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modelo de projeto

Conheça as 5 fases de um modelo de projeto

Por maiores que sejam os esforços empregados no gerenciamento de projetos, se não houver um modelo de projeto a ser seguido, a empresa acaba tendo que lidar com inconsistências, retrabalhos, e o pior, atrasos. É por isso que adotar um modelo de projetos proporciona maior agilidade e organização ao planejamento.

Os modelos de projeto são ativos essenciais para que a empresa passe a contar com uma cultura de gerenciamento. Mesmo que exista um grande esforço na fase inicial de concepção, os formulários, registros e templates produzidos acabam se transformando numa biblioteca valiosa para o uso da empresa por toda a sua existência.

Em oportunidades anteriores, já explicamos como montar um modelo e os passos que devem ser seguidos. Veja os tópicos seguintes e saiba mais sobre as 5 fases de um modelo de projeto!

Iniciação

Nesta fase o gerente de projetos deve buscar compreender quais são as primeiras informações que devem ser conhecidas, os dados importantes, as restrições de escopo, de tempo e de custo. É nesse momento que são registradas as premissas e o propósito do projeto.

Isso significa que, durante a elaboração dos modelos de projeto correspondentes à fase de iniciação, a preocupação deve recair no entendimento macro do projeto, isto é, em conhecer quais as influências que interferem no sucesso dele, como riscos e requisitos iniciais. Os modelos de projeto dessa fase envolvem, por exemplo, o termo de abertura, a lista de partes interessadas, dentre outros.

É durante a fase inicial de um projeto que se busca ter uma visão geral das tarefas e dos trabalhos que nela estão envolvidos. Tendo o conhecimento do propósito do projeto e de seus objetivos, o gerente de projetos deve submeter essas informações à aprovação, seja de um patrocinador, de um acionista, de outras partes interessadas ou, até mesmo, dos órgãos competentes.

Afinal, antes que o projeto comece, informações como as estimativas preliminares sobre o orçamento, o cronograma e a necessidade de recursos devem ser conhecidas e discutidas previamente.

Planejamento

Já na fase de planejamento, as informações requerem um nível de detalhe maior. Chegar nesta etapa significa que o projeto foi aprovado e que a empresa acredita que os esforços irão gerar resultados. Portanto, os modelos de planejamento devem ser consistentes para estruturar um bom plano que leve o projeto ao sucesso.
Os modelos devem prever a mensuração dos objetivos e do que será necessário para atender esses pontos, desde valores monetários até a quantidade de força de trabalho envolvida.

Alguns documentos que são utilizados nessa fase são a Estrutura Analítica de Projeto, utilizada para dividir entregas em partes menores e melhor gerenciáveis, o cronograma do projeto e os demais planos.

A fase de planejamento requer modelos que prevejam a profundidade na apresentação de informação, como a quantidade de material, de equipamentos, de mão de obra etc.

A estruturação desses ativos organizacionais, sempre que possível, deve ocorrer em conjunto com a equipe, pois algumas particularidades, demandas ou novas ideias podem passar despercebidas. É fundamental eliminar atividades irrelevantes.

Execução

Durante a fase de execução, o foco é o exercício do que foi planejado. Portanto, os documentos devem assegurar o acompanhamento das atividades e o registro das entregas. É essencial que haja registro dos avanços e que sejam documentadas as conclusões parciais do escopo, tendo a prova do aceite de cada uma delas.
Na execução, muitas vezes, ocorrem mudanças no escopo e também nos requisitos de qualidade. Os modelos de projeto devem contemplar meios de realizar essas interações.

Deve estar claro que, na execução, o gerente de projetos exerce o acompanhamento das atividades em comparação com os trabalhos realizados durante o planejamento. O GP é responsável pela supervisão da força de trabalho, por fornecer aos funcionários os recursos necessários e por manter a equipe informada sobre o andamento do projeto.

Enquanto o projeto está acontecendo, caso seja necessária uma intervenção com base no contraste entre o plano e realização, o gerente realiza os ajustes no planejamento inicial para que problemas referentes ao orçamento, aos recursos insuficientes ou riscos não interfiram no resultado final do projeto.

Monitoramento e controle

O monitoramento e o controle ocorrem em paralelo com a execução, pois essa é a forma de assegurar que ela está em consonância com o planejamento. Por isso, os documentos concebidos para essa fase devem primar por medir o desempenho pois são essenciais para a tomada de decisão do gerente de projetos. Estes documentos envolvem gráficos de controle, acompanhamentos de indicadores de desempenho, ações corretivas e preventivas, dentre outras métricas do seu negócio.

Durante sua maior parte, esta fase lida com a aferição do desempenho do projeto e o progresso em relação ao plano de gerenciamento de projetos. Ela corresponde à verificação do escopo e ao controle para verificar e monitorar os avanços.
Por exemplo, o cálculo de indicadores chave de desempenho, KPI, tanto no que se refere ao custo, quanto em relação ao tempo, podem revelar a necessidade de ações corretivas ou preventivas.

Finalização

Não é porque o projeto é concluído que as preocupações ou esforços terminam. Os modelos de projeto devem se concentrar em duas vertentes: no termo de aceite por parte do cliente e no registro das lições aprendidas.

Deve existir um documento que valide o encerramento do projeto e a entrega de todas as partes do escopo, isentando a organização de responsabilidade futuras, salvo garantias, ou responsabilidades congêneres.

Ao mesmo tempo, é a época em que devem ser documentadas as lições proporcionadas pelo projeto, as experiências relevantes que tendem a contribuir futuramente. O gerente de projetos pode convocar uma reunião final para a apresentação de um relatório e a exposição de informações gerais sobre a conclusão do projeto.

Sua empresa possui um modelo de projeto? Eles contemplam todo o ciclo de vida? Poste um comentário e nos deixe saber mais sobre as suas experiências.

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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