Vi recentemente em uma viagem, uma propaganda muito inteligente no assento do avião que dizia assim: seu mais novo concorrente não existe essa manhã. Essa frase usada no slogan de um Big4 me fez refletir o quanto eles estão certos. Em um cenário onde o número de concorrentes cresce todos os dias, a informação que auxilia na tomada de decisão do consumidor nunca foi tão importante.

As informações necessárias para escolher o melhor caminho e ter segurança das ações estratégicas, precisa ser simples e estar acessível, pois é com elas que as organizações se tornarão mais inovadoras e produtivas, são elas que também vão colaborar na redução de custos e em tirar a atenção de projetos que só drenam a energia.

O desafio começa na hora de escolher como organizar estas informações, afinal são dados que não tem mais fim e chegam por softwares de informação como ERPs, CRMs e PPMs, por e-mail, redes sociais, feeds, mídias convencionais, newsletter, apps etc. Neste ponto o bicho pega e é ai que surge a relevância de saber o que é um dashboard.

Deseja saber como os dashboards vão te ajudar a dar atenção a aquilo que é mais importante e consolidar informações secundárias? Continue a sua leitura!

Os tipos de dashboards

A ferramenta auxilia os gestores a fazer o gerenciamento dos dados, que são organizados, armazenados e exibidos em uma única tela. Por meio dela, o acesso às informações que provém de várias fontes é facilitado. O principal objetivo dessa solução e permitir a correta interpretação dos resultados empresariais. Confira alguns tipos de dashboard!

Dashboard estratégico

Dashboard estratégico é utilizado para o monitoramento dos status dos indicadores de desempenho. A ferramenta de relatório é muito importante para os gerentes e executivos, pois as informações são atualizadas frequentemente. O painel pode ser visualizado uma vez ao dia para que os líderes empresariais tenham conhecimento das informações relacionadas à empresa.

Dashboard operacional

O dashboard operacional é indicado para a geração de relatórios. A ferramenta monitora os processos organizacionais que são alterados com frequência e rastreia a atuação dos indicadores e métricas. Nesse tipo específico, as informações são constantemente atualizadas e os painéis podem ser analisados diversas vezes por dia. Desse modo são averiguados os progressos referentes às metas e objetivos.

Dashboard tático

Esse dashboard influencia nas decisões relacionadas aos recursos da empresa que são mobilizados para alcançar objetivos em um prazo médio. Portanto, o painel é planejado com a finalidade de obter indicadores e métricas relevantes em um período maior de tempo. A ferramenta é aplicada pela alta gerência que toma as decisões mais relevantes sobre o futuro das organizações.

Dados visualizados nos dashboards

Diversas informações são expostas pelos dashboards. Essas ferramentas rastreiam uma variedade de números de acordo com as necessidades de cada negócio. Elas podem ser configuradas para apresentar qualquer tipo de dados que seja útil para os gestores, por exemplo, vendas, receitas, métricas de agendamento, taxa de retorno dos investimentos (ROI) e muito mais.

Os gerentes podem acessar dados sobre lojas virtuais, atendimento aos clientes, unidades filiais, disponibilidade de equipamentos, sistemas críticos, processos produtivos, índices de desperdício, desempenho fabril, máquinas e equipamentos ociosos etc. As informações podem ser separadas por categoria ou então visualizadas de forma geral.

Sendo assim, um dos objetivos do dashboard pode ser apontar a data ideal para o término de projetos, o orçamento disponível, o ritmo das atividades, a largura de banda dos membros das equipes, entre outros. Os painéis respondem as dúvidas diárias dos gestores, pela comparação dos dados e pela geração de relatórios de progresso.

Como você pode observar, as empresas utilizam os dashboards de maneira distinta. As ferramentas são criadas conforme os propósitos e objetivos que a equipe de tecnologia de gestão definem antes de sua implementação. A solução é construída de acordo com as respostas que os gestores precisam para monitorar a performance do negócio.

Os dashboards fornecem os dados mais relevantes para a realização de análises. Por exemplo, índice de liquidez, ligações do call center, time de vendas, produtos mais vendidos, oportunidades interessantes, fontes de tráfego, informações de site, crescimento dos negócios, conversões, funil de marketing, disponibilidade de recursos etc.

Benefícios do dashboard

Existem vários benefícios provenientes do dashboard, tendo em vista que ele permite o acesso, a interação, o controle e a avaliação de informações que atualizadas em tempo real. A ferramenta propicia o alinhamento entre os departamentos da organização, aumenta a competitividade e melhora a sinergia entre as equipes. Veja a seguir outras vantagens que merecem destaque!

Aumento da eficiência

A aplicação da ferramenta eleva a eficiência de forma rápida por que agiliza as medidas que devem ser tomadas para o sucesso da empresa. A implementação do dashboard é importante para o monitoramento eficiente das atividades de uma organização. Além disso, ele promove transparência, integração e engajamento entre os times de todos os departamentos.

Melhora dos processos de tomada de decisão

A melhoria dos processos que envolvem a tomada de decisões é uma consequência do uso de dashboard. Os gestores observam o desempenho e os processos se tornam mais intuitivos, com dados precisos e robustos. As equipes de trabalho são gerenciadas para que tenham o mesmo objetivo e uma comunicação mais eficaz. A ocorrência de erros diminui e mutos prejuízos são eliminados.

Visibilidade dos dados

Dashboards tornam os dados visíveis de qualquer lugar e a qualquer momento por meio de dispositivos móveis. Uma aplicação mobile mostra as informações quando for preciso para facilitar a realização de reuniões. Um dashboard é uma ferramenta de Business Intelligence (BI) semelhante a um painel que as empresas usam para visualizar dados.

Passo a passo para a criação de um dashboard

A ferramenta possibilita o monitoramento dos indicadores e dos resultados em tempo real, de modo que é extremamente útil para facilitar as tomadas de decisões. Também podem ser visualizadas as informações por períodos, caso o gestor configure a solução. Observe abaixo um passo a passo para criar um dashboard que atenda as suas expectativas!

Defina o objetivo

Inicialmente, é preciso definir o objetivo do projeto do dashboard para que a ferramenta responda aos questionamentos funcionais relativos à gestão do negócio. Por este motivo, faça uma reflexão sobre os principais indicadores que oferecem os dados relevantes que servem ao gerenciamento das atividades e facilitam a tomada de decisão.

Escolha o tipo de dashboard

Após definir a finalidade do projeto, escolha o tipo apropriado e que contenha medidas para atender as demandas da sua organização. Considere os profissionais que vão trabalhar com o dashboard e aplicar a inteligência das informações em suas rotinas. A modalidade da solução será definida conforme o grau de hierarquia dos colaboradores que vão utilizá-la.

Crie um esboço

Faça um esboço das informações que deverão aparecer no painel para facilitar a seleção das cores adequadas, bem como a disposição de cada dado. Para isso, você poderá criar o modelo utilizando o Microsoft Excel, que tem uma funcionalidade específica para criar esboços e disponibiliza painéis com indicadores gráficos. Isso pode ser feito na planilhas eletrônicas ou outra ferramentas adequadas.

Elabore um layout

A escolha do layout deve ser feita com bastante cuidado, visto que os dashboards são expostos durante um período de meses ou anos. Os analistas e outros profissionais fazem uso deles e observam os indicadores todos os dias. Por isso, opte por uma alternativa que esteja harmonizada com o estilo das informações e cujo design facilite a interpretação dos dados.

Selecione um software apropriado

Você vai encontrar no mercado uma infinidade de softwares ou ferramentas para criar o seu dashboard. Uma delas é o Excel, que é útil para a criação de planilhas eletrônicas. Mas existem outras que são específicas para essa finalidade, as quais são mais ágeis e oferecem opções avançadas para a integração dos dados.

Dicas importantes sobre dashboard

Uma confusão comum para que está começando no mundo do Business Intelligence é achar que BSC e dashboard são sinômimos. Errado. A grande diferença entre os dois, é que um dashboard, funciona como o velocímetro do seu carro, ele mostra o estado em um determinado momento. Já um scorecard, por outro lado, mostra a evolução ao longo do tempo para objetivos específicos.

Projetos do dashboard e scorecard são cada vez mais convergentes. Por exemplo, alguns dashboards da área comercial também incluem a capacidade de acompanhar o progresso em direção a um objetivo. Um produto que combina elementos de ambos os dashboards e scorecards é por vezes referido como um dashbord de avaliação.

Agora, antes avançar com a construção do dashboard da sua empresa, vale a pena lembrar que a função dele é compartilhar informações com um grupo especifico de usuários com ansejos e necessidades específicas. Por exemplo, um gerente de portfólio que precisa acompanhar a evolução dos projetos de sua carteira de investimento.

Se ele não tiver acesso a informações realmente relevantes, gera o risco dele investir energia em coisas que no fim das contas tem valor para o negócio – apesar da maioria dos painéis de controle exiberem KPIs, essas métricas precisam ser relevantes para cada público dentro da empresa. Acompanhe outras dicas que são consideradas relevantes sobre dashboards!

1. Bonito não é o objetivo, a comunicação é o objetivo

Não é sobre o quão bonito é o painel, com seus gráficos de pizza, barras ou animações, é sobre sua capacidade de se comunicar de forma rápida e clara a informação certa na hora certa e da melhor forma possível! Desta forma tomada de decisão se torna mais rápida e baseada em fatos relevantes. Em suma: Bonito não é o objetivo, a comunicação é o objetivo.

2. Em todo lugar e a qualquer hora

Se não é possível ter acesso a informações em tempo real, como uma empresa vai estar apta agarrar uma oportunidade ou evitar uma crise? Como você pode compartilhar idéias e despertar conversas com outros decisores envolvidos de forma rápida e imediata? A resposta é simples, tudo está e deve estar online, do seu software de gestão de projetos ao seu sistema de RH. O trabalho fica mais rápido, inteligente e conveniente. A mesma coisa vale par ao dashboard, eles precisam estar disponível online.

3. Varias abas não é uma boa opção. Tudo deve estar em uma só tela

Todos os relatórios e informações relevantes devem ser exibidos em uma única tela, sempre que possível, ao fazê-lo, ele deve permitir analisar os dados de forma mais rápida e com maior facilidade de compreensão.

O cérebro humano tem mais capacidade de visualizar todas as fontes de informação inter-relacionados em conjunto, desta forma, é possível entender a importância e significado global de um conjunto de informação com maior precisão. Ele também permite comparações mais fáceis e rápidas entre os diferentes tipos de gráficos, bem como a identificação de tendências e relações dentro do conjunto de dados global, levando a uma percepção mais profunda. Um painel que é mais longo do que o comprimento de uma tela, e requer o deslocamento, é menos eficaz. Isso ocorre porque o cérebro é capaz de armazenar apenas uma pequena quantidade de informação na memória de curto prazo.

4. Comece com uma imagem grande, sem esquecer dos detalhe

As informações devem ser apresentadas em uma série de relatórios de resumo de alto nível que rapidamente fornecem uma visão geral do que está acontecendo em um ambiente organizacional, que permitem aos usuários se aprofundar em detalhes subseqüente para diagnosticar por que algo ocorreu e revelar sua origem

5. Assegurar o alinhamento natural e ordem lógica de gráficos

Um estudo recente descobriu que layouts de página web que as pessoas compreendem de forma rápida. A pesquisa encontrou evidências que os usuários experientes da Internet têm formado respostas automáticas de atenção e padrões de busca baseados em normas da página web ou design de interface web.

Portanto, como hoje em dia quase qualquer destinatário de um painel BI seria classificado como um “usuário de Internet experiente”, a posição das informações dentro de um painel de controle deve estar em conformidade com as normas previstas de layout de página web para auxiliar a compreensão da informação.

Por exemplo, todos os menus devem ser deixados, ajustadando sempre que possível, guias adicionais devem ser posicionados na parte superior do painel de instrumentos, e se o deslocamento é necessário, em seguida, os usuários devem se deslocar para cima e para baixo, em vez de através da tela.

Além disso, os gráficos dentro do painel devem ser ordenados de uma forma que permite o consumo mais rápido w fácil das informações. Por exemplo, o posicionamento de uma série de cinco relatórios sobre um painel, onde o significado da primeira não pode ser plenamente compreendido até que o usuário tenha lido o quarto, acarreta em má compreensão da informação como um todo.

6. Personalização é a chave

Os relatórios e visualizações associados devem ser personalizados para atender às necessidades e demandas específicas do destinatário (individual ou grupo) relevante para o papel funcional dessa entidade para a organização, para apoiar a tomada de decisões adequadas e oportunas de cada unidade. Não seria muito útil permitir a equipe de marketing saber sobre as iniciativas de RH, certo?

7. Efetivamente destacar as informações mais importantes

Painéis de boas práticas devem ser concebidas de modo a chamar a atenção dos usuários para OS PONTOS MAIS RELEVANTES (viu como seu olho parou na frase) da informação dentro de um dashboard. Para conseguir isso, você deve evitar:

Desordenar o painel com tipos de gráficos visualmente gratuitos que resultam em um assalto sobre os olhos, e, portanto, falta de destacar / elevar um único ponto (s) de importância acima de outros dados exibidos

A seleção de um fornecedor cuja interface painel é visualmente gratuita e, portanto, distrai / diminui a partir dos dados que está sendo exibido

8. Erros que devem ser evitados com dashboards

É normal cometer equívocos na construção de um dashboard. Afinal de contas, o profissional terá que definir os dados que serão destacados no painel, como eles serão tratados e exibidos e outros detalhes. Os erros mais comuns estão relacionados ao propósito ou objetivo da análise, pois essa meta guia o estudo e a organização do painel.

Essas são as coisas que você precisa saber sobre que é um dashboard! Não utilize indicadores que não sejam importantes para o desempenho e gestão de projetos e não cometa a falha de não contextualizar as informações de maneira que os colaboradores não conseguirão compreender o que estão visualizando. O excesso de informações poderá saturar os colaboradores.

Pronto agora você pode continuar seu projeto de BI sem preocupação. Se ficou com alguma dúvida, deixe aqui o seu comentário!