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A importância de documentar as lições aprendidas no projeto

Ao chegar às etapas finais de um projeto, tenha ele sido bem-sucedido ou não, não é raro vermos gestores ignorarem o momento de documentar as lições aprendidas por o considerarem desnecessário. Esse péssimo hábito pode ser um verdadeiro “tiro no pé” das organizações que estão em busca de melhorar os resultados para os projetos seguintes.

As lições aprendidas jamais podem ser negligenciadas pelos gerentes de projetos bem-sucedidos. Não sabe o motivo? Confira e mude agora mesmo a forma como você encerra esta etapa:

Evite os erros do passado

O motivo mais claro e conhecido por qualquer profissional da área é que a forma correta de documentar as lições aprendidas serve para que a empresa não cometa os mesmos erros do passado ou então possa repetir seus acertos.

Com a documentação adequada, os gestores podem identificar as causas fundamentais dos sucessos e fracassos em todos os projetos, aumentando as chances de que a empresa entregue os próximos no prazo acordado, dentro do orçamento e alinhado com os requisitos.

Previna riscos diagnosticados em outras situações

Os projetos são, por sua natureza, realizados de forma única para criar produtos, serviços e outros resultados que, por sua vez, também são únicos. Em função disso, muitos gestores acreditam que documentar as lições aprendidas no passado, nos ensina a não aplicá-las no futuro.

Apesar dessa constatação, é preciso lembrar que todos os projetos possuem elementos em comum que devem ser considerados na fase de documentação. Agindo assim, ainda que a empresa não consiga eliminar todos os riscos em um novo projeto, ela poderá ao menos mitigá-los ou saber como contorná-los com a devida antecedência.

Gestão do conhecimento a partir da construção de um consenso sobre práticas gerais

Muitos projetos passam por momentos difíceis em que a decisão de como proceder envolve discussões e discordância entre clientes, patrocinadores, gestores e equipe.

Após a conclusão do projeto ou de uma etapa específica, verifica-se então o resultado da decisão tomada e, quando a lição aprendida é documentada, cria-se um consenso sobre qual caminho era o mais correto a ser seguido, evitando que a organização se esforce no futuro para encontrar as soluções para os mesmos problemas.

Aumento da competência dos gerentes de projeto

As soluções de gerenciamento de projeto também funcionam como verdadeiras ferramentas para a gestão do conhecimento. As lições aprendidas, em especial, servem para que qualquer gestor da organização seja capaz, a qualquer momento, de estudar como os projetos já finalizados ou em andamento encontraram soluções para os obstáculos encontrados e apliquem isso no trabalho do dia a dia.

Isso gera benefícios incríveis não somente para o desenvolvimento profissional dos gestores, mas também significa economia de tempo e esforço para a organização.

Repensando a estratégia

As lições aprendidas podem, ainda, trazem vantagens que superam a execução de cada um dos projetos de forma individual. Algumas podem servir para que a empresa reavalie a forma como mantém seu portfólio de projetos e até mesmo a sua estrutura organizacional atual para que eles sejam gerenciados e executados com sucesso.

Com tudo isso, não fica difícil perceber que as lições aprendidas não são apenas mais um formulário a ser preenchido, mas sim verdadeiras oportunidades de crescimento para a organização interessada em alavancar os seus negócios de forma sustentável, economizando tempo e dinheiro!

E você, como vem documentando as lições aprendidas nos projetos conduzidos na sua empresa? Quais os benefícios adquiridos com essa prática? Compartilhe suas experiências através dos comentários!

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