A Econtech, empresa dedicada à consultoria organizacional e à auditoria de processos, precisava melhorar o fluxo e a velocidade de suas operações. Para isso, a decisão foi certeira e bastante oportuna: implantar um software de gestão de projetos. Foi quando a Project Builder (PB), referência no Brasil nesse tipo de tecnologia, entrou em cena e otimizou os processos da Econtech.

Neste texto, você vai conhecer um pouco mais a respeito dessa parceria de sucesso. É, sem dúvida, uma valiosa oportunidade para visualizar os resultados práticos de uma operação alinhada e altamente sinérgica, em que os parceiros certos podem alavancar o crescimento mútuo.

Acompanhe, a seguir, a história da Econtech. Saiba como e por que a empresa foi capaz de potencializar seus processos ao implantar as funcionalidades que a Project Builder oferece.

Qual é o mercado de atuação da Econtech?

A Econtech, que tem sede em Recife, utiliza ferramentas e tecnologias de ponta para maximizar os resultados de seus clientes. Oferecendo serviços de consultoria organizacional e de auditoria de processos, a empresa provê soluções integradas e inovadoras para promover o desenvolvimento de seus parceiros.

A competência na execução dos projetos não tardou a incrementar a demanda de empresas interessadas nos serviços. O crescimento operacional, por sua vez, levou à necessidade de melhorar o controle de dados e alavancar a transparência dos processos, diminuindo retrabalhos e otimizando performances.

Como a Econtech identificou a necessidade de um software de gestão de projetos?

A identificação da necessidade de implantar um software de gestão de projetos foi bastante natural. As particularidades da Econtech — bem como seu compromisso de oferecer sempre o melhor serviço a seus clientes — exigiam um produto robusto e confiável. Era o momento de buscar um fornecedor que atendesse às demandas do negócio.

Lucineia Pedrosa, diretora de projetos da Econtech, conta que, uma vez levantada a necessidade de implantar um sistema para controlar os processos internos, foi iniciada minuciosa etapa de avaliação de possibilidades

Após buscas on-line, que culminaram na seleção de alguns bons candidatos, um período de testes foi monitorado na Econtech. Dentre os critérios de comparação, constavam:

• eficácia e  velocidade no suporte técnico;
• aderência tecnológica;
• robustez de funcionalidades;
• fácil usabilidade.

Uma vez analisadas, as soluções foram elencadas e contrapostas, a fim de efetivar a decisão final. “A Project Builder foi a melhor opção”, afirma Lucineia. Começava, então, a parceria de sucesso entre Econtech e Project Builder.

Quais eram os desafios antes da implantação da Project Builder?

Antes da implantação da Project Builder, a Econtech enfrentava problemas na administração cotidiana de suas rotinas e de seus projetos. Era preciso otimizar os fluxos de rotina e eliminar o retrabalho, tornando as atividades mais ágeis e produtivas.

“Havia dificuldade no acompanhamento diário. Era complicado dar um posicionamento sobre o projeto ao cliente, por exemplo, já que perdíamos muito tempo para compilar as informações necessárias e, muitas vezes, elas ainda estavam incompletas”, pondera Lucineia.

A ausência de um software que centralizasse os dados e os tornasse acessíveis sobrecarregava a equipe da Econtech e, em alguns casos, podia até mesmo incomodar o cliente — que desejava ter acesso ao status de seu projeto em andamento. O monitoramento em tempo real era totalmente inviável.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Com a escolha do sistema da Project Builder, muita coisa mudou. Os principais aspectos otimizados no dia a dia da Econtech dizem respeito ao planejamento geral do projeto, ao registro de todas as atividades realizadas e, claro, à capacidade de fornecer ao cliente as informações atualizadas sobre os avanços e as eventuais pendências de seu projeto.

Agora é possível construir e verificar o cronograma detalhado de atividades, fornecendo updates automáticos ao cliente. Na prática, a Project Builder contribuiu para agregar valor aos serviços prestados, alavancar o desempenho da equipe e conferir mais transparência às rotinas de trabalho.

Dessa forma, a Econtech elimina o retrabalho e potencializa a satisfação de sua carteira, reforçando seus valores de excelência. A empresa amplia sua capacidade de crescimento sustentável e tem mais segurança para alçar voos ainda mais altos!

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

Para Lucineia, a Project Builder “é a ferramenta que atende ao que propõe”, refletindo a satisfação de uma relação próspera. Ela sinaliza, ainda, que o sistema da PB é utilizado, na Econtech, em duas frentes bastante importantes e estratégicas para a empresa: como ferramenta de controle de tarefas internas e como recurso de interação com a base de clientes.

Diante disso, não seria equivocado dizer que a Project Builder desponta como a solução ideal para maximizar o desempenho de empresas e de seus respectivos clientes. Trata-se, enfim, de um ciclo altamente virtuoso, responsável por elevar ao máximo os resultados de um grupo comprometido de negócios e gestores.

O software de gestão de projetos da Project Builder oferece tecnologia de ponta capaz de atender às demandas e de superar as expectativas. Para além das funcionalidades do sistema, a qualidade do serviço — da pós-venda ao suporte técnico — também deve ser considerada e priorizada. Afinal, quanto mais confiável a parceria, mais efetivos serão os retornos por ela gerados.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

Lucineia é categórica ao afirmar que a decisão foi absolutamente a melhor possível e que os resultados positivos, ainda que imediatos, são duradouros e continuam a motivar o crescimento da Econtech.

De acordo com a diretora, há uma imensa satisfação em contar com a Project Builder. “A empresa está sempre buscando se atualizar, tem um suporte preciso e, independentemente do investimento do cliente, está sempre pronta a atender às demandas que levantamos.”

A confiança, bem como o relacionamento saudável entre fornecedor e cliente, é essencial para garantir uma parceria duradoura e lucrativa, capaz de fortalecer o crescimento de ambas.

Do mesmo modo, a constante busca da inovação, que fica evidente na adequação tecnológica e na disponibilização de novas funcionalidades no sistema, deve ser um atributo valorizado no momento de optar por uma empresa de software. Assegure-se de contar com uma organização antenada, capaz de acompanhar (e de endossar) o desenvolvimento do seu negócio.

A sua empresa quer crescer com responsabilidade e escala? Ótimo, então você precisa de um sistema que possa oferecer transparência, segurança e eficácia na administração de atividades e projetos. Fale com um dos nossos consultores e entenda por que a PB é a tecnologia perfeita para o seu negócio!

Conduzir um projeto seguindo todas as suas etapas, do início ao fim, é um trabalho muito mais complexo do que se imagina. Desenvolvido por quem conhece a profundidade desse processo, o software da Project Builder dispara como uma das opções mais eficientes do mercado.

Você tem ciência da importância de escolher o projeto certo? Sabe o quanto um bom software de projetos pode protagonizar a operacionalização do planejamento?

Neste artigo, explicamos como a solução da Project Builder ajuda as empresas a fazerem o projeto de forma correta e efetiva. Acompanhe!

Como o Project Builder ajuda na escolha do projeto?

Escolher o trabalho certo a ser feito é extremamente importante para um escritório de projetos. Quando se decide pela opção ideal, as chances de sucesso da gestão só tendem a crescer.

Essa combinação é tão fundamental quanto o encontro com o cliente que está disposto a comprar o projeto. Uma decisão errada pode representar um caminho sem volta, permeado por retrabalhos, atrasos e dificuldades em garantir a solução desejada para o problema que se quer resolver.

Em vários casos, a escolha equivocada é sinônimo de muito trabalho para poucas pessoas ou recursos escassos. O projeto errado em um momento inoportuno também abre portas para o desperdício de recursos e problemas com a alocação da equipe.

Diferenciais

Sabendo disso, os profissionais responsáveis pela inteligência do Project Builder desenharam um software que se destaca em relação ao mercado justamente pela parte estratégica. Uma de suas funcionalidades inclui gráficos de bolhas para a seleção de projetos e propostas.

Os projetos podem ser criados com os critérios e indicadores do sistema, acompanhados por uma pontuação adequada, gerando uma matriz por meio de um gráfico de bolhas. Nele, é possível visualizar as propostas ou projetos que estão mais aderentes aos objetivos estratégicos da companhia.

Há uma visão quantitativa para definir qual projeto vale mais a pena e onde o orçamento será alocado. Isso acontece no “achismo” muitas vezes, mas, com uma ferramenta direcionada, você consegue criar um processo interno e tomar uma decisão baseada em informações valiosas.

O Project Builder ajuda a selecionar e executar o projeto certo. Desenhado com esse intuito, ele fornece a possibilidade de categorização do portfólio e análise de projetos passados, por meio de um histórico rico em informações para tomadas de decisões.

Graças aos registros de lições aprendidas, dificuldades e complexidades, fica muito mais fácil para o gerente tomar decisões quanto aos trabalhos atuais.

Qual é a importância de usar um software de gestão de projetos na empresa?

Como você deve saber, a utilização de uma solução informatizada traz ganhos incríveis para a gestão de projetos. Com o avanço da tecnologia e o desenvolvimento de novas possibilidades, o trabalho manual vai sendo superado em diversas etapas.

Como resultado, a execução operacional pode ser muito mais produtiva. Por outro lado, o ganho com a otimização do tempo é capaz de, inclusive, estimular a equipe a investir mais horas em soluções cada vez mais inteligentes.

Índice de Realização

Exemplo disso é o Índice de Realização (IR) presente no Project Builder, que analisa o escopo a partir de várias bases comparativas. O recurso permite que o gerente de projetos tenha uma boa gestão de escopo, verificando se as atividades previstas estão sendo entregues conforme o previsto.

Ao longo do caminho, é possível observar os gargalos e as atividades mais importantes, gerenciando melhor o tempo para evitar imprevistos desagradáveis. Analisando o caminho crítico do projeto, você visualiza as atividades que estão a ponto de atrasar e comprometer toda a entrega do projeto.

Assim, consegue-se fazer um bom gerenciamento do tempo e o projeto acaba cercando tudo isso. Com relação aos custos e às receitas, o controle ocorre a partir da comparação dos gastos registrados com os valores previstos.

Por que o Project Builder é útil para a execução do projeto certo?

Um dos grandes benefícios de usar o Project Builder na execução dos projetos está ligado à inteligência estratégica. Isso porque o software propicia uma atuação 100% alinhada com a companhia, de acordo com o plano cadastrado, as metas e os objetivos inseridos.

Propostas com workflow de aprovação

Nesse pacote de vantagens, podemos incluir as propostas com workflow de aprovação e a criação de indicadores para pontuar as ideias de projetos. Além disso, é feita uma priorização para atrelar os projetos e as propostas, bem como a avaliação das metas e dos objetivos estratégicos da companhia.

Visão geral e indicadores

Quando parte do olhar do gestor, o projeto acaba sendo ruim a longo prazo. Adotando a priorização, a proposta de projeto, os estudos quantitativos (e qualitativos) e a viabilidade, por outro lado, é possível ter uma visão geral e utilizar os critérios de indicadores criados.

Além disso, o Project Builder dispõe de vários indicadores de controle de prazo e custo para o valor agregado. Eles são utilizados para a verificação do andamento das despesas, da saúde financeira e da entrega do projeto.

O custo pode ser considerado em termos de recursos humanos ou gerais, como deslocamentos e viagens. A base comparativa do software permite que o usuário acompanhe como o orçamento está sendo gasto, sem falar que o módulo de gestão de equipe colabora para uma melhor distribuição dos membros, evitando que os colaboradores fiquem ociosos.

Redução dos impactos financeiros e de qualidade

Para minimizar os impactos financeiros ou de qualidade, o Project Builder conta com uma abordagem voltada à gestão de riscos, antecipando-os. Toda a comunicação é realizada na plataforma, com sinalizações de possíveis mudanças antes que os problemas ocorram.

Como resposta ao dinamismo oferecido ao portfólio de projetos, tem-se uma gestão mais propícia à boa execução e ao controle, em um programa que se adapta rapidamente aos processos de acordo com a realidade do cliente.

Antes mesmo do termo de abertura, já existe uma série de fatores que precisa ser discutida e considerada, como:

• a clareza da justificativa;
• a definição de objetivos, das pessoas envolvidas no projeto e dos stakeholders;
• os riscos;
• as premissas e restrições.

Com prazo, data de início e encerramento e custos definidos, o gerente está liberado para desenvolver o planejamento e a estrutura analítica do projeto. Ele deve gerenciar o escopo e o tempo de dimensionamento das atividades entre o time.

Um software que falha no acompanhamento dessas partes ou não explora a dinâmica entre elas pode deixar muito a desejar.

Na Project Builder, nossos profissionais especializados podem ajudar você a traçar uma estratégia de Gestão de Projetos focada em resultados. Agora é sua vez de decidir: assista nosso vídeo de demonstração agora mesmo e tire suas dúvidas!

Quando se fala de gestão, não falar sobre o conceito de mapeamento de processos e da importância disso no mundo corporativo é muito improvável. Isso porque o ato de mapear as atividades de modo padronizado permite que toda a cadeia de trabalho envolvida seja mais organizada e otimizada.

Simples, porém exigente, o mapeamento de processos é o agrupamento de todas as etapas necessárias para uma determinada produção, demonstrando como essas tarefas guardam vínculos entre si e apontando os responsáveis.

Essa prática pode fazer grande diferença na gestão de projetos, porque a identificação detalhada das etapas de trabalho abre caminho para a compreensão completa do que está acontecendo na empresa. Ao tomar o conhecimento de eventuais problemas entre as fases de uma operação, você pode prever crises e propor soluções perfeitas.

Quer saber mais? Continue acompanhando este artigo e descubra quais são os principais benefícios dessa prática. Ao final, mostraremos como implementá-la com sucesso.

As principais vantagens do mapeamento de processos

Identificação e eliminação de gargalos operacionais

Os pontos nos quais a estrutura de uma organização mais sofre são conhecidos como gargalos. Eles só atrapalham a performance da empresa, demonstrando sinais de fragilidade, deficiência e sobrecarregamento.

Só será possível resolver os problemas depois que eles forem encontrados, não é mesmo? Pode parecer meio óbvio, mas essas dificuldades só podem ser melhoradas depois que os gestores passam a conhecer como funciona a cadeia de produção.

Acompanhar a sucessão das etapas que integram o processo operacional é fundamental. Mas quando falamos de acompanhar, não se trata apenas de saber como a sequência funciona na teoria, mas checar o modo como os colaboradores estão desempenhando as funções na prática.

Gargalos operacionais acontecem em qualquer negócio. Um bom mapeamento de processos é aquele que entrega um documento que mostra, com o máximo possível de clareza, tudo o que está acontecendo no funcionamento de seu negócio.

Padronização das atividades

Como gerente na área de projetos, ninguém melhor que você para saber quais processos padronizados são essenciais para o sucesso de uma empresa. Afinal, não adianta nada ter produtos de qualidade se o fluxo de produção é o reflexo do caos e da desorganização.

O mapeamento de processos pode ajudar a consertar isso. Ele funciona a favor do respeito aos prazos estabelecidos em contrato e da diminuição das despesas. Assim, as etapas dessa prática definem, unificam e simplificam tudo o que acontece no negócio.

Com os procedimentos padronizados, até os investimentos financeiros podem ser otimizados, bem como a comunicação interna.

Controle financeiro

Como pincelamos acima, a redução de despesas e o aumento dos lucros são vantagens importantíssimas, que toda empresa precisa. No entanto, querer não é poder. Para elevar o nível de produtividade, é preciso focar na qualidade dos produtos ou serviços desenvolvidos, e isso se dá por meio de projetos bem executados.

Ao mapear os processos, um gestor pode aumentar as chances de tomar as rédeas financeiras da empresa, já que tende a encontrar as falhas e os trabalhos repetitivos existentes. Além disso, com uma melhor análise das atividades de alto e baixo valor agregado, a tomada de decisões será facilitada.

Gestão do conhecimento

Democratizar o conhecimento no negócio costuma ser uma tarefa difícil no ambiente corporativo, em geral. Ignorando o projeto central, líderes têm dificuldades de disseminar o conhecimento de forma clara e prática. Em alguns lugares pouco se fala sobre a necessidade de fácil acesso a todas as informações por toda a equipe de trabalho.

Trabalhar a gestão do conhecimento tem tudo a ver com a gestão de projetos, por inspirar os funcionários a lidarem com a hierarquização, documentação e democratização da informação. Os integrantes das equipes precisam se comunicar bem e os líderes são responsáveis pelo compartilhamento claro dos dados e procedimentos.

Evitar o mapeamento é sinônimo de problema. Prefira que os processos estejam catalogados sob uma metodologia compreendida por todos, evitando dúvidas e novos gargalos.

Como mapear de maneira eficiente

Saiba o que mapear

Seu primeiro passo para o mapeamento é saber o que se está mapeando, e o porquê. Antes de você achar que essa dica é óbvia, saiba que muitas empresas não conseguem encontrar os limites de um processo.

Onde o procedimento começa? Em que ponto termina? Quais são suas entradas? Quais as saídas? A resposta para essas perguntas deve ser identificada em cada procedimento mapeado.

Para tal, você precisará de disciplina para se manter no escopo e nos limites pré-determinados. Após isso, poderá selecionar uma ferramenta de mapeamento difundida no mercado, como o SIPOC, VSM, BPI etc.

Seja minucioso e detalhe por igual

O bom mapeamento de processos se dá pela exigência e riqueza de detalhes. Se for entrevistar um funcionário, extraia dele todos os possíveis casos, saídas, relatórios, telefonemas, e-mails e qualquer coisa que esteja ligada à realidade da execução na prática.

Detalhe todas as atividades por igual. Descubra qual o nível desejado de detalhamento para o processo todo, e então permaneça nele. Nada de especificar uma atividade muito mais que outra.

O nível de detalhamento ideal permite a compreensão clara do procedimento e suas formas de trazer melhoria no menor tempo e custo possíveis.

Desenhe o diagrama de processos

Depois dos tópicos acima, desenhe o diagrama de processos, ordenando as atividades com simplicidade. Organize o que acontece no negócio de forma equilibrada e sistemática. Esse diagrama é o primeiro passo para a criação no mapa e modelo de processos, que inclui os participantes, resultados, sistemas, as regras e todos os outros elementos necessários.

Vale ressaltar, que uma boa ferramenta de modelagem de processos é a melhor maneira de automatizar tarefas, reduzir o tempo gasto e facilitar o entendimento desejado.

Por fim, lembre-se que o mapeamento de processos é constante. Conforme os resultados são analisados em sua gestão, trabalhe com atualizações. Caso você se depare com alguma situação desfavorável, tome a atitude certa para otimizar os trabalhos internos novamente.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender como aplicar o conceito de mapeamento de processos pode transformar a cultura de uma empresa e abrir caminho para o bom funcionamento dos projetos. Quer ficar por dentro de outras notícias relevantes para o seu mercado? Assine nossa newsletter agora mesmo!

Respeitar prazos, desenvolver um fluxo de informações, prever riscos, evitar conflitos por temperamentos, alinhar expectativas e tantas outras situações exigem a presença de um gerenciador de projetos.

Todo projeto requer um agrupamento de tarefas que precisam ser cumpridas por uma equipe com recursos limitados, em busca de um objetivo planejado. Em alguns momentos, tudo parece ser muito simples e bem arquitetado, porém, as pessoas envolvidas no processo sabem o quanto um planejamento corriqueiro pode se tornar complexo.

Para explicar melhor, listamos neste post sete vantagens que farão você querer contar com um gerenciador de projetos o mais breve possível. Acompanhe!

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Para que serve o gerenciador de projetos?

Quando falamos sobre uma ferramenta capaz de administrar o projeto, o próprio nome já diz tudo. Um gerenciador de projetos serve para que as tarefas sejam geridas da melhor forma e concluídas com sucesso.

Esse resultado é tudo o que se espera quando a finalização do projeto comprova que ele atendeu a todos os requisitos determinados durante o planejamento, seja quanto ao prazo, seja quanto aos custos ou à eficiência dos processos.

Um projeto bem gerenciado depende não apenas de dedicação e inteligência coletiva, mas também da aplicação de uma metodologia moderna aliada à tecnologia, capaz de dar conta das exigências processuais.

Vale ressaltar que esse sucesso não se baseia apenas no atendimento às restrições de escopo, tempo e custo. Estamos falando sobre satisfação do cliente com o serviço entregue, que sinaliza o êxito do trabalho e aumenta a exigência de um bom gerenciamento.

Segundo o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), 20% do Produto Interno Bruto (PIB) mundial é aplicado na execução dos mais variados modelos de projetos. Ou seja, 12 trilhões de dólares de toda a riqueza do mundo são investidos com o esforço de aprimorar e elaborar alguma coisa por meio da gestão de projetos.

No mundo corporativo atual, é impossível viver de apostas e fundamentar a gestão em práticas intuitivas. Sendo assim, o gerenciamento de projetos aparece como uma solução para que as decisões sejam embasadas em práticas realistas e estratégias eficazes.

Quais são as vantagens principais que um gerenciador de tarefas oferece?

1. Foco no trabalho

Quando há um cronômetro contabilizando o tempo para a entrega das atividades, os profissionais podem trabalhar com mais foco nas tarefas. O gerenciador pode proporcionar uma certa “pressão” capaz de combater a procrastinação.

Isso acontece porque o software de gerenciamento faz com que as atividades sejam organizadas, com prioridades definidas e informações agrupadas para evitar a perda de tempo com retrabalhos.

2. Transparência e agilidade na gestão

Você consegue dizer em qual tarefa cada um dos integrantes de sua equipe está trabalhando neste momento? Com um software de gestão de projetos, isso é possível. Dependendo da ferramenta, o gerente pode visualizar informações completas como a data de entrega da tarefa, seus respectivos responsáveis e o índice de produtividade.

Com essa transparência, o gestor também ganha agilidade na liderança e sustento para a tomada de decisões mais inteligentes. Além disso, pode mapear e resolver o problema com desempenho abaixo da média e recompensar os profissionais mais produtivos.

3. Controle inteligente das informações

Você sabia que o excesso de dados pode fazer com que uma atividade seja executada com equívocos? Essa é a realidade repetida em muitas organizações em que um único profissional é responsabilizado por diversos projetos e precisa organizar todas as informações no próprio e-mail.

Quem utiliza um gerenciador automatizado pode contar com um lugar mais prático e funcional para o armazenamento e controle daquilo que é fundamental para o planejamento. Com isso, a empresa evita diversos problemas como a perda de tempo empregado para tratar de elementos irrelevantes.

4. Otimização de reuniões

Quando existem muitos projetos simultâneos, a produtividade da equipe pode ser comprometida por conta da multiplicidade de reuniões. O acompanhamento dos status e esclarecimento de dúvidas faz parte do fluxo de trabalho.

No entanto, se as informações estiverem condensadas em um software específico, basta que o líder aponte os ajustes necessários no chat do grupo e determine os novos prazos. Nada melhor do que um alerta prático e objetivo, capaz de diminuir a perda de foco e otimizar o tempo de encontros.

5. Reposição de documentos

Uma das maiores causas para os gestores correrem atrás do gerenciamento de projetos online é a possibilidade de acesso rápido aos arquivos e comentários já compartilhados por meio de uma plataforma segura.

A gestão da documentação é um dos carros-chefes de um gerenciador de projetos, pois ela pode sanar todo um fluxo que pode se tornar incrivelmente problemático com erros mínimos. Na maioria das soluções automatizadas, o capital intelectual fica salvo na nuvem.

Na prática, além de oferecer segurança no arquivamento, isso faz com que os compromissos não sejam esquecidos, bem como possibilita o trabalho remoto e a pesquisa de dados na base histórica da empresa.

6. Rapidez na tomada de decisão

A mensuração dos resultados por meio da gestão por processos proporciona muitos benefícios para o gerente de projetos. Quando a empresa passa a dispor de informações úteis e embasadas, a tomada de decisão se torna rápida e assertiva.

Como consequência, as prioridades são definidas de modo melhorado, e os processos podem ser direcionados em todos os níveis, da alta gerência ao nível operacional. Com base nessa metodologia, o gestor consegue antecipar e responder às mudanças do mercado em tempo significativo, ampliando as oportunidades de negócios.

7. Automação de relatórios gerenciais

Será mesmo que dá para conhecer a vantagem competitiva da sua instituição quando os resultados são mensurados à mão? Se existe desconfiança na sua resposta, está na hora de considerar o uso de um software para automatizar esse processo.

Uma solução automatizada pode ajudar na integração dos dados e na geração automática de relatórios de custos e timesheet. Com essa implementação, você poderá conhecer o estoque de horas do time e entender qual é a diferença entre o esforço orçado e o real esforço investido nos projetos.

Como você pôde ver, para ser bem sucedido na gestão de projetos, é preciso alinhar o conhecimento das melhores práticas ao uso de uma ferramenta com entregas excelentes. Um bom gerenciador de projetos pode ser usado como uma verdadeira estratégia de negócio, alinhando as áreas funcionais e aperfeiçoando o desempenho organizacional.

Não por acaso, a Project Builder desenvolveu uma solução incrível que permite uma gestão com regras, responsabilidades, processos e mecanismos excelentes. Entre em contato conosco e descubra o que podemos oferecer para elevar o nível da sua administração de projetos.

A gestão de projetos traz vários desafios para um negócio, como o controle de custo e a identificação do status do andamento. Essas eram as dificuldades da Betta Global Partner, empresa que decidiu contar com o apoio da Project Builder (PB) para concentrar o gerenciamento dos projetos e tornar o dia a dia da organização mais fluido e produtivo.

Para nós, da Project Builder, tudo fica mais fácil quando se conta com um parceiro que está engajado em implementar as mudanças necessárias. Da mesma maneira, as empresas que buscam melhorias na gestão de projetos necessitam de um software capaz de simplificar a tarefa de administração dos seus fluxos de trabalho.

Assim surgiu a parceria com a Betta Global Partner, que conseguiu otimizar sua gestão de projetos. Para entender melhor o sucesso dessa colaboração, entrevistamos Ricardo Michelin, Analista de Suporte e Assistente de PMO na Betta Global Partner, que nos contou mais sobre o trabalho em conjunto das duas empresas.

Continue a leitura e conheça melhor o trabalho realizado, entendendo como funciona essa parceria que está trazendo ótimos resultados!

Qual é o mercado de atuação da Betta Global Partner?

Atualmente, a Betta Global Partner é uma parceira de soluções baseadas em telecomunicações. A empresa revende equipamentos da Avaya, que é uma companhia americana, entre outras soluções de TI e call center.

A Betta tem ainda uma fábrica de software voltada para o atendimento ao cliente, como call center, chatbot para site e comunicação integrada. Há nichos de serviços diferentes para cada tipo de demanda.

Por que a Betta Global Partner sentiu necessidade de um software de gestão de projetos?

A Betta tinha um desafio nos projetos em relação ao controle de custo, ou seja, no controle dos valores de cada atividade que a empresa faz. Era complicado acompanhar o andamento do projeto, porque o fluxo de tarefas é bem complexo e a empresa tinha dificuldade em identificar as fases e os status das soluções.

Nesse cenário, a Betta estava precisando de ajuda na concentração de gerenciamento dos projetos. Essa necessidade de melhorar a gestão de trabalhos fez com que a empresa fosse atrás de soluções e se deparasse com a proposta e o software da Project Builder.

Quais foram os resultados obtidos com o uso do software da Project Builder?

Agora é possível concentrar todas as pessoas envolvidas no projeto em um só lugar e organizar todas as informações ali. Atualmente, a Betta Global Partner cadastra cada projeto na página online da plataforma da Project Builder e gerencia os projetos de acordo com as demandas. Por exemplo, quando uma tarefa passa por uma mudança de data, essa alteração é feita diretamente no cronograma.

Dessa maneira, as pessoas com acesso à ferramenta conseguem acompanhar o projeto com mais facilidade, pois antes não era assim. Isso melhora o controle, monitoramento e visualização do fluxo das tarefas.

Quais foram os desafios ao implementar as mudanças?

As dificuldades são culturais, mudanças internas que tiveram que acontecer na empresa. Os colaboradores precisam perceber a ferramenta como algo que vai auxiliar os processos do trabalho.

Para isso, a Betta está fazendo um trabalho de treinamento interno junto com a equipe da Project Builder para que os funcionários entendam melhor sobre os recursos da solução.

Por falta de conhecimento, ainda há projetos que estão fora da plataforma. Assim, aos poucos, a equipe vai entendendo quais recursos são importantes, quais atendem às necessidades e, em conjunto, todos aprimoram as usabilidades.

Qual é o próximo passo na gestão de projetos da Betta Global Partner?

Quando a empresa estiver com todos esses pontos alinhados e com confiança plena no processo, partirá para a divulgação externa para os clientes e para as outras áreas. Assim, todos poderão fazer consultas, compreender os resultados e verificar que aqueles dados condizem com a realidade. O objetivo é melhorar cada vez mais a rotina e o dia a dia da empresa com o software da Project Builder.

Há também uma vontade de integrar futuramente o sistema de ponto. Isso facilitará o controle, por exemplo, dos valores de horas extras. Atualmente, nós já extraímos os relatórios da plataforma e trabalhamos no Excel as informações que precisamos.

Como o software ajuda na visão estratégica da empresa?

Hoje, a Betta Global Partner conta com um relatório gerencial chamado road map, que é uma visão estratégica dos projetos que estão em andamento para saber quantos estão atrasados, quantos estão no prazo, quantos cada gerente de projetos tem e quanto recurso está sendo alocando para esse tipo de trabalho.

Também há recursos de implantação. Por exemplo, o relatório mostra que no mês de novembro 10% do recurso está alocado na fase de implantação. Essas informações são extraídas da plataforma e colocadas em um dashboard no Excel para ficarem visualmente melhor e em um único slide.

Três a quatro relatórios da plataforma são extraídos e, manualmente, é criado apenas um com um compilado das informações mais importantes.

Como é o relacionamento entre as duas empresas?

Nas palavras do Ricardo Michelin, “Podemos dizer que é uma grande parceria. O relacionamento é muito tranquilo, todos os chamados abertos pela Betta são atendidos rapidamente pela Project Builder.

Se não conseguimos o atendimento via internet, entramos em contato por telefone e somos prontamente atendidos. Eles explicam o motivo da ferramenta funcionar daquele jeito, explicam por que aquilo aconteceu e como evitar que o erro se repita, esclarecem se é um bug da ferramenta que precisa ser mudado ou se é um erro interno nosso.

Enfim, é uma interação muito boa, sempre em busca da melhoria de ambas as partes. Por exemplo, recentemente um chamado foi aberto e a equipe já está resolvendo o problema.

Por isso, podemos dizer que a comunicação acontece muito bem e que o pessoal da Project Builder é bastante flexível. Sempre que desejamos marcar um treinamento, eles estão dispostos a explicar para os colaboradores como é o funcionamento da plataforma, para que eles consigam implementar essas funcionalidades na rotina da Betta.”

A nossa parceria com a Betta Global Partner é um relacionamento aberto. Sempre que algo é inviável no momento ou não está dentro do escopo, procuramos explicar que se trata de uma demanda particular. A clareza na comunicação e o respeito às normas do contrato são sempre as nossas prioridades.

Gostou de conhecer os benefícios que a Project Builder entrega aos seus clientes? Quer esses mesmos resultados na sua empresa? Entre em contato conosco e converse diretamente com um de nossos consultores!

O caminho a ser percorrido entre o ponto zero de um projeto e sua conclusão, envolve o comprometimento de alguns recursos estratégicos para o negócio. Nesse cenário, o Project Builder (PB) elimina os riscos que possam comprometer o seu sucesso.

Até aí a solução parece similar às demais oferecidas no mercado, então, por que escolher o Project Builder para a gestão de riscos nos projetos?

Se essa é a sua dúvida, trouxemos neste post um detalhamento de seus diferenciais de forma prática e objetiva. Continue a leitura para conferir!

A importância de um software na gestão de projetos

De forma ampla, um software de gestão de projetos permite centralizar as informações e documentos em um só ambiente, cadastrando, assim, os itens principais de controle como riscos, problemas e as lições aprendidas nos processos.

A análise na gestão de riscos controla os eventos não planejados que podem ocorrer ou não — e que podem ter força para comprometer o projeto em algum de seus parâmetros de sucesso.

Desse modo, o software permite listar todos os riscos possíveis de um projeto, seus impactos e as atitudes a serem tomadas para sua mitigação. No PB, esse cadastramento descreve:

• o que é o risco;
• seu fato gerador;
• suas consequências; e
• o contingenciamento.

Uma vez inserido no sistema, automaticamente se torna um registro na biblioteca de riscos do negócio, que pode categorizá-lo para melhor controle e utilização em futuros projetos similares.

O software da Project Builder como solução para gestão de riscos

Esse cadastramento de riscos no Project Builder também pode ser utilizado para registrar situações que já ocorreram, os status em que elas estão atualmente e as tratativas que foram dadas.

Isso permite que as ações futuras possam aproveitar desse conhecimento para evitar impactos no andamento de novos projetos, além de possibilitar ao gestor:

• criar a estratégia para tratamento do risco, como aceitá-lo, eliminá-lo, mitigá-lo, fazer sua transferência, aplicação, compartilhamento ou exploração;
• controle da vigência do risco e seu período mais crítico, ou seja, o intervalo de tempo em que ele pode ocorrer, e quando seus efeitos podem ser mais severos;
• algoritmo da matriz de risco, onde o PB vai usar os registros de impacto e probabilidade para calcular as prioridades e gerar um relatório de bolhas;

Além do relatório de bolhas de risco, também é gerado uma análise com todos os dados do projeto, que podem ser utilizados para a orientação de equipes em reuniões de escopo e tomadas de decisão.

Os benefícios de contar com as soluções da Project Builder

As soluções da Project Builder permitem envolver e gerenciar a equipe, além de evitar prejuízos por falta de previsibilidade. A seguir, saiba mais sobre os seus principais benefícios.

Criação de uma biblioteca de riscos realmente eficiente

Além de receber dados de forma automatizada a partir do registro de riscos, os elementos da biblioteca também podem ser organizados conforme tipo, prioridade e demais informações registradas, como a forma de tratá-los.

Definição de componente em resposta do risco

O PB dispõe de uma integração direta com a estrutura analítica do projeto, onde o gestor pode criar um componente em resposta a um risco específico, ou seja, a criação de uma tratativa.

Nessa definição, é possível delegar quais são os responsáveis pelas ações, os executores, criar componentes, além de informar datas de início e fim.

Integração do projeto dentro do software

Ao criar tais ações no sistema, elas são vinculadas a determinada estratégia de tratamento previamente definida, que já tem situação, causas, mapeamento de consequências e qualificação de riscos — todas registradas.

Isso quer dizer que o gestor consegue ver todas essas informações integradas em um só ambiente, de forma clara, que destaca no menu de cada projeto seus riscos existentes e se eles estão em seus períodos críticos.

Se o projeto é uma reforma de uma usina de combustível em Santarém, no Pará, por exemplo, um de seus riscos podem ser os fatores climáticos que ficam mais severos em determinado período do ano.

Ao registrar tal risco, o gestor terá seus dados replicados para a biblioteca e também para o controle geral, que indicará na data certa os momentos mais críticos da ocorrência, bem como as tratativas a serem realizadas.

Cadastramento de skills

No registro de profissionais, o PB permite a inclusão de suas competências de maneira organizada, como Conhecimento, Habilidades e Atitudes (CHA). Assim, ao delegar as equipes para determinados projetos, é possível buscar a listagem dos profissionais disponíveis, de acordo com suas skills cadastradas.

Uma empresa de consultoria, por exemplo, pode usar esse recurso para selecionar o profissional mais adequado para a condução de uma etapa na sede de seu cliente.

Como as cláusulas contratuais podem determinar a graduação mínima de seus consultores, essa ferramenta garante que nenhuma alocação saia fora do previsto, evitando constrangimentos e falhas na prestação do serviço, que podem até gerar multas.

As vantagens de gerenciar os riscos em um projeto

Ao gerenciar os riscos de um projeto, é mais fácil diminuir seus impactos para o negócio, identificando ações que deram certo ou não, e criar uma base de conhecimento para ações futuras. Além disso, é possível garantir a gestão do cronograma de execuções de forma centralizada.

Ainda podemos apontar a redução dos custos com atrasos, mau uso dos recursos, diminuição da falta de entrega no escopo do projeto, aumento da qualidade dos serviços e entregas, assim como a satisfação do stakeholder do negócio.

Esses resultados são cruciais para o sucesso dos projetos, e permitem que a empresa conduza a evolução de suas estratégias de melhorias e expansões, como a abertura de novas filiais, consultoria para outras empresas, aprimoramento de sua infraestrutura etc.

Nesse sentido, o Project Builder ainda traz outras soluções indispensáveis para a gestão de projetos, e claro, pode ser personalizado conforme as demandas do cliente. Afinal, ele comporta todas as soluções fundamentais, de forma intuitiva e prática.

Você acredita que as necessidades da sua empresa estão alinhadas com as características e soluções do Project Builder? Então, converse com um de nossos consultores e tire suas dúvidas sobre nosso apoio especializado na construção da sua estratégia de gestão de projetos, focada em resultados.

O guia PMBOK 6ª edição já está sendo distribuído. Ele traz as mais modernas práticas de gerenciamento de projetos, assim como revisões e um conjunto de mecanismos para auxiliar gestores a enfrentarem os desafios das indústrias e companhias modernas.

Se você já conhece o PMBOK, provavelmente sabe da sua importância para o dia a dia do gestor, certo? Mesmo assim, é válido conferir algumas das novidades do guia neste post. Continue a leitura e saiba mais sobre esse manual reconhecido mundialmente.

Qual a importância de manter o PMBOK atualizado?

O PMBOK chegou à sua sexta edição. As revisões, lançadas regularmente, são feitas para manter o guia alinhado com o ambiente corporativo e suas demandas. A nova versão, por exemplo, foi criada para auxiliar gestores, consultores e profissionais da área a lidarem com um ambiente mais conectado, ágil e integrado.

A criação de uma área direcionada a ambientes ágeis, por exemplo, reflete essa preocupação de estar sempre alinhado com as novas formas de trabalho — as metodologias ágeis deixaram de ser uma realidade apenas dos ambientes de TI e, em função disso, essa edição dedicou parte de seus volumes apenas para tratar a integração desse modo de atuação no ambiente corporativo.

Da mesma forma, a inclusão de estratégias para perpetuar conhecimentos entre projetos também reflete a preocupação em manter o PMBOK em dia com o ambiente de negócios atual. Quanto mais frequentes os projetos, maior a necessidade de uma empresa gerenciar saberes e evitar que erros se perpetuem.

Quais as mudanças na estrutura do PMBOK 6ª edição?

A primeira mudança que o leitor da nova edição do PMBOK notará está na forma como os conceitos estão dispostos. Agora, cada área de conhecimento apresenta quatro divisões.

1. A divisão de conceitos-chave, que lista as informações fundamentais daquele tópico.
2. A divisão com as tendências e práticas emergentes relacionadas àquela área de conhecimento.
3. A divisão com as considerações de adaptação que devem ser avaliadas quando o gestor utilizar o conhecimento no seu planejamento de projetos.
4. As abordagens que podem ser aplicadas em ambientes ágeis, iterativos ou adaptativos.

Esse novo formato auxilia o gestor a encontrar melhor o conhecimento que ele procura e a direcionar os seus estudos. Dessa forma, o uso do PMBOK fica mais prático e eficaz.

Quais são as novas nomenclaturas do PMBOK 6ª edição?

O PMBOK 6ª edição trouxe duas novas nomenclaturas entre as dez áreas de conhecimento. Apesar dos cinco grupos de processos da 5ª edição terem sido mantidos, agora existem 49 processos. As novas nomenclaturas são: Gerenciamento de Cronograma e Gerenciamento de Recursos.

Gerenciamento de Cronograma

Antigo Gerenciamento do Tempo, essa parte do PMBOK reflete a mudança na visão do PMI sobre como o trabalho do gestor é feito. Ela enfatiza a importância do cronograma do projeto para a aderência a prazos e custos.

Gerenciamento de Recursos

Antiga Gerenciamento de Recursos Humanos, essa parte ganhou uma visão mais abrangente. Agora, ela também lida com o uso de softwares de gestão de projetos, assim como a necessidade de manter times unidos e alinhados. Ou seja, ela não só lida com profissionais, mas também as soluções de TI utilizadas para garantir a qualidade do seu trabalho.

O que há de novo na sessão de abertura e de conhecimento do PMBOK 6ª edição?

A sessão de abertura foi modificada para auxiliar gestores a terem uma visão mais efetiva do seu papel como líderes. Além disso, há um novo capítulo auxiliando profissionais a alinharem o projeto com os objetivos estratégicos do negócio, agregando valor à iniciativa e ao seu produto final.

A área de conhecimento ganhou um novo conteúdo, batizado de Gerenciar o Conhecimento do Projeto. Ela auxilia o gestor a manter uma documentação precisa com todo o conhecimento adquirido durante o projeto com acertos e erros. Dessa forma, o gestor pode disseminar esse conteúdo para outras áreas e projetos futuros.

Há também um maior detalhamento sobre a necessidade do gerente de projetos e o analista de negócios atuarem lado a lado.

Além disso, o processo Realizar a Garantia da Qualidade foi substituído por Gerenciar a Qualidade, para se alinhar com o ambiente corporativo moderno. A seguir, conheça outras três mudanças importantes.

Novos termos em Gerenciamento de Comunicações

Em Gerenciamento de Comunicações de Projeto, a alteração mais importante é a diferenciação entre comunicação e comunicações.

No PMBOK 6ª edição, o termo comunicação agora se refere à troca de informações direta entre duas pessoas. Já o termo comunicações está direcionado aos meios utilizados para duas ou mais pessoas se manterem em contato, como e-mails, relatórios e aplicativos de videoconferência.

Nova abordagem de riscos

Em Gerenciamento de Riscos do Projeto, é adotada uma nova abordagem. Agora, os riscos são avaliados de uma forma mais abrangente, deixando de serem considerados apenas os que estão atrelados a algum evento.

A gestão de incidentes também ficou mais eficaz. Agora estão listadas estratégias para o escalonamento do risco, dividindo a sua gestão entre programa e portfólio.

Como essa edição trata a gestão de aquisições e stakeholders?

As aquisições também passaram por mudanças. Na área de Gerenciamento de Aquisições do Projeto, o foco está mais globalizado, ou seja, a visão focada nas necessidades da América do Norte foi abandonada para auxiliar o gestor a implementar estratégias em mais locais.

No Gerenciamento dos Stalkeholders do Projeto, a visão também foi modificada, de tal forma que a área ganhou o nome de Engajamento de Stakeholders. Afinal de contas, é impossível manter profissionais unidos se eles não estiverem motivados corretamente.

O PMBOK foi criado para ser um dos mecanismos mais importantes de gerenciamento de projetos corporativos. Esse guia de boas práticas passou por seis revisões ao longo das últimas décadas com o apoio de especialistas de todo o planeta e, com isso, conseguiu agregar conhecimentos a diferentes setores.

Em outras palavras, a leitura do PMBOK 6ª edição dá acesso às mais modernas práticas de gestão. O profissional entrará em contato com estratégias para atuar com qualidade em ambientes ágeis, adaptativos e integrados.

Além disso, os conhecimentos desse manual tornam o uso de aplicações de gestão e outras metodologias mais dinâmico e eficaz, evitando prejuízos e garantindo que todos possam atuar da melhor forma possível em diferentes ambientes.

Quer saber mais sobre o PMBOK 6ª edição e como utilizar esse guia ao lado do seu sistema de gestão? Então, assine nossa newsletter para receber mais informações sobre o assunto!

Você sabe quais são os principais pilares na gestão de projetos? Toda medida de gestão corporativa tem um conjunto de bases que são aplicadas em todo o mercado e, no caso do gerenciamento de iniciativas, não é diferente.

Saber como a gestão de projetos é estruturada e conhecer os seus pilares é essencial para fazer com que o gestor execute um trabalho de maior qualidade. Se você ficou curioso e quer ver como isso influenciará o seu trabalho, continue a leitura deste post!

O que é a gestão de projetos?

A gestão de projetos pode ser vista como um conjunto de estratégias voltadas para a entrega dos resultados esperados pelo cliente ao término de um projeto corporativo. Ela é o método de gestão mais abrangente de quem atua nessa área, pois envolve rotinas e metodologias que passam por diversos fatores, como:

• a gestão, o monitoramento e a mitigação de riscos;
• o controle do escopo;
• o planejamento e controle de gastos;
• a definição de uma metodologia;
• o alinhamento de expectativas;
• o controle de prazos;
• o monitoramento de indicadores;
• a avaliação de resultados.

Esses são apenas alguns pontos abordados pela política de gestão de projetos. Portanto, o gestor deverá estar atento ao modo como cada etapa está estruturada e, assim, evitar riscos que possam comprometer os seus resultados.

Como a política de gestão de projetos influencia no sucesso do projeto?

Contar com uma boa política de gestão de projetos é crucial. Se ela for mal estruturada, todas as etapas passarão por problemas: a orientação das rotinas de trabalho, os mecanismos de gestão e o engajamento de times ficará comprometido.

Como consequência, o número de erros será ampliado, assim como os desperdícios de recursos. Em outras palavras, o trabalho de todos será impactado negativamente, levando a um cenário em que os resultados dificilmente atingirão o que é esperado pelo cliente.

Quais são os pilares da gestão de projetos?

Como apontamos acima, a gestão de projetos tem uma série de pilares. Veja abaixo quais são os mais importantes para a sua empresa!

1. Uma metodologia bem estruturada

A metodologia de gestão é um ponto de grande importância para a forma de como o projeto é executado. A escolha feita pela empresa influenciará o fluxo de trabalho, o uso de recursos e até os mecanismos de segurança adotados.

Justamente por isso ela é vista como um dos pilares na gestão de projetos. Feita conforme o perfil do negócio, o time terá mais chances de atingir o resultado esperado e, assim, ampliar o seu retorno sob o investimento.

2. Agilidade na tomada de decisões

Muitos problemas podem ocorrer no projeto. Portanto, é importante que o gestor esteja pronto para tomar decisões com agilidade. Quanto mais rápido for o processo de escolhas do negócio, maior será a chance de falhas e imprevistos serem solucionados antes que causem um grande prejuízo.

3. Uso de dados para o planejamento

As tomadas de decisões não devem apenas ocorrer com agilidade. Elas também precisam ser bem estruturadas. Isso ocorre apenas quando o negócio tem bons dados à sua disposição.

Portanto, é importante que a empresa tenha sempre informações atualizadas. Assim, as escolhas feitas antes, durante e após o projeto ser executado serão muito mais confiáveis. Não só isso: o time terá mais engajamento para executar o que é proposto, por saber que os líderes tomaram suas decisões a partir de um bom alicerce.

4. Comunicação eficaz

A comunicação se faz presente no dia a dia de todo o projeto. Sem que ela ocorra corretamente, os problemas serão mais frequentes. Além disso, o alinhamento de expectativas é prejudicado, o que torna o planejamento menos eficaz.

Portanto, defina uma estratégia de comunicação contínua. Nesse sentido, ela precisa ser multicanal, oferecendo as ferramentas necessárias para os times se manterem sempre integrados e capazes de trocarem informações estratégicas rapidamente. Ao mesmo tempo, feedbacks devem ser coletados e aplicados continuamente, evitando a perpetuação de falhas.

5. Gerenciamento de escopo

Todo projeto tem um escopo. No entanto, trabalhar para que ele seja mantido ao longo de todas as etapas, muitas vezes, é um desafio: a todo momento as expectativas podem ser modificadas, o que influenciará diretamente nos resultados finais.

Nesse sentido, o gerenciamento de escopo atua continuamente para que o projeto se mantenha focado nas expectativas iniciais. Assim, as responsabilidades são melhores distribuídas e a empresa pode entregar os resultados esperados de modo mais abrangente.

6. Gestão de conflitos

Falhas e problemas sempre podem ocorrer em um projeto. Portanto, o gestor precisa estar pronto para efetuar uma boa gestão de conflitos. Entre os pilares na gestão de projetos, este é fundamental para manter um bom ambiente de trabalho.

Comunique-se com todos os profissionais para manter responsabilidades bem distribuídas e expectativas alinhadas. Dessa forma, todos saberão de antemão quais são as suas obrigações e, assim, conseguirão atuar de modo integrado para entregar os resultados esperados.

7. Uso de indicadores de performance

Os indicadores de performance são um dos melhores meios de identificar problemas no fluxo operacional de uma companhia, avaliar o impacto de decisões e decidir quais passos tomar para eliminar falhas. De certa forma, uma métrica garante que o gestor conseguirá verificar, de modo abrangente, como um fator está impactando nos resultados finais e, assim, ter mais meios para fazer boas escolhas. As principais métricas que são utilizadas em projetos são:

• aderência aos prazos;
• aderência ao orçamento;
• nível de produtividade;
• satisfação do cliente;
• número de interrupções.

Outras métricas podem ser aplicadas conforme o perfil do negócio e o tipo de projeto que é executado. Portanto, é importante que já nas etapas iniciais os líderes se reúnam para identificar o que deverá ser quantificado e quais são os pontos mais importantes para o sucesso de cada etapa. Dessa forma, os indicadores adotados serão mais eficazes e causarão um maior impacto positivo no dia a dia da empresa.

A criação de uma boa política de gestão de projetos é um processo complexo, mas não impossível. O gestor precisa estar atento ao que é feito, ao perfil do negócio e às suas metas para, assim, definir um conjunto de estratégias inteligentes e bem estruturado.

Nesse sentido, os pilares na gestão de projetos devem ser vistos como uma forma mais dinâmica e inteligente de orientar o planejamento da companhia. Assim, a empresa evitará riscos e criará um ambiente de trabalho com um número de falhas muito menor.

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Um dos principais desafios dos gestores é saber como otimizar a tomada de decisão: esse processo é fundamental para alcançar e manter a excelência das atividades organizacionais. Para tanto, é imprescindível contar com a tecnologia na obtenção de dados relevantes e definição do melhor caminho a ser seguido.

Esse é o papel do software da Project Builder (PB). Voltado ao gerenciamento de projetos, o sistema permite planejar ações e identificar a disponibilidade de recursos ou a capacidade de entrega. Ao mesmo tempo, fornece informações sobre a evolução das atividades e da produtividade em tempo real.

Porém, como esse processo funciona na prática? Quais são as vantagens do software para uma empresa? De que maneira as tomadas de decisão são efetivamente otimizadas? Responderemos a todas essas perguntas a seguir. Acompanhe!

Como funciona o software da Project Builder?

O software da Project Builder trabalha com o gerenciamento de projetos, programas e portfólios. As ferramentas estão disponibilizadas em um só lugar. A solução integrada facilita a consolidação no painel de informações provenientes de diversos locais, como outros sistemas (a exemplo dos ERPs) ou planilhas.

Essa é justamente uma das principais dificuldades atuais dos gestores. Boa parte das organizações ainda utiliza o Excel ou outras ferramentas similares não colaborativas. Mesmo com o Google Sheets, que tem essa finalidade, é impossível criar dashboards e coletar dados de diferentes fontes.

Como resultado, surgem problemas em relação ao acompanhamento das atividades. Ao enfrentar tal obstáculo, o gestor deixa de fazer cobranças precisas aos stakeholders envolvidos. Isso causa uma baixa maturidade na gestão de projetos, que só pode ser solucionada com um software colaborativo (como o Project Builder).

Nesse contexto, separamos as quatro funcionalidades da solução. Confira!

Gerenciamento de projetos

O recurso oferece a possibilidade de realizar um planejamento eficiente e fácil. Os recursos e a capacidade de entrega passam por avaliações, sendo que as informações são disponibilizadas em tempo real. Além disso, a gestão é flexível e se ajusta ao método adotado no negócio. Entre as possibilidades, estão: metodologia ágil, PMBOK, Prince2 e PM Canvas.

Gestão de portfólio e programas

Nesse módulo, os investimentos são priorizados a partir de critérios e indicadores que contribuem para a seleção de projetos que agregam valor à empresa. O processo ocorre por meio de fluxos automáticos de aprovação de propostas. Para saber qual caminho vem sendo adotado, você ainda pode elaborar uma carteira que reflita a estratégia do negócio.

Gestão de equipe

As atividades mais relevantes são prioritárias aqui. Os recursos são gerenciados de acordo com os membros do projeto — da mesma forma, a produtividade e a alocação são passíveis de mensuração. O sistema ainda configura alertas proativos para as atividades, que sinalizam o que precisa ser feito e quando.

Gestão estratégica

O foco é contribuir efetivamente com a tomada de decisão, alinhando o caminho seguido ao planejamento estratégico organizacional. A partir desse módulo, você cria objetivos e metas, assim como acompanha a evolução da estratégia.

Em suma, tais características asseguram um maior controle dos Recursos Humanos, dos riscos e de outras variáveis. O gestor precisa acessar apenas um sistema para tomar sua decisão e tem acesso a dados em tempo real. Só esse aspecto já garante a otimização do processo, mas a adoção do software da PB traz outros benefícios.

Quais são as vantagens de usá-lo na gestão de projetos?

O PB é um software completo, que trabalha diferentes vieses. Devido a todos os recursos que oferece, há alguns pontos de diferenciação.

O primeiro deles é a centralização dos dados, que permite ao gestor encontrar informações atualizadas e precisas para definir a melhor decisão para o momento. Simultaneamente, o painel oferece a visualização macro do portfólio de projetos, que facilita o acompanhamento e a comparação de resultados.

Em outro âmbito, a empresa consegue garantir mais qualidade nos entregáveis e, assim, aumentar a satisfação dos clientes. Tudo isso leva à redução de custos, pois os recursos são alocados da maneira mais adequada e há a possibilidade de fazer a previsão de gastos.

A equipe ainda trabalha de forma integrada, especialmente porque todas as etapas do projeto são registradas. Os dados também são repassados a outros setores, o que facilita o fluxo de comunicação. O resultado de todos esses benefícios é o aumento do Retorno sobre Investimento (ROI).

Como esse recurso pode otimizar a tomada de decisões em um projeto?

O software da PB tem como principal finalidade otimizar as tomadas de decisão. Isso acontece a partir de diferentes aspectos, que variam conforme a ótica que rege a definição do gestor sobre o melhor caminho a ser seguido.

Alocação de recursos

O gestor precisa verificar continuamente a alocação de recursos ou o histograma de pessoas — funcionalidades que servem para identificar como cada colaborador participa, além de quais são suas responsabilidades e sua disponibilidade no projeto. A partir disso, pode ser feita uma readequação da atividade de modo integrado, dentro da própria plataforma.

Financeiro

Quanto ao aspecto financeiro, o software da Project Builder gera relatórios de orçamento que permitem ao gestor conferir os custos previstos do projeto ou portfólio. Com isso, é possível identificar se o budget está no limite, o que já foi realizado ou se há a necessidade de ajuste de acordo com o consumo mensurado pelo Cost Performance Index (CPI).

O CPI, por exemplo, mostra o gasto de dinheiro ao longo do tempo de acordo com o previsto e o escopo realizado. Os dados indicam, em tempo real, como o projeto chegará ao final se as despesas continuarem as mesmas. Desse modo, o gestor pode tomar a decisão de fazer o levantamento da estratégia para garantir que o orçamento não seja ultrapassado.

Planejamento

As informações em tempo real otimizam as tomadas de decisão referentes ao planejamento. Caso a empresa elabore um projeto para 2019, mas já existam alguns similares em 2018, basta consultá-los rapidamente para ter uma ideia de quanto precisa ser disponibilizado no ano seguinte.

Risco, escopo e tempo

Essas três variáveis são interligadas. O gestor precisa saber continuamente se um projeto está atrasado ou não, ao passo que o sistema da PB verifica a duração prevista e a realizada. Para o escopo, o programa trabalha com a curva S, que possibilita compreender o andamento das atividades.

Ao analisar esses critérios, você pode perceber que o projeto está dentro do prazo, mas o escopo apresenta atrasos. Ao mesmo tempo, é preciso fazer a gestão de riscos. Para tanto, deve-se cadastrar sua carteira de vigência, isto é, quando a ameaça inicia e termina.

Assim, o gestor pode mobilizar o time e colocar alguém mais focado em um projeto específico durante determinado período, já que existe o risco pendente que é capaz de gerar impacto no projeto.

O Project Builder ainda trabalha com o Business Intelligence (BI), que facilita a obtenção de insights. O BI atua tanto em relação aos recursos financeiros quanto ao escopo. Por meio desse módulo, há uma visão completa da carteira de projetos, com filtros para fazer a busca de forma dinâmica e obter as visões que o gestor quer do projeto.

Em suma, o software da Project Builder traz contribuições significativas para otimizar a tomada de decisão do gestor. Isso porque ele assegura dados reais e precisos, além de centralizar as informações. Assim, fica mais fácil prever tendências e identificar as oportunidades que se transformarão em benefícios para o negócio.

Achou interessante tudo o que o PB pode fazer por uma empresa? O que acha de ter esses recursos à sua disposição? Entre em contato conosco e veja como nossas soluções podem alavancar seus resultados!

No Brasil, a curva S é uma das ferramentas de acompanhamento mais utilizada e difundida no gerenciamento de projetos. No entanto, apesar de toda essa amplitude, ainda existem muitos mistérios e incompreensões em torno do assunto, causando dúvidas que se tornam comum entre os gestores.

Como identificar desvios e tendências em seus projetos? Analisando datas e custos? Comparando valores planejados e reais em busca de uma estimativa de progresso? Tentando adivinhar as tendências que surgirão no decorrer do projeto?

Neste artigo, mostraremos que existe uma ferramenta muito mais eficaz do que as opções acima. Continue acompanhando para entender como a curva S pode ajudar você em sua gestão.

Entendendo o que é a curva S

Conhecida como um modo bastante eficiente de apresentação dos dados gerenciais para o acompanhamento de projetos, a curva S se baseia em uma representação gráfica capaz de permitir o contraste entre os desvios do que foi planejado em comparação com o realizado.

A apresentação simultânea demonstra todo o clico de vida — e, por isso, as tendências podem ser traçadas a partir do monitoramento do histórico — e a saúde do projeto. Por meio dessa análise, o gestor passa a ter maiores chances de intervir em casos que poderão comprometer os prazos ou os custos do delineamento.

O nome “curva S” esta ligado à regularidade do desembolso financeiro (custos) e realização física (trabalho). Afinal, é comum que o início do projeto seja marcado pelo mínimo de desembolso e avanço físico, que ascende e se estabiliza conforme as atividades avançam. Daí o formato de “S”.

Comparando o que foi planejado

A linha de base do projeto deve ser guardada sob sete chaves para que não ocorra a inviabilização da comparação do que foi previsto inicialmente com o que foi executado. Isso significa que o uso da curva S depende do empenho do gestor ao comparar o que foi planejado com aquilo que realmente ocorreu.

Quem quiser realizar esse feitio precisará organizar bem as informações durante o planejamento, registrando as atualizações sempre que possível.

Mesmo sendo uma prática condenável, não é difícil achar projetos gerenciados com base na atualização da preparação, desconsiderando a comparação que favorece o acompanhamento do projeto.

Comparando o que foi realizado

A curva S também depende das informações do desembolso financeiro e do trabalho desempenhado no projeto. Seja a organização mensal, trimestral, semestral ou anual, é necessário manter a linha de base do projeto preservada. Para isso, os dados deverão representar o que realmente ocorreu do ponto de vista físico (trabalho) e financeiro (custos).

Cruzando o planejado com o realizado

Com o planejamento preservado e o conhecimento do desembolso financeiro e da realização física, você já tem o necessário para plotar o gráfico da curva S.

Vale dizer que, apesar de poder ser feita em diferentes períodos, a comparação costuma ser feita mês a mês. Portanto, o previsto no planejamento mensal e o resultado obtido no mês determinado devem ser inseridos no gráfico para demonstrar os desvios positivos ou negativos do projeto.

Essa organização permitirá que você extraia a curva S, contrastando a realização com o planejamento elaborado. Analisar essa representação gráfica abrirá caminho para uma melhor compreensão do status real do projeto. Isso sem falar dos subsídios oferecidos para uma tomada de decisão mais assertiva mediante a observação da tendência.

Analisando a funcionalidade do gerenciamento de custos de um projeto, segundo o PMBOK

Como sabemos, os custos operam com diversos tipos de efeitos sobre um projeto. A proposta de gerenciar esses custos têm a ver com o tratamento dessas consequências durante todo o ciclo de vida planejado.

Além de ser um processo capaz de fornecer suporte para a análise da performance futura do produto do projeto (sendo um bem ou serviço), ao gerenciar os custos, o gerente de projetos passa a calcular o Retorno do Investimento (ROI), tanto real quanto estimado.

Em planos com mesmos tempo, escopo, qualidade e custos, essa planificação se dá na divisão da utilização do capital operacional (OPEX) e do capital fixo (CAPEX).

Aplicando a Curva S em seus projetos

Você já percebeu que neste artigo mencionamos a linha de base, ou baseline. Ela é traçada durante o processo de planejamento com os números que atuarão como fundamento das entregas, conforme as etapas.

Depois que essa linha é estabelecida, uma nova é criada conforme o que está sendo posto em prática. Imagine se você pudesse comparar aquilo em que se acredita que será realizado com o que foi possível realizar. É isso.

Planejamento e execução costumam ser diferentes e, na análise das linhas, quanto maior for a abertura, mais atrasada estará a obra. Tal praticidade auxilia o gestor na identificação de tendências de redução ou aumento da capacidade do time, que precisa entregar a obra dentro do prazo determinado.

Uma curva de acumulação possibilita o acompanhamento periódico da evolução das variáveis do projeto, verificação da evolução do cronograma e dos impactos consequentes de atrasos ou adiantamento das tarefas.

Essa aplicação também permite que haja a criação de parâmetros comparativos entre a performance esperada com relação ao andamento físico ou progresso dos serviços (materiais, custos e equipamentos), isto é, com o desempenho realizado.

Um gestor que deseja checar os eventuais impactos causados pela falta de conformidade entre a preparação e a execução encontra na curva S uma alternativa para obter sucesso em seus resultados. Afinal, nada melhor do que estudar a representação gráfica do status do projeto e alocação dos recursos de maneira visual e prática.

O formato da Curva S faz com que os profissionais possam perceber melhor se a concentração das tarefas permanece dividida de acordo com o que foi determinado no planejamento. É basicamente um instrumento de análise relevante desde os projetos simples aos mais complexos e extensos.

Se você tem problemas com o gerenciamento de prazo, fluxo de trabalho ou no workflow de aprovação dos seus projetos, chegou a hora tomar o controle da sua gestão e passar a tomar decisões com base em dados concretos. Assista agora a esta demonstração do Project Builder e descubra uma solução única e capaz de alavancar sua administração.