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modelo de projeto

Conheça as 5 fases de um modelo de projeto

Por maiores que sejam os esforços empregados no gerenciamento de projetos, se não houver um modelo de projeto a ser seguido, a empresa acaba tendo que lidar com vários problemas. Os imprevistos incluem inconsistências, retrabalhos e, o pior, atrasos.

É por isso que adotar um modelo de projetos é algo fundamental. Esse investimento proporciona maior agilidade e organização ao planejamento de todas as etapas.

Em outras palavras, os modelos de projeto são ativos essenciais para que a empresa passe a contar com uma cultura de gerenciamento. Mesmo que exista um grande esforço na fase inicial de concepção, os formulários, registros e templates produzidos acabam se transformando em uma biblioteca valiosa para o uso da empresa por toda a sua existência.

Em oportunidades anteriores, já explicamos como montar um modelo e os passos que devem ser seguidos. Veja os tópicos seguintes e saiba mais sobre as cinco fases de um modelo de projeto!

O planejamento prévio é realmente importante?

Ter um projeto bem planejado é algo fundamental. Conhecendo profundamente os aspectos de cada etapa, o gerente evita que erros sejam cometidos, melhora a distribuição de seus recursos e pode mitigar riscos com maior precisão.

Além disso, os times poderão se preparar melhor para atingir os seus objetivos. Será mais fácil para a equipe avaliar quais são os resultados esperados e, assim, definir um plano de ação que esteja alinhado com as demandas externas. Isso criará um ambiente de trabalho integrado, de alta performance e com baixa tolerância a erros.

Qual é a importância de seguir todas as etapas?

O modelo de projeto traz uma base comum para todos os projetos do negócio. Ele é feito a partir de um conjunto de etapas básicas, que permeiam as iniciativas em várias companhias, independentemente dos objetivos finais.

Em função disso, é crucial que o modelo de projeto seja seguido à risca. As etapas funcionam de modo complementar, ou seja, o resultado de cada momento contribui para a qualidade dos processos futuros. Em função disso, executar as rotinas da forma correta é essencial para garantir uma qualidade contínua nas atividades internas.

Quais são as cinco etapas do projeto?

Como apontamos acima, conhecer e executar as etapas do projeto corretamente é algo fundamental. Além disso, o planejamento auxilia profissionais a terem mais agilidade e a conseguirem distribuir melhor os seus recursos.

Veja, a seguir, as cinco etapas que devem fazer parte dos seus modelos de projeto!

1. Iniciação

Esta é a primeira etapa de qualquer projeto. Nela, o gerente de projetos deve buscar compreender quais são as primeiras informações que devem ser conhecidas, os dados importantes e as restrições de escopo, de tempo e de custo.

Também é nesse momento que são registradas as premissas e o propósito do projeto. Esse é um momento crítico, pois os dados levantados e registrados aqui serão cruciais para definir todas as etapas posteriores do projeto, assim como a distribuição de recursos, as metas, as responsabilidades e o tamanho dos times.

Como consequência, durante a elaboração dos modelos de projeto correspondentes à fase de iniciação, a preocupação deve recair no entendimento macro do projeto. Ou seja, o gestor deve estar preocupado em conhecer as influências que interferem no sucesso de cada etapa, como os riscos existentes e os requisitos iniciais.

Os modelos de projeto dessa fase envolvem, por exemplo, o termo de abertura, a lista de partes interessadas, entre outros. Portanto, esteja atento ao modo como tais documentos são estruturados. Sempre busque uma linguagem clara, objetiva e alinhada com o perfil do projeto.

É durante a fase inicial de um projeto que se busca ter uma visão geral das tarefas e dos trabalhos que nela estão envolvidos. Tendo o conhecimento do propósito do projeto e de seus objetivos, o gerente de projetos deve submeter essas informações à aprovação, seja de um patrocinador, de um acionista, de outras partes interessadas ou, até mesmo, dos órgãos competentes.

Afinal, antes que o projeto comece, informações como as estimativas preliminares sobre o orçamento, o cronograma e a necessidade de recursos devem ser conhecidas e discutidas previamente. Isso evitará conflitos no futuro, além de alinhar expectativas e garantir que todos possam se preparar antecipadamente.

2. Planejamento

Já na fase de planejamento, as informações requerem um nível de detalhe maior. Chegar a esta etapa significa que o projeto foi aprovado e que a empresa acredita que os esforços vão gerar resultados.

Portanto, os modelos de planejamento devem ser consistentes para estruturar um bom plano que leve o projeto ao sucesso. Além disso, é crucial investir no melhor detalhamento possível de cada documento, evitando erros futuros, imprevistos e riscos desnecessários.

Os modelos de projeto devem prever a mensuração dos objetivos e do que será necessário para atender a esses pontos. Ou seja, é necessário listar todos os pontos, que vão desde valores monetários até a quantidade de força de trabalho envolvida. As ferramentas que serão utilizadas e o modo como as tarefas serão distribuídas também podem ser inseridos aqui.

Entre os documentos que são utilizados nesta fase podemos destacar a Estrutura Analítica de Projeto. Ela é utilizada para dividir entregas em partes menores e melhor gerenciáveis. Além disso, há o cronograma do projeto, que orienta os profissionais sobre as datas de suas entregas.

A fase de planejamento requer modelos de projeto que prevejam a profundidade na apresentação de informações. Ou seja, é fundamental ter bons dados (e em grande quantidade) sobre fatores como o volume de material utilizado, o número de equipamentos e o perfil da mão de obra que será envolvida.

A estruturação desses ativos organizacionais, sempre que possível, deve ocorrer em conjunto com a equipe. Em muitos casos, o projeto terá algumas particularidades, demandas ou novas ideias para uma determinada etapa. Sem uma boa comunicação, esses detalhes podem passar despercebidos pelo gestor.

Também é fundamental eliminar atividades irrelevantes. Ou seja, direcione o planejamento para que o escopo seja bem limitado e os times façam apenas aquilo que for necessário. Dessa forma, os recursos serão mais bem aproveitados e o orçamento não contará com custos de baixa relevância.

3. Execução

Durante a fase de execução, o foco é o exercício do que foi planejado. Ou seja, é nesse momento que todos os processos definidos no planejamento são executados.

Portanto, o gestor deve ter um conjunto de documentos que assegure o acompanhamento das atividades e o registro das entregas. Assim, ficará mais fácil mensurar a evolução do projeto e das atividades dos times.

Nesse sentido, é essencial que haja registro dos avanços de cada time e que sejam documentadas as conclusões parciais do escopo, tendo a prova do aceite de cada uma delas. Isso será útil, no futuro, para avaliar os resultados do projeto e o seu impacto.

Na execução, muitas vezes ocorrem mudanças no escopo e também nos requisitos de qualidade. Os modelos de projeto devem contemplar meios de realizar essas interações.

Em outras palavras, o projeto pode ser visto como um organismo vivo. Por mais eficiente que seja o planejamento, sempre existirão imprevistos e mudanças de rumo. Portanto, é fundamental que o time esteja pronto para lidar com alterações, incorporando as novas metas com fluidez e evitando que isso cause um grande impacto nos prazos e resultados finais.

Deve estar claro que, na execução, o gerente de projetos exerce o acompanhamento das atividades em comparação com os trabalhos realizados durante o planejamento. O GP é responsável pela supervisão da força de trabalho, por fornecer aos funcionários os recursos necessários e por manter a equipe informada sobre o andamento do projeto.

Enquanto o projeto está acontecendo, caso seja necessária uma intervenção com base no contraste entre o plano e a realização, o gerente realiza os ajustes no planejamento inicial para que problemas referentes ao orçamento, aos recursos insuficientes ou riscos não interfiram no resultado final do projeto.

Se esse tipo de mudança ocorrer no seu projeto, não deixe de comunicá-lo a todos os times. A comunicação é algo crucial durante todas as etapas do projeto, mas principalmente na sua execução.

Ela garante que os times se mantenham alinhados e prontos para enfrentar os novos desafios de forma integrada. Além disso, uma estrutura que mantém os times unidos permite que soluções inovadoras surjam, dando mais qualidade ao projeto como um todo.

4. Monitoramento e controle

Durante todo o projeto, é importante que o gestor acompanhe os resultados. Avaliar continuamente a evolução de cada etapa permite que erros sejam rapidamente mitigados e que o time possa definir uma rotina de qualidade, com foco em resultados.

Portanto, não deixe de inserir em seu modelo de projeto os mecanismos de controle alinhados com as demandas e o perfil da companhia. Assim, será mais fácil garantir uma boa qualidade em todas as etapas.

O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, pois essa é a forma de assegurar que ela está em consonância com o planejamento. Por isso, os documentos concebidos para essa fase devem primar por medir o desempenho, pois são essenciais para a tomada de decisão do gerente de projetos.

Esses documentos envolvem gráficos de controle, acompanhamentos de indicadores de desempenho, ações corretivas e preventivas, entre outras métricas do seu negócio. Durante sua maior parte, esta fase lida com a aferição do desempenho do projeto e o progresso em relação ao plano de gerenciamento de projetos. Ou seja, ela corresponde à verificação do escopo e ao controle para verificar e monitorar os avanços.

O cálculo de indicadores-chave de desempenho, também chamados de KPIs (sigla para Key Performance Indicators), pode revelar a necessidade de ações corretivas ou preventivas. Portanto, os KPIs são aplicados para mensurar problemas referentes a fatores como o custo de uma etapa, o tempo gasto com os processos, os gargalos operacionais e o número de erros existentes nas rotinas corporativas.

As medidas preventivas são criadas a partir de uma análise dos riscos do projeto. O gestor deve avaliar quais são os problemas que podem afetar cada etapa, assim como os erros que já existiram em projetos anteriores. Dessa forma, é possível criar uma série de ações que evitam a recorrência de tais falhas.

Já os processos de mitigação de problemas são traçados, também, com a análise dos riscos do projeto. Eles devem ser conhecidos por todo o time. Dessa forma, sempre que algum problema ocorrer, será mais fácil aplicar medidas corretivas.

5. Finalização

Não é porque o projeto é concluído que as preocupações ou esforços terminam. Os modelos de projeto devem se concentrar em duas vertentes: no termo de aceite por parte do cliente e no registro das lições aprendidas.

Deve existir um documento que valide o encerramento do projeto e a entrega de todas as partes do escopo. Isso isenta a organização de responsabilidades futuras, salvo garantias, ou responsabilidades congêneres, por garantir que tudo o que estava acordado no começo do projeto foi cumprido.

Ao mesmo tempo, é a época em que devem ser documentadas as lições proporcionadas pelo projeto. Caberá ao gestor levantar quais foram as experiências relevantes que tendem a contribuir futuramente na elaboração de outros modelos de projeto.

O gerente de projetos pode convocar uma reunião final para a apresentação de um relatório e a exposição de informações gerais sobre a conclusão do projeto. Nesse momento, os profissionais poderão indicar quais foram os fatores que mais influenciaram nos seus resultados, quais riscos podem ser considerados para o futuro e a visão geral da equipe sobre o projeto.

Não se esqueça de que o feedback, nessa hora, é um processo de duas vias. Ele pode ser aplicado por todos e ser considerado, inclusive, para elogiar boas práticas. Assim, os acertos serão reconhecidos e todos terão a chance de otimizar as suas estratégias.

A elaboração de projetos é algo complexo. Com muitas etapas, definir cada passo inclui comunicação com todos os envolvidos, uma definição longa de objetivos e métricas de avaliação de qualidade.

Em função disso, utilizar modelos de projetos pode ser uma ótima escolha para a companhia. A partir de uma base comum, será possível definir as características de todas as etapas facilmente, evitando riscos, agilizando o planejamento e garantindo um bom nível de qualidade para cada rotina. Assim, os times poderão ter a confiança de que as suas atividades foram definidas com um bom processo de gestão.

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Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

Carlos Junior

Carlos Junior, PMP, engenheiro mecânico, mestrando em engenharia mecânica e Sócio da Project Builder. Atualmente atua como diretor de marketing e vendas, e é responsável por todos os conteúdos da Project Builder. Linkedin: https://www.linkedin.com/in/carlos-d-junior/

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