Gerenciar um projeto com sucesso é uma tarefa que pode se mostrar muito desafiadora. Lidar com conflitos, imprevistos e motivação não é tão simples e, por isso, um dos responsáveis mais importantes é o gerente de projetos.

Para que ele e o projeto tenham sucesso, é exigido que tenha um mindset focado em habilidades e capacidades necessárias a esse cotidiano. Quer aprender como fazer isso? Então veja a seguir como pensar como um gestor de projetos de sucesso.

AGREGUE EM VEZ DE AFASTAR

Um gerente de projetos de sucesso reconhece a importância do seu papel como um agregador de pessoas e gerador de engajamento. Por isso, é importante ter uma personalidade que seja capaz de agregar mais do que afastar.

Ser empático, mas direto e preciso, por exemplo, funciona muito bem para gerar o que é conhecido como rapport. Ao estabelecer esse tipo de relação, é mais fácil motivar a equipe para que a conclusão do projeto aconteça como dentro do esperado.

COMUNIQUE DA FORMA CORRETA

Projetos de sucesso estão diretamente relacionadas à comunicação empregada. Quanto mais clara, direta e assertiva for a comunicação, menos dúvidas, conflitos e retrabalhos acontecem. Isso torna mais fácil atingir os objetivos estabelecidos no escopo sem que haja uma fuga a respeito das métricas avaliadas.

Ao mesmo tempo, a comunicação não pode tomar mais tempo do que deveria. Reuniões demais travam o projeto e não agregam valor a muitas atividades. Em vez disso, é preciso definir uma frequência e duração adequada de reuniões e também utilizar recursos que permitam a troca de informações no cotidiano.

DELEGUE TAREFAS E ACOMPANHE APÓS DAR AUTONOMIA

Sendo um só, o gerente de projetos de sucesso sabe que não pode centralizar de maneira excessiva a execução do projeto. É preciso usar o engajamento a favor dos resultados, o que significa delegar as tarefas de maneira adequada.

Uma tarefa inadequada para a pessoa errada, entretanto, pode levar a atrasos e/ou falhas em uma etapa considerada crucial. Para que isso não aconteça, o gerente sabe identificar características necessárias de cada tarefa e distribuí-las de acordo com a sua equipe.

Após oferecer as tarefas, é necessário dar autonomia para que o time traga soluções relevantes para as metas definidas. Sem perder de vista o processo, o gerente acompanha os resultados, mas não interfere ou centraliza a ponto de travar a atuação de cada responsável.

OFEREÇA FEEDBACK ASSERTIVO

Tanto para manter a motivação quanto para empreender as correções necessárias, o feedback faz parte do mindset de qualquer gerente de sucesso. Somente por meio dessa ferramenta que é possível alinhar expectativas e atuações de modo a garantir que todos trabalhem em unidade pelo projeto.

Não é qualquer feedback, entretanto, que agrega valor à execução do projeto. Somente oferecer elogios ou críticas não é funcional e, por isso, o feedback deve ser assertivo de modo a oferecer soluções e pontos a serem trabalhados. Servindo como uma orientação, ele ajuda a garantir a conquista de resultados.

ESTEJA PREPARADO PARA IMPREVISTOS

Por mais que o escopo seja elaborado de maneira altamente relevante, dificilmente ele poderá ser seguido à risca sem ao menos alguma avaliação durante todo o processo. Isso acontece porque imprevistos surgem e problemas muitas vezes são inevitáveis.

Assim, o gerente precisa estar preparado para lidar com diversos tipos de imprevistos sem perder o foco principal do projeto. Inclusive, muitas vezes, ele é quem precisa impedir adições e modificações no escopo que não sejam absolutamente necessárias para o alcance de resultados.

Além disso, ele precisa saber lidar com a pressão, já que, muitas vezes, decisões cruciais precisam ser tomadas em um curto espaço de tempo. É nesse momento que os conhecimentos sobre o projeto, sobre a área e sobre os resultados se destacam.

CORRA RISCOS CONTROLADOS

Todo projeto tem um risco e o gerente precisa estar disposto a correr alguns deles. Porém, isso deve ser feito de maneira controlada, o que exige uma avaliação prévia dos riscos existentes. A partir dela, é possível priorizar ações a serem tomadas antes mesmo do início do projeto, de modo a diminuir as chances de algo dar errado.

Porém, o gerente precisa ter uma visão holística de todo o processo e, com isso, não pode se paralisar ou deixar que a equipe se paralise pelos riscos. Sendo o projeto viável, é fundamental estar disposto a se arriscar dentro de parâmetros controlados.

DEFINA E ACOMPANHE MÉTRICAS RELEVANTES

O projeto não é algo que acontece linearmente ou de uma só vez. São necessários processos, que muitas vezes interagem entre si, para que a construção do resultado final seja possível.

Diante desse panorama, o gerente deve ser capaz de identificar quais são os indicadores-chave de performance e que realmente refletem o andamento do projeto. A partir disso, ele tem a responsabilidade de colocar em prática a habilidade analítica.

Com isso, é possível identificar tendências, oportunidades e ameaças que vão permitir um gerenciamento ativo e dinâmico.

APRENDA COM AS LIÇÕES DE CADA PROJETO

Um projeto de sucesso não termina no momento em que ele é definitivamente finalizado. Em vez disso, um bom gerente sabe que é sempre possível utilizar a experiência, tenha sido ela positiva ou não, para cimentar as estruturas de um próximo projeto.

A partir da análise dos resultados do projeto encerrado, dá para entender o que funcionou e o que não funcionou, o que pode ser repetido, o que deve ser evitado e assim por diante. Esse tipo de análise gera um conhecimento empírico que, se for bem trabalhado, oferece uma vantagem competitiva na execução de projetos.

Assim, um bom líder entende o papel dessa análise feita posteriormente e, por isso, se preocupa com a documentação de mudanças e resultados. Daí em diante, o uso de recursos passa a ser cada vez mais otimizado.

Um gerente de projetos sabe orientar, delegar e também acompanhar resultados de maneira geral. Além disso, lida bem com a pressão envolvida em modificações de última hora e, principalmente, entende o valor de aprender com experiências passadas para gerar melhores resultados no futuro. Com esse mindset, você garante que colocará em prática as habilidades necessárias para cumprir com as responsabilidades atribuídas a esse profissional.

Como anda o seu mindset em relação à gestão de projetos? Deixe seu comentário no post e participe do debate.