Por mais que você planeje absolutamente tudo com o máximo de cuidado em um projeto, sempre existe a possibilidade de algumas coisas saírem do rumo, precisando aí de um tratamento diferenciado. Uma máquina que dá defeito, um cronograma que não é adequadamente cumprido e um problema que não havia sido previsto são apenas algumas das possibilidades que se pode enfrentar durante a execução de qualquer projeto. E para não perder tempo tratando apenas dos efeitos do problema, o ideal é apostar em uma análise de causa raiz.

Assim como muitas das ferramentas normalmente empregadas no gerenciamento de projetos, a análise de causa raiz vem das políticas de gestão da qualidade com o objetivo de alcançar a melhoria contínua. Para aplicá-la, não é preciso contar com nenhuma tecnologia específica, apenas com a disposição do time para identificar o que está acontecendo e uma folha de flip chart para montar um plano de ação. Quer saber mais? Então fique de olho:

 Análise de causa raiz

Imagine se, a cada semana de trabalho, você verificar que o cronograma de um determinado projeto sofre um atraso de 12 horas. Assim, em apenas duas semanas você já tem um dia de atraso. E isso pode não só comprometer a entrega do projeto como impactar nos custos, na qualidade e até mesmo na satisfação do cliente. Digamos que, para compensar esse atraso, você resolva exigir horas extras da equipe. Com isso vem o cansaço e a insatisfação dos colaboradores, comprometendo a qualidade das entregas.

Veja que você está atacando os sintomas do problema, ou seja, inserindo mais horas de trabalho em vez de identificar o real motivo dos atrasos. Se continuar assim, o projeto será duplamente impactado! Para escapar dessa armadilha, deve-se identificar a causa raiz do problema. Como podem haver diversos motivos para os tais atrasos, o ideal é reunir a equipe para debater sobre o problema, levantando as causas do ocorrido. Ao identificar a causa raiz, é possível solucionar adequadamente o entrave, evitando que ele se repita.

Diagrama de Ishikawa

A análise de causa raiz normalmente é feita com a ajuda do Diagrama de Ishikawa, também chamado de Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito. Na ponta da espinha do peixe, insere-se o problema. Depois, em casa espinha, identifica-se as possíveis causas para o obstáculo. Nada complexo demais, não concorda? Pois para facilitar ainda mais, vamos agora abordar o passo a passo para a criação do seu próprio diagrama! Veja:

Defina o problema

Na etapa de identificação do entrave, é fundamental manter a objetividade, detectando exatamente o que ocorre. Se possível, mensure a extensão do problema (como, por exemplo, 12 horas de atraso a cada semana de trabalho). Isso ajudará a agir com precisão no momento de corrigir a falha.

Crie sua espinha de peixe

Depois de devidamente definido o problema, você deve desenhar sua espinha de peixe, inserindo o obstáculo onde estaria a cabeça. As possíveis causas vão para onde estariam as espinhas.

Faça um brainstorming

Reúna sua equipe a fim de levantar as possíveis causas para o problema em questão. Lembre-se de que todos os envolvidos devem ser chamados para esse debate. Assim você terá acesso a todos os pontos de vista possíveis sobre o assunto.

Teste todas as hipóteses

Até aqui você levantou hipóteses sobre o que pode ser a causa raiz do problema em questão, certo? Pois para ter certeza, é preciso testar cada uma das soluções apresentadas, buscando identificar qual era o problema de fato.

Parta para as correções

Devidamente identificado o problema, basta solucioná-lo de acordo com o que a equipe acredita ser a melhor alternativa. Não se esqueça de que essa correção deve garantir que o problema não se repita mais.

Registre seu aprendizado

No gerenciamento de projetos existem as famosas lições aprendidas, um documento que traz todas as situações pelas quais a equipe passou, os problemas enfrentados e como foram solucionados. Aproveite para registrar mais esse sucesso e evitar que passe pela mesma situação no futuro.

Emprego na gestão de projetos

Como você pôde ver, ao mesmo tempo em que o Diagrama de Causa e Efeito é uma ferramenta bastante simples de ser utilizada, traz grandes resultados para a equipe de um projeto. Eis aqui algumas de suas principais vantagens:

Análise visual

Em vez de se debruçar sobre milhares de dados, planilhas e documentos, sua equipe tem uma visão completa de tudo o que está acontecendo em um gráfico de interpretação extremamente simples. Todas as informações ficam condensadas em um único lugar, o que permite uma análise mais ágil sobre o problema e suas possíveis causas.

Soluções conjuntas

Com toda a equipe reunida em torno da solução do problema, tem-se acesso a diversos pontos de vista que podem agregar valor ao projeto e ser aproveitados não só para encontrar a solução do entrave em questão mas também identificar outros riscos que não haviam sido pensados antes.

Melhoria contínua

A análise de causa raiz pode ser utilizada também para a melhoria de processos, com o propósito de otimizar o trabalho da equipe e, com isso, trazer mais agilidade e produtividade. Para isso, basta detectar um ponto de melhoria e fazer o mesmo processo, identificando possíveis causas e soluções.

Causas e efeitos

Com o Diagrama Espinha de Peixe você também consegue identificar como uma causa está relacionada a outra, bem como de que forma um efeito é decorrente de outro. Isso permite entender como cada ação impacta nas demais e, assim, definir com segurança qual é a melhor forma de tratar o problema abordado.

Foco total

Como apenas um problema é analisado de cada vez, é possível atingir os resultados almejados com maior rapidez. Dessa forma, a equipe continua a trabalhar no projeto sem grandes paradas.

Tomada de decisão

Ao identificar a causa raiz de cada problema em determinado projeto, o gestor é capaz de tomar decisões com mais assertividade, eliminando de uma vez por todas o risco que afeta o desempenho do projeto.

Agora comente aqui e nos conte se sua empresa vem enfrentando problemas que aparentemente poderiam ser resolvidos com a ajuda de uma análise de causa raiz! Você já testou essa ferramenta? Quais foram os resultados? Compartilhe suas experiências conosco!