevante para os seus interesses? Para se manter sempre atualizado sobre elaboração e execução de projetos, você pode assinar nossa newsletter. Receberá conteúdo diretamente em seu e-mail!