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Como definir o escopo do projeto? 4 processos de entrada fundamentais!

Basicamente, o escopo do projeto é a parte do planejamento que envolve determinar e documentar uma lista de objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos. Ele é elaborado para explicar os limites de um projeto, estabelecer responsabilidades de cada membro da equipe e apontar os procedimentos tanto para a realização quanto para a verificação e aprovação do trabalho.

É também o escopo que fornece ao gestor, as diretrizes para a tomada de decisões sobre solicitações de mudança durante a realização. Afinal, é natural que partes de um grande projeto mudem ao longo do caminho.

E então, você sabe quais são os processos fundamentais para a definição do escopo de um projeto? Continue lendo este para entender!

Por que a definição do escopo do projeto é tão importante

Bom, de acordo com o Guia PMBOK®, o escopo de um projeto consiste no trabalho que é necessário ser feito para entregar um serviço, produto ou resultado com características e funções especificadas. Assim, é no escopo que se define claramente o que está e o que não está incluído no projeto.

Também é nele que se controla o que é adicionado ou removido ao longo do caminho — estabelecendo ainda os mecanismos de controle para tratar os fatores que podem resultar em mudanças não previstas. Sem a definição do escopo, portanto, não se pode estimar o custo e o tempo demandados pelo projeto.

Nesse sentido, gerir um escopo de forma eficaz exige uma boa e clara comunicação, pois garante que os membros da equipe vão entender e concordar com a forma como serão cumpridas as metas preestabelecidas.

Às vezes, devido alguma falta de comunicação, o escopo pode precisar ser modificado. Isso afeta diretamente o custo e perturba o cronograma, causando perda de recursos financeiros e tempo, e até o desgaste da motivação da equipe.

Por tudo isso, percebe-se a sua grande importância não só para a equipe do projeto, mas também para os stakeholders, que atuam no desenvolvimento estratégico dos negócios da empresa. E a elaboração de um escopo detalhado ainda é fundamental para a satisfação do cliente, bem como para a eficiência do trabalho a ser realizado.

Contudo, não basta apenas fazer uma definição ou elaboração assertiva do escopo. É preciso fazer um plano de gerenciamento do escopo, o que envolve a gestão de todos os processos do projeto. Isso evita os principais problemas que um projeto pode enfrentar, especialmente o inchaço das atividades e a perda do controle dos requisitos.

Esse gerenciamento do escopo, no geral, lida com três questões essenciais do projeto:

  • Qual problema se quer solucionar?
  • Quais são os resultados que se espera obter?
  • Quais metas devem ser atendidas para se conseguir os resultados esperados?

Enfim, por meio do escopo do projeto é feita a definição de todo o trabalho que deve ser feito, e deve-se garantir que apenas o que foi definido seja realizado. O líder de projeto deve, portanto, assegurar que não haja trabalhos além do que foi planejado, evitando qualquer trabalho adicional ao escopo.

Como definir o escopo do projeto

A definição do escopo envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e de seus principais subprodutos. Vejamos, então, quais são os quatro processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível.

1. O plano de gerenciamento do escopo

Muito conhecido pela sigla PGE, o plano de gerenciamento do escopo é um documento no qual deve ser descrito como será a definição, o desenvolvimento, a monitoria, os controles e a análise (a verificação) do escopo. Ele também serve como um dos planos auxiliares do plano macro de gerenciamento do projeto.

Para isso, o desenvolvimento de um plano de gerenciamento do escopo do projeto deve abranger os seguintes processos, segundo as melhores práticas do Guia PMBOK®:

  • planejar o gerenciamento do escopo: documentar como o escopo será definido, validado e controlado;
  • coletar os requisitos: definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto;
  • definir o escopo: realizar uma descrição detalhada do projeto e do produto;
  • criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP): subdividir os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis;
  • validar o escopo: formalizar a aceitação dos produtos do projeto;
  • controlar o escopo: monitorar o escopo e gerenciar alterações na linha de base do escopo.

Vale ressaltar que é crucial que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes interessadas no projeto precisam ficar alinhadas e compreender bem todas as suas diretrizes.

2. O termo de abertura do projeto

termo de abertura, muitas vezes chamado de Project Charter, é o documento que formaliza a autorização de um projeto.

É ele quem dá ao gerente do projeto a autoridade para iniciar a aplicação dos recursos organizacionais nas atividades planejadas. É por isso que o gerente do projeto sempre é designado antes do início do planejamento e, preferencialmente, antes do processo de desenvolvimento do termo de abertura.

Outro ponto importante é que o termo de abertura do projeto deve ter aprovação do patrocinador (quem financia, provê os recursos).

Vejamos, agora, as principais informações que compõem um termo de abertura:

  • a designação do gerente de projetos, com nível de autoridade devidamente atribuído;
  • os requisitos para satisfazer as necessidades primordiais de todas as partes;
  • as necessidades de negócios;
  • os requisitos do produto/serviço para o qual o projeto será realizado;
  • os objetivos e justificativas do projeto;
  • um cronograma sumarizado;
  • a influência de todas partes;
  • as organizações funcionais;
  • as premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas;
  • caso de negócios que justifique o projeto (inclui também o ROI);
  • um orçamento sumarizado.

O termo de abertura do projeto, portanto, precisa conter informações sumarizadas, mas também com o nível de detalhamento necessário para a aprovação, ou não, do projeto.

3. A documentação dos requisitos

De acordo com o Guia PMBOK®, a documentação dos requisitos descreve como cada um deles atende às necessidades do negócio.

Em outras palavras, para formatar a documentação dos requisitos, o gerente deve se perguntar quais necessidades serão atendidas e como elas estão atreladas aos objetivos — sempre partindo de uma descrição macro e detalhando conforme a evolução do projeto.

Assim, é importante que os requisitos sejam descritos de forma clara, evitando dupla interpretação. Sempre que possível, também, devem ser usados critérios de aceitação mensuráveis, pois isso retira qualquer subjetividade da avaliação.

4. Ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa

Os ativos de processos organizacionais são aqueles ativos relacionados aos processos do negócio que contribuirão para o sucesso do projeto. Isso significa que, quanto maior for o nível de maturidade da empresa em gerenciamento de projetos, maior será a contribuição dos ativos organizacionais.

Geralmente, os ativos de processos organizacionais existem — e são de fácil localização — quando há um escritório de projetos eficaz dentro da empresa. Eles podem ser:

  • planos formais ou informais, diretrizes e procedimentos, normas e políticas internas;
  • requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
  • procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, direcionamentos de trabalho, regras gerais dos diversos departamentos da empresa;
  • arquivos com base de conhecimento dos projetos antigos (lições aprendidas, dados históricos etc.) — informações documentadas que ajudem no sucesso de novos projetos.

Nesse sentido, os ativos de processos organizacionais consistem nas informações, ferramentas e documentos que a empresa possui, e que poderiam auxiliar no planejamento e execução dos projetos.

Já os fatores ambientais da empresa se referem a qualquer fator no ambiente interno ou externo à instituição que não pode ser controlado pela equipe do projeto, mas que ainda pode afetar o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, alguns exemplos mais comuns de fatores ambientais da organização:

  • cultura e estrutura organizacional;
  • condições econômicas e do mercado de trabalho;
  • atitudes e tolerância em relação a riscos;
  • normas governamentais;
  • disponibilidade de recursos e skills;
  • politicas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades;
  • banco de dados comerciais;
  • regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais específicas de cada área do projeto;
  • fornecedores, termos e condições;
  • recursos humanos existentes.

Todos esses fatores podem ser considerados nas diferentes etapas a serem executadas no projeto, buscando evitar o insucesso dos processos por meio de análises preventivas e simulações. E é importante que o gestor conheça a fundo esses fatores, e aprenda com seus erros para que se qualifique cada vez mais no gerenciamento de projetos futuros.

Os desafios na definição do escopo do projeto

Agora, veremos alguns problemas que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto, e como lidar com eles. Confira:

1. Ambiguidade

Ao fazer a definição do escopo, pode haver confusão entre o conceito de “tarefas” e de “produtos”.

As tarefas são ações e atividades que geram a conclusão de um produto ou subproduto. Nesse caso, classificar uma tarefa como produto e vice-versa retrata uma total falta de entendimento de como deve ser feita a definição de um escopo.

Esse tipo de situação pode resultar também de interpretações ambíguas sobre as informações, o que, muitas vezes, leva a um trabalho desnecessário. Portanto, evite isso elaborando um escopo preciso e claro, que vá direto ao ponto.

2. Definição incompleta

Um escopo é considerado incompleto quando o seu detalhamento está insuficiente, o que prejudica o mapeamento eficaz de tarefas, de custos e do tempo para a realização de cada atividade.

Geralmente, a falta de conhecimento técnico dos profissionais que estão fazendo a definição do escopo do projeto é um fator que pode implicar nessa falta de detalhamento de documentos e levantamentos quantitativos.

Seja como for, escopos incompletos levam aos famosos “deslizamentos” de agenda, que podem acarretar no aumento de custos. Logo, garantir um escopo completo e preciso também evita isso.

3. Transitoriedade

Atualmente, o tempo gasto para elaborar escopos tem diminuído em decorrência de prazos mais apertado e da redução de custos. Com isso, muitas vezes, são feitos escopos transitórios, o que tem prejudicado o sucesso de projetos e a obtenção de lucro paras as empresas.

Grosso modo, escopos transitórios tendem a sofrer aumentos constantes, que são a principal causa de atrasos nas entregas e projetos “sem fim”. Portanto, é fundamental que o documento seja finalizado corretamente, e que permaneça inalterado durante todo o cronograma.

Caso seja realmente necessário realizar mudanças no escopo, recomenda-se que estas sejam documentadas e sujeitas à aprovação do gerente de projetos, dos clientes e do time de colaboradores, além de serem comunicadas a todos os envolvidos no projeto.

4. Falta de comunicação e colaboração

Como já comentamos, problemas de comunicação podem ocasionar falhas de colaboração. Logo, é importante certificar-se de que a mensagem que você passou para a sua equipe foi bem compreendida por todos, e de que a comunicação entre os colaboradores está sendo realizada de forma assertiva.

Um escopo que não é preparado de forma colaborativa pode provocar interpretações erradas. Para que isso não aconteça, o documento deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em cada etapa do processo de definição. E os ruídos básicos na comunicação — como enviar um e-mail e tê-lo direcionado para a caixa de spam, por exemplo — precisam ser erradicados.

5. Ignorar os riscos no escopo do projeto

Sem dúvida, saber gerenciar riscos é um dos principais segredos para a realização de projetos bem-sucedidos. Ainda assim, algo muito negligenciado na hora de fazer a definição do escopo do projeto é a análise dos fatores que podem impactar negativamente o bom andamento e execução das tarefas.

É muito importante que o gestor descubra quais são as possíveis ameaças que podem ocorrer em cada etapa do projeto, para tomar medidas preventivas e garantir a minimização e até mesmo a eliminação desses riscos.

Dessa forma, portanto, para que o projeto a ser realizado seja bem-sucedido, é imprescindível elaborar um plano de gerenciamento do escopo do projeto para documentar como o escopo será definido, validado e controlado.

Essa definição do escopo do projeto, como vimos até aqui, envolve processos como elaborar o termo de abertura do projeto, fazer a documentação de requisitos e identificar ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa.

Por fim, alguns dos principais desafios que podem surgir durante a definição e documentação do escopo do projeto são a ambiguidade e a incompletude de informações, a elaboração de escopos transitórios, a falta de colaboração e comunicação da equipe e não identificação de possíveis riscos e ameaças ao projeto.

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