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Gerenciamento de escopo: qual a importância e como deve ser feito

O gerenciamento de escopo faz parte do bom desenvolvimento de projetos. A verdade é que o desempenho nesse momento da execução determinará o sucesso do produto em relação ao bom alocamento de recursos e satisfação do cliente. Por isso, todo bom gestor de projetos deve dar a devida atenção para essa etapa.

Sendo assim, preparamos este post explicando do que se trata o gerenciamento de escopo e qual é a importância dele no resultado final e na performance do projeto. Além disso, vamos dar algumas orientações sobre como gerenciar bem o escopo e desenvolver um produto redondinho utilizando seus recursos da melhor forma.

Que tal se inteirar sobre esse assunto? Continue conosco nessa leitura!

O que é gerenciamento de escopo?

O gerenciamento de escopo é, basicamente, o processo de organizar o “esqueleto” do seu projeto. Nesse processo, você garante as atividades e recursos fundamentais para a execução eficiente do projeto, evitando excessos, acúmulos, equívocos etc. Ou seja, esse gerenciamento é sobre direcionar e controlar os processos referentes ao escopo.

Embora a definição do PMBOK indique que o escopo é o trabalho referente às ações para entrega do produto, é bastante comum ouvirmos pessoas da área de projetos se referindo ao gerenciamento de escopo como uma expressão relacionada a um produto já entregue. Sendo assim, é bom ficar de olho no contexto.

Há ainda o Plano de Gerenciamento de Escopo (PGE), que nada mais é do que uma documentação descritiva sobre como o escopo será estabelecido, como será desenvolvido, acompanhado e checado ao longo de seu desenvolvimento e implementação das etapas.

Qual é a importância na gestão de projetos?

O gerenciamento de escopo serve principalmente para que o desenvolvimento do projeto seja enxuto, ou seja, para que exatamente o que foi planejado seja feito. Outro ponto positivo é que você pode medir o aproveitamento da equipe, cada área com sua função e resultado de acordo com a linha do tempo e de alocação de recursos do escopo.

Aproveitamento dos recursos

A principal vantagem de fazer um bom gerenciamento do escopo é a boa alocação dos ativos do projeto, como tempo, dinheiro, dados e informações etc. Você sabe que está aproveitando de maneira correta os recursos e, principalmente, pode apresentar essa certeza, de forma documentada, para quem está pagando pela execução do projeto.

Com um escopo bem definido e controlado, você pode apresentar relatórios de desempenho, explicando, inclusive, como cada etapa está utilizando as aplicações para gerar valor ao produto. O resultado disso é que o trabalho se torna eficiente, visto que os recursos são utilizados à medida de sua necessidade, nem mais nem menos.

Como fazer um gerenciamento de escopo eficiente?

O gerenciamento de escopo traz em si tanto o planejamento do escopo quanto o planejamento de requisitos. Depois de reunir os requisitos, é preciso planejar pensando em como fazer análise, estabelecer prioridades, controlar o fluxo de trabalho, gerenciar mudanças etc. Vejamos a seguir os passos primordiais para fazer gerenciar o escopo!

Invista em planejamento

Quando falamos em investimento aqui, não pense somente em capital: o tempo que você vai gastar, a comunicação que vai fazer, tudo isso é recurso sendo aplicado em planejamento. Dessa forma, é fundamental ter todas as diretrizes para poder traçar o escopo, planejando em cima dos objetivos e metas. Você precisa:

  • saber o objetivo do produto (qual é o propósito do projeto?);
  • definir o escopo do projeto (como vamos chegar a esse objetivo?);
  • detalhar as entregas (quais etapas vão sendo concluídas e em quais prazos);
  • estudar os critérios de aceitação;
  • estabelecer o que não faz parte daquele projeto (o que está fora do orçamento, por exemplo);
  • determinar as premissas e as restrições em relação à execução.

Diante disso, o momento mais importante é a coleta de requisitos, quando você vai obter as informações de qual é o resultado esperado de um projeto ou produto. Há diversos tipos de requisitos, relacionados a funções de um produto, qualidade, processos, enfim, o mais importante é ouvir atentamente as necessidade e expectativas.

Além de entrevistar a parte interessada, é bom também contar com outras ferramentas para tornar essa coleta mais efetiva, como brainstorms, registros da progressão, revisões etc. Lembre-se de que o bom alinhamento nessa fase garante que o que está sendo desempenhado tem base nos objetivos e no propósito do projeto.

Crie uma estrutura analítica

Planejamento concluído, temos aí a definição do que vai ser feito, como vai ser feito, quais recursos serão utilizados, entre outros aspectos. Agora é o momento de fazer a validação do escopo. Para avançar até esse ponto, é preciso criar uma estrutura analítica para o projeto (EAP). Essa ferramenta constitui um sistema do gerenciamento do valor, composto de:

O Project Management Institute (PMI) diz que essa organização é obrigatória, visto que ela permite que todos os envolvidos no desenvolvimento visualizem o escopo de forma estratégica e estruturada. Assim, nenhuma entrega fica para trás, o impacto de mudanças e solicitações fica claro no escopo etc.

Estruturada essa ferramenta, basta esperar a validação formal do escopo — por parte dos patrocinadores ou clientes finais. Vale ressaltar que é diferente da declaração do escopo: a última acontece antes de o projeto começar, enquanto a validação é realizada conforme as entregas são feitas, de fato reconhecendo o bom andamento do projeto.

Use a tecnologia

É fundamental ficar atento a tudo que acontece, validando as etapas de maneira organizada para evitar problemas, retrabalhos e adiantar ou frear necessidades de mudança. Dessa forma, o gestor do projeto também tem a função de direcionar todos os envolvidos para que nenhum imprevisto ocorra e comprometa o que já foi realizado do projeto até então.

Portanto, a última instrução para você é: use a tecnologia para medir e analisar o andamento e execução das funções do escopo em função da finalização do projeto. Utilizando um sistema, o gerenciamento do escopo se torna muito mais simples, uma vez que você consegue visualizar todos os processos e acompanhar o desempenho.

Esses insights sobre como gerenciar escopo de projeto foram úteis para você? Sempre pensamos nos melhores materiais para te ajudar: nos acompanhe nas redes sociais e fique por dentro! Você nos encontra no Facebook, no Twitter, LinkeIn e YouTube.

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