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Saiba como usar o Diagrama de Ishikawa na gestão de projetos

Você sabe como utilizar o Diagrama de Ishikawa na gestão de projetos? Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Espinha de Peixe, essa ferramenta auxilia na análise de processos e é uma das 7 ferramentas de qualidade.

Atualmente, há diversas ferramentas que auxiliam na gestão de projetos. Algumas melhoram a produtividade, o fluxo de trabalho, o gerenciamento de riscos, os conflitos com equipes e a identificação e causa dos problemas, como o Diagrama de Ishikawa.

Se você quer saber mais sobre esse método e como aplicá-lo em seu projeto, continue lendo este conteúdo.

O que é o Diagrama de Ishikawa?

Criado em 1943 pelo Engenheiro Químico japonês Kaoru Ishikawa, esse diagrama permite a análise de falhas ou dispersões de resultados dentro de organizações e tem como principal objetivo mapear as causas de um determinado problema.

Esse sistema pode ser aplicado em qualquer área de trabalho e facilita o entendimento detalhado dos processos, encontrando os problemas e determinando soluções para cada um deles.

Uma das vantagens do Diagrama de Ishikawa é a sua capacidade de mostrar diversos pontos de vistas, compartilhando o conhecimento e incentivando que os membros das equipes analisem as possíveis causas e entendam como isso impacta todo o sistema.

A metodologia fornece uma fácil conexão visual, pois todos os fatores envolvidos são dispersos do lado esquerdo do diagrama, formando uma espinha de peixe, e do lado direito, ao final da espinha, é demonstrado o efeito/problema. Além disso, essa metodologia traz causas primárias ou macro causas que podem apresentar ramificações com causas secundárias.

A utilização desse diagrama é muito ampla. Por exemplo, na gestão de projetos ele pode ser utilizado para entender porque as entregas de determinado setor sempre atrasam. Ishikawa dizia que, com essa ferramenta, é possível identificar a causa-raiz e solucionar esse problema.

No caso citado, à primeira vista o gestor poderia julgar que a equipe não era produtiva o suficiente, mas, ao criar o diagrama, outras causas podem aparecer, como prazo de produção muito pequeno, problemas com a mão de obra, entregas atrasadas dos insumos da produção ou pouco estoque disponível.

Como aplicar o Diagrama de Ishikawa em projetos?

Por ser simples e fácil de utilizar e visualizar, essa ferramenta apresenta resultados mais eficientes quando comparados a outras ferramentas. Antes, essa metodologia analisava quatro grandes causas, mas, com o aperfeiçoamento do sistema, agora são seis grandes causas avaliadas: método, máquina, medida, meio ambiente, mão de obra e material — os 6M’s.

Para montar o diagrama, é importante reunir todas as pessoas envolvidas no projeto e realizar um brainstorming para identificar os fatores. Quanto mais pessoas para analisar, melhor, pois são os pontos de vistas diferenciados que ajudam a encontrar a causa-raiz de um problema.

Veja o passo a passo completo.

Defina corretamente o problema

O primeiro passo é identificar corretamente o problema. No caso já citado, falamos que o problema era o atraso recorrente das entregas de um setor. A partir desse problema, é possível analisar e encontrar causas. Se ele não for bem definido ou delineado, as causas não serão encontradas e, provavelmente, as soluções propostas não vão mitigá-lo.

Liste e agrupe as causas em categorias

A equipe deve listar todas as causas do problema e elas devem ser agrupadas em categorias. O Diagrama de Ishikawa leva em consideração seis grandes causas, mas delas podem partir outras. Confira cada uma delas.

Métodos

Aqui avalia-se todos os métodos utilizados na atividade. No exemplo que estamos utilizando, seria avaliado o documento que norteia o setor que sempre entrega as demandas em atraso. Qual o método operacional daquele setor? O que era esperado como procedimento padrão? Nesse caso, é preciso identificar se o método escolhido é o mais eficiente para a situação.

Máquinas

Nessa categoria, devem ser compilados os problemas que envolvem os maquinários. Se as entregas estão atrasando, é preciso avaliar se o maquinário não está dando conta, se está obsoleto, se precisa de manutenção ou se os equipamentos escolhidos podem ser a causa-raiz do problema.

Materiais

Os insumos e materiais necessários para os processos podem interferir na qualidade e nos prazos de entrega. Por isso, é preciso avaliar essas causas com cuidado. O problema pode ser uma falha de um fornecedor, ou seja, uma causa externa que está impactando no processo. Nesse caso, é preciso verificar se há possibilidades de trocar de fornecedor ou exigir maior qualidade dele nas entregas.

Mão de obra

Nessa categoria, serão apontadas as causas relacionadas à mão de obra, ou seja, à força operacional da empresa. Indiretamente serão avaliadas a capacidade e a motivação da equipe envolvida no projeto.

Quando a causa-raiz é na capacidade da mão de obra, é sinal de que os funcionários não foram bem treinados ou bem escolhidos para aquela tarefa. Se a causa for motivação, de alguma forma a empresa não está conseguindo oferecer benefícios e incentivos que torne o colaborador mais engajado e produtivo.

Meio ambiente

Ao avaliar o meio ambiente, é preciso considerar fatores do meio ambiente de trabalho, como calor, umidade, luminosidade, bem como a ergonomia. Esta refere-se à qualidade do local para melhorar o trabalho do colaborador, significando um melhor posicionamento dos equipamentos, dimensão do local e ergonomia das cadeiras e equipamentos, que influenciam diretamente no processo produtivo.

Medida

Nesse fator, consideram-se os instrumentos padrões de medição, pois a causa-raiz pode estar no modo incorreto de mensurar o projeto. Muitos processos utilizam normas e fatores para medir o sucesso, assim, um equipamento descalibrado ou a falta de inspeção pode ocasionar em erros e falhas.

Depois de agrupar as categorias, também é possível utilizar a matriz de priorização para ajudar na hierarquização de acordo com a gravidade ou importância de cada causa.

Desenhe o diagrama

O próximo passo é, de fato, construir o diagrama. Com as causas e o efeito bem claros, você deve desenhar uma seta horizontal que aponte para a direita e colocar o efeito na extremidade dessa seta. Depois, faça traços diagonais no corpo da seta e coloque as causas encontradas. As causas de maior impacto devem ficar mais próximas do problema, e as de menor impacto no final. O resultado se parecerá com uma espinha de peixe.

Analise o diagrama e planeje soluções

Ao final, com o diagrama criado, é preciso analisá-lo e planejar soluções. Essa metodologia não leva às soluções de forma automática, é preciso que toda a equipe analise, interprete e identifique qual a causa-raiz e qual a maneira mais efetiva e rápida de resolvê-la. Mesmo que você identifique mais de um problema, é preciso fazer um diagrama por vez e traçar causas e ações para aquele problema especificamente.

Portanto, o Diagrama de Ishikawa traz diversos benefícios para as empresas e é uma das ferramentas que facilita a gestão de projetos. Em conjunto com outras estratégias, ele pode melhorar a visibilidade dos problemas, hierarquizar e priorizar causas, aperfeiçoar processos, envolver toda a equipe e potencializar os resultados.

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