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7 dicas estratégicas de comunicação para a administração de projetos

A comunicação é um processo intrínseco ao ser humano. Se não podemos nos comunicar, não nos relacionamos com as pessoas, não somos entendidos, não repassamos nossa mensagem. Na administração de projetos, este é um dos processos mais importantes para o sucesso de qualquer iniciativa, já que é por meio da comunicação que o gestor mantém sua equipe em sintonia e também se relaciona com os demais stakeholders.

Mesmo sendo de grande importância, a comunicação não é perfeita. As teorias mudam a todo o momento, justamente, para dar conta das diversas variáveis que a afetam: o emissor, o canal, o contexto, o receptor, as interferências do ambiente e por aí em diante. Por esta razão, a comunicação na administração de projetos, é um processo que necessita de melhorias constantes. Confira a seguir algumas dicas estratégicas que podem te ajudar neste processo!

 Conheça seus stakeholders

Traçar o plano de comunicação começa em uma etapa anterior, quando você identifica os stakeholders do seu projeto. Ao definir quem são as pessoas que estarão envolvidas com o desenvolvimento do produto ou serviço, você já pode começar a pensar em que tipo de informação elas necessitam para se manterem atualizadas, tranquilas e seguras com a iniciativa.

Parece meio óbvio, mas muitos profissionais de projetos optam por criar canais globais de comunicação, informando tudo a todos, da mesma maneira, sem levar em consideração as características de cada público.

Se você pensar em um projeto interno da sua empresa, faria a mesma comunicação tanto para os funcionários da fábrica quanto para os gerentes e diretores? As informações seriam as mesmas, a linguagem uma só? Dificilmente, não é mesmo? Então o melhor é conhecer cada um e seguir para a próxima etapa.

Segmente a comunicação

Seguindo no mesmo exemplo de um projeto interno, imagine que você tem como públicos envolvidos no projeto: gerentes e diretores, coordenadores e supervisores, demais funcionários e fornecedores. Para cada um destes públicos, você terá que identificar que tipo de informação enviará, em que formato, com qual periodicidade. Isso se chama segmentar a comunicação.

Você segmenta a comunicação por diversos motivos: porque há informações sigilosas; porque as pessoas não entenderiam determinadas informações; porque não compete a determinado público saber uma informação e assim por adiante. Além de manter a segurança da informação da empresa (e do cliente, no caso de projetos externos), você facilitará a vida das pessoas, levando informações realmente relevantes para elas.

Identifique os canais adequados

Se para o pessoal da fábrica é mais fácil consumir informação na hora do almoço, por meio da TV corporativa, para os diretores e gerentes pode ser um e-mail com um relatório analítico ou ainda um dashboard de controle. Enquanto para os fornecedores pode ser um informativo e para um órgão governamental um ofício.

Saber identificar a melhor forma de levar as informações para cada público é fundamental para que você não erre na comunicação. A distância, a linguagem e o contexto em que uma informação é divulgada podem ser fatores de impacto negativo na administração de projetos, pois podem levar a más interpretações daquilo que você está dizendo.

Use a tecnologia a seu favor

A comunicação na administração de projetos deve ser ágil e assertiva, sem margem para erros. Para tanto, você pode dispor da tecnologia para assegurar que a informação flua para os locais certos e provoque as reações esperadas. Para equipes que trabalham a distância, uma ferramenta de videoconferência pode fazer toda a diferença na comunicação, colocando todos os envolvidos em pé de igualdade quanto ao recebimento das informações. Assim ninguém poderá dizer que não estava presente ou não foi informado.

O mesmo acontece para clientes, diretores, acionistas, investidores. Se você identificar os canais de maneira adequada e usar a tecnologia para acelerar o envio de informações e o feedback, seu processo de comunicação terá muito mais chances de não incorrer em falhas básicas, devido à distância.

Defina a periodicidade da comunicação

Um projeto estratégico para um cliente requer um cuidado maior com a comunicação, mantendo-a constante para que ele possa acompanhar a evolução do seu investimento. Já um projeto desenvolvido internamente, em que as pessoas estão participando, não necessita de tanta frequência no fluxo de informações.

O que queremos dizer com isso é que você precisa encontrar um equilíbrio, que permita que as pessoas envolvidas com cada projeto saibam o que está acontecendo. Sem que você fique enviando informações não tão importantes a todo o momento.

Uma boa forma de acertar na medida e não se tornar a pessoa que lota a caixa de entrada de e-mail dos outros, é perguntar aos seus stakeholders com que frequência e nível de profundidade eles querem ser informados a respeito do projeto. Para os públicos prioritários, dar acesso à sua ferramenta de gestão de projetos também é uma maneira de deixá-los tranquilos para consultarem as informações quando quiserem.

Registre a comunicação

Toda comunicação que se refere ao projeto deve ser registrada e arquivada, para que você possa resgatá-la sempre que necessário. Um stakeholder pode se sentir prejudicado por não receber determinada comunicação e isso pode impactar negativamente o projeto. No entanto, se você tiver o registro do envio, poderá comprovar que não foi desleixo da sua equipe, mas sim um problema de tecnologia (melhor não colocar a culpa na desatenção do cliente, não é?).

Além disso, manter um registro de todas as comunicações é mais uma forma de controlar o projeto, de saber como cada pessoa está envolvida, quais informações estão sendo distribuídas e para quem. Numa situação de fuga de informação sigilosa, por exemplo, você terá que saber quem recebeu a informação, concorda?

Obtenha feedback sempre

Mais do que distribuir um monte de informações, o papel da comunicação em projetos é certificar-se de que o receptor da mensagem entendeu o conteúdo e está apto a tomar as ações necessárias para dar continuidade ao projeto. Neste sentido, você deve buscar coletar o máximo de feedbacks possíveis.

Por exemplo, se você envia um e-mail para sua equipe, peça que ela faça algo na sequência, como confirmar o recebimento ou dar seguimento a uma atividade. Sempre que houver uma ação sequencial, você terá certeza de que a pessoa entendeu a sua mensagem. Outra forma de fazer isso é reunindo seus stakeholders com certa frequência e repassar os pontos acordados anteriormente, como um checklist.

Comunicação é algo sério na administração de projetos, por isso, faz parte do roll dos primeiros processos a serem estruturados em qualquer iniciativa, interna ou externa à sua empresa. Se você quer ir mais adiante e compreender melhor como ela funciona, leia o nosso artigo Desafios Comuns da Gestão de Projetos – Desafio 4: Comunicação.

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