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5 formas de usar a tecnologia para tornar sua gestão da comunicação mais eficaz

Imagine o seguinte cenário: Você está em uma reunião, discutindo sobre a gestão da comunicação com várias pessoas e precisa que todas elas se trabalhem para alcançar um único objetivo. Porém cada pessoa é de um país, possui uma cultura diferente, valores diferentes, e nem sequer fala a mesma língua. Então, como integrar essas pessoas e fazer com que suas expectativas e esforços se direcionem para esse objetivo, sem que ele seja distorcido por convicções individuais, e para que possa corresponder às expectativas de quem o propôs?

Parece difícil ou quase impossível, não é mesmo? Pois, em termos análogos, esse é o desafio de um gestor no desenvolvimento de um projeto e, acredite, ele não é impossível de ser vencido.

Durante um projeto, o gestor precisa fazer com que equipes das mais diferentes áreas, que de certa forma também falam línguas diferentes, se entendam e trabalhem em conjunto, alinhadas para satisfazer os objetivos estabelecidos do projeto. E como ele faz isso? Através da comunicação. 

 No desenvolvimento de um projeto, a gestão da comunicação é essencial não só para manter essa sintonia entre as equipes, mas também para garantir um bom controle de todas as informações geradas e utilizadas. A comunicação é principal elo entre as pessoas, as ideias e as informações.

De acordo com o Guia PMBOK®, um bom gerenciamento da comunicação em um projeto deve garantir que as informações possam ser geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, organizadas e recuperadas de forma fácil e sem exigir grandes esforços por parte da equipe.

Em termos práticos, essa boa gestão da comunicação traz uma série de benefícios como:

– Alinhamento da equipe: Com uma comunicação clara, objetiva e aberta, você evita desentendimentos e mantém toda a equipe buscando os mesmos objetivos. 

– Ganho de tempo e produtividade: Se você tem um equipe mais alinhada, evita problemas durante o percurso e evita também que o projeto precise parar ou voltar etapas para que eles sejam resolvidos.

 Informações de qualidade: Com um bom gerenciamento da comunicação, você consegue armazenar informações importantes de forma organizada e assim, aprender com o projeto atual, gerando conhecimento para projetos futuros.

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E isso tudo garante mais qualidade e assertividade em seu resultado final.

Mais do que um mero processo, a comunicação é uma habilidade fundamental à qualquer Gestor e precisa ser constantemente trabalhada para se adequar a técnicas mais eficazes e, inclusive, a novas alternativas geradas pelo avanço da internet e das novas tecnologias.

Há muito tempo a comunicação não se resume mais somente a voz e gestos, e, com a chegada, principalmente, das redes sociais e outros mecanismos de interação online, ela vem se tornando muito mais rápida, prática e fácil, sem depender de questões como localização, espaço físico e horários marcados.

Com isso, a gestão da comunicação em gestão de projetos também está passando por mudanças e muitos gestores já estão aproveitando os recursos tecnológicos para otimizar a comunicação nos projetos e facilitar o acesso a informações, a troca de ideias e o alinhamento entre as equipes.

Você já usa algum recurso desse tipo para melhorar sua comunicação? Então fique atento, pois iremos dar 5 dicas de ferramentas valiosas para você começar a apostar nessa abordagem. É só continuar lendo!

#01 Crie um blog

Manter um blog para seu projeto pode ser extremamente eficaz e servir a diversos propósitos.

Com um blog, você pode centralizar decisões importantes, combinados, atas de reunião e ainda incentivar que seus funcionários usem a plataforma como um “diário” para registrar experiências importantes durante o projeto, processos inovadores ou como eles lidaram com situações difíceis e desafios durante o desenvolvimento.

Isso, além de fazer com que tudo fique registrado e fácil de acessar por todos, faz com que a equipe possa se expressar e ter contato com a experiência de outros colegas durante o projeto, dando sugestões ou fazendo comentários sobre processos.

Porém, como o blog irá conter informações estratégicas do projeto e dos processos da equipe, lembre-se de mantê-lo visível somente para os envolvidos neste projeto para garantir a privacidade das informações e evitar o vazamento de dados importantes. Algumas sugestões de plataformas gratuitas são o Blogger do Google e o WordPress.

#02 Use as comunidades virtuais

Apesar de ter uma estrutura bem parecida com a dos blogs, as comunidades virtuais, como grupos no Facebook por exemplo, permitem uma interação mais rápida e menos formal ou burocrática do que em um blog.

Em um grupo, você pode publicar diversos tipos de conteúdo, compartilhar links e vídeos de forma rápida ou começar um tópico de discussão, por exemplo.

Porém, principalmente no caso das redes sociais, é importante garantir que sua equipe tenha maturidade suficiente para que o uso desse tipo de recurso não acabe gerando distrações e cause perda de produtividade e agilidade dentro do projeto.

Nesse caso, novamente, é importante manter a privacidade do grupo para que somente membros do projeto tenham acesso as informações disponibilizadas e não ocorra vazamento de informações estratégicas.

#03 Use Plataformas Colaborativas

Usar plataformas colaborativas, como o Google Drive, pode ser a melhor forma de centralizar informações e fazer com que sua equipe tenha acesso a documentos e informações de todos os tipos, ao mesmo tempo, e de forma simples e fácil.

Enquanto em um servidor próprio é necessário que apenas uma pessoa edite ou abra um documento por vez, nesse tipo de plataforma, diversas pessoas podem alterar os documentos ao mesmo tempo e você ainda não corre nenhum risco de perder seu material por danos físicos nas máquinas, uma vez que fica tudo armazenado na nuvem e, o melhor, disponível para que você acesse de qualquer dispositivo e em qualquer lugar!

Ou seja, caso um funcionário precise de uma informação urgente ou precise trabalhar fora da empresa, ele não tem nenhum tipo de prejuízo relacionado a perda de informação e pode realizar suas tarefas sem outros impedimentos.

Além do mais, com essas ferramentas, é possível controlar a privacidade de cada documento e ainda fazer comentários sobre determinadas partes, anotações e marcações.

#04 Produza Vídeos

Os vídeos são uma excelente forma de compartilhar informações de forma precisa e didática com toda sua equipe.

Que tal usar um vídeo, por exemplo, para complementar as informações que o cliente forneceu sobre o que ele espera do projeto? Ou documentar um processo complicado através de um screencast? Ou mesmo tomar depoimentos da equipe ao longo do desenvolvimento do projeto e criar um case depois para ajudar a orientar em tarefas similares no futuro?

Investir nos vídeos, mais do que uma maneira fácil e didática de salvar informações, é uma forma de deixar seus colaboradores mais engajados – já que conteúdos desse tipo são mais estimulantes do que somente áudio e texto – e ainda acompanhar as tendências, que indicam, por exemplo, que o vídeo será responsável por 80% do tráfego na internet em 2019.

Entretanto, se for investir em vídeos, considere a possibilidade de investir em uma plataforma profissional, que garanta total segurança do conteúdo, assim como reprodução em qualquer dispositivo, e tenha funcionalidades que irão agregar valor a seu projeto, como a possibilidade de fazer comentários na timeline, dividir o conteúdo por capítulos e outras.

#05 Realize reuniões virtuais

Não deixe que a comunicação entre sua equipe e também com o cliente fique comprometida por motivos de distância ou dificuldade de deslocamento. Invista em reuniões online e mantenha todo mundo no mesmo ritmo.

Através de uma plataforma profissional totalmente voltada para esse objetivo, você consegue conectar-se a uma única pessoa ou a toda a sua equipe de uma vez só, com qualidade total de vídeo e áudio independentemente de onde elas estiverem.

Além do mais, investindo em uma plataforma desse tipo, você consegue compartilhar documentos e informações de vários tipos em tempo real e ainda pode gravar a reunião e disponibilizar posteriormente para todos os envolvidos, fazendo com que eles possam assistir quantas vezes quiserem e consigam entender de forma verdadeira tudo que foi acordado durante a conversa. É muito mais conforto e comodidade para todos.

Apesar do grande desafio que realizar uma boa gestão da comunicação representa, com dedicação, organização e as ferramentas certas, o processo pode ficar muito mais fácil e dinâmico.

A comunicação é que vai tomar a maior parte do tempo do gestor durante um projeto e, portanto, é necessário estar preparado da melhor forma possível para lidar com isso.

Lembre-se de ser claro, transparente e de escutar e entender todas as partes envolvidas no projeto e de estabelecer estratégias eficientes para permitir a troca e o armazenamento de mensagens e informações.

Dessa forma você evita insatisfações tanto por parte do cliente, quanto por parte de seus colaboradores, gera informações de qualidade e ai é só preparar para ter sucesso absoluto com seus projetos!

 

Este post foi escrito pelos nossos parceiros da Samba Tech, líder em gestão e distribuição vídeos online na América Latina e uma das empresas mais inovadoras da América Latina segundo a FastCompany.  Através do Samba Vídeos, sua Plataforma de Vídeos Online, ela oferece tecnologia para gerenciamento, distribuição, monetização e mensuração do consumo de vídeos.

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