Nas empresas, é comum que os diretores ou líderes coordenem diversos projetos no dia a dia. Nesses processos, naturalmente ocorrem erros e acertos — e é por isso que investir na gestão de lições aprendidas é tão importante para as organizações.

Ainda assim, muitos empresários têm dúvidas sobre esse tipo de gestão. E foi pensando nisso que desenvolvemos este artigo. Ao longo do texto, vamos falar sobre o que é o processo de lições aprendidas, como ele funciona, o que é preciso para implementá-lo nas companhias e os benefícios que são proporcionados.

Ficou interessado e quer saber mais sobre o assunto? Então, continue com a gente e esclareça suas dúvidas!

O que é o processo de lições aprendidas?

A gestão de lições aprendidas pode ser definida como um documento em que o gestor de projetos registra todos os acertos e erros cometidos. Os pontos fortes e fracos do planejamento estratégico de cada projeto também são identificados.

A ideia é que esse documento sirva como uma espécie de relatório que possa ser consultado em projetos futuros. Assim, é possível replicar aquilo que deu certo e buscar por melhorias para não repetir as falhas cometidas.

O uso de softwares de gestão pode ajudar no processo, afinal, esse tipo de programa faz registros — que podem ser empregados na confecção do relatório de lições aprendidas — de maneira automática.

Como funciona esse processo?

Um estudo realizado pela Oxford University e divulgado pelo portal Radar de Projetos mostra que 80% do conhecimento de uma empresa está na cabeça dos funcionários. Isso significa que as pessoas que executam as tarefas armazenam, em suas mentes, os processos de trabalho pelos quais passam diariamente.

O processo de lições aprendidas, portanto, também pode ser útil para que haja uma documentação física dessas etapas. Assim, a empresa não fica refém de um colaborador quando ele, por qualquer motivo, precisa ser desligado do negócio.

Como se pode perceber, o processo de lições aprendidas é algo contínuo. Além disso, cabe ao gestor cobrar os funcionários para que eles documentem suas atividades, destacando como esse cuidado é benéfico para a empresa.

Como implementar a gestão de lições aprendidas em um negócio?

A implementação da gestão de lições aprendidas em um negócio precisa vir de cima para baixo. Ou seja: primeiramente, deve ser feita pela alta cúpula administrativa e, em seguida, pelas demais hierarquias organizacionais.

A primeira etapa é incluir a gestão de lições na metodologia de trabalho da organização. Portanto, é necessário destacar para os colaboradores a importância de registrar as atividades desempenhadas.

Também é recomendado fazer pequenas reuniões ao término de cada etapa de um projeto. Nelas, devem ser debatidas as questões que foram exitosas e aquelas que necessitam de melhorias em ocasiões futuras.

Um software de gestão pode contribuir nesse sentido. Se a equipe estiver discutindo uma campanha de marketing, por exemplo, pode ser tomado como base o relatório financeiro com o fluxo de caixa gerado pelo programa.

Se muitas pessoas compraram no período de execução da campanha, a estratégia foi um sucesso e conseguiu impulsionar as vendas da empresa. Mas o mesmo não pode ser concluído caso o fluxo de caixa se mantenha na mesma situação.

Quais são os principais benefícios dessa prática?

A seguir, vamos falar sobre os principais benefícios da gestão de lições aprendidas pelas empresas. Confira!

Melhoria na tomada de decisões

Com base em dados sólidos, provenientes das lições aprendidas em processos anteriores, os gestores podem ter mais sucesso nas tomadas de decisões. Afinal, os erros não se repetirão, ao passo que as atividades ficarão cada vez mais próximas da perfeição. Isso é muito benéfico para as organizações, que poderão atingir seus objetivos mais facilmente.

Minimização de riscos

Como as tarefas e os processos estarão no caminho de se tornarem perfeitos, o gestor poderá prever cenários, lidar facilmente com os imprevistos, tomar decisões com maestria etc. Tudo isso fará com que ocorra uma significativa diminuição ou minimização de riscos nos projetos futuros da empresa.

Essa afirmação se justifica pelo fato de todas as atividades serem realizadas com embasamento. “Dar tiro no escuro” é algo que ficará de fora da realidade do negócio.

Otimização de recursos

Quando há uma série de lições registradas sobre projetos anteriores, já se sabe o que deu certo ou errado em outras ocasiões. Por isso, os investimentos serão mais certeiros e terão uma finalidade mais objetiva, o que permite a otimização de recursos.

Aliado ao sistema de gestão, o processo de lições aprendidas contribuirá para um melhor direcionamento das aplicações da companhia. Tal realidade faz com que a organização tenha mais lucratividade.

Melhoria contínua nos projetos

O objetivo da gestão de lições aprendidas é melhorar as condições das organizações de forma progressiva. Para tanto, a maneira como as ações são planejadas e executadas é transformada.

Essa melhoria contínua ocorre porque o conhecimento tácito é transformado em conhecimento explícito. No primeiro caso, as informações são para uso individual, ou seja, só as aproveita quem as detém.

O mesmo não acontece com o conhecimento explícito, que é público — como o próprio nome sugere. Trata-se de dados que estão disponíveis para todos aqueles que fazem parte da empresa.

A gestão de lições aprendidas é muito importante para as companhias e algo que já vem sendo praticado pelas grandes organizações (que são, justamente, as que mais se destacam no mercado). Portanto, se você quer fazer a diferença em seu ramo de atuação, não deixe de colocar isso em prática na empresa.

Conforme vimos no decorrer deste artigo, ter um software de gestão de projetos é fundamental para nortear a gestão de lições aprendidas, pois é esse programa que gera relatórios sobre tudo o que realmente acontece nos negócios. Fazer a contratação de um sistema do tipo, portanto, pode ser um grande diferencial.

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