Em um universo paralelo e utópico, existente somente nos sonhos mais otimistas dos gerentes de projetos, novos empreendimentos são concluídos a todo momento dentro do escopo, do prazo e do orçamento acordados com os clientes. Mas os gestores que mantêm os pés no chão sabem que a realidade não é bem assim, não é mesmo? Na verdade, o planejamento problemático costuma ser a causa de grandes dores de cabeça na maioria dos projetos, criando um embate constante entre clientes e fornecedores sobre qual das partes deve assumir os custos resultantes de tamanha ineficiência.

E é no meio desse caos que entram os schedule-driven projects — projetos de escopo fechado —, que surgiram como uma tentativa de contornar esse obstáculo por meio da descrição de todas as funcionalidades e os requisitos necessários para o produto final, exigindo o fechamento de um preço fixo e a transferência total do risco para quem executa o projeto. Ainda que seja a alternativa ideal para o cliente, esse tipo de projeto pode resultar em grandes desafios e dificuldades para os fornecedores.

Quer saber um pouco mais sobre essa promissora possibilidade? Então confira agora mesmo nosso post:

Cumprimento de acordos

Quando um gerente se compromete a entregar um projeto dentro de determinado prazo e com um orçamento mais rígido, qualquer problema que se apresenta entre o kick-off e o deadline será de sua responsabilidade. E, cá entre nós, as mudanças e os imprevistos em projetos não são nem um pouco raras!

Nesse cenário, os projetos de escopo fechado podem exigir recursos extras — geralmente em relação às horas de trabalho extra da equipe ou à falta de materiais —, cujas despesas adicionais são totalmente absorvidas pela empresa que respectivamente os executam.

Mudança de expectativas

Ainda que clientes e fornecedores costumem passar semanas — ou até meses — desenvolvendo o escopo, é natural que alguns requisitos não consigam ser previstos, não concorda? Isso acontece porque, com o desenrolar das etapas do projeto, o cliente começa a visualizar o produto sob uma outra perspectiva, reavaliando algumas das decisões tomadas durante a fase de planejamento.

Dessa forma, para não precisar desistir do projeto, é preciso fazer a renegociação do contrato durante sua execução, o que também representa um grande desafio aos envolvidos, pois essa medida muda radicalmente as expectativas tanto de prazo como de orçamento de ambas as partes.

Desalinhamento entre equipes

Quando um projeto de escopo fechado se depara com frequentes solicitações de mudança por parte do cliente, é comum o surgimento da falta de alinhamento entre os funcionários e as equipes, o que também pode influenciar a execução das etapas do projeto dentro do prazo, uma vez que são necessárias mais reuniões para atingir o consenso, normalmente resultando no overhead.

Ainda que apresentem tantos desafios, os projetos de escopo fechado seguem como a alternativa mais atrativa para a maioria dos clientes. Porém, como contraponto existem os projetos por hora técnica, em que o cliente paga somente as horas realmente gastas pelos profissionais de execução. No entanto, esse tipo de empreendimento também apresenta seus riscos, já que se o número de horas cresce demais, fugindo ao controle, é o cliente quem deve assumir todo o custo adicional.

Nesse complexo cenário, clientes e gestores de projeto devem sempre procurar entrar em um consenso sobre modelos mais flexíveis entre os tipos de contratação, buscando fechar um escopo mínimo, mas tornando a execução um pouco mais dinâmica para evitar grandes impactos em caso de mudanças. Somente assim será possível eliminar os desgastes durante a execução do projeto e se aproximar um pouco mais daquele utópico mundo dos sonhos.

Agora comente aqui e nos conte: qual acredita ser a melhor forma de contratação de um projeto? Ficou ainda alguma dúvida? Compartilhe suas opiniões e seus questionamentos conosco!