O método de melhoria contínua Kaizen na gestão de projetos precisa ser conhecido por todos os gestores que almejam melhorar os seus trabalhos. Ele é bastante conhecido no universo empresarial por ser uma filosofia japonesa que se destacou nos últimos tempos, ao propiciar o crescimento de organizações internacionais. O seu principal objetivo é elevar a rentabilidade e melhorar a produtividade dos negócios.

Além disso, a metodologia racionaliza investimentos, elimina desperdícios, ajuda a controlar a qualidade e as entregas acontecem dentro dos prazos. Neste conteúdo, vamos explicar o que é o Kaizen e como esse método funciona. Por outro lado, vamos mostrar quais são os aspectos que melhoram a comunicação da equipe e aumentam a segurança dos procedimentos.

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O que é o método de melhoria contínua Kaizen?

Kaizen é uma metodologia que também pode ser vista como uma ferramenta que visa a melhoria constante nas empresas. A sua origem foi no Japão durante os anos 50, após o término da Segunda Guerra Mundial, devido a diversos fatores. No final do conflito global, o governo japonês decidiu implementar projetos de administração e gestão para reestruturar os processos.

A finalidade era fazer com que as empresas japonesas conquistassem competitividade no mercado internacional. A economia do Japão estava arrasada e enfrentando enormes dificuldades. As condições de trabalho dos japoneses estavam completamente desfavoráveis devido às leis trabalhistas severas que foram impostas pela ocupação americana que ocorreu entre 1945 e 1952.

Os sindicatos do país exigiam condições melhores e remunerações mais justas para os operários durante esse período. Depois de passar por essa situação, o Japão deu início aos estudos cujo foco estava na qualidade dos produtos, na reestruturação da economia e no aprimoramento dos processos industriais. É assim que o método Kaizen foi criado.

Quais aspectos desse método beneficiam a gestão de projetos?

A metodologia Kaizen propõe uma alteração no comportamento e na mentalidade dos colaboradores em nível pessoal e profissional. Está focada nas pessoas que realizam as tarefas dentro das organizações e tem como objetivos aumentar a produção, eliminar a perda de recursos, diminuir os estoques, incentivar a gestão e envolver todos na melhoria dos processos.

Ajuda a melhorar a comunicação da equipe

Esse método não é um projeto que tem um início e um final porque se trata de uma prática de rotina que inclusive melhora a comunicação entre os integrantes das equipes. Ele desperta nos colaboradores o interesse de criar hábitos que melhorem o seu cotidiano, como um time que trabalha em conjunto e os seus componentes colaboram mutuamente.

Aumenta a produtividade

O Kaizen pode ser aplicado em situações específicas para elevar a produtividade, orientar projetos e promover melhorias de grande impacto nas empresas. Algumas ações podem não ser rotineiras, contudo, serão executadas conforme os conceitos do método e chamadas de eventos. O evento é uma situação na qual são pensadas e executadas mudanças conforme a filosofia.

Traz mais segurança

Essa metodologia tem uma ligação importante com as ferramentas de qualidade e segurança organizacional. Além de reduzir despesas, busca a produção otimizada, enxuta e segura de mercadorias ou soluções. Além do mais, o Kaizen incentiva o uso dos 5S, que são muito conhecidos em nosso país. Consequentemente, os ambientes de trabalho permanecem limpos e organizados.

Como o método de melhoria contínua Kaizen funciona?

O método de melhoria contínua Kaizen pode ser aplicado na gestão de projetos das empresas por meio do engajamento de todos os colaboradores que fazem parte do negócio. Ele conta com alguns mandamentos relevantes, por exemplo, o aprendizado por meio da experiência prática, a realização de ações focadas nas necessidades e a priorização das melhorias nas pessoas.

A ferramenta que é útil para ver os desperdícios eliminados não exige o investimento de recursos financeiros elevados para aumentar a produtividade. Ela pode ser aplicada em qualquer organização ou ambiente empresarial, e as melhorias precisam ser divulgadas tornando a comunicação ainda mais transparente.

Questione os atuais padrões

Hoje o conceito de BPM (Gerenciamento de Processos de Negócio) é o mais eficaz e eficiente quando o assunto é a implementação da filosofia Kaizen de melhoria contínua para empreendimentos. Por isso, vale a pena questionar os atuais padrões e fazer testes. Saiba que o Just in time é outro conceito utilizado juntamente para a redução de estoques, por exemplo.

Identifique a oportunidade

Observe os detalhes da metodologia Kaizen e identifique a oportunidade de causar impactos positivos relevantes em seus negócios. Afinal de contas, esse método auxiliou um país completamente arrasado pela guerra a se transformar em uma verdadeira potência, tendo em seu território as indústrias mais destacadas do mundo inteiro.

Faça uma análise do processo

Para colocar em prática esse conceito, faça análises dos processos realizados em sua empresa. O sucesso vai depender do envolvimento dos colaboradores e da aceitação das mudanças necessárias à aplicação do método Kaizen. Todos os setores se beneficiam da adoção dessa metodologia, principalmente o setor financeiro, que obtém retornos expressivos.

Estabeleça metas e objetivos

O gestor desempenha papel fundamental na aplicação da metodologia, visto que ele é capaz de fazer a avaliação de diversos aspectos dentro da organização. Procure estabelecer novas metas e objetivos atingíveis para os departamentos da empresa que estão precisando de soluções rápidas e causam insatisfação à clientela, por exemplo, a área de desenvolvimento de produtos.

Construa os planos de ação

Hoje, mais do que nunca, é preciso melhorar processos e fazer com que a empresa siga na direção do sucesso. Sendo assim, o Kaizen pode ser uma forma de organizar as coisas e criar uma nova visão aos gestores da empresa. Os velhos hábitos burocráticos devem ser deixados de lado, colocando as pessoas em um estado constante de melhoria. Assim, é claro, alcançando mais resultados para as empresas.

Coloque em prática

Depois de compreender que o esforço contínuo e a participação de todos os trabalhadores são necessários, pense na melhor maneira para colocar a metodologia Kaizen em prática. Ela vai gerar melhorias imediatas se você conseguir substituir ideias tradicionais por ideias novas e desprender as pessoas dos métodos convencionais.

Monitore as atividades

A realização de mudanças na rotina dos colaboradores requer o monitoramento das atividades para que a produção e a segurança sejam garantidas. Acompanhe os impactos e promova reuniões para ouvir as sugestões dos grupos. É importante que a gerência participe e dê apoio a todos os que estão dispostos a aceitar as alterações.

Agora você já sabe como aplicar o método de melhoria contínua Kaizen na gestão de projetos! A metodologia pode ser aplicada em etapas, com a definição de um líder e das equipes que serão envolvidas na filosofia, a identificação de oportunidades, o estabelecimento de novos objetivos e metas, a elaboração de um plano de ação e o desenvolvimento de soluções ideais.

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