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Capacity Planning – o que é?

Qual é a capacidade de entrega de projetos de sua área? Quantos projetos podem ser gerenciados simultaneamentes? Quantos recursos temos disponiveis? Quando o especialista com aquele conhecimento raro poderá ser alocado em seu projeto?

Se você não consegue responder essas perguntas você não conhece a capacidade de entrega de sua empresa e provavelmente tem dificuldades de cumprir prazos e demandas.

Capacity Planning, ou planejamento de capacidade, é o processo de definir a real capacidade de produção, o atendimento de uma organização para responder às novas demandas, tais como, desenvolvimento de um novo produto, adaptação de um software ou ampliação de uma unidade de negócio.

Muito utilizado na gestão de projetos e na gestão de ti, o planejamento de capacidade busca definir quantos projetos a empresa ou área pode gerenciar no próximo período, e é um insumo fundamental para o processo de priorização de demandas.

A capacidade efetiva é definida pela quantidade de recursos que poderão ser alocados em projetos em um determinado período. Isso acontece de uma forma muito simples, digamos que uma área de TI possui 2 gerentes de projetos, 2 analistas de negócio, 12 programadores, 4 testadores e 2 consultores de implantação. Podemos dizer que o time ideal de projeto é composto por 1 gerente de projetos, 1 analista, 6 programadores, 2 testadores e 1 consultor de implantação. Digamos que cada projeto dura em média 3 meses e que cada gerente de projetos pode gerenciar 2 projetos ao mesmo tempo, desta forma a capacidade de entrega dessa empresa é entregar 16 projetos por ano.

A diferença entre a capacidade de uma área ou organização e as demandas de seus clientes (internos ou externos), resulta na ineficiência, que consequentemente impacta em recursos humanos subutilizados, compromissos não cumpridos e clientes insatisfeitos.

O grande objetivo do Capacity Planning é minimizar, e quando possível eliminar, essa discrepância. Ferramentas de PPM como o Project Builder buscam tornar esse processo mais simples e intuitivo, com dashboards que permitam responder em pouco tempo qual é a capacidade atual de entrega.

Tela-pessoas

Tela do Project BI – Pessoas

Para quem não possui recursos ou não está no momento de implantar uma ferramenta de gestão de projetos, uma forma de mensuar seu Capacity Planning é usando uma planilha que te permita calcular sua disponiblidade de recursos, suas demandas de projetos e alocação desses recursos em cada demanda. A demanda de projetos de uma organização varia de acordo com a necessidade de mudanças, tais como, lançamento de novos produtos, manutenção na operação, otimização de processos, adoção de um novo software ou ciração de um novo negócio.

Ja fez seu capacity panning desse ano? Se você ainda não faz, este artigo pode te ajudar. Depois nos conte se foi útil no facebooklinkedin ou twitter.

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