O planejamento e a execução de projetos são tarefas cada vez mais desafiadoras em mercados com crescentes níveis de incertezas e competitividade.

Para aumentar a produtividade da equipe e as chances de sucesso dos projetos que conduzem, os gestores recorrem às mais variadas soluções que prometem tornar a complexa execução das atividades em processos mais claros e controláveis.

Uma das ferramentas que mais contribui para isso é o software de gerenciamento de projetos, que funciona como uma verdadeira central de informações para a tomada de decisão, indispensável para os GPs (gerentes de projetos).

Saiba como um software de gerenciamento de projetos ajuda sua empresa a manter os processos mais claros:

Visualização do andamento das atividades do projeto

Todos os projetos passam, obrigatoriamente, pelas fases de iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramento, além das entregas, que é a conclusão.

Com um software de gerenciamento, o gerente pode acompanhar o andamento de cada uma dessas fases, de forma mais abrangente ou detalhada, e garantir que elas só aconteçam quando as antecessoras forem devidamente concluídas.

Durante a execução, o sistema também facilita a visualização das etapas que só acontecem sequencialmente e as que podem ocorrer paralelamente, evitando desperdícios de recursos e garantindo que todos compreendam a importância de cumprir suas tarefas dentro do prazo e qualidade esperados.

Aumento da transparência para o bom gerenciamento

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta altamente colaborativa que pode ser acessada por mais de um membro da equipe, cliente e até mesmo por seus patrocinadores de forma simultânea, conforme as permissões definidas nas configurações, contemplando documentos e informações que vão desde o escopo inicial até os requisitos para a conclusão.

Dessa forma, o andamento das etapas pode ser consultado pela equipe a todo o momento, permitindo que todos saibam como estão as entregas e evitando que o projeto fique obscuro e confuso para alguns membros.

Clareza sobre os impactos no orçamento

Grandes eventos, como a Copa do Mundo e as Olimpíadas, por exemplo, servem para nos mostrar que alguns projetos que tinham tudo para atrasar conseguem ser concluídos no prazo devido ao aumento substancial no orçamento inicial.

O uso de um software de gestão de projetos também deixa os gastos mais evidentes, permitindo que todos da equipe, ou quem possui permissão para acessar estas informações, vejam como está a utilização dos recursos, aumentando a responsabilidade de cada um sobre as despesas.

Acompanhamento de métricas através de relatórios altamente eficiente

Uma das grandes vantagens do software de gerenciamento de projetos é a possibilidade de acompanhar a execução por meio de relatórios resumidos que reúnem as principais informações referentes a prazos, metas e orçamentos.
Dessa forma, a qualquer momento, o gestor ou outros membros da equipe podem ver se suas atividades estão trazendo os resultados esperados para que o projeto seja entregue dentro dos requisitos.

Essa característica é vantajosa não somente para a equipe do projeto, mas para deixar seus processos mais claros também para seus clientes, patrocinadores e outros possíveis stakeholders.

A utilização de softwares de gerenciamento de projetos é indispensável para que qualquer gestor consiga transformar a alta complexidade da execução de um projeto em algo mais controlado e acessível para todos.

E você, já utiliza um software de gerenciamento de projetos para manter os processos claros e um maior controle do portfólio? Compartilhe sua experiência conosco!