A gestão de projetos é um processo que envolve planejamento e uma série de informações coordenadas, por vezes complexas. Num mundo globalizado que demanda cada vez mais rapidez e praticidade, o uso de um bom software de gestão de projetos é fundamental na otimização de todo o trabalho de um projeto.

Além de permitir a integração de dados, o software facilita a comunicação entre os profissionais da equipe. Isso favorece a supervisão e acompanhamento de atividades em tempo real e favorece decisões mais rápidas e eficientes, como quais tarefas devem ser priorizadas ao longo de cada etapa do projeto. O resultado é maior qualidade, riqueza de informações e menor incidência de erros.

O desafio do gestor de projetos

Especialmente quando os processos da sua empresa estão passando por inovações constantes, ser gestor de projetos é aprender a resolver problemas que surgem na rotina de qualquer empreendimento. Os softwares de Gestão de Projetos foram desenvolvidos sobretudo para ajudar a equipe a resolver os desafios do dia a dia. Atualmente, eles constituem a ferramenta que os líderes e funcionários qualificados precisam para tornar mais eficiente todas as fases de um projeto.

Mesmo com todos os benefícios que oferecem, ainda existe uma resistência quanto ao uso de softwares para gestão de projetos justificada pela necessidade de instalação de programas. Contudo, essa ferramenta pode ser hospedada na nuvem, o que dispensa inteiramente a necessidade de programas e licenças de uso pela empresa.

8 motivos cruciais para o uso de um software de gestão de projetos

Vejamos a seguir os 8 motivos fundamentais para o uso do software de gestão de projetos como solução tecnológica para o crescimento da sua empresa.

Padronização dos projetos da empresa

A primeira função de um software de gestão de projetos é a definição de formatos, nomenclaturas e informações.

Isso é o que permite a padronização de projetos de acordo com formatações pré-estabelecidas e diminui consideravelmente erros e perda de tempo com correções, uma vez que os profissionais terão sempre acesso a versão mais recente do projeto.

Facilidade no acesso a documentos

Ao organizar todos os projetos em uma única plataforma, este software promove a integração em tempo real das informações entre os colaboradores e maior controle sobre suas tarefas.

Interações, fluxos e prazos para entrega de trabalhos, alterações e revisões feitas no projeto podem ser acompanhadas a qualquer momento, com a ressalva de que é possível também restringir o acesso às informações do projeto ou permissões para a alteração de dados.

Compartilhamento de projetos

O desenvolvimento colaborativo entre projetos é mais uma funcionalidade do software de gestão. Isso permite aos colaboradores criar e compartilhar projetos a distância com praticidade e rapidez, o que otimiza a comunicação entre profissionais.

O resultado é uma maior produtividade, melhor detalhamento do andamento dos processos, maior controle e assertividade na tomada de decisão e redução significativa dos problemas gerados pelo desencontro de informações.

Motivação da equipe

Nem sempre manter uma equipe engajada é tão simples quanto parece, e um software de gestão também pode ajudar o gestor nesse ponto. É possível planejar e documentar as atividades relacionadas ao projeto, gerando assim uma melhor comunicação entre os profissionais. Dessa forma, os integrantes da equipe se sentem mais seguros para desempenhar suas funções, garantindo melhores resultados no alcance das metas e objetivos do projeto.

Auxílio na priorização de projetos

Em todo o projeto as tarefas costumam estar relacionadas e muitas vezes é difícil priorizar diversas atividades em uma equipe que também é extensa. Nesse momento, o software de gestão de projetos pode ajudar o gestor a avaliar quais atividades devem ser priorizadas para otimizar a performance da sua equipe.

Essa ferramenta permite a união de todos os registros importantes para o andamento do projeto em um só lugar. Isso dissipa conflitos entre setores, especialmente quando o trabalho é feito remotamente, na medida que traz transparência ao gerenciamento de todo o projeto.

Relatórios personalizados

Esses softwares permitem a seus usuários editar métricas e indicadores, obtendo assim uma análise importante do andamento dos projetos. Por isso, é possível encontrar erros e soluções com maior facilidade e optar por melhores tomadas de decisão.

Automação no cálculo das horas trabalhadas

O controle do ticket e do cronômetro permite aos gestores conferir o total de horas trabalhadas por cada colaborador no período de interesse e quanto tempo ele está utilizando para realizar suas atividades. Essa informação é fundamental para definir o orçamento de um projeto.

Além disso, as antigas e contraproducentes planilhas ficaram para trás, pois há o uso de um painel de controle centralizado.

Eficiência na gestão

Com todas as vantagens enumeradas até aqui, o gerenciamento de projetos com o uso de softwares adquire muito mais valor. É mais fácil escolher quais caminhos seguir e melhorar a qualidade dos resultados, pois o acesso à informação e controle é maior.

O aumento da comunicação e automação permite à equipe respeitar e até mesmo reduzir prazos.

Satisfação do cliente

O software de gestão de projetos não facilita apenas a vida dos profissionais e das equipes, mas também do cliente. Nem sempre é fácil entregar um projeto dentro do prazo, com o melhor preço e qualidade que o contratante espera.

Com a otimização do tempo de produção e maior integração da equipe, há maiores condições de superar as expectativas dos clientes e gerar fidelidade, pois os profissionais podem atender suas demandas com maior rapidez.

Ter seus projetos documentados em um banco de dados permite um controle muito maior para qualquer tipo de projeto. Isso acontece porque um maior compartilhamento de dados e possibilidade de acesso remoto a informações por todos os funcionários autorizados a qualquer hora, de casa ou da empresa, garante o fluxo do projeto com maior facilidade e tempo reduzido. 

Como resultado desse processo, o recurso a manuais e relatórios físicos tornou-se quase 100% dispensável para a gestão das atividades e crescimento da sua empresa.

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