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Passo a passo da proposta comercial

O gerenciamento de projetos começa a partir de um contrato fechado com o cliente. Mas, com a crise, adquirir clientela nova para o seu negócio pode não ser uma tarefa muito fácil. Afinal, entre o processo de prospecção e a conclusão da compra (ou fechamento do acordo), existe uma etapa muito importante representada pela proposta comercial.

Ela traz elementos essenciais como escopo, o que será feito e o que não, qual o prazo estimado e o porte do projeto e, principalmente, qual o investimento necessário para sua implementação. Portanto, para conquistar mais compradores é preciso apresentar uma proposta comercial encantadora.

Se você pretende superar as metas da sua empresa, reavalie seu modelo de proposta e confira neste artigo um passo a passo detalhado para alavancar sua carteira comercial — e o mais importante: impressionar seus prospects. Continue a leitura!

1. Entenda a autoridade da proposta comercial

Primeiramente, é necessário entender as funções da proposta para, depois, começar a elaborá-la. Antes de fazer uma visita a um freguês em potencial, por exemplo, é recomendada a conferência dos reais objetivos dele (aqueles apurados ainda na prospecção).

Isso porque alguns aspectos podem passar despercebidos, comprometendo sua argumentação e desvalorizando uma proposta que tinha tudo para ser diferenciada e atrativa.

Portanto, se coloque no lugar do consumidor e guie-se de forma eficiente por esses padrões cruciais na elaboração do documento.

Argumentação digital

Claro que todo vendedor exemplar precisa exercitar sua argumentação pessoalmente. Mas não adianta ter boa lábia para o usuário topar fechar negócio.

É preciso saber organizar as ideias “no papel” — impresso ou enviado por e-mail —, para deixá-lo seguro de que seu negócio oferece uma oportunidade irrecusável.

Dessa forma, a proposta comercial serve para pautar a performance do consultor e vice-versa. Por isso, uma boa elaboração depende:

— Da necessidade do cliente, captada na fase da prospecção;
— De apontamentos sobre o que a empresa oferece de melhor para cada caso;
— Da personalização: para que o cliente sinta que ela se encaixa perfeitamente em seus objetivos;
— Da menção a informações decisivas dos produtos ou aos serviços que você fornece de forma didática, para que funcionem de modo atraente.
— Devido a essa importância, é fundamental saber formular um documento completo para atrair um novo comprador e até fidelizar os antigos.

2. Organize as informações

Por falar em saber organizar, antes de abrir o arquivo para montar a proposta, verifique os cálculos que você possui e possíveis documentos para anexar, colocando planilhas e cronogramas em ordem para agilizar o processo.

Afinal, no universo corporativo, tempo é dinheiro e você não precisa gastar muitas horas formulando uma proposta — até porque os programas de planilhas eletrônicas são uma “mão na roda” nesse quesito —, desde que sejam considerados atenciosamente os elementos que apontaremos adiante.

Por ora, providencie uma pasta com capa e logomarca personalizadas da sua empresa. O papel timbrado também é válido, porque confere mais autoridade e solidez à proposta.

Layout caprichado

Além da organização, outro fator que desperta a admiração do consumidor é o layout, que deve ser impecável, sobretudo se sua proposta precisa de cronogramas ou organogramas.

Analise também os tamanhos das fontes e, se houver necessidade, inclua imagens, tabelas e gráficos para facilitar o entendimento. Agora sim, vamos ao conteúdo em si:

3. Defina o escopo

É o item básico de cada projeto. Por consequência, é também o coração da proposta comercial. Este documento deve conter tudo o que for previsto para a implementação de um projeto.

Dependendo da complexidade de cada etapa, é importante ressaltar detalhes como itens de segurança, materiais específicos que serão necessários e a mão de obra especializada.

Nessa etapa, você vai:

— Definir e controlar o que ESTÁ e o que NÃO ESTÁ no projeto;
— Checar se todo o trabalho está sendo feito;
— Não aceitar adições ao escopo fora do processo de mudança;
— Garantir que as mudanças se encaixam no objetivo do projeto;
— Evitar horas extras, devido a retrabalho, ou trabalho desnecessário.

4. Destaque as vantagens do produto

Mesmo que o comprador já conheça o seu produto ou serviço por meio de reuniões com a equipe de vendas ou pesquisas que ele já realizou sobre o assunto, saiba que a proposta comercial também serve para apresentar as funcionalidades do que está sendo oferecido, enfatizando os benefícios que podem ser trazidos com a sua aquisição.

Por isso, é importante apresentar informações personalizadas, mostrando que a negociação vai de encontro às expectativas e às necessidades demandadas pelo cliente.

Mas tenha clareza durante a produção deste conteúdo e evite termos muito técnicos que podem confundir ou comprometer o acordo!

5. Seja objetivo fora do escopo

Mantendo este foco, é melhor prevenir do que remediar: para evitar que o cliente solicite algo não previsto, a proposta comercial avisa de antemão os requisitos que não estarão contemplados.

Assim, o cliente terá mais clareza sobre o que será feito ou não. O fato é que ele deve receber aquilo que solicitou — nem mais, nem menos.

6. Inclua o mapa do projeto e a avaliação de porte

Saber dos prazos e no que consistirá cada etapa é fundamental. A utilização de mapas ou diagramas pode ser uma boa opção, pois é uma forma eficiente de apresentação do projeto ao cliente.

Esse documento ajuda a esclarecer os passos da implantação. Avalie também o porte do projeto com métricas adequadas.

7. Considere o cronograma e a lista de entregáveis

Um cronograma é pré-requisito para dar a noção dos prazos, mas não precisa ser detalhado na proposta comercial. Defina apenas os marcos e as principais entregas.

A lista de entregáveis, por sua vez, deve ser bem completa. É preciso especificar para o cliente o que ele vai receber e qual é o prazo de cada tarefa.

8. Informe sobre o investimento

É o momento de dizer o investimento que deve ser feito no projeto. Não se esqueça de incluir a forma de pagamento. Uma prática corrente é condicionar pagamentos às entregas.

9. Destaque a reputação da empresa

Um cliente pode não ter conhecimento total da sua capacidade técnica. Reserve este espaço na proposta comercial para se apresentar e valorizar sua empresa.

Descreva o histórico da companhia, as certificações e os prêmios conquistados. Reforce elementos positivos, como avaliações de outros clientes e solidez financeira, que consolidam a imagem do seu trabalho.

10. Vincule somente esclarecimentos importantes

Alguns documentos só devem ser incluídos se forem realmente necessários. É o caso de plantas, gráficos, planilhas mais detalhadas, esquemas, mapas e outras informações que deixarão sua proposta mais completa, mas só devem ser utilizadas caso seja preciso explicar um item minuciosamente, para uma melhor compreensão do leitor.

11. Apresente soluções extras

Eventualmente, o cliente pode contratar um serviço com sua firma e fechar outro tipo de trabalho que vocês também oferecem com uma companhia concorrente.

Isso não significa que ele não tenha gostado da sua empresa, mas sim que ele pode não estar ciente do catálogo completo de alternativas que vocês oferecem.

Por isso, é interessante aproveitar a oportunidade da proposta comercial para apresentá-lo a outras possíveis opções que seu negócio oferece.

Nesse caso, tenha a sensibilidade de perceber se tais serviços realmente se encaixam no projeto que o cliente busca no momento atual, já que oferecer soluções que não tenham nada a ver com os objetivos prejudica drasticamente a intenção de uma proposta eficaz, minando sua intenção inicial.

12. Finalize com o CTA

Outra ferramenta importante para consultores curiosos quanto às atuais demandas do mercado, que desejam aprimorar seu poder de convencimento, é o call to action, ou CTA.

Trata-se de uma estratégia do marketing digital que estimula o comprador a realizar uma ação e, portanto, vem a calhar no momento da construção da proposta comercial, não é mesmo?

Para utilizá-la corretamente, acrescente algumas expressões chamativas como “conheça as novas promoções deste mês” ou “ligue agora para efetivar a proposta com nossos vendedores” ao final do documento.

Tenha em mente que, dentro de uma proposta bem-sucedida, simples expressões podem fazer toda a diferença. Pode apostar!

13. Revise antes de enviar

Mas tão indispensável quanto se debruçar sobre essas sugestões para a preparação de propostas comerciais é revisar todo o conteúdo antes de encaminhá-la ao prospect.

Por isso, leia atentamente todos os tópicos — deste artigo e da sua proposta —, revise gráficos e tabelas e confira a resolução das imagens.

Além disso, também é essencial corrigir a gramática e a ortografia utilizadas no documento, já que ambas são decisivas para uma proposta bem construída, organizada e sem erros ou dados incorretos, que não devem passar despercebidos aos olhos exigentes da clientela.

Dessa forma, é possível garantir a qualidade e a efetividade do documento que será encaminhado.

Sabendo quais são as estratégias mais relevantes, você já está apto para começar a traçar suas propostas com um olhar diferenciado, de quem possui capacidade de sobra para estimular o encantamento de seus fregueses e alavancar sua rentabilidade, mesmo com a crise!

Esperamos que nosso passo a passo te ajude na sua próxima proposta comercial! Compartilhe esse conteúdo nas redes sociais (FacebookLinkedInTwitter e Google +) e ajude seus amigos!

 

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