O que é um projeto de sucesso? De uma forma ampla, podemos dizer que são aqueles que atendem os requisitos de escopo, prazo, custos e qualidade, e que conseguem entregar o valor esperado ou proporcionar o devido retorno do investimento. Quando começamos a analisar mais a fundo, entretanto, percebemos que todas essas características estão relacionadas.  Atrasos nos projetos, por exemplo, podem não conseguir proporcionar o retorno de investimento originalmente planejado, por perder janelas de oportunidade de negócios importantes.

Dentre os diversos males que afligem a condução de projetos, percebemos que o gerenciamento do tempo é justamente um dos pontos mais críticos para o sucesso. Entretanto, sistematicamente, percebemos que um número elevado de projetos sofre atrasos, por falta de planejamento, por dificuldades de comunicação, por uma má avaliação dos riscos envolvidos e por diversos outros fatores que um bom gerenciamento de projetos pode tratar.

Os atrasos nos projetos têm sua origem no atraso de pacotes de trabalho que fazem parte do caminho crítico. Ou seja, o fluxo de execução de atividades que, por razões de interdependências, ocorrendo atraso em uma delas, cria-se um efeito dominó, fazendo com que todas as demais também sofram atrasos por iniciarem mais tarde. Isso impacta na entrega final do produto do projeto. Dessa forma, deve-se evitar a todo o custo qualquer tipo de atraso nas entregas resultantes de atividades executadas no caminho crítico do projeto.

Os motivos que levam aos atrasos são muitos, desde uma falta de visibilidade do andamento das atividades por parte do gerente do projeto, como problemas de planejamento e comunicação. Em todos os casos, a rapidez na identificação desses problemas e a agilidade na resposta é ponto chave para a garantia dos prazos planejados. E o uso das ferramentas é técnicas adequadas é instrumental para fazer isso acontecer.

Com o uso de uma ferramenta adequada é possível entregar os projetos dentro do prazo determinado. Confira abaixo:

Passo 1 – Planejamento colaborativo

O bom planejamento é um fator crítico para o sucesso de qualquer projeto. Quando esse planejamento ocorre de forma colaborativa, seus resultados são ainda mais expressivos, pois refletem de forma mais direta as percepções e experiências da equipe como um todo.

A ferramenta de gerenciamento de projetos que oferece esse tipo de recurso conta com um grande diferencial em relação às demais, na medida que os planos elaborados de forma colaborativa contribuem muito para o cumprimento dos prazos.

Passo 2 – Integração

A integração entre áreas e pessoas em um único ambiente proporciona ganhos de produtividade e um maior nível de controle. Ao adotar uma ferramenta de gerenciamento de projetos que promova essa integração, as empresas fazem com que o trabalho flua melhor entre os integrantes da equipe e exista maior visibilidade do andamento do projeto, evitando surpresas desagradáveis quanto ao verdadeiro andamento das atividades.

Passo 3 – Agilidade

A facilidade no controle e recursos que permitam uma rápida resposta e correções ágeis fazem com que o andamento do projeto seja mais suave e possa sofrer alterações sem comprometer os prazos finais. Um replanejamento complexo, sem as devidas ferramentas, pode se tornar um ônus e comprometer, por si só, prazos importantes do projeto.

Passo 4 – Metodologia

Diferentes projetos utilizam diferentes metodologias, muitas vezes baseadas em recomendações ou conjuntos de boas práticas distintas. Assim é com o PMBOK, Gerenciamento Ágil de Projetos, PM Canvas, Prince2, entre outros. A capacidade da organização de utilizar a metodologia adequada ao tipo de projeto e, principalmente, contar com ferramentas que adaptem-se a essas metodologias, é um elemento determinante no bom acompanhamento do projeto e no cumprimento dos prazos.

Passo 5 – Fácil acesso

Nas organizações vivas de hoje, a facilidade de acesso torna-se um dos principais pontos de produtividade e eficiência, traduzindo-se em bom uso do tempo e, consequentemente, em prazos cumpridos. Ferramentas que permitam o acesso remoto e fácil a partir de qualquer dispositivo e em qualquer ambiente computacional fazem uma grande diferença no tempo de resposta e em todos os passos anteriores, proporcionando fluidez no trabalho e um melhor desempenho da equipe como um todo.

Como vimos, o cumprimento de prazos é algo relativamente fácil de se obter com o uso das ferramentas adequadas. Um bom sistema de informação permite que o acompanhamento dos projetos ganhe em agilidade, conte com uma equipe mais envolvida, e proporciona um maior nível de controle. Tudo isso acaba refletindo-se em um melhor gerenciamento do tempo nos projetos, evitando que os indesejáveis atrasos ocorram.