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Saiba como fazer o acompanhamento de projetos de forma infalível

Quer saber o segredo para um planejamento bem-sucedido? Simples: acompanhamento de projetos! Afinal de contas, monitorando todas as variáveis possíveis, tudo tende a caminhar de acordo com o previsto. Com o controle adequado, será possível fazer melhor uso dos recursos, maximizar os resultados e garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos com o mínimo de surpresas indesejadas pelo percurso.

Tudo bem que projetos de menor complexidade são mais fáceis de monitorar e controlar, mas conforme crescem as exigências do cliente, você precisa automaticamente aumentar seu grau de controle. Afinal, o objetivo é sempre atingir os maiores níveis de sucesso. Mas como fazer um controle de projetos de forma eficiente? Pois descubra agora mesmo!

Crie uma rotina de acompanhamento

Para o acompanhamento de projetos, na etapa de planejamento você faz previsões, determina prazos, custos e recursos (dentre tantos outros itens que devem ser monitorados) para que o escopo do projeto seja atingido conforme o acordado com o cliente. A partir desses dados, você cria uma checklist de itens a serem verificados diária, semanal, quinzenal ou mensalmente, dependendo da complexidade do seu projeto.

Essa checklist deve ser de conhecimento de todos e envolver todas as áreas do projeto, a fim de monitorar as métricas de desempenho bem como o previsto versus o efetivamente realizado. Com essa tática, caso haja qualquer desvio, é possível agir rapidamente para corrigir o caminho e manter as atividades conforme o planejado.

Defina uma forma de controle

Ao identificar os objetivos e as metas do projeto, você atribui a eles métricas ou indicadores de performance. São os chamados KPIs. Esses KPIs servem para que você acompanhe a evolução das atividades ao longo do tempo e saiba exatamente quanto falta para atingir os objetivos e as metas propostos para o projeto.

Já falamos bastante sobre indicadores de performance aqui no blog, mas é válido relembrar que eles devem ser mensuráveis, realistas e fáceis de compreender. Dessa forma, toda a sua equipe saberá exatamente como está o acompanhamento de projetos e o que deve ser feito para finalizá-lo com eficiência e qualidade.

Colete e analise dados periodicamente

Uma boa forma de coletar e analisar dados no gerenciamento de projetos é com o auxílio de uma ferramenta de Business Intelligence (BI). Essa ferramenta tem a capacidade de processar uma quantidade gigantesca de dados e informações em questão de segundos, detectando padrões e tendências que dificilmente seriam identificados de outra forma.
No âmbito do gerenciamento de projetos, o BI pode ser aplicado na identificação de falhas do processo. Se toda vez que uma atividade se repete acontece um determinado problema, o BI será capaz de fazer essa ligação e informar a você e à sua equipe a causa da falha persistente, mesmo que ela não esteja tão evidente quanto você gostaria.

Socialize a informação

Indicadores de performance, bem como os relatórios analíticos extraídos do BI devem ser comunicados a todos os membros do time para que cheguem a um consenso sobre o que deve ser feito a fim de corrigir eventuais falhas e desvios.

Além de manter o registro de todas as informações em um local de fácil acesso (como um software de gestão de projetos), você também deve promover reuniões presenciais e abrir canais de comunicação que facilitem a troca de ideias e experiências entre todos os envolvidos. Para isso, pode optar por chats, aplicativos de troca de mensagens, grupos de discussão, entre outros.

Mantenha o foco no progresso

No acompanhamento de projetos, não adianta ficar constantemente discutindo o passado. Se atrasou um dia no seu cronograma, olhe para a frente e veja como é possível compensar esse atraso para que o cliente não seja prejudicado com essa falha de gestão.

Um Gráfico de Gantt ou ainda um dashboard Kanban podem ajudar a manter seu cronograma em dia e o status do projeto sempre atualizado para todos os envolvidos. O Gráfico de Gantt funciona como a sua linha do tempo, com todas as tarefas distribuídas, enquanto o quadro Kanban serve para acompanhar a produtividade da sua equipe em cada tarefa.
E é fato que o controle minucioso dessas duas ferramentas ajudará a equipe a agir proativamente para evitar problemas maiores, como a não entrega de uma funcionalidade no prazo estipulado ou mesmo uma entrega de qualidade duvidosa.

Faça os devidos ajustes

A verdade é que todo projeto é passível de falhas e imprevistos, cabendo a você manter a tranquilidade e orientar sua equipe para fazer as correções necessárias o mais brevemente possível. Nesse sentido, o acompanhamento dos KPIs e também dos dados coletados e analisados por meio do BI é fundamental.

Essas duas ferramentas de controle devem estar perfeitamente alinhadas e integradas a seu software de gerenciamento de projetos para que você tenha uma visão completa e sistêmica de tudo o que acontece no decorrer do projeto. Caso contrário, poderá enfrentar dificuldades em fazer a leitura do contexto global em que está inserido.

Tenha sempre os resultados em mente

Controlar projetos é olhar para onde você está e saber aonde quer chegar, identificando melhores formas de encurtar esse caminho. Quando você mantém o foco nos resultados que deve gerar para o cliente, fica muito mais fácil tomar decisões e seguir adiante sem se prender a erros passados.

Ensine também sua equipe a manter o foco nos resultados. Dessa forma, a criatividade e o pensamento crítico estarão sempre voltados para encontrar maneiras mais ágeis e efetivas de entregar aquilo que o cliente espera e precisa. Com tudo isso, aumenta-se o valor agregado de cada projeto.

Cada vez que você deixa de controlar um projeto, perde oportunidades, desperdiça recursos e compromete o tempo da sua equipe com atividades que poderiam ser eliminadas, aumentando a eficiência de cada entrega. Portanto, no momento do planejamento, defina como seu projeto será monitorado e controlado, quais são os indicadores de sucesso e como eles devem ser medidos.

O acompanhamento de projetos começa no kick off, ou seja, no pontapé inicial. Desse momento em diante, nada de perder de vista seus indicadores de performance nem os dados gerados com a execução de cada fase. E por falar em indicadores de performance, que tal compreender de uma vez por todas o que são esses tais de KPIs em gerenciamento de projetos?

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