Quando um projeto chega ao fim, as equipes são desmobilizadas, as entregas estão concluídas, há o fim das pendências e os stakeholders são redirecionados a novos trabalhos. No entanto, o trabalho do gerente de projetos ainda não acabou.

O termo de encerramento de projeto faz parte de uma etapa fundamental que, muitas vezes, acaba sendo colocada de lado pelos envolvidos. Na maioria das vezes, esse erro costuma se repetir em trabalhos de diversos setores porque as equipes se envolvem em novos projetos antes de finalizarem formalmente aquele que chegou ao fim.

Você sabia que tal prática pode disseminar um resultado nada saudável entre os envolvidos? Um projeto que já deveria ter sido finalizado, mas apresenta pendências a serem solucionadas, é um problema que ninguém quer enfrentar, concorda? Continue lendo este artigo e saiba mais sobre o assunto!

O que é a finalização de um projeto?

Segundo o Guia PMBOK, o processo de finalização de um projeto é o momento em que as atividades de todos os grupos de gerenciamento são concluídas. Esse término precisa acontecer de modo formal e documentado.

Na maior parte dos casos, os projetos costumam se encerrar por um dos motivos abaixo:

• absorção: quando eles passam a ser uma unidade de negócio independente;
• esgotamento: os recursos do projeto são cortados;
• integração: os recursos são retirados do projeto atual e devolvidos à empresa — ou alocados em outros trabalhos.
• extinção: o projeto é concluído e aceito.

Qual é a função do termo de encerramento de projeto?

O gerente de projeto e toda a equipe envolvida precisam ter o máximo de cuidado ao encerrar o trabalho (ou uma fase dele). O termo processual tem funções específicas, que visam garantir:

• a satisfação com os critérios de sucesso do projeto;
• a verificação e a documentação das entregas;
• a formalização da aceitação das entregas;
• a transferência dos produtos e serviços do projeto para a próxima fase;
• a audição do sucesso ou fracasso;
• o registro das lições aprendidas e informações úteis para o uso futuro da organização;
• o arquivamento de toda a documentação coletada;
• a investigação e documentação do cancelamento do projeto.

Como concluir o projeto?

É possível que o termo de encerramento de projeto seja um dos processos mais polêmicos da área. Para que os furos não se transformem em pendências no futuro, exige-se o máximo de atenção.

A seguir, vamos falar mais sobre as três partes dessa etapa, discutindo o propósito de cada uma. Vale lembrar que nenhuma empresa é igual: por conta das diferenças, é preciso que você adapte os processos, bem como os documentos necessários, de acordo com o seu contexto.

Coleta de lições aprendidas

Se você acompanha nosso blog, sabe que já abordamos esse tópico outras vezes. Afinal, conhecer a melhor forma de lidar com as lições aprendidas é um passo importantíssimo não só para o encerramento do projeto, mas para munir o escritório de projetos (PMO) quanto ao que funcionou ou não.

A gestão desse tipo de dado é responsável pela melhoria na performance dos trabalhos que virão. Isso reduzirá o número de erros e incentivará outros gerentes de projetos a atuarem preventivamente contra problemas, copiando estratégias bem-sucedidas.

Portanto, faça questão de envolver todas as partes interessadas que julgar possível ou necessário. Você pode conduzir essa fase de modo simples: basta perguntar (e documentar) o que deu certo ou saiu errado.

Depois de coletar as informações, promova uma reunião para discutir as lições aprendidas com os envolvidos (e o PMO). Tal etapa precisa gerar um documento consolidado, que será mantido como referência na identificação de padrões positivos ou negativos e na modificação de processos.

Encerramento interno ou de contratos

O encerramento interno é o momento para o repasse de todos os dados sobre o trabalho que foi concluído. As áreas operacionais devem ser comunicadas de modo que possam continuar o projeto. Para que o suporte seja eficiente, é preciso que o gerente informe:

• a documentação técnica do projeto: todos os documentos relacionados, incluindo contratos, fluxogramas, planilha de custos, informações financeiras, proposta técnica e códigos dos ativos no sistema de patrimônio (CMDB);
• os equipamentos, serviços disponibilizados e materiais: identificação de todas as entregas enviadas à operação;
• a garantia e o contrato de manutenção: reunião dos contratos de manutenção e da garantia de cumprimento;
• os serviços mensais de operação: detalhes sobre as trabalhos a serem concluídos todo mês — inclusive a identificação dos responsáveis, dos setores, da duração e da pessoa que aprovou o repasse.

Encerramento externo ou administrativo

Por fim, o encerramento externo é o termo em que o cliente dá o aceite final do projeto. Isso significa que o documento é um registro de que, de fato, todas as pendências estão encerradas e o projeto pode ser dado como concluído.

Fique atento, pois se trata da etapa mais importante do encerramento. Sem o termo, o gerente de projetos estará sempre responsável pelo trabalho, portanto é necessário que essa desvinculação ocorra de modo documental.

Vale ressaltar que, para chegar até esse passo, é conveniente dar atenção à coleta de lições aprendidas, sem ignorar o encerramento interno. Assim, o cliente terá mais chances de se sentir seguro quanto ao suporte que receberá ao contratar novos serviços.

É bastante comum notarmos projetos que se prolongam por mais tempo do que o necessário. Em muitos casos, isso acontece por conta da falta de empenho dos envolvidos na realização de um término adequado.

A consequência natural é que os gerentes de projetos assumem as responsabilidades de um novo trabalho sem que resolvam as pendências do anterior. Desse modo, o acúmulo de funções é cada vez mais frequente.

Gestores que precisam lidar com um alto número de projetos em aberto tendem a sofrer, pois é preciso dividir a atenção e a energia para dar conta de todos os resultados.

Agora que você já sabe mais sobre a importância do termo de encerramento de projeto, que tal conhecer uma única solução capaz de alavancar a gestão de projetos em sua empresa, de forma otimizada e profissional?

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O gerenciamento de aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento do Guia PMBOK mais empregadas na gestão. Independentemente do porte do planejamento, essa administração está ligada à imagem do fornecedor, personagem de alta relevância para a realização dos projetos, seja fornecendo serviços ou recursos.

Surgindo como uma boa prática capaz de fazer com que o gestor se mantenha dentro dos objetivos do programa, o gerenciamento de aquisições atua na redução de impactos significativos para o cumprimento do planejamento.

Não são poucos os casos em que o fracasso de fornecedores de equipamentos, materiais ou serviços comprometeu a realização do projeto. Portanto, é preciso saber o que fazer para evitar problemas nesse relacionamento que é vital para o sucesso. Continue acompanhando este artigo para descobrir.

O que é o gerenciamento de aquisições do projeto

O gerenciamento de aquisições em projetos é um tipo de gestão que busca facilitar a construção e a manutenção das relações entre cliente e fornecedor. Nesse ponto, estamos falando de um relacionamento comercial sólido e equilibrado para que o projeto seja bem-sucedido.

Por conta do constante aumento da terceirização de serviços, a gestão das aquisições trata de uma das áreas de conhecimento mais relevantes nas empresas. De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto abarca os procedimentos necessários para a compra ou aquisição de serviços, produtos ou resultados externos.

Nesse caso, seus principais envolvidos são:

• vendedor: fornecedor, subcontratada, contratada, prestador de serviços ou fornecedor;

• comprador: cliente, empresa compradora, contratante, órgão governamental, solicitante do serviço.

A centralização e descentralização das aquisições

A importância desse gerenciamento está expressa nas práticas de aquisições da organização. Dependendo de como a empresa define sua estratégia e organiza o próprio planejamento, é possível que a gestão seja conduzida de duas formas opostas: centralizada ou descentralizada.

Uma instituição acostumada com a centralização das compras, trabalhando com uma área central desenvolvida apenas para isso, toma a responsabilidade pelo gerenciamento de aquisições para todos os projetos que existem na organização.

Quando essa gestão encontra um caminho descentralizado, isso significa que é o gerente de projeto e a equipe engajada no gerenciamento que cuidam das aquisições referentes ao projeto em que estão trabalhando, sempre sob supervisão gerencial.

Sendo assim, o fluxo de gerenciamento desenvolvido pelo PMBOK é uma garantia extremamente útil na organização das etapas que asseguram o relacionamento forte com os fornecedores. Essa segurança se reflete como uma vantagem crucial nos escritórios de projeto que dão atenção aos processos, que dependem de laços bem amarrados com as partes interessadas.

Como funciona o gerenciamento de aquisições

Agora que você já sabe o que é e quais são as vantagens obtidas por quem decide administrar as aquisições, usaremos alguns parágrafos para mostrar como a teoria se aplica à prática. Segundo o Guia PMBOK, existem seis processos incluídos na área de conhecimentos dessa gestão específica. Continue lendo para conhecer brevemente como elas funcionam e se relacionam entre si:

Planejamento de compras e aquisições

Essa etapa consiste na definição do que, como, quanto e quando adquirir, de modo que todas as entregas previstas na Estrutura Analítica de Projeto (EAP) sejam cumpridas devidamente.

Planejamento de contratações

Nessa fase, é elaborada uma especificação descrevendo em detalhes o trabalho a ser realizado ou os produtos a serem entregues. Ela precisa ser redigida de maneira que os fornecedores a serem consultados compreendam aquilo que será fornecido, e possam elaborar suas propostas de atendimento.

Solicitação de respostas de fornecedores

Nesse momento a solicitação de proposta e respostas é feita aos potenciais fornecedores. Vale lembrar que, ao coletar as respostas, o gerente já deve se analisá-las prevendo que a escolha da proposta mais vantajosa será feita, com base na aplicação dos critérios de avaliação obrigatórios e classificatórios.

Seleção de fornecedores

Assim que um fornecedor é selecionado, se inicia a fase da negociação. É ainda nesse momento em que são mantidas tratativas junto ao fornecedor em busca de melhorias nas condições técnicas e comerciais apresentadas.

Administração do contrato

Por fim, é gerado o contrato. Ele significa uma das saídas mais importantes do processo. Sua administração é tida como uma etapa crítica no gerenciamento de aquisições do projeto, já que qualquer falha poderá acarretar em impactos financeiros, técnicos ou mesmo legais.

Encerramento do contrato

Quando o contrato acaba, é feito um balanço geral para a confirmar:

• se todas as obrigações financeiras provenientes do contrato foram liquidadas;
• se todos os serviços e produtos foram entregues e aceitos segundo o contrato;
• se os dados relativos ao contrato e à performance do fornecedor foram atualizados e arquivados;
• se as lições aprendidas foram documentadas.

Os motivos para apostar o gerenciamento de aquisições do projeto

Apesar de você já ter lido sobre vários benefícios ao longo do texto, separamos um tópico para ressaltar quais são essas razões principais. Um dos grandes motivos pelo qual as organizações têm focado nesse processo, está na conclusão de que elas precisam diminuir os custos de insumos utilizados se quiserem garantir o sucesso dos projetos.

Para chegar em um lugar de competitividade no mercado é preciso ter muito mais do que apenas preços competitivos ou demandas intensas. O gerente de projetos que se coloca à frente precisa entender que a otimização dos processos é o acelerador da produtividade. Se estiver unida com a boa gestão de custos, o casamento será perfeito.

Além disso, não podemos nos esquecer de que o acordo estabilizado entre cliente e fornecedor é um dos objetivos mais fortes do gerenciamento de aquisições. Assim, a teoria aplicada à prática determina o que é necessário ser adquirido e de quem. Depois, ela analisa os fornecedores e seleciona quem mais importa, executando negociações, gerindo os contratos, pagamentos, entregas e encerramento.

Por fim, outra causa fundamental é o apoio no controle de mudanças quando necessário. Esse auxílio fica baseado em acordos, buscando sempre atender às necessidades do projeto e cumprir o regulamento entre os membros.

Como vimos no artigo, o processo de planejamento do gerenciamento das aquisições define saídas importantes e tem um papel importantíssimo na comunicação entre o cliente e fornecedor. Uma interlocução que merece cuidados especiais desde o primeiro contato até o encerramento contratual.

Se você tem problemas com o gerenciamento de prazo, fluxo de trabalho ou no workflow de aprovação dos seus projetos, chegou a hora de você tomar o controle da sua gestão e passar a tomar decisões com base em dados concretos. Assista agora a essa demonstração do Project Builder e descubra uma solução única capaz de alavancar sua administração.

Você já teve dificuldades para definir prioridades ou se inteirar quanto ao desenvolvimento de um projeto? O método caminho crítico do projeto é uma técnica que pode ajudar a superar esse tipo de problema, e é sobre ela que falaremos neste artigo.

Variedades de tarefas e dependências fazem parte de qualquer projeto, assim como a dificuldade natural de enxergar qual atividade é mais importante do que a outra. Em diferentes momentos, existem tarefas com as quais você realmente deve se preocupar, e outras menos urgentes.

Iniciado por diagramas rabiscado à mão e evoluindo para soluções automatizadas, o método de caminho crítico do projeto passou a ser um componente essencial quando o assunto é planejamento. Quer aprender a lidar com essa técnica? Continue a leitura!

O que é o Método do Caminho Crítico?

O famoso Conjunto de Conhecimentos em Gestão de Projetos (PMBOK) define o caminho crítico do projeto como a sequência de atividades programadas que determina a sua duração.

Seguindo esse ritmo, podemos dizer que trata-se da mais longa sequência de tarefas em um delineamento que precisa ser finalizado a tempo para que o projeto chegue ao prazo final. Sendo assim, atrasos nas tarefas do caminho crítico contribuem para que o projeto inteiro apresente dificuldades.

O caminho crítico aponta as tarefas que merecem atenção redobrada. Dependendo das restrições de prazo, esse caminho pode ter folga positiva, igual a zero ou negativa. Falaremos melhor sobre isso adiante.

Por que usar o Método do Caminho Crítico?

Por meio desse método, a equipe consegue ter uma visão ampla das atividades que percorrem o caminho crítico do projeto, assim como também a sequência e a duração de cada uma. O resultado é a conquista de nível de compreensão bem mais aprofundado quanto aos prazos. Mas não para por aí.

Já que a técnica do caminho crítico traz clareza para a identificação das atividades que exigem mais foco, ela diminui significativamente a probabilidade de um processo ou produção parar.

Resumindo, as principais vantagens para o gerente de projetos são:

• capacidade de identificar as tarefas que já foram finalizadas;
• previsão da duração dos projetos em andamento;
• identificação das atividades que exigem mais atenção;
• facilidade no mapeamento dos gargalos do projeto;
• facilidade no planejamento de qualquer mudança em sequência;
• praticidade no planejamento das durações futuras de cada tarefa.

Como definir o caminho crítico do projeto?

Especifique cada atividade

Para definir o caminho crítico do projeto, seu primeiro passo deverá ser a busca por identificar cada tarefa envolvida no esboço.

Usando o plano de estrutura do projeto, você precisa criar uma lista de especificação de atividades montada somente com as tarefas de alto nível. Isso porque detalhes prolongados de atividades menores farão com que a análise do caminho se torne complexa demais.

Se você tem dúvidas sobre como funciona esse plano de estrutura do projeto, saiba que ele divide a sua planta em seções gerenciáveis. Primeiro, mapeie quais são os principais objetivos do projeto. Depois disso, separe as atividades de alto nível em partes menores.

Para apresentar o esboço da divisão da estrutura de trabalho, você pode escolher a forma que mais agradar — seja por uma estrutura hierárquica, lista ou tabela.

Estabeleça dependências (sequência da atividade)

Como você bem sabe, existem várias atividades que só podem começar quando uma outra finalizar. Por conta dessas ligações, é importante listar todas as atividades que dependem uma da outra, estabelecendo um sequenciamento.

Sim, também sabemos que identificar todos os antecessores imediatos de cada atividade está longe de ser uma tarefa fácil. Portanto, para facilitar o seu trabalho, que tal pensar nesse pequeno checklist para cada atividade? Veja:

• qual atividade precisa terminar antes para que outra comece?
• quais atividades devem terminar ao mesmo tempo do que essa?
• quais atividades precisam acontecer assim que esta tarefa for concluída?

Desenhe o diagrama de rede

Agora que você já conseguiu identificar todas as atividades e suas dependências, chegou a hora de criar o esboço do gráfico de análise do caminho crítico.

Também conhecido como diagrama de rede, ele é uma representação visual da organização de suas atividades com base nas dependências. Você pode fazê-lo a mão ou via softwares específicos.

Calcule o tempo de finalização das tarefas

Faça a estimativa do tempo necessário para completar cada tarefa. Aqui, não tem muito segredo. Você pode recorrer às experiências anteriores ou pedir ajuda aos profissionais da equipe que já tiverem contato com esse tipo de cálculo.

Identifique o caminho crítico do projeto

Com todas as etapas anteriores concluídas, fica fácil identificar o ponto alarmante. Confira o diagrama de rede para identificar o caminho mais longo. Basta procurar qual é a sequência mais longa de atividades durante o caminho (a extensão tem a ver com a duração e não com as caixas ou nós).

Vale ressaltar que se o caminho crítico tem a tendência de se modificar uma vez que o projeto tem início, você está diante de um cronograma de projeto sensível.

Múltiplos caminhos críticos apontarão sempre para a sensibilidade de rede e para chances maiores de mudança no que já foi agendado.

Atualize o diagrama do caminho crítico para apresentação do progresso

Ao longo do projeto, você poderá notar com clareza os tempos atuais de término das tarefas. O diagrama de rede sempre poderá ser atualizado para a inclusão desta informação, substituindo as estimativas.

Essa atualização dos diagramas de rede deve ser feita todas as vezes que surgirem novas interações. Isso permitirá que você possa recalcular com facilidade um caminho crítico diferente.

Além disso, você terá uma visão mais realista quanto ao prazo final, sabendo se está no caminho certo ou em atraso.

Como resolver a questão das folgas?

Se você achou que tínhamos esquecido das folgas, saiba que as etapas não chegaram ao fim. Depois que você seguir todo o procedimento que recomendamos, calcule as folgas de cada tarefa. Isso significa: o tempo extra que pode ser usado na atividade em questão, sem que a duração do projeto seja alterada.

Você também pode pensar na folga como uma margem de atraso permitida. Elas simbolizam o tempo que uma atividade pode atrasar sem influenciarem no começo da próxima tarefa.

Esperamos que você tenha entendido mais sobre a importância de seguir o caminho crítico do projeto. Quem trabalha com o planejamento de projetos mais extensos pode encontrar nessa técnica uma ótima chance para lidar com prazos muito específicos, que não podem sofrer atrasos. Essa é uma das principais funcionalidades desse método.

Aproveitando que você está mais interessado sobre um assunto tão importante do setor, assista uma demonstração visual sobre como sua empresa pode ser alavancada na gestão de projetos com uma única ferramenta.

A integração entre tecnologias já atingiu todas as áreas do ambiente corporativo. Na gestão de projeto, por exemplo, ela simplifica o fluxo de trabalho, garante mais qualidade para o produto final e evita erros. Assim, a companhia pode manter um fluxo de trabalho livre de falhas e com mais performance.

Esse processo pode ser feito com várias soluções. No caso da integração entre um sistema de gestão de projetos e um ERP, a empresa pode tornar o trabalho mais eficaz, evitando a repetição de atividades e diminuindo riscos.

Quer saber mais sobre essas soluções e como a integração afeta os resultados do seu projeto? Então, veja o nosso post abaixo!

O que é um ERP?

Também chamado de sistema de gestão integrada, o ERP (sigla para Enterprise Resource Planning) é um sistema de planejamento de rotinas empresariais. Nele são incluídas funcionalidades que integram todas as áreas administrativas do negócio. Dessa forma, os profissionais podem trabalhar de modo integrado para atender a demandas externas e internas.

Em geral, ERPs possuem recursos para a execução de processos das áreas de:

• gestão de finanças;
• gestão de compras;
• contabilidade;
• gestão de vendas;
• logística;
• emissão de notas fiscais;
• gestão de clientes;
• administração de estoque.

Com uma boa aplicação de gestão empresarial, o negócio pode eliminar erros, diminuir custos e ganhar agilidade. A troca de dados será feita com maior agilidade e sem erros. Dessa forma, o fluxo de trabalho terá menos problemas causados por gargalos ou erros.

O que é um software de gestão de projetos?

O software de gestão de projeto é um sistema utilizado para planejar, monitorar e gerenciar a execução de rotinas durante um projeto corporativo. Ele possui todos os mecanismos necessários para que o gestor possa avaliar o trabalho de todo o time e, dessa forma, garantir que as rotinas sejam mantidas dentro do prazo.

Um bom software de gestão de projetos possui funcionalidades que permitem a distribuição de rotinas, o acompanhamento de prazos, a priorização de atividades e a comunicação entre todos os participantes. Ele também pode incluir recursos para troca de informações, como o compartilhamento de agendas e, ainda, o envio de arquivos.

Junto a isso, o sistema também pode ter mecanismos para a visualização em forma de gráficos da evolução do projeto, assim como para o gerenciamento de atividades conforme os princípios de metodologias ágeis. Dessa forma, a empresa pode evitar atrasos e garantir que todas as atividades sejam feitas conforme o planejamento inicial.

Quais as vantagens de integrar o seu software de gestão de projeto ao seu ERP?

Como apontamos acima, a integração do sistema de gestão de projeto com o ERP traz muitos benefícios para o negócio. Confira os principais logo abaixo!

Mais agilidade

Ao unificar as aplicações utilizadas para a gestão do negócio e para o gerenciamento de projetos, todas as rotinas dos projetos terão mais agilidade. O motivo está na troca de informações entre os sistemas, que será feita de modo automatizado.

Com o apoio de APIs, informações como dados de clientes, registros financeiros e de estoque poderão ser compartilhados entre diferentes áreas de modo automático. Se o gestor direcionar recursos materiais para uma etapa do projeto, por exemplo, o time de estoque será informado automaticamente.

Isso permitirá que compras de materiais sejam feitas antecipadamente. Como consequência, as chances de um processo não ser executado por falta de recursos cairão, levando a menos interrupções em cada etapa do projeto.

Outro ponto está na verificação de informações internas para o planejamento de uma etapa. Como o ERP estará integrado ao sistema de gestão de projeto, o gestor conseguirá coletar dados com muito mais agilidade. Isso tornará o planejamento muito mais preciso e seguro.

Dados mais precisos

A precisão das informações em um projeto é algo fundamental para evitar erros e diminuir riscos. Quando o gestor possui acesso garantido a informações atualizadas, as suas rotinas de tomada de decisões ficam mais seguras e confiáveis.

Isso tornará o planejamento muito mais eficaz. A empresa terá como coletar dados relevantes de modo mais prático, ágil e preciso. Com isso, o negócio poderá evitar riscos, direcionar com mais qualidade os seus recursos e garantir que nenhum imprevisto impacte os resultados finais.

Menos erros

Após integrar os sistemas de gestão e gerenciamento de projetos, as chances de um erro com a troca de informações ocorrer cairão drasticamente. O compartilhamento de dados importantes será feito de modo automatizado. Assim, todos os profissionais envolvidos em cada etapa terão acesso ao que for importante automaticamente.

Aumento de produtividade

A produtividade é fundamental para que o projeto seja executado dentro do prazo. Sem que os times tenham um fluxo de trabalho livre de erros, atrasos ficam mais frequentes, o que influenciará diretamente na qualidade final do projeto.

Porém, unificando sistemas, o negócio pode manter uma rotina com mais agilidade. A verificação de dados será feita com mais rapidez e, sabendo que os registros estão atualizados, os problemas que podem influenciar na produtividade serão muito menos frequentes.

Com menos erros, também cairá a taxa de retrabalho. Ela não só influencia nos custos finais de cada etapa, mas também impacta diretamente na produtividade do time.

No ambiente corporativo atual, trabalhar com o apoio da tecnologia virou um investimento fundamental. Empresas que não possuem soluções de TI integradas ao seu dia a dia enfrentam vários riscos, além de serem menos competitivas e terem menor produtividade.

Justamente por isso, integrar soluções de TI é um passo básico para que o negócio possa atingir melhores resultados. Na gestão de projetos, por exemplo, isso pode ser feito unificando o ERP com o sistema de gestão de projetos interno.

A integração do sistema de gestão de projeto com o ERP da empresa traz mais agilidade, melhora o fluxo de dados e garante que erros sejam menos frequentes. E com um ambiente mais automatizado, o negócio corta custos e traz mais qualidade para as suas iniciativas. Consequentemente, os resultados desejados são mais fáceis de serem alcançados e a empresa pode manter lucros em nível elevado.

Gostou desse post e quer saber mais sobre como as nossas ferramentas funcionam? Então, veja o nosso vídeo de demonstração do Project Builder!

Todo bom gestor de projetos sabe que seu trabalho começa a partir de uma definição clara e suficientemente detalhada do produto ou serviço que deverá executar. Essa definição se traduz, em um primeiro momento, na proposta de projetos, documento fundamental para comunicar o que a empresa se propõe a desenvolver.

Uma proposta de projeto tem como objetivo apresentar os pontos principais que uma empresa pretende abordar com determinado projeto. Esse documento serve para negociações internas e externas, constituindo uma ferramenta que auxilia na busca de investidores ou de aprovações dentro da própria organização.

Em termos de informações, uma proposta de projeto deve contar com pontos essenciais como objetivo, escopo, cronograma e investimentos, além de outros dados que a equipe julgue necessários para comunicar a natureza do projeto. Seu principal fim é a comunicação, por isso o documento deve ser claro e conciso.

Continue lendo, e saiba como criar uma proposta desse tipo.

O que deve ser incluído na proposta de projetos

Uma proposta de projetos não é um termo de abertura. Apesar de incluir algumas informações similares, a proposta de projetos é um instrumento de negociação, utilizado para buscar investidores ou solicitar aprovações.

Por outro lado, o termo de abertura é um documento emitido após a aprovação do projeto, cuja finalidade é autorizar formalmente seu início e conferir autoridade ao gestor de projeto responsável por realizá-lo. A proposta de projetos antecede o termo de abertura, o qual é elaborado após a aprovação da proposta.

Dessa forma, é importante não confundir os dois documentos e entender sua natureza complementar. Uma proposta de projeto deve incluir algumas das informações que servirão para elaborar seu termo de abertura, já que ele será usado para autorizar formalmente a execução do projeto, ao definir seus objetivos, requisitos, restrições, entregáveis e cronograma.

Porém, tal proposta também deve ser construída de maneira a convencer e persuadir, já que será ela a responsável por vender o projeto aos seus investidores. A seguir, listamos os principais elementos que uma proposta de projetos deve conter.

1. Identificação das partes envolvidas

Por quem a proposta é apresentada? A quem se destina?

Uma proposta de projetos deve começar pela identificação das partes envolvidas. É necessário saber quem apresenta a proposta, assim como identificar o destinatário. O documento pode ser destinado a pessoas físicas ou jurídicas, funcionários da empresa ou investidores externos, patrocinadores ou responsáveis pela aprovação.

2. Objetivo do projeto

Qual valor o produto ou serviço deverá entregar?

Essa pergunta é o aspecto mais importante da proposta e deve ser respondida com clareza e detalhamento. A essência de um projeto é entregar valor, e o resultado esperado deve ser conhecido antes de qualquer outro ponto.

Para responder a essa questão, uma boa técnica é definir objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com um tempo definido).

3. Cronograma

Quando o projeto será entregue?

Essa informação também é essencial para uma proposta de projetos. Em conjunto com o escopo e os custos, o tempo forma a chamada tríplice restrição em projetos, e, portanto, esses aspectos não podem faltar no documento.

O cronograma presente em uma proposta é uma estimativa inicial, e a profundidade dos detalhes vai depender do tipo de projeto. Se o volume de trabalho é grande e o prazo é largo, pode ser interessante preestabelecer entregas parciais já nessa fase.

4. Análise do problema

Por que o projeto será executado?

Projetos não são executados sem motivos. Geralmente, estão alinhados a um planejamento estratégico, seja esse da própria empresa ou de um cliente externo. Por isso, é importante mostrar a análise que motivou a proposição do projeto com argumentos para os motivos pelos quais ele deve ser realizado. Uma boa análise do problema contribuirá para o sucesso da negociação e, consequentemente, a aprovação do projeto.

5. Detalhamento do escopo

O que será entregue?

O escopo também faz parte da tríplice restrição e deve estar claro desde o início. É necessário definir, mesmo que em alto nível, os resultados de cada etapa e as características do produto ou serviço final. Além disso, também é aconselhável citar quais metodologias serão utilizadas.

6. Investimento

Quanto o cliente deverá pagar?

Outro aspecto dos mais importantes, o investimento define quanto custará o projeto. Essa informação deve ser mostrada de forma clara e pode ser representada em diferentes formas de pagamento (valor total, entrada + parcelas, pagamentos por entrega, entre outros).

7. Apresentação da empresa / profissional

Quem, afinal, está apresentando a proposta de projeto?

Esse tópico não é obrigatório, porém pode ser interessante utilizá-lo. Nele, pode-se incluir uma apresentação da empresa ou do profissional. Essa apresentação pode mostrar currículos resumidos, missão, visão e valores, assim como informações de contato.

Quais são as boas práticas para criar uma proposta de projetos

Uma proposta de projetos deve, antes de tudo, ser simples e concisa. O documento deve abordar os tópicos fundamentais com clareza e objetividade, em uma estrutura de fácil entendimento. As partes envolvidas devem entender muito bem seus direitos e deveres, e para isso é importante priorizar a transparência na comunicação.

Além disso, também é importante dedicar esforços ao design e apresentação da proposta. Em um mercado de alta competitividade, apresentar um documento diferenciado, atraente e de acordo com o público-alvo pode ser decisivo na hora de competir com outros profissionais e empresas.

Elaborar uma boa proposta de projetos é essencial para conseguir a aprovação de suas ideias por investidores, patrocinadores e tomadores de decisão. Sendo assim, é necessário compreender que tal documento é um instrumento de negociação e, portanto, deve ser bem estruturado, persuasivo e estar alinhado ao planejamento estratégico da empresa ou cliente.

Com respeito à apresentação, tal documento deve ser conciso e transparente. Além disso, torná-lo atrativo ao olhos, com um design direcionado ao público-alvo, é um diferencial que agrega valor à ideia.

Por fim, também é importante lembrar que a proposta de projetos, uma vez aprovada, deverá pautar o desenvolvimento de toda sua execução, motivo pelo qual aspectos como objetivos, escopo, custos e prazos devem estar bem definidos.

Para criar uma boa proposta de projetos, nada melhor do que um software de gerenciamento de projetos, que otimize todo o seu trabalho e da sua equipe! Ficou interessado? Então confira o nosso vídeo de demonstração e saiba como atingir seus objetivos corporativos!

Termos como projetos, programas e portfólios fazem parte do dia a dia de qualquer profissional que trabalha na área de gestão de uma empresa. Justamente por isso, conhecer suas diferenças e saber como cada um deles está estruturado é um passo básico para que a companhia tenha rotinas mais inteligentes e conectadas com as suas necessidades.

Quer saber mais sobre o tema e como cada termo impacta nos processos de gestão de projetos corporativos? Continue a leitura!

O que é um projeto?

No ambiente corporativo, os projetos podem ser vistos como conjuntos de rotinas definidas em etapas e que têm um objetivo final. Eles podem ser criados para desenvolver produtos, integrar novas soluções ao ambiente de trabalho ou realizar mudanças na cultura da empresa.

Em todos os casos, os projetos estarão divididos em diferentes fases, cada uma com um conjunto de atividades e objetivos almejados. O resultado desse projeto, que pode ser autônomo ou fazer parte de um objetivo mais abrangente, será o ponto final. Ele pode ser um produto, serviço ou até mesmo uma meta operacional.

Se a empresa investe em uma aplicação de gestão, por exemplo, pode criar um projeto para tornar a sua implementação mais eficaz. Serão definidas etapas com rotinas como o treinamento de profissionais, a instalação do sistema em vários setores e a verificação de resultados para organizar melhor o trabalho e tornar o planejamento mais eficaz.

O objetivo final, nesse caso, seria a completa integração da ferramenta nas rotinas da empresa. Portanto, todas as etapas serão estruturadas para que, no término do projeto, essa meta seja alcançada.

Como os programas são estruturados?

Os programas são resultado da união de projetos que têm uma política de gestão centralizada. Isso permite que o negócio trabalhe de maneira integrada para manter um fluxo de trabalho com mais colaboração e menos gargalos.

Agrupando projetos em um único programa, o gerente consegue integrar rotinas com mais qualidade e eliminar custos. Além disso, o número de gargalos ou burocracias cairá, uma vez que todos os times terão uma rotina de trabalho conectada. Assim, os resultados podem ser otimizados e a empresa terá mais chances de atingir os seus objetivos em médio e longo prazo.

Um programa pode ser utilizado para auxiliar na gestão de vários projetos de desenvolvimento de softwares personalizados para clientes distintos. Esses projetos serão agrupados em um único programa, diante do seu objetivo semelhante (entregar aplicações para o gerenciamento de rotinas administrativas), melhorando o acompanhamento da evolução do trabalho dos times de desenvolvedores.

Qual é o conceito de portfólio?

A ideia de portfólios é muito utilizada por gestores para alinhar projetos e programas aos objetivos de mercado de uma empresa. Ou seja, um portfólio unifica diferentes iniciativas para que a empresa possa atingir suas metas com mais facilidade.

Se o negócio trabalha com o desenvolvimento de sistemas e define como metas de médio e longo prazo criar aplicações mais inovadoras, ter ferramentas seguras e com maior foco na experiência do usuário, poderá definir três portfólios para cada um dos objetivos.

Eles servirão, nesse cenário, de apoio para que o gestor possa alinhar projetos e programas atuais com mais segurança e qualidade, reduzindo riscos e maximizando a performance dos times. Assim, a empresa teria três portfólios:

• o portfólio de inovação, com projetos de aplicações mais inteligentes e modernas;
• o portfólio de segurança da informação, que envolve todos os projetos focados na criação de soluções mais seguras e estratégias para otimizar a confiabilidade da infraestrutura interna;
• o portfólio de UX, que tem como objetivo unificar todos os projetos que trabalham com estratégias para otimizar a experiência de usuário das ferramentas criadas pelo negócio.

Como a empresa deve atuar entre projetos, programas e portfólios?

As rotinas de gestão do ambiente corporativo apresentam vários desafios. Muitos deles podem ser contornados com uma rotina mais organizada e inteligente, alinhada com as principais metodologias do mercado. Isso facilita a busca por melhores resultados e impede que o empreendimento tenha problemas para atingir seus objetivos.

Nesse sentido, a organização da rotina de uma empresa entre projetos, programas e portfólios deve ser vista como uma estratégia inovadora e inteligente. Assim, conseguirá melhorar a maneira como os fatores de cada projeto são definidos, controlar com mais precisão seus custos operacionais e garantir que os fluxos de trabalho tenham menos gargalos.

Além disso, outros impactos ocorrem, tais como:

Melhora na definição de escopo

A definição de escopo, por exemplo, ficará mais clara. A empresa conseguirá alinhar objetivos entre diferentes projetos, ter um ponto de partida mais claro para cada etapa e diminuir os custos com o compartilhamento de informações e ferramentas.

Queda dos riscos

Já os riscos cairão. Uma vez que diferentes projetos estiverem organizados em programas e portfólios com objetivos em comum, será mais fácil identificar pontos de atenção e criar medidas preventivas, inteligentes e precisas. Dessa forma, o gestor conseguirá manter um fluxo de trabalho com mais agilidade e segurança.

Melhora na avaliação da performance dos projetos

A avaliação da performance da empresa também será mais eficaz. Uma vez que o gestor terá iniciativas com objetivos semelhantes trabalhando em conjunto, o negócio poderá alinhar estratégias com mais facilidade e mensurar o impacto das escolhas feitas nas etapas de planejamento.

Identificação simplificada de objetivos

A identificação do alcance dos objetivos e das metas de todos os projetos será mais prática e abrangente. Isso permite que o negócio possa otimizar as suas rotinas de gestão, replicando boas práticas e eliminando a perpetuação de rotinas de baixa qualidade.

Fluxo de trabalho mais organizado

Manter uma rotina organizada é objetivo de toda empresa. Com fluxos de trabalho alinhados e bem estruturados, o negócio pode definir objetivos mais integrados, evitar gargalos e ter um workflow com mais qualidade.

Em resumo, saber organizar projetos, programas e portfólios pode ser o primeiro passo para que o gerente de projetos consiga otimizar suas atividades e ter foco na entrega de resultados. Os riscos cairão, aumentando as chances de os times terem um trabalho de alta qualidade. Assim, será muito mais fácil para toda a companhia atingir os seus objetivos comerciais estratégicos.

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Como a documentação de projeto é feita na sua empresa? A gestão das informações que envolvem a execução das atividades em um projeto corporativo é um ponto-chave para a empresa.

Com a documentação de projeto bem organizada, uma série de processos ganhará performance e qualidade. Será mais fácil para os stakeholders identificar o que levou os gestores a tomarem determinadas decisões, como a gestão da equipe está sendo direcionada e os desafios enfrentados. Assim, a comunicação entre a empresa e o cliente ganha qualidade e o trabalho entregue apresentará melhores resultados.

Mas quais são os documentos mais importantes de uma documentação de projeto corporativo? Confira na nossa lista abaixo!

WBS

O WBS é um documento fundamental para quem quer fazer uma boa gestão de projetos. Esse é um documento gráfico, em forma de árvore, em que são listados todos os pontos de trabalho de cada etapa.

Em outras palavras, cada “galho” de uma árvore do WBS possui uma tarefa principal e, suas “folhas”, os profissionais e recursos necessários para a sua execução. O uso do WBS na documentação do projeto facilita a gestão das rotinas de trabalho, além de melhorar o controle do escopo. Qualquer mudança será facilmente identificada e os profissionais conseguirão manter um maior controle sobre a distribuição das atividades diárias.

Estimativas

Todo projeto deve ter um documento com as estimativas listadas. Isso facilita a distribuição de recursos, evita gargalos e torna os custos de todas as etapas mais precisos. Além disso, o cálculo de prazos será mais inteligente e conectado com aquilo que os profissionais conseguem entregar.

Em uma documentação de projeto, o documento que lista as iniciativas deve conter itens como os custos de cada processo, o número de profissionais que estarão envolvidos em cada etapa e os prazos de cada atividade. Assim, as ações tomadas para definir os processos serão mais inteligentes e capazes de evitar problemas na rotina do projeto.

Cronograma

A gestão de cronograma é um grande desafio para gestores de projeto. Quando bem executada, ela garante que atrasos não ocorram e, consequentemente, que os resultados sejam entregues no prazo, sem desperdício de recursos.

Na documentação de projeto, o documento que lista o cronograma deve conter as atividades de cada etapa, os responsáveis, os prazos, o tempo de duração e os times envolvidos. Ele pode listar as rotinas de todos os times de maneira centralizada ou ser direcionado para cada equipe. Em todos os casos, é importante que esse documento seja transparente, facilitando a organização de times e a distribuição de responsabilidades ao longo do projeto.

Status report

O acompanhamento do status do projeto é uma rotina regular. E, nesse cenário, o status report é o documento gerado regularmente para que os stakeholders possam acompanhar a evolução das atividades e, assim, avaliar se existem problemas na entrega de resultados.

Em uma documentação de projeto, o status report deve ser feito tanto para acompanhamento interno quanto junto ao cliente. É importante, em ambos os casos, que ele tenha itens como:

• um indicador para avaliar a aderência aos prazos do projeto;
• um indicador para mensurar a aderência aos custos previstos para a execução do projeto;
• o cronograma atualizado das atividades;
• as principais realizações feitas até o momento;
• os problemas que foram encontrados durante a execução do projeto e foram solucionados;
• os desafios que ainda não foram solucionados;
• o tratamento que foi dado aos riscos;
• as próximas etapas e atividades do projeto;
• um resumo do plano de ação para entregar os próximos resultados esperados para o projeto.

O status report também pode fazer uma avaliação a partir do último relatório que foi entregue aos stakeholders. Isso permite que o time identifique, de maneira mais abrangente, a evolução do projeto a partir da resolução de pendências e desafios encontrados anteriormente. Assim, será mais fácil avaliar a evolução do projeto e como os recursos disponibilizados estão sendo utilizados.

Declaração de escopo do projeto

A definição e gestão do escopo de um projeto pode ser um desafio para vários gestores. Com o apoio da declaração de escopo do projeto, porém, o profissional consegue otimizar essa parte das suas rotinas e, dessa forma, garantir um melhor planejamento de cada etapa.

Além de uma definição clara e objetiva do escopo do projeto, esse documento também deve incluir o escopo do produto, as entregas e o trabalho que será necessário para executar cada rotina. Também são listadas premissas e restrições. Assim, gestores podem validar o escopo do projeto, ter um maior controle sobre o mesmo e garantir que o planejamento seja melhor orientado.

Project charter

Nos processos de gestão de projetos, o project charter é um tipo de documento utilizado para autorizar formalmente a execução do projeto. Ele dá ao gestor a auditoridade necessária para liberar e monitorar as atividades de todos os tipos. Apesar de não se limitar a eles, a estrutura do project charter inclui tópicos como:

• os requisitos básicos do projeto;
• os resultados esperados ao fim do projeto;
• os stakeholders;
• as responsabilidades de cada profissional, setor ou time envolvido no projeto;
• o cronograma das atividades;
• os marcos de cada etapa;
• as estimativas iniciais;
• os riscos.

A documentação de projeto é um fator-chave para que as rotinas de gestão de uma empresa sejam bem estruturadas e todas as etapas possam atingir os resultados esperados. Diante disso, esse é um passo que jamais deve ser negligenciado pelo gestor, uma vez que ele não só terá impacto no fluxo de trabalho do projeto atual, como também impactará os resultados obtidos nos projetos futuros.

Sem que a documentação de projeto seja bem executada, a empresa não poderá acompanhar corretamente a evolução dos indicadores e resultados de cada etapa. Será mais difícil avaliar problemas e procurar soluções para os fatores que impactam negativamente o alcance das metas da empresa. Além disso, a quantidade de erros que o time manterá durante vários projetos será muito maior.

Portanto, o gestor deve trabalhar para criar uma documentação de projeto clara a objetiva. Abrangente, ela precisa conter todas as informações críticas para a manutenção de um fluxo de trabalho de alta qualidade, em que todos possam se planejar da melhor forma possível para alcançar os objetivos esperados pelos stakeholders.

Gostou do nosso post e quer saber mais sobre como melhorar a gestão dos seus projetos? Então veja como a nossa ferramenta pode auxiliar a sua empresa!

Alguns processos de gestão são tão eficazes que o seu uso é perpetuado por décadas. Esse é o caso do gráfico de Gantt, criado antes da Primeira Guerra Mundial e utilizado em todo o planeta para que gestores de projetos possam acompanhar a evolução de tarefas de uma forma simples e prática.

Quer saber como isso ocorre e os impactos de utilizar o gráfico de Gantt no seu dia a dia? Então, continue a leitura!

O que é o gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é uma solução de gestão criada pelo engenheiro mecânico norte-americano Henry Gantt. Esse método tornou-se popular no mundo inteiro e já é utilizada para o gerenciamento de pequenos e grandes projetos de várias áreas.

Como o gráfico de Gantt é estruturado

O gráfico de Gantt é estruturado de tal maneira que fique fácil para qualquer profissional acompanhar a forma como as tarefas estão distribuídas, prazos e recursos utilizados. Os elementos são distribuídos da seguinte forma:

• o eixo horizontal representa o tempo de execução de cada rotina;
• as barras horizontais representam as tarefas, que possuem um tamanho de acordo com o tempo necessário para executar cada rotina;
• os objetivos e metas são distribuídos no final gráfico;
• os responsáveis são listados, geralmente, na parte esquerda do gráfico, nas linhas horizontais, e estão alinhados com as barras de suas tarefas;
• o caminho crítico é o nome dado a todas as tarefas que indicam o início e/ou o término do projeto.

Isso permite uma visualização mais intuitiva dos processos e prazos de cada etapa. Dessa forma, atrasos ficam menos frequentes e a empresa pode atingir melhores resultados a médio e longo prazo.

Qual é a importância do gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos?

O gráfico de Gantt foi criado inicialmente para ser utilizado em indústrias. Ao longo dos anos, a sua eficácia passou a ser testada em novas áreas, como a gestão de projetos. Por ser focado na visualização de informações de forma simples e objetiva, esse mecanismo se mostrou altamente alinhado com as necessidades de empresas.

Gerentes de projetos que utilizam o gráfico de Gantt conseguem identificar com facilidade o progresso de todas as atividades, mesmo em projetos complexos. Isso facilita a tomada rápida de decisões, o acompanhamento de prazos e outros fatores que possam impactar o sucesso do projeto.

Quais são os benefícios do uso do gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos?

Como apontamos anteriormente, o uso do gráfico de Gantt no ambiente corporativo traz várias vantagens. Confira, a seguir, como essa ferramenta auxilia o seu negócio a ter uma gestão mais inteligente de projetos e o acompanhamento preciso de cada etapa.

1. Segmentação mais eficaz de tarefas

O gráfico de Gantt tem como um dos seus pontos fortes a simplicidade. A maneira como as tarefas estão distribuídas é feita de um modo simples e transparente, o que torna a visualização de cada atividade algo fácil de ser feito.

Todas as atividades, assim como os seus responsáveis, ficam divididas em uma linha do tempo. Ela também apresenta os recursos que estão disponíveis, prazos e o tempo de execução de cada responsabilidade. Assim, todos podem ver, rapidamente, como uma rotina está evoluindo e eventuais gargalos existentes.

2. Distribuição de responsabilidades mais transparente e eficaz

Um bom gráfico de Gantt auxilia os gestores a realizarem uma distribuição mais inteligente das tarefas de cada time. Por ser intuitivo e de fácil compreensão, o gestor conseguirá identificar rapidamente quais são os profissionais com uma carga de trabalho maior e, assim, remanejar responsabilidades com tranquilidade.

Isso evitará gargalos e pontos que possam comprometer a aderência de qualquer pessoa aos prazos do projeto. Além disso, o gráfico de Gantt torna a comunicação entre líderes e colaboradores mais ágil. Sabendo visualizar cada rotina de uma forma simples e prática, os times terão menos problemas na troca diária de informações que ocorre em uma empresa.

3. Interdependência de atividades

Em muitos projetos, a execução de uma atividade está conectada com a conclusão de outra rotina. O gráfico de Gantt oferece mecanismos para que o gestor possa intercalar tais rotinas de maneira transparente.

Isso facilita a identificação de quais processos estão conectados e como os atrasos estão afetando o fluxo de trabalho do negócio. Dessa forma, a empresa pode direcionar melhor os seus recursos e garantir que todos atuem em um ambiente integrado em busca dos melhores resultados possíveis sempre.

4. Definição clara de prazos

O gráfico de Gantt tem mecanismos para identificar melhor quais serão os prazos de cada etapa. Isso facilita a organização de times e o fluxo de trabalho de toda a equipe que está envolvida no projeto.

O gestor poderá simular diferentes cenários com rapidez, melhorando o planejamento de cada etapa e a forma como os processos são distribuídos. Dessa forma, o projeto poderá ser estruturado para ser executado sempre no menor tempo possível: o gestor saberá, antecipadamente, como a distribuição de atividades afeta os prazos finais e sempre estará pronto para reagir em caso de mudanças.

5. Aumente a performance de times

O uso constante do gráfico de Gantt para o controle da evolução de projetos permite que o negócio faça otimizações contínuas nas suas rotinas de trabalho. Com um acompanhamento preciso das atividades de cada projeto, o gestor terá mecanismos mais inteligentes para monitorar falhas e gargalos operacionais.

Esses problemas poderão ser registrados em uma documentação específica, assim como as melhorias que foram feitas. Assim, avaliando quais foram os resultados obtidos, o gestor pode replicar boas práticas e evitar riscos nos projetos futuros que impactem na gestão de times e na sua performance.

O gráfico de Gantt é hoje um excelente mecanismo de gestão de prazos para negócios que procuram uma forma mais inteligente de avaliar como um projeto está sendo executado. Bem estruturado, ele diminui prazos, melhora o direcionamento de tarefas e dá ao gerente de projetos uma visão estratégica sobre cada rotina.

A análise de prazos, atrasos e distribuição de times será mais transparente e centralizada. Se problemas forem encontrados, o gestor conseguirá, com o gráfico de Gantt, identificá-los rapidamente e, assim, diminuir o seu impacto no fluxo operacional do negócio. Dessa forma, será mais fácil manter uma rotina de trabalho mais ágil e eficiente em todas as etapas do projeto.

Quer saber como o gráfico de Gantt pode ser adotado na sua empresa? Então, fale com a gente: nós orientaremos você da melhor maneira possível!

Quando o negócio cresce e apresenta bons resultados, surgem novos projetos, não é mesmo? A partir disso, cada vez mais contratos são fechados, exigindo muito preparo e a experiência de um gerente de projetos. Contudo, alguns profissionais têm dificuldades para organizar os trabalhos e manter tudo sob controle — principalmente quando se trata do gerenciamento de portfólio de projetos.

Nessas situações, é muito importante utilizar uma ferramenta adequada às suas necessidades, já que uma simples decisão equivocada pode colocar em risco a alocação de recursos e o tratamento do volume de informações.

Este post mostra como o software da Project Builder é a escolha ideal para quem deseja solucionar essas e outras questões. Continue a leitura e fique de olho!

O que é o gerenciamento de portfólio de projetos?

É um conceito que associa técnicas, estratégias, recursos e conhecimentos na gestão de vários projetos em uma mesma empresa.

Isso quer dizer que o gerenciamento de portfólio de projetos almeja maximizar os retornos financeiros, diminuir as dores dos clientes e garantir qualidade na tomada decisão.

Imagine que você está gerenciando 10 projetos ao mesmo tempo. Cada um tem demandas e metas diferentes, correto? Se você tentar analisar informações, produzir relatórios e acompanhar tudo o que acontece manualmente, provavelmente terá grandes dores de cabeça.

Nessas horas, é preciso ir além do básico e pensar fora da caixa. O gerenciamento de portfólio de projetos faz com que você segmente o planejamento estratégico em etapas de acordo com o porte da empresa ou a área do mercado.

A partir disso, é possível ter visões rápidas de cada projeto e associá-los a objetivos estratégicos, focados no aumento do Retorno sobre o Investimento (ROI).

Qual é o momento ideal para ter um software de gestão de projetos?

Todo profissional deseja ter vários projetos no negócio, não é mesmo? Isso indica que o mercado reconhece e confia em seu serviço e em sua equipe.

Em um primeiro momento, você pode até realizar as atividades e o acompanhamento dos processos manualmente. Porém, mesmo assim não é possível fazer entregas eficientes.

Com a demanda muito grande de projetos, as informações ficam cada vez mais soltas e difíceis de serem encontradas. Como consequência disso, você perde muito tempo organizando as suas ideias e analisando relatórios.

Além do mais, podem existir problemas para fazer a gestão do tempo. Uma rotina de organização de processos precisa ser muito bem planejada e estruturada.

Quando os envolvidos não trabalham sob os mesmos conceitos, as entregas não respeitam os prazos estipulados em contrato e os clientes ficam insatisfeitos com o serviço.

E não pense que empecilhos provocados pelo uso de técnicas indevidas acabam por aí! Alguns negócios utilizam planilhas na esperança de economizarem recursos e informatizarem o fluxo produtivo.

Na verdade, as planilhas mais atrapalham do que ajudam, porque:

• não estão integradas ao time;
• não transmitem confiança;
• não são Big Data.

Essas situações parecem banais, mas deixam bem claro que o seu negócio precisa de um software de gestão de projetos. Afinal, a ferramenta melhora todas as etapas de seu trabalho, da definição do escopo até a entrega final do produto.

Lembre-se de que o software da Project Builder também otimiza o fluxo de documentação e facilita a comunicação entre os funcionários e os clientes.

Como software da Project Builder ajuda as empresas?

O software da Project Builder é uma solução completa para a gestão de projetos. Ao oferecer praticidade e qualidade aos seus usuários, a ferramenta pode ser utilizada por pequenos, médios e grandes empreendedores.

As suas principais características são:

• consolidação das visões de carteiras de projetos;
• relatórios simplificados;
• fluxos automáticos de aprovação de propostas;
• acompanhamento da produtividade da equipe;
• alertas proativos das atividades;
• integração de funcionários e clientes;
• gestão de pessoas e equipes;
• orientação fundamentada no PMBOK, Ágil, PM Canvas, Prince 2 e outros.

Todos esses fatores convergem para um único ponto: a criação de uma estrutura consolidada em relação à maturidade do negócio sobre a gestão de projetos.

É válido lembrar que o Project Builder é o único que faz agrupamentos e consolida informações dos projetos. Isso quer dizer existem campos customizáveis na segmentação dos setores das empresas.

Entenda melhor com este exemplo: o seu negócio tem um budget de R$ 100 mil e precisa escolher, entre dezenas de projetos, quais são os mais rentáveis e mais se encaixam nos objetivos da companhia. O Project Builder permite a criação de indicadores, tornando a sua análise mais precisa e aprofundada.

Se você deseja trabalhar apenas com projetos com orçamentos financeiros menores, basta determinar critérios e valores para cada opção. Ou seja, cada projeto pode receber uma nota de acordo as suas prioridades, como:

• projetos que custam até R$ 1 mil = 10
• projetos que custam entre R$ 1 mil e R$ 5 mil = 5
• projetos que custam mais de R$ 5 mil = 1

No final das contas, você tem um relatório otimizado e mais simples de ser examinado. Da mesma forma, o Project Builder pode ser relacionado ao aumento de marketshare, que representa a participação do negócio no mercado em que ele está inserido.

Viu só? As possibilidades são variadas e você tem toda a liberdade para traçar o seu gerenciamento de portfólio de projetos.

O que fazer agora?

Ao ler o nosso post, você entendeu mais sobre o gerenciamento de portfólio de projetos. Essa disciplina é essencial para quem quer organizar melhor o tempo, ter informações mais precisas e diminuir os riscos nos processos.

O uso de uma ferramenta, como a da Project Builder, é um diferencial que você não pode deixar de lado. Essa solução reúne todas as informações em um só lugar, não importando a quantidade de projetos que você gerencia.

Em todos os casos, o software da Project Builder torna a sua rotina mais tranquila, pois tem um módulo estratégico para a segmentação e o acompanhamento das atividades.

Lembre-se: quem define metas, indicadores e planos consegue monitorar o desempenho de cada projeto e tomar decisões mais eficientes, que priorizam as necessidades do negócio e do cliente. O gerenciamento de portfólio de projetos vai ajudar você e sua empresa a irem cada vez mais longe!

Agora, entre em contato com a Project Builder e prepare-se para integrar todas as etapas de seus projetos com facilidade!

A gestão do planejamento estratégico forma os pilares para construção das demais atividades do negócio. Afinal, mesmo uma ideia para o chão de fábrica precisa manter raízes com o que está previsto para o todo.

Não por acaso, os erros e acertos nesse campo trazem grandes repercussões para a manutenção e crescimento dos negócios. Ora, se o mapa não indica um caminho adequado, as chances de sucesso estarão significativamente reduzidas, não é mesmo?

Sendo assim, o papel dos gestores é buscar informações para criar ou aprimorar o planejamento. Continue a leitura e tenha uma visão geral sobre essa importante atividade!

O que é planejamento estratégico?

Os planos que formam um sistema no qual diretrizes mais gerais são desdobradas em orientações, estão cada vez mais específicas. Por exemplo, a meta de alcançar 2% do mercado se desdobra em exigências para os setores de vendas, marketing, finanças etc.

Essas, dentro dos departamentos, se transformarão em planos e projetos para as equipes, finalizando-se nas expectativas e cobranças pelo desempenho individual.

Nesse sentido, planejamento estratégico é o conjunto das definições principais da empresa. Trata-se da fonte que alimentará as demais diretrizes e metodologias de controle.

Quais são as principais etapas do planejamento estratégico?

Para elaborar um plano estratégico, os gestores precisam atingir um alto nível de compreensão sobre o negócio e sobre o ecossistema em que ele está inserido. Como um direcionamento, é recomendável que você siga as etapas abaixo:

Analisar fortalezas, fraquezas, oportunidades e ameaças

Um primeiro passo é a compreensão das variáveis internas e externas do negócio. Para tanto, é comum o uso da análise SWOT (strengths, weaknesses, opportunities e threats), que verifica os seguintes aspectos:

• quais são os pontos fortes da organização?
• quais são as suas fraquezas?
• quais são as oportunidades?
• quais são as ameaças?

As duas primeiras questões se referem a elementos internos, como cultura organizacional, qualificação das equipes, modelo de gestão, contratos com fornecedores etc.

Já o segundo grupo está relacionado ao contexto da empresa e as partes interessadas, o que o mercado oferece em termos de vantagens e desvantagens.

Definir visão, missão e valores

Após entender as características internas e externas, os gestores devem elaborar a concepção da empresa. Isso passa pela definição de três elementos:

• missão — a motivação, por que a empresa existe;
• visão — a concepção do futuro que a organização pretende concretizar;
• valores — os bens que ela aprecia e que orientam sua conduta.

Caso sua empresa já tenha definido esses pontos, o ideal é fazer uma revisão, a fim de verificar se eles continuam pertinentes com as mudanças sociais dos últimos anos.

Estabelecer objetivos, metas e estratégias

Os objetivos, metas e estratégias são elementos que facilitam a concretização da visão. Isso porque, ao defini-los, cria-se uma ponte entre as aspirações dos idealizadores e sua realização no mundo real.

Por isso, o planejamento estratégico precisa contemplar as seguintes questões:

• o que a empresa pretende alcançar? — objetivos;
• quais são as etapas que, uma vez concluídos, conduzem aos resultados fixados? — metas;
• quais são as situações que, uma vez criadas, levam à conclusão dos passos demarcados? — estratégias.

Vale ressaltar que as metas são especialmente importantes, pois possibilitam o controle dos resultados dos departamentos da empresa. Logo, além de um elemento de planejamento, são ferramentas vitais para a gestão.

Criar um plano de ação

O passo derradeiro é a definição das ações necessárias para tirar as estratégias do papel e alcançar metas. Não ao acaso, o ideal é contar com a participação dos líderes de cada setor, uma vez que eles serão os responsáveis por colocar as ideias em prática.

Como ferramenta útil, é recomendável a utilização do 5W2H, com o objetivo de descrever as tarefas a serem delegadas. Por isso, é essencial responder sete questões para definir cada uma das atividades.

1. O que será feito?
2. Por que será feito?
3. Quando será feito?
4. Em que ponto será feito?
5. Quem será o responsável?
6. Como será feito?
7. Quanto custará?

A partir daqui, você terá um plano estratégico em mãos, mas ele, obviamente, não se realizará sozinho. Lembre-se de que a gestão é tão importante quanto a descrição detalhada do modelo.

Por que é importante realizar a gestão do planejamento estratégico?

O plano estratégico não é uma peça de arte, a ser pendurada nas paredes da organização, mas um compromisso real, que precisa ser tirado do papel e, principalmente, adaptado às mutações de cenário.

Por exemplo, imagine que você é o responsável por uma importadora, aquela previsão com o dólar a R$2,00 já não será mais tão boa se ele chegar a R$4,50, não é mesmo?

Os ciclos de gestão

Essas necessidades de adaptar e concretizar só podem ser satisfeitas com a fixação de ciclos de gestão eficientes. Um modelo muito conhecido é o PDCA:

• planejamento (plan) — elabora-se o plano com seus objetivos, metas e estratégias básicas;
• realização (do) — ocorre a execução do que ficou preestabelecido;
• checagem (check) — os resultados são periodicamente mensurados e avaliados;
• ação (action) — as informações sobre erros e acertos retroalimentam o sistema, conduzindo à fixação de padrões ou correção de defeitos.

Resumidamente, os planos estratégicos são uma orientação inicial e necessitam de um acompanhamento dinâmico para produzir efeitos e se ajustarem às mudanças. Lembre-se de que a folha de papel aceita tudo!

Qual o papel da tecnologia na gestão do planejamento estratégico?

Atualmente, mesmo pequenas empresas já evoluíram no sentido de ter processos e sistemas. Por exemplo, se um diretor questiona sobre o andamento de um projeto, a equipe conhece o passo a passo para coletar todos os dados e atender à demanda.

Ocorre que, com a tecnologia, é possível dar um passo além. As ações necessárias para se chegar aos outputs são, em sua ampla maioria, automatizadas. No exemplo mencionado, os andamentos já constariam no sistema, e o acompanhamento não demandaria quaisquer medidas adicionais das equipes.

Esse fluxo ágil é determinante para a gestão do planejamento estratégico, já que o monitoramento, nesse caso, abrange a empresa como um todo. Logo, sem um software para centralizar e dar acesso às informações, a burocracia impedirá um rápido monitoramento dos resultados e das mudanças de cenário, retardando a retroalimentação do ciclo de gestão.

Como efeito, a tendência é o plano gradativamente se descolar da realidade, perdendo sua importância enquanto orientação segura. Sendo assim, é recomendável que você busque soluções de tecnologia que permitam o controle em tempo real das metas dos departamentos, equipes e profissionais.

Quais são os benefícios de gerir o planejamento estratégico?

Uma gestão do planejamento estratégico pode trazer bons frutos para empresa, principalmente quando se incorpora a tecnologia ao processo. Veja alguns exemplos:

• facilitar o acompanhamento e controle ativo das metas;
• compartilhar informações com menos burocracia;
• nutrir o modelo de gestão com as informações necessárias para ajustar os planos;
• manter o planejamento estratégico aderente às mudanças de cenário.

Sendo assim, a gestão do planejamento estratégico será um recurso importante para alcançar as metas do negócio e, consequentemente, concretizar a sua visão.

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