A parceria entre MJV e Project Builder começou em julho de 2018. Na ocasião, a consultoria em tecnologia e inovação buscava uma solução que pudesse se adequar às suas dores específicas, especialmente centralizar as informações essenciais, portfólio, pendências, riscos, lições aprendidas e recursos.

Quem conta mais sobre a história deste case de sucesso é Luciana Palmieri, head do PMO da MJV. Continue a leitura e entenda como a tecnologia da Project Builder foi importante para a empresa!

Qual é o mercado de atuação da MJV?

Quem bate à porta da MJV encontra soluções do início ao fim. A empresa de consultoria em tecnologia e inovação atua em todas as fases do ciclo de vida de projetos, da concepção a implementação dos produtos, serviços e oportunidades.

Em seus mais de 21 anos de mercado, a empresa tem a inovação como parte integrante da sua cultura organizacional e busca soluções por meio da diversidade e colaboração.

Por que a MJV sentiu necessidade de um software de gestão de projetos?

A consultoria enfrentava os desafios de estruturar o escritório de projetos (PMO). Além de buscar uma ferramenta que reunisse todos os requisitos técnicos, havia o desafio de validar o software junto aos líderes e gestores. Sem provar sua necessidade e importância, a parceria não tinha como prosperar.

Na época, a head do PMO, Luciana Palmieri, que já havia ouvido falar da Project Builder, mas, até então, nunca tinha buscado as soluções, tomou a frente. Por meio de uma pesquisa no Google, a gestora deu início à caminhada que culminaria em mudanças significativas para MJV.

A empresa enfrentava dificuldades para gerir as informações relacionadas aos projetos. Havia necessidades de melhorar os cadastros de pendências, de riscos, o andamento, marcos, lições aprendidas e alocação de cada colaborador, bem como de emitir relatórios baseados em indicadores de desempenho para promover melhorias.

Após as primeiras tratativas, em julho de 2018, iniciaram os trabalhos com uma apresentação de prova de conceito (Proof of Concept — POC), demonstrando racionalmente que as funcionalidades do software da Project Builder poderiam ser valiosas para a MJV.

Posteriormente, foi feito um teste de um mês na ferramenta. Nesse período, ao reconhecerem as funcionalidades: gestão de pendências, riscos, impactos, cronograma e registro do esforço, as pessoas diretamente envolvidas no dia a dia foram convencidas sobre a aquisição da ferramenta.

Em agosto, ocorreu uma segunda POC com o objetivo de apresentar as utilidades do software para diretoria e para os sócios. Eles, então, entenderam o retorno do investimento na tecnologia e compraram as licenças de uso definitivas.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Em pouquíssimo tempo com a ferramenta, a MJV conseguiu identificar problemas e promover melhorias na gestão. As dificuldades de organização e visualização de projetos, pessoas, estratégia e portfólio deram lugar a diversos ganhos de eficiência:

• centralização das informações em um único local;
• eliminação de apresentações em PowerPoint, documentos em Word e planilhas em Excel;
• melhoria na exibição e disposição de informações, especialmente de portfólio;
• padronização e controle efetivo dos projetos;
• melhoria na comunicação;
• incorporação de sistemas de relatórios e indicadores de desempenho;
• maior agilidade para a tomada de decisões.

Quais foram os desafios ao implementar as mudanças?

Talvez o principal desafio tenha sido fazer com que todos da MJV entendessem a real necessidade de mudança e, especialmente, validar a ferramenta na prática.

Além disso, o retorno para o investimento exige adaptação às necessidades da empresa. Não basta ter uma ferramenta com uma série de funcionalidades se os recursos não serão utilizados pelo contratante, tampouco se forem vistos como mera burocracia.

Por isso, a estratégia de possibilitar o contato com o software durante o período de testes e de realizar apresentações de prova de conceito foi fundamental. Assim, os profissionais envolvidos no dia a dia do escritório de projetos obtiveram o patrocínio de diretores e sócios.

Qual é o próximo passo na gestão de projetos da MJV?

Com a centralização das informações, as equipes ganharam visibilidade do portfólio em tempo real e de forma segmentada por cliente e área.

Isso gerou um controle mais efetivo, melhorias de comunicação e maior agilidade na tomada de decisão, refletindo não só na questão financeira, mas também em relação à satisfação do contratante. Ter a gestão à vista foi fundamental para evitar ruídos com os clientes.

Por isso, como a MJV trabalha com o desenvolvimento de software, o crescimento da satisfação tornou-se peça-chave para gerar novas oportunidades de negócio. Há, portanto, retornos para a empresa como um todo, e não só para os setores modernizados pela tecnologia de gestão.

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

A maior visibilidade também auxilia a definição de estratégias. Com relatórios e indicadores personalizados, a MJV consegue compreender o cenário e, assim, tomar decisões mais efetivas sobre os rumos da consultoria.

O embasamento em dados é fundamental para acertar as escolhas e ajudar as estratégias às variáveis do ecossistema. Afinal, em um mundo que se transforma rapidamente, dependemos de ferramentas sólidas para evitar erros, porque, geralmente, partimos de uma compreensão incompleta dos fenômenos.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

A parceria vem sendo muito proveitosa para ambas as partes. Como feedback, a proximidade física entre empresas e a facilidade de suporte, tanto por telefone como por e-mail, foram apontados como pilares da boa convivência entre as organizações.

Além disso, a ampla e diversificada expertise da Project Builder ajuda a MJV em seus processos internos, graças às experiências vividas em outras empresas. Trata-se de um contato importante em termos de compartilhamento e troca de conhecimento.

A força do relacionamento é demonstrada, ainda, pela forma como foram superados os desafios. Após um mês utilizando a ferramenta internamente, foi possível realizar a apresentação para a diretoria e para os sócios, que rapidamente compraram a ideia e adquiram as licenças para implementar a solução.

Sendo assim, o case de sucesso da parceria entre a Project Builder e a MJV é uma fonte de inspiração para que você perceba a importância da tecnologia e veja como é possível vender esse conceito para a alta administração de uma empresa.

Para saber mais sobre nossos serviços e conhecer nossas soluções, entre em contato com um de nossos consultores!

A história de Carlos Henrique da Silva com o Project Builder começou há mais de 15 anos, quando ele fazia um curso de gestão de projetos e foi apresentado à ferramenta. Hoje, ele conta com a solução todos dias no seu trabalho como assessor-chefe do escritório de Gerenciamento de Projetos na Iplanrio, da Prefeitura do Rio de Janeiro.

Entre 40 e 45 projetos são concluídos no seu escritório com o suporte do Project Builder a cada ano. Atualmente, são cerca de 50 projetos em andamento. A Iplanrio lida com pelo menos 800 sistemas na prefeitura carioca, em mais de 40 mil computadores e perto de 2 mil unidades administrativas ligadas na rede.

Com tanto trabalho, foi preciso encontrar a ferramenta ideal, que cumprisse com todos os requerimentos de custo, acessibilidade, versatilidade e funcionalidades exigidos pela prefeitura. O Project Builder se encaixou como uma luva para Carlos. Conheça mais sobre essa história!

O que faz a Iplanrio?

A Iplanrio é responsável por todas as responsabilidades de tecnologia de informação e comunicação da Prefeitura do Rio de Janeiro, incluindo os cerca de 800 sistemas utilizados por ela. “É uma infraestrutura muito grande, pois toda a parte de tecnologia de informação da prefeitura passa pela Iplanrio”, explica Carlos.

Se um dos quase 40 órgãos envolvidos precisa de uma solução que envolve tecnologia, eles buscam consultoria da Iplanrio, que tem quatro diretorias:

• sistemas;
• operações;
• administrativa e financeira;
• planejamento e novos negócios.

Ela define os padrões tecnológicos na parte de TI e, dependendo do que será feito, orienta a contratação de serviços externos ou executa com sua própria equipe.

Quando surgiu a necessidade de um software de gestão de projetos?

O escritório de projetos corporativos existe na Iplanrio desde 2006, mas a experiência de Carlos com o Project Builder começou antes disso. Ele conheceu a ferramenta em um curso, em 2003, e no ano seguinte pôde colocar o conhecimento em prática como gerente de informática da Procuradoria Geral da prefeitura.

“Na época, criei um escritório de gerenciamento de projetos e fiz uma licitação de ferramenta, treinamento e consultoria. A Project Builder venceu o processo e passei a utilizar desde então”, relembra Carlos.

Em 2006, o profissional foi chamado para o cargo de diretor de Pesquisa e Desenvolvimento da Iplanrio. Ele implementou o escritório de projetos tecnológicos da empresa e fez uma nova licitação, pois identificou que, assim como na Procuradoria Geral, era preciso um software para gerenciar os projetos.

Mais uma vez, o Project Builder foi o vencedor. “Desde então, a ferramenta começou a ser utilizada para o escritório com visão corporativa. Todos os projetos da empresa são gerenciados pelo sistema”, conta ele.

Como o Project Builder é utilizado na gestão de projetos da Iplanrio?

O time de Carlos criou uma metodologia de gerenciamento de projetos na Iplanrio inspirada nas boas as práticas do PMI — Project Management Institute. Mas, mesmo com um método um pouco diferente do convencional, a equipe percebeu que o Project Builder se encaixa perfeitamente nas necessidades do órgão.

“Uma das coisas que a ferramenta ajuda é dar uma visão de todos os projetos que a empresa tem”, destaca Carlos. Essa visibilidade permite que, mesmo com um time enxuto, o escritório consiga dar suporte para todo o volume de projetos da Iplanrio.

“A minha equipe tem cinco pessoas que dão conta do gerenciamento de projetos. O gerenciamento é feito pelas as áreas administrativas, mas temos reuniões periódicas para verificar onde estão os problemas associados aos projetos”, detalha.

Como o software ajuda na visão estratégica da Iplanrio?

A principal vantagem do Project Builder, segundo Carlos, foi a possibilidade de ter uma visão clara do portfólio de projetos. Com isso, consegue-se detectar os problemas rapidamente e reportar à diretoria para apoiar a tomada de decisão.

“Cada diretor tinha a visão do seu projeto, mas não era transparente a todos. O primeiro grande benefício é a visão holística, global e corporativa de todos os projetos da organização e parte do gerenciamento de portfólio”, pontua ele.

Outro benefício que se destaca no Project Builder é a capacidade de customização. É possível criar colunas e campos personalizados para atender às necessidades imediatas e específicas, como alguma contratação externa ou a categorização do projeto.

Carlos também destaca a possibilidade de utilização de métricas de pontos e função para criar indicadores na ferramenta, que permitem saber se o projeto está cancelado ou suspenso e qual o motivo. “Também é possível criar campos e extrair métricas associadas ao projeto, como a categoria do motivo do atraso. Sabendo o tipo de problema, facilita bastante para a diretoria agir de forma rápida”, considera.

Com os registros do Project Builder, a visibilidade e a transparência das tarefas fica muito clara. “Toda semana, o líder do projeto tem que informar um registro na versão dele de como está o andamento do projeto e criar uma avaliação. Atualizamos isso com ícones no dashboard para fazer o monitoramento e o controle, que melhoraram com as informações do Project Builder”, avalia Carlos.

Como é a relação entre a Iplanrio e o Project Builder?

A satisfação de Carlos e da Iplanrio com o Project Builder é alta. A ferramenta é elogiada por possibilitar o trabalho remoto e, com isso, reduzir custos. “Trabalhando de casa, o profissional pode saber como está o projeto e fazer notificações”, aponta ele.

Além disso, sempre que foi necessário, o time de suporte do Project Builder se fez presente e atendeu às solicitações da Iplanrio. Quando foi preciso implementar funcionalidades de Business Intelligence customizadas, por exemplo, o módulo foi desenvolvido especialmente para atender às necessidades da Iplanrio.

O sucesso do Project Builder na Iplanrio chama a atenção. “Há vários órgãos públicos e privados que vieram assistir à implantação e conhecer a metodologia da ferramenta”, ressalta Carlos.

Com mais de 15 anos utilizando o Project Builder, o profissional não pensa em trocá-la por nada. O sucesso e os bons resultados, aliados ao suporte presente da empresa, garantem a satisfação e o cumprimento das demandas da Iplanrio.

Agora que você já conhece mais sobre como o Project Builder é utilizado na prática na gestão de projetos, que tal aproveitar para começar a utilizar agora? Esperamos o seu contato!

Como você mantém times dentro dos seus prazos? A gestão do fluxo de trabalho é fundamental para garantir a satisfação do cliente ao final de um projeto. Justamente por isso, muitos negócios investem em estratégias como a de gerenciamento de tempo PMBOK.

Essa técnica auxilia negócios a identificar demandas, o perfil do time e outros fatores que influenciam no tempo necessário para executar cada etapa de um projeto. Dessa forma, os prazos podem ser estruturados de modo mais realista, evitando atrasos e sobrecarga de trabalho. Assim, ao final do projeto, o nível de satisfação será muito maior.

Quer saber mais sobre o tema e como a tecnologia pode ser integrada ao gerenciamento de tempo PMBOK? Então leia o post abaixo!

Qual a importância da gestão de tempo nos projetos corporativos?

A gestão de tempo é um dos pontos mais complexos do gerenciamento de projetos corporativos. Geralmente, definidos pelos gerentes, os prazos precisam ser estruturados com muito cuidado, uma vez que isso definirá a maneira como os times trabalharão as ferramentas utilizadas, os gastos e até mesmo a priorização de etapas.

Além disso, a maneira como os prazos são organizados e o fluxo operacional definido, impacta diretamente no nível de satisfação do cliente após o projeto terminar. Se bem definidos, esses dois fatores contribuem para a entrega de um produto dentro do prazo, alinhado com as expectativas de todos os stakeholders e com um bom retorno sobre o investimento.

Justamente por isso, é fundamental investir em uma boa gestão de tempo. Nos projetos corporativos, ela contribuirá para organizar melhor cada etapa, diminuindo riscos, tornando o cronograma mais flexível e garantindo que todos possam se planejar de modo integrado para atingir o melhor resultado possível.

Como ocorre o gerenciamento de tempo PMBOK?

O gerenciamento de tempo PMBOK é feito a partir de um conjunto de processos estruturados de maneira que o time terá mais chances para se manter aderente aos prazos combinados pelo gestor. Confira abaixo cada rotina descrita por essa área de conhecimento!

Planejamento do gerenciamento de cronograma

Aqui, o PMBOK auxilia o gestor a identificar quais são as melhores políticas e procedimentos para desenvolver, gerenciar e controlar o cronograma do projeto.

Definição das atividades

Nesse ponto, há a identificação das atividades que são fundamentais para cada uma das entregas do projeto. Ou seja, o que os profissionais devem fazer para atingir os resultados esperados em cada etapa.

Sequenciamento de atividades

Aqui, o gestor fará a identificação e a documentação das relações de dependência entre cada atividade do projeto. Isso auxilia a priorizar rotinas e avaliar como os recursos podem ser distribuídos de um modo mais eficaz. Em outras palavras, as rotinas terão uma sequência lógica, clara e objetiva.

Identificação dos recursos envolvidos nas atividades

Essa atividade é voltada para estimar o tipo e a quantidade de recursos monetários e operacionais que serão necessários para executar cada uma das atividades do projeto. Assim, a companhia pode se preparar com mais antecedência e evitar a falta de recursos durante o projeto.

Definição dos prazos

Nesse momento, o gestor definirá quantos dias serão necessários para executar cada uma das atividades que fazem parte do projeto. É importante que essa etapa seja feita considerando metas, ferramentas, regras internas e o perfil dos times envolvidos em cada etapa.

Desenvolvimento do cronograma

Aqui é feita uma análise de cada atividade, a sua duração, as restrições e os recursos que são necessários para criar o cronograma do projeto. Esse ponto é um dos mais importantes para definir o cronograma do projeto.

Controle do cronograma

Esse momento é voltado para o gestor controlar as mudanças que são feitas no cronograma, assim como o seu impacto no fluxo de trabalho.

Qual a importância da tecnologia para gerenciar o seu projeto corporativo?

A tecnologia tem desempenhado um papel de destaque na gestão de projetos corporativos. Soluções tecnológicas modernas permitem que empresas sejam mais eficientes, consigam reduzir erros e aumentem a integração entre os times em cada etapa. Isso permite ao negócio ter mais agilidade na entrega de resultados, assim como um maior nível de inovação e performance.

Quando falamos de gestão de tempo, por exemplo, o uso de um bom sistema de gestão de projetos permite ao líder avaliar como todas as etapas estão sendo executadas, distribuir responsabilidades e garantir que nenhum gargalo seja ignorado. Em outras palavras, haverá uma gestão centralizada das rotinas, garantindo que nenhum problema possa interferir no dia a dia do projeto.

A distribuição mais ágil de tarefas, por exemplo, permite que as equipes façam o seu planejamento de modo mais inteligente. Ao mesmo tempo, a empresa conseguirá evitar que gargalos se perpetuem por muito tempo.

Ou seja, sempre que um time estiver atrasado, o gestor poderá entrar em ação rapidamente para solucionar o problema e garantir que as equipes retomem o seu fluxo operacional.

Portanto, o negócio deve sempre considerar o investimento em um sistema de gestão de projetos como forma de incorporar técnicas — como a de gerenciamento de tempo PMBOK ao seu dia a dia. Dessa forma, será possível atingir melhores resultados sem comprometer os custos do negócio.

Como manter-se aderente a prazos com mais eficiência?

Gerenciar projetos corporativos não é uma tarefa simples. Garantir que a combinação de vários fatores ocorra da maneira mais fluida possível, sem conflitos ou erros, é algo que demanda um grande esforço do gestor.

Se pouco cuidado for tomado, a companhia corre o risco de sofrer com erros, conflitos e baixa produtividade. Além disso, há o risco de um atraso atrapalhar as receitas da companhia e a entrega de resultados.

Justamente por isso, o negócio precisa estruturar estratégias para maximizar a aderência dos times durante o projeto. Técnicas como o gerenciamento de tempo PMBOK auxiliam a companhia a manter os times dentro dos prazos ao evitar gargalos e indicar a melhor forma de orientar as rotinas de cada etapa. Assim, o negócio pode evitar problemas e dar mais qualidade ao seu projeto.

Gostou da nossa dica e quer saber mais sobre como a tecnologia pode ser utilizada para reduzir problemas de atrasos em projetos? Então, fale com um de nossos consultores!

A tarefa de administrar os gastos de um projeto engloba desde o minucioso processo de planejamento até as definições dos valores e sua gestão. O gerenciamento de custos PMBOK pode ser considerado um divisor de águas no processo evolutivo de coordenação de projetos, padronizando e conceituando processos, ferramentas, técnicas e áreas de conhecimento.

Definir e escolher bons orçamentos que atribuam um alto valor agregado ao processo e controlar esses recursos para garantir o que foi definido inicialmente são etapas importantes dos procedimentos de gestão de custos. Essa área talvez seja a que mais os administradores devem estar atentos, assegurando que os mecanismos estejam disponíveis para a realização do empreendimento.

Pensando nisso, desenvolvemos este artigo para expor o que é o gerenciamento de custos PMBOK e como esse processo funciona, garantindo que essa prática possa auxiliar na produtividade da sua empresa. Acompanhe!

O que é PMBOK?

Da sigla em inglês “Project Management Body of Knowledge”, o PMBOK é um dos melhores e mais completos guias práticos em gestão de projetos, desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI) por meio de um comitê de padronização.

Antes de tudo, é importante ressaltar que o objetivo desse guia é reunir os principais aspectos de gerenciamento de projetos, não devendo ser confundido com uma metodologia, pois não fornece diferentes abordagens para cada tipo de programa.

Sendo assim, o guia não contempla peculiaridades culturais de cada organização, nem reúne modelos únicos de documentos a serem utilizados. Foi por meio do reconhecimento da sua importância internacional que o PMBOK se transformou em um padrão, servindo de inspiração para a maioria das metodologias empregadas atualmente.

Nesse conceito, um projeto é caracterizado como um esforço temporário e, portanto, finito. O seu início e fim são determinados e empenha-se por alcançar um objetivo exclusivo, tornando o resultado algo específico e único. Por isso, diferem das operações e dos processos, pois esses são contínuos e repetitivos.

O PMBOK conceitua a gestão de um projeto como a aplicação de ferramentas, técnicas, habilidades e conhecimentos para alcançar um objetivo a partir do atendimento de seus requisitos. Seu uso está atrelado em todos os tipos de programas, independentemente de suas características intrínsecas.

Entre os principais benefícios que podem ser destacados pela utilização do PMBOK estão:

• padronização das atividades;
• melhoria na comunicação entre os interessados;
• redução da inadvertência de atividades importantes;
• uso dos recursos de maneira eficiente;
• fiscalização do andamento do projeto;
• tratamento dos riscos de forma otimizada;
• aumento das chances de sucesso do projeto.

Como funciona o gerenciamento de custos PMBOK?

O gerenciamento de custos é uma das 10 áreas de conhecimento do PMBOK, fornecendo estimativas iniciais dos valores de um projeto na sua totalidade para que os gestores se preparem para o desembolso financeiro na realização do empreendimento, completando as atividades desse processo.

Estimar os custos de cada ciclo de vida aprimora a tomada de decisões, reduzindo as despesas e o tempo de execução e, consequentemente, aumentando a qualidade e o desempenho na entrega do projeto.

Todos os custos precisam ser calculados e aprovados durante a fase de planejamento, não permitindo que o processo avance sem essa condição. Após o seu início, todas as despesas precisam ser documentadas e rastreadas, garantindo que o orçamento inicial seja cumprido. Ao final, todos os valores do projeto são comparados com os gastos reais, fornecendo referências para os futuros programas.

O guia de conhecimento PMBOK divide o gerenciamento de custos em 4 etapas significativas para assegurar que o orçamento previsto seja o mais próximo possível do real. Para explicar melhor sobre esse tema, separamos alguns tópicos sobre a administração desses valores. Confira!

Planejamento de recursos

Estimar o que será preciso durante o projeto é a primeira etapa do gerenciamento de custos. Quantificar o número de colaboradores, analisar a necessidade de contratar terceirizados, avaliar as condições dos equipamentos disponíveis e o levantamento dos materiais necessários são alguns dos procedimentos.

Planejar os recursos é uma etapa minuciosa, devendo ser realizada com atenção e quantificada com todos os itens que serão utilizados. Nesse estágio, o orçamento não é tão importante, pois os esforços precisam estar voltados para a programação dos serviços necessários para completar cada fase do projeto.

Estimativa de custos

A estimativa de custos é a etapa subsequente do planejamento. O valor a ser alcançado nessa fase passa por um estudo de orçamentação de cada recurso necessário, não se baseando em uma despesa aleatória. Nesse momento é que são solicitados orçamentos e são projetados os gastos do empreendimento.

Orçamento dos custos

Orçar os custos é diferente de estimar seus valores. Nessa condição serão previstos, com exatidão, os investimentos necessários para a conclusão do projeto, que envolve a escolha dos fornecedores, fechamento dos valores e o levantamento dos gastos totais de realização do programa a ser levado para a aprovação do cliente.

Controle dos custos

Essa etapa envolve o acompanhamento dos custos reais ao longo da execução do projeto. Todas as despesas precisam ser documentadas e rastreadas, objetivando manter o empreendimento dentro do orçamento aprovado.

Os gestores estão incumbidos de acompanhar todos os custos, desde a aquisição de materiais até o pagamento de terceiros, destinando corretamente os investimentos para a finalidade proposta e evitando que as despesas terminem acima dos parâmetros estimados.

Estudo dos custos

O gerenciamento de custos, propriamente dito, termina com o controle. Entretanto, ao final do projeto, é importante que seja realizado um estudo geral sobre os desembolsos. Apesar de um empreendimento estar dentro das despesas programadas, por exemplo, é possível que isso tenha ocorrido em função de uma área ter economizado, enquanto outra tenha extrapolado os valores estimados.

Dessa forma, é fundamental que ocorra essa avaliação da administração dos custos, refletindo no seu nível de precisão e em como os modelos podem ser aprimorados para projetos futuros.

Revisões no orçamento

Executar um projeto sem gerenciar frequentemente os custos é um processo que pode comprometer o seu sucesso. Dessa forma, realizar revisões constantes previne que as estimativas fujam descontroladamente da previsão inicial, pois é mais fácil adequar um sobrecusto de 10% do que uma correção de 50%.

Além da revisão do orçamento, é imprescindível fazer o mesmo com os recursos utilizados, readequando o número de colaboradores no projeto e a previsão de suas futuras necessidades. Essa é uma das formas de otimizar todos os mecanismos para a correta conclusão do empreendimento.

Quais as soluções da Project Builder para o gerenciamento de projetos?

O software da Project Builder opera com o gerenciamento de projetos, portfólios e programas em um só lugar, facilitando a consolidação no painel de informações de locais diferentes. Essa ainda é uma das principais dificuldades dos gestores, pois mesmo com o google sheets, por exemplo, é impossível criar dashboards e coletar dados de diversas fontes.

Toda essa situação gera dificuldades para o acompanhamento das atividades, pois o gestor deixa de realizar as cobranças necessárias para o andamento dos serviços e diminui a maturidade na gestão de projetos. A solução desse tipo de problema é a utilização de um software colaborativo, como o Project Builder.

No gerenciamento de projetos, essa dinâmica se dá de maneira fácil e eficiente. Todas as informações são disponibilizadas em tempo real a partir das avaliações dos recursos e da capacidade de entrega. Além disso, a flexibilidade da gestão permite que ela seja adotada em qualquer negócio.

Uma das vantagens do Project Builder é a centralização dos dados, permitindo que o gestor encontre todas as informações atualizadas e as use para a tomada de decisões. É possível também obter uma visão macro do portfólio de projetos, facilitando o acompanhamento e a comparação de resultados.

Todas as etapas do projeto são registradas, permitindo que as equipes trabalhem de forma íntegra, repassando todos os dados aos outros setores e melhorando o fluxo de comunicação. Como resultado, é observado o aumento do Retorno sobre o Investimento (ROI).

O gerenciamento de custos PMBOK faz parte de um guia para a administração de um projeto, padronizando as identificações e conceituações de processos. A estimativa dos gastos aprimora a tomada de decisões e reduz as despesas e o tempo de execução. A utilização do Project Builder se configura como uma ferramenta ideal para o controle dessas ações.

Ficou com algum questionamento sobre o gerenciamento de custos PMBOK? Então entre em contato conosco e assista uma demonstração do Project Builder, assim você estará a par de todos os funcionamentos desse processo!

O gerenciamento de escopo PMBOK se relaciona ao conjunto de processos que garantem que o escopo de um projeto seja definido e mapeado com precisão.

Essas técnicas de gerenciamento permitem que os gestores e supervisores aloquem a quantidade certa de trabalho para concluir com sucesso um projeto — e controlar, de forma precisa, o que faz e o que não faz parte do escopo geral do trabalho

Para um gerente de projetos, a área de conhecimento do escopo é muito importante, e o Project Management Institute (PMI), instituição responsável pela publicação do PMBOK, enfatiza esses procedimentos. Portanto, vamos conhecer as etapas essenciais! Confira a seguir.

1. Planejamento do gerenciamento de escopo PMBOK

Esses procedimentos de planejamento constituem um processo destinado a criar um plano de gestão do projeto para documentar como o escopo será definido, verificado e controlado. É uma guia fundamental para desenvolver as ações posteriores.

A principal vantagem dessa preparação é o fornecimento de orientações e instruções sólidas para definir as formas como o escopo será gerenciado ao longo de todo o trabalho a ser desenvolvido. Para realizar essa etapa de maneira eficaz, é importante incluir os seguintes processos:

• detalhar minuciosamente o escopo do projeto;
• desenvolver os procedimentos que habilita, a criação da EAP a partir das especificações detalhadas;
• construir e aprovar a EAP;
• desenvolver um meio de especificar como será possível conquistar a aceitação formal das entregas do projeto;
• por fim, delimitar os procedimentos destinados a controlar como as solicitações de alterações no escopo serão processadas.

2. Coleta dos requisitos

Esse passo se relaciona ao conjunto de processos destinados a implantar, documentar e gerenciar devidamente as necessidades, preferências e requisitos de todas as partes envolvidas no projeto.

O desenvolvimento dos requisitos se inicia com um estudo minucioso da informação incluída no termo de abertura do projeto e na documentação das necessidades das partes interessadas.

É importante notar que o PMI conceitua o requisito como um componente cuja presença em um produto, serviço ou resultado é uma necessidade para o cumprimento ideal dos termos de um contrato ou de uma especificação formal.

Esses requisitos se transformam na fundação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto), um diagrama que apresenta classes hierárquicas e formado pelos pacotes de trabalho que fazem parte de um projeto.

O planejamento devido do custo, da qualidade e do cronograma é realizado com base nesses requisitos. A principal vantagem dessa etapa é formar uma base sólida de metas e diretrizes para delimitar e gerenciar o escopo geral do projeto e do produto.

3. Definição do escopo de gerenciamento

O escopo de um projeto vai servir para descrever todos os produtos e os serviços exigidos para executar os passos necessários para conceber esse produto. Além disso, o escopo ainda vai estimar os resultados finais.

Essa etapa vai esclarecer, ainda, o que é preciso para que os objetivos sejam alcançados ao especificar recursos e funções desenvolvidas de acordo com a elaboração detalhada desse escopo. Dessa forma, os gestores terão uma base para discutir com mais segurança futuras ações dentro do processo geral.

Os riscos que permeiam as atividades, assim como restrições, são analisados para testar a viabilidade e integridade do projeto. Fatores adicionais que podem influenciar nos resultados finais vão sendo adicionados à elaboração conforme forem surgindo novas necessidades.

Esse gerenciamento inicial do escopo se relaciona, principalmente, à definição e controle do que está e o que não está inserido no projeto.

4. Criação da EAP

Desenvolver a Estrutura Analítica do Projeto é nada mais que definir o processo de divisão das entregas e do trabalho em componentes menores, facilitando o gerenciamento de escopo PMBOK geral. A EAP é uma representação hierárquica orientada às entregas de cada tarefa para atingir os objetivos do projeto.

Por meio de uma representação gráfica que facilita a visualização do projeto como um todo, é possível identificar todo o trabalho que deve ser executado para atingir resultados satisfatórios.

O trabalho planejado é alocado, dentro da representação gráfica, em um nível mais baixo da EAP, em lugares conhecidos como pacotes de trabalho. Versáteis, esses elementos podem ser agendados, ter os custos estimados e monitorados de perto.

5. Validação do escopo

De acordo com o guia PMBOK, validar o escopo constitui o processo de aceitação formal das entregas concluídas de cada projeto.

A principal vantagem dessa etapa é que a validação confere objetividade ao processo de aceitação final do produto, aumentando as chances de que a entrega satisfaça as partes envolvidas. A validação vai garantir, portanto, uma probabilidade elevada de que o serviço, produto ou resultado seja aceito.

O processo de validação do escopo se diferencia da etapa seguinte, o controle de qualidade, por se relacionar mais à aceitação do produto final, enquanto a etapa posterior está atrelada, principalmente, à precisão das entregas e ao cumprimento dos requisitos de qualidade especificados.

É interessante notar que os dois processos podem ser executados em paralelo, cada um cuidando de um grupo específico de necessidades relacionadas à otimização das entregas e da qualidade do produto final.

6. Controle do escopo

Esse controle pode ser aplicado simultaneamente com a validação ou até mesmo antes. Se trata do processo de monitoramento do desenvolvimento do escopo geral tanto do projeto como do produto, cuidando, ainda, do gerenciamento das alterações feitas.

É integrado a outros procedimentos de controle que permeiam as atividades. Afinal, em um projeto são realizadas diversas mudanças ao longo de sua execução, exigindo, assim, algum tipo de processo mais centralizado de controle das alterações.

O controle do escopo do projeto é o conjunto de procedimentos que vai garantir que todas as mudanças solicitadas e atos preventivos ou corretivos serão devidamente desempenhados e registrados. É utilizado, também, para realizar a gestão das mudanças reais no momento em que essas ocorrem.

É importante notar que o gerenciamento efetivo do escopo requer uma comunicação clara entre as partes envolvidas para garantir que as partes interessadas e os membros da equipe compreendam as atividades desenvolvidas.

Como vimos no post, as etapas são bem definidas e fornecem os caminhos necessários para atingir as metas. Percebeu como o gerenciamento de escopo PMBOK é um meio valioso para enfrentar desafios e percalços que podem atrasar os seus projetos?

Gostou do post e quer saber mais sobre soluções em gestão de projetos? Então, entre em contato conosco e conheça o nosso trabalho!

O PMBOK é um dos principais guias de gestão de projetos do mundo. Entre as suas várias práticas, uma se destaca para quem busca um time mais unificado e eficiente: o gerenciamento de integração PMBOK. Ele dá ao líder a capacidade de manter toda a equipe atuando em sincronia e em busca dos mesmos resultados.

Em um cenário em que erros são comuns e os projetos exigem grandes cuidados, estratégias como essa podem ser a ponta de partida para um fluxo de grandes melhorias no ambiente corporativo.

Se você quer saber mais sobre o tema e como o gerenciamento de integração PMBOK pode otimizar o seu fluxo operacional, veja o post abaixo!

O que é o gerenciamento de integração PMBOK?

O gerenciamento de integração do projeto é a parte do PMBOK com as estratégias e processos necessários para o time realizar a identificação, a definição, a coordenação e a unificação de várias rotinas que envolvem os grupos de processo e gestão.

Quando levamos essa estratégia para o cenário de projetos corporativos, ela auxilia o líder a manejar com mais facilidade as expectativas e necessidades de times, stakeholders e demais envolvidos no projeto em busca de um conjunto de objetivos em comum.

Como ele funciona?

O gerenciamento de integração do projeto requer que a empresa faça boas escolhas sobre o modo como os recursos serão alocados, avalie quais são as alternativas conflitantes e sempre busque o melhor resultado para todos.

Para que isso seja feito, uma boa comunicação deve ser estruturada, com todos os profissionais atuando lado a lado para evitar problemas e ter um nível contínuo de performance.

Quais são os passos necessários para implementar o gerenciamento de integração PMBOK?

O gerenciamento de integração de projetos no PMBOK é dividido em alguns pontos. A sua implementação precisa contar com o apoio de todos, uma vez que essa estratégia atua de modo abrangente para garantir o sucesso do projeto.

Confira, a seguir, cada ponto necessário para realizar essa prática em seu ambiente corporativo!

Tenha um termo de abertura do projeto

O termo de abertura é um documento que autoriza, de modo formal, a execução do projeto. Ele dá ao gerente de projetos a liberdade para aplicar todos os recursos disponíveis em cada etapa, uma orientação sobre cada passo a ser tomado, assim como um conjunto de dados básicos que precisam ser levantados nas etapas de planejamento, como:

• os prazos do projeto;
• os líderes de cada área;
• os requisitos mínimos;
• as áreas interessadas;
• a viabilidade de cada etapa;
• a justificativa do projeto;
• os resultados esperados ao término de cada etapa do projeto.

Faça uma declaração preliminar do escopo do projeto

A declaração do escopo do projeto é um documento complementar ao termo de abertura. Ele é responsável por delimitar, formalmente, qual o escopo de ação dos times, de cada etapa e do projeto como um todo.

A definição do escopo é algo crítico para qualquer projeto. Com ela, o gestor consegue avaliar exatamente o que deve ou não ser executado caso alguma solicitação de mudança ocorra. Assim, os recursos são melhor aproveitados e o time terá mais facilidade para atingir as expectativas dos stakeholders.

Tenha um plano de gerenciamento de projeto e execute um controle integrado de mudanças

O plano de gerenciamento de projeto é o documento que lista as ações necessárias para definir, gerir e unificar cada um dos planos e estratégias auxiliares do projeto. Ele deve ser definido a partir das peculiaridades do projeto, uma vez que cada iniciativa tem detalhes e requisitos próprios.

Já o controle integrado de mudanças é uma estratégia que é executada durante todo o projeto. Ela é fundamental para que o time se mantenha alinhado com o escopo da iniciativa, evite o desperdício de recursos e atrase a entrega de demandas definidas previamente.

Monitore e auxilie os profissionais durante todas as etapas

O gerente de projetos deve estar atento a cada passo dos times. Para garantir que o fluxo operacional seja bem estruturado e capaz de atingir os resultados necessários, é importante monitorar o fluxo de trabalho e corrigir gargalos e erros rapidamente.

Indo além, a empresa deve focar nos processos de acompanhamento, em estratégias que garantam o alinhamento e a união de todos.

Com uma comunicação contínua, é possível disseminar novidades, alinhar conhecimentos e ter um planejamento que seja funcional, evite redundâncias e consiga atingir o resultado esperado sempre no menor prazo possível.

Garanta que o encerramento do projeto ocorra da melhor forma possível

O encerramento do projeto é uma etapa crítica. Nele, as equipes receberão um feedback de todas as etapas executadas, com erros que não devem ser perpetuados, lições que foram aprendidas e boas práticas que deverão ser replicadas em futuras iniciativas.

Nesse momento, também é realizada uma apresentação completa dos resultados obtidos. Isso facilita a correção de eventuais falhas, melhora a satisfação de cada membro do projeto e dá ao time uma visão completa sobre tudo o que foi obtido em cada momento.

Portanto, levante dados continuamente durante a rotina do projeto e faça uma apresentação abrangente, clara e bem estruturada para os envolvidos.

Qual a importância de ter boas soluções de gerenciamento de projetos?

Projetos podem não atingir os seus objetivos em função de vários fatores. Prazos inadequados, um time mal estruturado e escopo indefinido são alguns exemplos comuns a várias empresas.

Há ainda a chance da companhia não definir as etapas corretamente e, com isso, ter dificuldades para distribuir recursos e gerenciar os fluxos de trabalho do modo adequado.

Justamente por isso, o investimento em soluções para a gestão de projetos se torna cada dia mais comum. O apoio de um bom software permite ao gestor direcionar os recursos corretamente, validar etapas de modo centralizado e administrar cada etapa em um único ambiente, com dados claros, objetivos e de fácil visualização.

Tudo isso cria um novo cenário para a empresa, em que os projetos terão mais qualidade e agilidade em sua execução.

Além disso, ficará mais fácil investir em estratégias como a de gerenciamento de integração PMBOK, fundamentais para ter um elevado padrão de performance no dia a dia de cada etapa.

Se você quer saber mais sobre como um software de gerenciamento de projetos pode te ajudar a atingir melhores resultados, fale com um de nossos consultores!

Uma empresa que quer ser bem-sucedida deve fazer uso, ao máximo e da melhor forma, dos recursos disponíveis. No entanto, ainda que isso inclua pessoas, equipamentos e tecnologias, a administração dos recursos não fará sentido se não estiver ligada à gestão por processos.

Pode parecer complicado, mas se a instituição não se importa com essa vertente da gestão, ainda que a estrutura e as pessoas sejam altamente capacitadas, se não há processos claros e simples, a produtividade entra em declínio.

Neste artigo, vamos ensinar cinco passos para que você implante a gestão por processos em sua empresa. Continue acompanhando e aproveite o conteúdo

O que é a gestão por processos?

Resumidamente, a gestão por processos é a definição, verificação e melhoria contínua dos processos em busca de atender as demandas dos clientes. Trata-se de um modelo de gerenciamento que prioriza a interação entre as diversas atividades realizadas pela instituição.

Com a descentralização de poder, a organização ganha em dinamismo e flexibilidade. Desse modo, fica mais fácil se adaptar às múltiplas oportunidades ou ameaças externas.

Quais são as principais vantagens da gestão por processos?

Aqui, vamos ressaltar as principais vantagens do cuidado com os processos, que refletem diretamente no aumento da eficiência da sua empresa como um todo. Vamos lá?

Otimização do tempo

Se você é um bom administrador do tempo em seus projetos, sabe definir prioridades e fazer decisões estratégicas para fazer crescer a efetividade das tarefas em tempo reduzido.

Parece uma equação difícil? Sim! Reduzir a quantidade de recursos gastos e ver o aumento da produtividade não é uma tarefa fácil. No entanto, para quem foca na gestão por processos, essa vantagem se torna mais acessível.

Trabalhadores concentrados nas atividades principais eliminarão retrabalhos, assim como tarefas automatizadas. É a gestão de processos que analisa as oportunidades de proporcionar uma melhor distribuição e organização das tarefas na empresa, simplificando projetos mais complexos.

Integração entre as áreas

Uma característica importante nesse assunto é a capacidade que a integração entre as áreas tem para dissolver problemas processuais na corporação. Isso porque as relações interpessoais dentro da organização precisam ser tratadas com cuidado e de forma pessoal.

Pode parecer clichê, mas uma empresa unida caminha muito melhor. É fundamental que as partes interessadas tenham uma visão macro da firma, encontrando liberdade para sugerir e compreendendo seus papéis na existência da empresa.

Rapidez na tomada de decisão

Como a gestão por processos estimula a análise de dados e mensuração de resultados, consequentemente, a tomada de decisões acertadas entra em destaque.

A escolha de prioridades é importante para nortear os processos em diferentes estágios, do estratégico ao operacional. Utilizando essa técnica, o gerente de projetos conquista a desejada habilidade de antecipação, potencializando suas oportunidades de negócios ao responder às inquietações do mercado em tempo hábil.

Como implementar essa gestão em 5 passos?

Antes de tudo, vale saber que qualquer mudança na gestão por processos deve ser implementada de modo gradual. Ciente disso, confira 5 passos que ajudarão você nesse sentido.

1. Elabore o Mapa Geral dos Processos

Você nunca vai conseguir gerir uma empresa sem conhecê-la, não é mesmo? Elaborar o Mapa Geral de Processos é um dos passos mais importantes para estabelecer essa gestão com eficácia.

É nesse mapeamento que você definirá os padrões, a fim de incentivar o potencial de integração e de automação. O cuidado nessa etapa fará com que o gestor conheça melhor os atributos dos processos da empresa, estabelecendo melhor os custos de atividades e dimensionando a equipe na medida certa.

2. Identifique os clientes do processo

Identificar os clientes no processo é tão importante quanto rastrear sua jornada. Fique atento aos “momentos da verdade”, as famosas interações com a clientela feita para gerar percepção de valor.

Nesse passo do mapeamento, tente responder as seguintes perguntas:

• Quem é o cliente?
• Como ele decidiu participar do processo?
• Qual é a expectativa dele com o processo?
• Quantas vezes ele se envolve no processo?
• É possível que o cliente aponte melhorias no processo? Como?

3. Implemente indicadores de desempenho

É óbvio que não poderíamos deixar de lado o fato de que uma das principais funções do gestor é exercer controle. E, por conta disso, a definição e utilização dos indicadores de desempenho é crucial na gestão por processos.

Se você quer ver a melhoria e a otimização da empresa, aprenda a monitorar. De acordo com a análise dos procedimentos internos, estabeleça quais são os indicadores importantes para medir a performance desejada. Jamais ignore essa etapa, ou seu trabalho será incompleto.

4. Ofereça o treinamento necessário

Mais um ponto que é preciso ficar em destaque é que a implementação da gestão processual vai requerer a adoção de uma nova postura da empresa. Estamos falando de toda uma cultura que entrará em transição, e que precisa ser acompanhada.

Equipes internas de controle para revisar as práticas inseridas não serão suficientes, se você busca sucesso nessa empreitada. Vá além. Foque na conscientização de todos os colaboradores quanto à importância do novo fluxo de atividades. É essencial que as equipes estejam engajadas com as mudanças, afinal, a empresa depende do trabalho que os colaboradores podem oferecer.

5. Identifique melhorias

Por fim, chega a hora de checar aquilo que está dando certo e o que não está funcionando no processo. Atrasos, não-conformidades e gargalos precisam ser apontados sem medo. O mesmo serve para a identificação das atividades críticas e das que agregam mais valor.

A boa gestão por processos é aquela que é realizada de forma planejada, com objetivos de curto, médio e longo prazo. Por sua vez, a conquista dessas metas está atrelada à verificação, principalmente, das atividades em que se faz contato direto com o cliente. Isso porque ele deve ter a melhor experiência possível.

Lembre-se de que as pessoas que atuam na operação diária darão as melhores sugestões de melhorias no processo. Portanto, mantenha o foco no lugar certo.

O objetivo principal da gestão por processos é cumprir as metas e estratégias da empresa com eficiência. Como consequência, você se transformará em um gestor que entende com muito mais propriedade as relações de causas e efeitos entre os erros, bem como os impactos ao longo da cadeia e os efeitos registrados pelos clientes.

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Você já ouviu falar na gestão de projetos unificados? Essa estratégia está tomando conta do mercado por ser um método mais eficaz e inteligente de garantir a capacidade de os profissionais entregarem os melhores resultados para um projeto.

Hoje, o mercado tem pouco espaço para erros e atrasos. A gestão de tempo no ambiente corporativo virou uma ferramenta valiosa e, nesse sentido, evitar falhas é crucial.

Por esse motivo, é importante unificar metodologias e garantir que a empresa possa atuar de modo estratégico em seus projetos. Para saber como é possível atingir esse objetivo com o apoio de uma solução que unifica boas práticas, como a PM Canvas e o PMBOK em um ambiente inteligente e eficaz, continue a leitura deste artigo!

O que é o PM Canvas?

O PM Canvas é uma metodologia de gestão de projetos criada pelo professor brasileiro José Finocchio. Ela é baseada no Business Model Canvas e funciona como um suporte para a concepção de projetos de uma maneira mais ágil, objetiva e clara. Para isso, utiliza cinco questões como base.

1. Por que o projeto será executado?
2. O que será feito durante o projeto?
3. Quais são as pessoas responsáveis pela execução e pela liderança do projeto?
4. Como o projeto será executado? Quais são suas premissas e os grupos de entrega?
5. Quais são os custos do projeto?

Para orientar os profissionais, o PM Canvas traz blocos pequenos e agrupados por temas, que criam um “método visual” para a identificação dos fatores que levam ao objetivo e execução do projeto. A seguir, entenda como é feito esse agrupamento:

• no campo “por que”, são identificadas as justificativas, os objetivos finais e os benefícios do projeto;
• no campo “o que”, são inseridos os produtos que serão gerados com o projeto e os requisitos de cada um;
• no campo “quem”, são listados stakeholders, líderes, equipes e demais envolvidos em cada processo;
• no campo “como”, são descritas as premissas, os grupos de entrega e as restrições gerais do projeto;
• no campo “quando e quanto”, são listados os riscos, a timeline de execução do projeto e os seus custos.

Como ter uma boa gestão de projetos com a unificação de metodologias e softwares?

A gestão de projetos unificados combina softwares, guias de boas práticas e metodologias para atingir os melhores resultados possíveis. Evitando erros, criando um fluxo de trabalho com menos atrito e tornando os times mais integrados, a empresa pode eliminar gargalos e definir uma rotina de trabalho de alta performance.

A adoção de um bom sistema de gerenciamento de projetos permite que tais resultados sejam obtidos. A aplicação automatiza rotinas, centraliza o acesso a informações e, com isso, dá aos profissionais mais tempo para focar na entrega de resultados.

A possibilidade de personalizar justificativas, indicadores e métricas reduz o uso de “achismos” e torna o software mais integrado à realidade do negócio. Além disso, com o controle de dados em tempo real, a companhia pode definir prazos e otimizações com a precisão e a agilidade necessárias para reduzir a perpetuação de erros entre etapas.

Se bem estruturado, o sistema pode ser a chave para o negócio utilzar o PMBOK aliado ao PM Canvas no seu dia a dia. A aplicação combinará as principais características dessas duas estratégias para auxiliar os profissionais a alcançar os resultados esperados e, assim, ampliar o retorno no investimento realizado no projeto.

Como é feito o planejamento de projetos no software da Project Builder?

A criação de um PM Canvas para o seu projeto no sistema da Project Builder é um processo simples e ágil. Em alguns passos, o usuário pode inserir o pitch do projeto, os seus participantes e os níveis de aprovação do workflow de trabalho — isso reduz drasticamente a burocracia no ambiente de trabalho.

A vinculação dos objetivos ao canvas é feita de modo claro e objetivo, assim como o uso de fatores que tornam o planejamento mais preciso e confiável. Dessa forma, a priorização de recursos acontece de modo mais inteligente e evita prejuízos.

Quais são os benefícios de utilizar o software da Project Builder para a gestão de projetos?

O uso da tecnologia para o dia a dia de uma empresa gera vários benefícios. Na gestão de dados, por exemplo, uma boa ferramenta reduz falhas e a perda de informações. Já na gestão de projetos unificados, o nosso software de gerenciamento pode auxiliar a empresa a partir dos seguintes pontos:

• mais colaboração por parte da equipe em todas as etapas do projeto;
• redução dos erros de comunicação;
• maior capacidade de manter informações críticas e documentação livre de falhas de integridade;
• maior número de decisões com base em dados atualizados em tempo real;
• projetos mais aderentes a prazos;
• mais chances de atingir os objetivos de cada etapa;
• redução de custos;
• iniciação mais rápida dos projetos;
• possibilidade de converter um Canvas em proposta de projeto em um único ambiente;
• criação de fluxos de aprovação e de trabalho mais simples e objetivos;
• classificação mais eficaz de projetos, indicadores, objetivos e requisitos;
• alinhamento mais preciso das necessidades do negócio e dos projetos que são executados;
• aumento da integração dos times;
• possibilidade de utilizar gráficos de bolha para selecionar e priorizar recursos e requisitos;
• maior retorno sobre o investimento.

Por que escolher a Project Builder?

A ferramenta de gestão de projetos unificados da Project Builder é a ideal para empresas de todos os perfis. A solução tem recursos modernos e inteligentes, o que permite o seu uso tanto em consultorias quanto na operação diária da empresa.

Por estar na nuvem, a solução também garante alta mobilidade aos profissionais internos. Além disso, há a versão on-premises, ideal para segmentos que têm uma política de governança da informação mais restritiva.

O nível de personalização é elevado. O usuário pagará apenas pelos recursos que forem necessários, reduzindo falhas na integração completa da aplicação no dia a dia dos funcionários. Além disso, com notificações automáticas, documentação inteligente e comunicação integrada, o sistema de gestão de projetos da Project Builder garantirá a competitividade necessária para o seu negócio atingir bons resultados no médio e no longo prazo.

A ideia é convertida automaticamente na proposta de projeto. Isso encurta o tempo necessário para o negócio começar a atuar e, consequentemente, aumenta a visão positiva que os stakeholders têm dos resultados obtidos.

Da inicialização do projeto à definição dos objetivos, todos os passos necessários para o projeto ser aprovado serão feitos de modo centralizado. Sempre que uma etapa do planejamento for concluída, alertas serão enviados e os indicadores começarão a serem verificados.

A gestão de projetos unificados pode gerar muitos benefícios para a sua empresa. Com uma comunicação mais eficaz, trocas ágeis de informações e alinhamento de objetivos, o planejamento tem mais recursos para evitar erros e conseguir atuar de modo contínuo com alta performance. Dessa forma, os projetos alcançarão os objetivos esperados e poderão garantir mais receita para a companhia.

Conseguiu entender como fazer uma gestão de projetos utilizando um bom sistema de gestão? Quer saber mais sobre todos os benefícios da nossa solução de gestão de projetos? Entre em contato conosco!

O Project Builder é um software de gestão de projetos que se adequa à forma como cada empresa trabalha. A CEI Energética pôde comprovar isso na prática, adotando essa solução que é, ao mesmo tempo, versátil e completa.

Quem conta mais sobre como a solução é importante para o negócio é Raquel Resende, analista de operação e manutenção da CEI, que precisa encarar desafios que exigem muito do seu conhecimento técnico. “Os gerentes dos projetos precisam estar preparados para lidar com cada etapa do projeto e cada problema que vai aparecer, pois uma coisa é certa: problemas aparecerão”, explica.

Para entender melhor como o Project Builder ajuda nesses desafios, continue lendo!

Qual é o mercado de atuação da CEI Energética?

Referência no setor de energia, a CEI opera em três áreas principais: geração de energia renovável, operação e manutenção especializada em energia elétrica e comercialização de energia no mercado livre.

O foco principal da CEI é a geração de energia solar e hídrica, com 107 MW em projetos de usinas hídricas e 270 MW em projetos de usinas solares no estado de Minas Gerais. Mas, além disso, também cria valor com a operação e manutenção e com a comercialização.

Com o Project Builder, a empresa consegue gerenciar todas essas três frentes de forma integrada e eficaz.

Por que a CEI sentiu necessidade de um software de gestão de projetos?

A gestão de projetos na CEI Energética era prejudicada por muitas dificuldades antes da adoção do Project Builder, o que motivou a busca por uma ferramenta eficaz para a área. Sem a potência de uma ferramenta completa, era mais difícil construir um planejamento sólido dos projetos, especialmente na hora de estimar tempo e recursos necessários.

“Os projetos eram acompanhados ‘pela cabeça’, não tinha registros, muitos acabavam no esquecimento, só eram lembrados quando o fim do ano chegava e olhávamos o que tínhamos nos comprometido a executar e não fizemos”, relembra Raquel.

Outro desafio muito grande era a parte de comunicação do trabalho. Sem definições claras, o projeto tinha múltiplas interpretações de cada envolvido e nem sempre o que foi pensado era entregue. “Não que estivesse feito errado, apenas não foi planejado, as expectativas não foram alinhadas desde o início”, pontua Raquel.

Ela utiliza o software na sua rotina e tem razões de sobra para explicar porque a CEI optou por essa solução. “As ferramentas visuais que o Project Builder oferece são muito eficientes na comunicação”, observa ela. “Visualizar de forma gráfica contribui na interpretação das informações, ainda mais sabendo que as equipes dos projetos têm níveis de conhecimento e experiência diferentes”, completa.

Outra razão para escolher o PB foi a combinação de versatilidade e investimento necessário para adotar a ferramenta. “Dentre os softwares de gerenciamento de projetos, o Project Builder era o que nos atendia melhor, tinha o melhor custo benefício”, explica Raquel.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Com o Project Builder, o planejamento passou a ser feito com mais antecedência e o time de Raquel ficou mais preparado para lidar com as mudanças que aparecerão no decorrer de cada um deles.

Por melhor que seja o planejamento inicial, um projeto é algo vivo e em constante transformação. Ser capaz de acompanhar todas essas mudanças não é fácil sem o apoio de uma ferramenta completa, que automatiza muitas dessas responsabilidades.

O Project Builder também potencializa o comprometimento das equipes em relação às datas dos cronogramas. Com o software, cada um sabe exatamente em qual etapa do processo se encaixa e o que precisa ser feito.

“Hoje, com o auxílio do Project Builder, não esperamos uma tarefa se tornar urgente para começarmos sua execução, ainda mais sabendo que o PB está lá para nos lembrar dela todos os dias”, comemora Raquel.

Outra vantagem listada por Raquel é a comunicação ativa e transparente entre os envolvidos em cada projeto, o que evita que tarefas fiquem para trás ou que profissionais “batam cabeça” assumindo a mesma responsabilidade.

Por fim, a organização do software também mereceu elogios de Raquel: “Não gastamos mais esforços para procurar qualquer tipo de arquivo dos projetos, fica tudo armazenado na pasta do projeto no software”.

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

O Project Builder foi transformador para a gestão de projetos na CEI. Com o software, ficou mais fácil alinhar as metas das equipes em relação às estratégias centrais do negócio. A comunicação entre a gestão e o operacional se tornou mais efetiva e transparente, favorecendo o comprometimento de cada envolvido.

“As equipes conseguem visualizar com antecedência as etapas dos projetos, os documentos e rastrear as etapas que estão envolvidas”, destaca Raquel. “Todos ficam cientes sobre prazos, custos e recursos”, acrescenta.

Outro resultado positivo é a facilidade em identificar problemas e avaliar riscos ainda no planejamento do projeto, minimizando o impacto de qualquer tipo de imprevisto durante a fase de execução.

Para Raquel, o Project Builder é uma peça essencial para a complexa responsabilidade que é gerenciar um projeto com pessoas de áreas e pensamentos diversos. Ela se relembra de uma lição importante quando fala sobre isso: “Uma frase que adotei para minha vida no gerenciamento de projetos foi a do Walt Disney: ‘De todas as coisas que eu fiz, a mais vital foi coordenar os talentos daqueles que trabalham para nós e alinhá-los em direção a uma meta’”, conclui.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

A Project Builder não é apenas uma fornecedora de software, mas sim uma parceira que se empenha em garantir que os seus clientes conquistem o máximo com as suas soluções. “A equipe do Project Builder sempre esteve de portas abertas para atender nossas dúvidas e nos ensinar caminhos que não conhecíamos antes no software”, elogia Raquel.

Para ser efetivo, um software de gestão de projetos precisa se adequar ao jeito que a sua empresa trabalha. E o Project Builder é versátil e funciona no modelo preferido da empresa, do PMBOK ao ágil.

Para conhecer mais sobre como o Project Builder pode ser transformador para gestão de projetos da sua empresa como foi com a CEI Energética, aproveite para conversar com um dos nossos consultores e conheça mais sobre a ferramenta. Esperamos você!

O guia de conhecimentos em gerenciamento de projetos PMBOK apresenta uma série de processos, técnicas e ferramentas de usos múltiplos. Os capítulos sobre gerenciamento de integração, por exemplo, auxiliam na comunicação e trazem benefícios que podem ser adaptados para a gestão de qualquer tipo de projeto.

Os profissionais da área que optam pelo uso desse guia potencializam suas chances de sucesso, já que todos os padrões ensinados foram testados e aprovados na prática pelos nomes mais experientes do mercado.

Neste artigo, vamos abordar como funciona a área de conhecimento do PMBOK: gerenciamento de integração voltada para projetos. Continue lendo e fique inteirado sobre o assunto.

O que é o gerenciamento de integração?

Quem tem a responsabilidade de gerenciar as expectativas dos clientes e atender aos requisitos do projeto precisa contar com um bom nível de integração entre as partes interessadas do início ao fim do trabalho.

Dessa forma, com diversos processos e tarefas, a área de gerenciamento da integração do projeto tem alta relevância profissional. Sua atuação abrange desde a elaboração do escopo, passando pelo monitoramento e controle do projeto, e termina na organização dos materiais finais, bem como no registro das lições aprendidas.

A comunicação é não só parte integrante, mas também fator fundamental em um escritório de projetos. Imagine um ambiente marcado pela má comunicação entre os gerentes funcionais e de projeto?

Se eles não conseguem chegar a um consenso claro sobre a utilização de recursos, é possível que duas tarefas importantes sejam alocadas para o mesmo item.

Mas o gerenciamento da integração do projeto evita esse tipo de ocorrência, já que exige que as decisões sobre alocação de recursos sejam tomadas. Junto a isso, objetivos conflitantes são estudados, ao passo que as dependências mútuas entre as áreas de conhecimento passam por um gerenciamento.

Por que a integração dos processos é importante?

Não é possível encarar a integração das áreas de conhecimento dentro de um projeto como uma missão simples. Pelo contrário: associar tempo, escopo, custos e recursos exige dedicação exclusiva, sem falar na experiência e técnica profissional.

Assim, quando se trata do gerenciamento de integração, é preciso pensar na unificação de todos os processos previstos no plano do projeto. Como exemplo, você pode tentar responder às seguintes questões:

• O orçamento do projeto combina com a quantidade de recursos alocados?
• O risco cresce enquanto o tempo passa?
• Em quanto tempo as aquisições devem ser feitas?
• Há riscos envolvidos no fator qualidade?

Tudo precisa se manter interligado para que não haja conflitos durante a execução do projeto. Desse modo, todas as vezes em que o planejamento estiver pronto, revise o que foi estipulado e busque por pontos problemáticos. Você verá que, quando não há integração, os momentos conflitantes tendem a ser ainda mais alarmantes.

Que benefícios o gerenciamento de integração em projetos proporciona?

Quer entender melhor as vantagens do gerenciamento de integração? Dê uma olhada nos tópicos a seguir.

Melhoria na comunicação

Como falamos, a eficiência comunicativa é uma das principais vantagens do processo de gerenciamento de integração. O bom diálogo entre o gerente e os demais colaboradores é fundamental para o sucesso da rotina, evitando retrabalho, desgastes pessoais e custos desnecessários.

Prevenção criativa

Outro benefício dessa prática está no surgimento de soluções criativas antes que os problemas de fato aconteçam. Expor as eventuais dificuldades e os objetivos conflitantes obriga os envolvidos a levantarem as melhores formas para resolver tais equações.

Quando ninguém se importa devidamente com esse processo de avaliação, as crises pegam o gerente e a equipe de surpresa. Portanto, nada melhor do que avistar os percalços do caminho com antecedência e agir de modo preventivo.

Definição e acompanhamento programático

O trabalho com prazos apertados é uma realidade problemática que só se resolve com o estabelecimento de um cronograma eficaz logo no começo do projeto. O processo de gerenciamento de integração organiza e define datas-limite para cada tarefa, além de incentivar o monitoramento dos momentos em que cada passo deve ser cumprido.

Quais são os processos envolvidos no gerenciamento da integração?

O gerenciamento da integração é dividido em seis etapas (que interagem entre si). A seguir, veja quais são elas.

1. Preparação do termo de abertura do projeto

No primeiro passo, o foco é a elaboração de um documento que libera o início do projeto ou de uma fase. Trata-se do Termo de Abertura do Projeto (TAP), visto como o pontapé necessário para o planejamento do que se espera com o trabalho. Isso também significa que todos os requisitos iniciais, com as partes interessadas, devem ser documentados.

2. Desenvolvimento do plano de gerenciamento

A importância dessa etapa está em definir como será conduzida a gestão do projeto. São documentadas todas as ações necessárias para estabelecer, preparar, integrar e gerir os planos de todas as áreas de conhecimento. Ou seja: os possíveis subplanos inclusos no projeto devem ser consolidados e executados em sincronia.

3. Orientação e gerenciamento da execução

Como o próprio nome anuncia, essa fase é responsável pela condução, com especificações e orientações a respeito da execução das tarefas previstas. O gestor deve monitorar os detalhes do projeto quanto a:

• alocação de recursos;
• desempenho;
• aspectos técnicos;
• mudanças;
• aquisições necessárias;
• possíveis ações corretivas.

4. Monitoramento do trabalho realizado

Trata-se de acompanhar e regular o projeto para checar se os objetivos definidos no início estão sendo atingidos. Essa etapa é fundamental para a identificação de potenciais em tempo, recursos, resultados e escopo do projeto.

5. Controle integrado das mudanças

No quinto processo, as Solicitações de Mudança são analisadas. A partir de um fluxo definido, promovido e conhecido por todos, esses pedidos podem ser aprovados ou rejeitados. A grande vantagem é que as solicitações são tratadas de modo integrado, reduzindo os impactos na entrega final do produto ou serviço.

6. Encerramento do projeto ou da fase

A última etapa cuida do encerramento formal do projeto (ou de uma fase), apontando a conclusão de todas as aquisições, atividades e desmobilizações. Com isso, os recursos destinados ao trabalho são liberados e realocados em outras ações.

Em busca de aumentar os níveis de harmonização e comunicação entre as áreas envolvidas, é importante que a integração marque presença em todos os tipos de projetos.

Como vimos, o gerenciamento de integração do projeto engloba a coordenação de todos os processos e interfaces das áreas do conhecimento inclusas em seu ciclo. Como resultado, as organizações tendem a alcançar seus objetivos com mais segurança, agilidade e qualidade nas etapas interligadas.

Quer entender como é possível alavancar toda a gestão de projetos com uma única solução tecnológica? Peça uma demonstração do Project Builder agora mesmo e simplifique seu trabalho!