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baseline de projetos

Baseline de projetos: o que é e qual a sua real importância?

A baseline de projetos é útil para apontar as referências indispensáveis para que o trabalho seja monitorado. Ela serve como um guia para os gerentes de projetos organizarem e gerenciarem mudanças e alterações aprovadas. Na fase de planejamento das atividades, a linha de base ajuda a acompanhar o andamento das entregas e o tempo dispensado às ações. Esse modelo mostra tudo o que foi aprovado e estabelecido, de modo que é uma amostra visual do projeto.

Neste artigo, vamos explicar o que é a baseline de projetos e como funciona, além de registrar por que é um guia tão importante e como deve-se fazer um cronograma. Além do mais, vamos falar sobre os tipos, a otimização do tempo, a qualidade etc.

Deseja obter mais informações sobre a importância da baseline para as empresas? Acompanhe a leitura!

O que é baseline de projetos?

A baseline de projetos também é conhecida como linha de base. O termo é definido no PMBoK Guide (Project Management Body of knowledge), do PMI, como sendo um plano aprovado para o projeto com mais ou menos mudanças. Dessa forma, trata-se de um planejamento combinado e aceito por todas as pessoas envolvidas nas ações para evolução das atividades.

A linha de base é uma fotografia do planejamento do projeto, ou seja, o ponto de partida que ficou definido ou a referência que engloba o orçamento, o cronograma e o escopo. Ela representa um grupo de informações que faz parte das atividades que servem para comparar entre aquilo que foi aprovado e o que realmente é feito.

Como funciona a baseline de projetos?

A baseline é a cópia dos dados elaborados para fazer os comparativos durante a execução de um projeto. Os itens são acompanhados e relatados separadamente, para oferecer garantia de que tudo é feito de maneira adequada. A linha de base estará presente no planejamento e no início dos projetos, mas alterações podem ser feitas se for necessário.

Os gestores geralmente colocam os dados no sistema e salvam uma cópia da baseline, que registra o tempo de duração do projeto, o volume de horas, o orçamento, a data de começo e fim de um projeto. Além disso, ela mostra as atribuições dos envolvidos, as tarefas, os recursos, os trabalhos, entre outros dados considerados importantes.

Essas informações são usadas para fazer análises de desempenho dos projetos, por meio de um software ou sistema que aponta as variações calculadas entre agendamento e realização de atividades. Uma variação acontece sempre que há uma mudança entre o que foi aprovado e a realidade. Também, há a possibilidade de rastrear a linha de base.

Por que a baseline de projetos é tão importante?

Ela é muito importante já que oferece diversas vantagens para os interessados. O guia permite ao gerente do projeto comparar tudo o que foi preestabelecido até certo ponto e o que realmente foi feito. Depois disso, fica mais fácil prever dificuldades, por exemplo, possibilidade de atrasos, alterações indispensáveis, localização de fornecedores, contratação de funcionários etc.

Ganho de experiência

Em virtude disso, muitas situações são evitadas e solucionadas antes que realmente ocorram. A qualidade melhora e todos ganham tempo durante a execução das atividades. Por outro lado, há um aprendizado para o gestor, que analisa o cronograma da baseline que pode ser aplicado em outras ocasiões.

Essa bagagem é relevante para os próximos desafios, tanto para os colaboradores quanto para os líderes. A comparação entre o planejamento original e o que realmente acontece viabiliza a antecipação de situações, a fim de evitar prejuízos e fatos negativos para a empresa.

Permite fazer comparações

Como já foi dito, na baseline fica definido tudo o que será produzido por meio do projeto que será gerenciado pelo gestor responsável. Essa previsão facilita as comparações entre o que foi previsto e o que é feito na prática. Outros elementos para a avaliação das atividades em andamento também são destacados e o gerente consegue identificar causas e localizar efeitos.

Otimiza o tempo

A otimização do tempo se torna mais fácil porque a baseline apresenta um calendário para a execução do projeto. No guia ficam explícitas as datas e as atividades que são distribuídas, de modo que todos os acontecimentos são dispostos em ordem cronológica. A linha de base aponta o caminho que será seguido pelos colaboradores e gestores.

Traz mais qualidade para o projeto

Algumas métricas são usadas para identificar a qualidade desejada para confecção de produtos ou realização de serviços. A baseline é um ponto de referência para o monitoramento do desenvolvimento das tarefas relacionadas ao projeto. Caso seja necessário fazer mudanças nos planos para aprimorar os resultados, elas serão aprovadas, monitoradas e controladas.

Melhora o controle

A linha de base melhora o controle das operações e dos custos também. Um orçamento é usado como referência para limitar os valores investidos no projeto. As informações obtidas de projetos anteriores ou já concluídos dão uma ideia da quantia que será necessária para que os resultados sejam excelentes. Assim, a baseline possibilita o controle das finanças e dos trabalhos.

Prever e evitar problemas

Use a baseline para fazer a previsão de dificuldades e para evitar a concretização de problemas. Ao definir e fixar uma linha de base, você conseguirá avaliar os números e prever possibilidades. Os projetos trazem muitas incertezas, tendo em vista que as suas características são únicas e passíveis de alterações constantes.

Evita atrasos

Evite atrasos nas entregas acompanhando os seus projetos por meio da linha de base. Além de apontar o caminho a ser seguido, a baseline registra o ciclo de vida de um projeto e fornece elementos para tomar decisões mais acertadas ou corretivas sempre que for necessário. Os reparos podem ser feitos a tempo e ações preventivas são aplicadas para controlar desvios e alterações.

Entendeu o que é baseline de projetos e qual a sua real importância? Um cronograma de linha de base pode ser feito após a aquisição dos conhecimentos indispensáveis, os quais são comprovados inclusive com a realização de um exame de certificação. Portanto, usar esse guia é uma escolha inteligente, já que ele regula o andamento das atividades.

Gostou do conteúdo? Então, leia agora Curva S: saiba o que é e como utilizá-la a favor dos seus projetos!

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