Você tem na ponta da língua os fatores que tornam um projeto bem-sucedido: prazo cumprido, escopo entregue com qualidade, custos precisamente calculados sem sobras nem faltas. Mas esse cenário está longe de ser uma realidade, certo?

A maioria dos projetos sai do roteiro previsto inicialmente. Cabe ao gerente de projetos tomar decisões que ofereçam o melhor resultado possível ao cliente e às demais partes interessadas. Para ajudar a trilhar esse caminho das pedras, reunimos 10 passos rumo ao sucesso.

1. Estabeleça parâmetros

Você só saberá se atingiu ou não o sucesso se tiver indicadores que o comprovem. Identifique, em seu projeto, quais são as prioridades, o que não pode faltar de jeito nenhum, o que vai deixar o cliente mais satisfeito, o que vai tornar sua equipe mais produtiva e motivada. Nem tudo pode ser 100% contemplado. Estabeleça previamente o que será considerado bem-sucedido ao final do projeto e o porquê disso.

2. Seja mais correto e menos simpático

Não estamos dizendo para sair dando patadas por aí. Ao contrário, é sempre recomendável o trato gentil com sua equipe e, sobretudo, com o cliente. Mas há decisões difíceis que precisam ser tomadas. Fazer a equipe trabalhar horas extras, exigir mais recursos para a entrega de uma tarefa ou alterar o escopo não são propostas muito simpáticas. Se o resultado e a qualidade final dependerem disso, não tenha dó. Alguém tem de fazer o trabalho sujo. Nesse caso, os fins justificarão os meios.

3. Ofereça treinamento e suporte

Quando um projeto é entregue ao cliente, nem sempre ele o compreende em sua totalidade. Se for um projeto de TI, por exemplo, os usuários devem ser treinados para utilizar as soluções criadas. Existem casos em que o projeto é considerado um fracasso porque não foi explorado em sua totalidade por quem está na ponta. Capacitação nunca é demais. Além disso, durante os primeiros meses pós-implementação, vale a pena dar uma atenção ao cliente em caso de dúvidas.

4. Esclareça os papéis e as responsabilidades

Pode parecer surpreendente afirmar que é bastante comum as pessoas não saberem seus papéis nos projetos. Fica uma zona cinza de atribuições, em que não está definido até onde vai a participação de um e de outro. As responsabilidades também ficam suspensas. Se o projeto vai bem, não falta pai da criança. Quando vai mal, a culpa é sempre do estagiário.

Quando não há clareza sobre qual o papel de cada um, é difícil saber o que se espera como resultado nas entregas. Não há parâmetro de sucesso, não há uma meta. A solução é investir na comunicação facilitada e na documentação.

5. Desenhe um fluxo de trabalho

Em complemento ao passo anterior, sugerimos que deixe claro qual é o fluxo de trabalho. Uma coisa é cada um saber o seu papel individualmente e o que se espera dele. Outra coisa é todos entenderem qual o contexto em que estão inseridos, em que momento são decisivos e para qual direção caminha o resultado de seu esforço. Isso se resolve com um fluxo de trabalho transparente.

6. Saiba dizer não

Quando você entrega um projeto, quantas vezes tem de ouvir: “pode incluir só mais uma coisinha aqui ou ali?”. Mal sabe o cliente que essa “coisinha” interfere em todo um sistema por trás que não é nada simples de ser codificado. O custo dessa suposta pequena alteração poderia extrapolar absurdamente o orçamento. Pedidos de inclusões no escopo são situações comuns para gerentes de projetos. Saiba estabelecer um limite para esse tipo de alteração, com avaliação de custo, prazo e tamanho do impacto que causaria.

7. Previna-se de riscos

As crises existem. Ponto. Só não sabemos exatamente quando e como vão ocorrer. Não temos bola de cristal, mas podemos nos preparar para o pior cenário possível. Desde o início do planejamento, passando pela execução até um breve período pós-lançamento, estipule quais os possíveis riscos que o projeto corre e prepare-se para evita-los ou combatê-los.

8. Registre tudo

Seja camarada consigo mesmo e com seus colegas. Documente tudo de forma adequada e organizada. Isso evitará o retrabalho ao iniciar um próximo projeto semelhante, lhe dará a segurança de comprovar que as etapas foram cumpridas e de que maneira, tranquiliza os stakeholders no decorrer do processo, enfim, é só vantagem.

9. Teste tudo, sempre

Quando entregamos um projeto, não podemos simplesmente dizer que “la garantía soy yo”. O cliente não vai confiar em seus belos olhos. É preciso testar tudo de forma minuciosa para que ele tenha a certeza da qualidade do que está sendo entregue. O patrocinador quer ver o retorno de seu investimento. Você e sua equipe se dedicaram exaustivamente. Não estrague tudo ao entregar um projeto inacabado ou com defeito por falta de testes.

10. Deixe um legado

A melhor herança que você pode deixar é o seu exemplo. Siga o caminho correto e facilite a vida das pessoas que estão à sua volta. Ao seguir esses passos, você estará criando um modelo a ser reproduzido pelos próximos gerentes de projetos que trabalharão na sua empresa. Você só terá a ganhar como profissional, ao valorizar-se no mercado, e inspirará atitudes recomendáveis na área de gestão de projetos que está em rápido crescimento no Brasil.

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