Em uma empresa, é preciso saber o que é PDCA para garantir uma maior qualidade, tanto em relação a produtos como no que diz respeito a processos e atendimento, é fundamental para elevar a competitividade perante o mercado — especialmente diante do fato de que a competição mercadológica está cada vez mais acirrada.

Para tanto, é possível lançar mão de diversas ferramentas e metodologias e, dentre elas, destaca-se o famoso Ciclo PDCA. Mas você por acaso sabe o que é PDCA e como utilizá-lo para promover uma melhoria contínua nas atividades da sua empresa? No artigo de hoje, realizamos um apanhado completo sobre o tema e buscamos solucionar todas as suas dúvidas. Preparado? Então continue a leitura!

O que é PDCA?

Usado com bastante frequência em sistemas de gestão da qualidade, o PDCA — Plan, Do, Check, Act e também denominado Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming — é um processo de melhoria contínua mundialmente reconhecido e utilizado. Ele tem como base quatro fases, rodadas sempre em sequência: planejamento, execução, análise e ação.

O foco principal do PDCA é a agilização dos processos de gestão, tornando-os mais claros, objetivos e eficazes. Quando a última fase termina, reinicia-se o ciclo para identificar novas oportunidades de melhoria e, assim, manter a empresa constantemente em busca de inovação, profissionalismo, agilidade e competitividade.

Para que ele serve?

A aplicabilidade do PDCA é vasta, mas como nosso foco aqui é o gerenciamento de projetos, focaremos em como ele pode ajudar a melhorar sua gestão. Imagine que você está desenvolvendo um software de CRM para sua empresa. Nesse caso, o software é um produto e o processo de desenvolvimento desse software envolve várias atividades, pessoas e recursos.

Se há um atraso no cronograma de desenvolvimento do software, por exemplo, você tem um problema que deve ser sanado, caso contrário, sentirá os impactos, tanto no prazo quanto no custo final do projeto. Sendo assim, você pode aplicar o Ciclo PDCA para identificar a raiz do problema e agir proativamente, a fim de tornar o trabalho de todos mais ágil, mantendo níveis elevados de qualidade.

Quais são suas fases?

Como falamos no início, o PDCA é composto por quatro fases encadeadas que formam um ciclo contínuo, uma vez que sempre é possível melhorar qualquer processo. Conhecendo como cada fase se dá, consequentemente se tem a capacidade de identificar tanto riscos como novas oportunidades para o projeto.

A partir do PDCA, o gestor torna-se, então, capaz de implementar ações para correções de falhas que são detectadas nos produtos ou em alguma das fases do processo. Confira detalhadamente cada uma dessas etapas:

Planejamento

O objetivo do planejamento é despertar uma maior consciência sobre o momento atual em que o projeto e a equipe se encontram, identificando um ou mais problemas que possam comprometer a eficácia dos trabalhos. Na sequência, deve-se também listar possíveis soluções, elencando as mais factíveis para que possam ser aplicadas na fase seguinte.

Para facilitar o entendimento e a condução dessa fase de planejamento, elaboramos aqui um passo a passo:

1. Reúna uma equipe qualificada para avaliar as oportunidades de melhoria;
2. Mapeie os processos de modo a identificar potenciais problemas ou oportunidades — para tanto, você pode usar ferramentas como o Drill Down, o 5W2H ou o Diagrama de Ishikawa;
3. Reúna dados para entender o problema mais a fundo e identifique todas as possíveis causas desse problema;
4. Foque na raiz do problema, ou seja, no que realmente o desencadeia;
5. Identifique soluções usando mapas mentais, brainstorming, workshops e outras ferramentas para listar o maior número de alternativas possível;
6. Defina a melhor solução para o momento;
7. Crie um plano de ação para promover a melhoria em questão;
8. Defina indicadores de performance para saber se as ações realmente estão surtindo os efeitos desejados.

Execução

Depois de tudo planejado, chegou o momento de colocar o plano de ação para rodar. Então implemente a solução mantendo uma comunicação clara e assertiva com todos os envolvidos para que haja um maior comprometimento no que se refere ao sucesso da metodologia.

Contar com um cronograma de implantação ajuda a manter todos focados no que deve ser feito, a fim de se obter os resultados desejados no tempo certo. Por isso, é essencial estar sempre atento à relação entre previsto versus realizado, verificando se o planejamento está mesmo sendo executado com qualidade e o devido alinhamento de expectativas.

Análise

Apesar de ser apresentada como a terceira fase do ciclo, a análise acontece concomitantemente ao processo de execução, servindo de base para que se avalie se os resultados almejados estão mesmo sendo obtidos.

Os indicadores de performance devem ser monitorados dia a dia e, em caso de algum desvio, não deixe para depois! Aja imediatamente para corrigir os rumos do processo de melhoria e documente os aprendizados que a equipe teve durante essa fase, compartilhando o andamento dos trabalhos com os stakeholders impactados pela mudança.

Ação

O PDCA é ilustrado como um ciclo porque a melhoria contínua é um processo ininterrupto. Assim, por mais que esteja caminhando tudo bem, é possível tornar os processos mais ágeis e eficazes, aumentando a produtividade da equipe e extraindo melhores resultados das atividades desenvolvidas ao longo do projeto.

Por essa razão, a fase de ação tem como principal objetivo identificar ações corretivas, novas oportunidades de melhoria ou até mesmo novos problemas que tenham surgido ao longo da primeira avaliação. Vale lembrar que para não dispersar os esforços da equipe, mesmo que novos problemas sejam identificados ao longo do PDCA, conclua um ciclo para então iniciar outro, tratando um problema de cada vez.

Um ponto importante a ser ressaltado é que o PDCA é, de fato, um ciclo e, portanto, ele necessita permanecer em constante execução — não há um momento específico ou obrigatório para encerramento do processo de melhoria. Afinal, uma empresa de sucesso está sempre focada no seu auto aprimoramento, certo?

O ideal é que, após concluídas as ações corretivas pertinentes ao primeiro ciclo, o processo do PDCA seja reiniciado para correção e melhoria de procedimentos específicos. É exatamente esse caráter cíclico que o torna tão eficiente.

E suas vantagens?

Agora que você já sabe o que é PDCA, para que ele serve e como aplicá-lo, vamos destacar algumas das vantagens de se investir nessa metodologia de melhoria contínua em seus projetos. Então vamos lá?

Eficiência nos processos

Ao mapear seus processos e identificar gaps que comprometem a agilidade, a produtividade e o uso de recursos, você pode promover melhorias de forma a, então, tornar os trabalhos mais eficientes. Como consequência, se tem processos mais rentáveis para a empresa.

Além disso, após o primeiro mapeamento completo, os seguintes se tornarão progressivamente mais fáceis de serem executados, uma vez que os funcionários estarão mais familiarizados com as etapas do processo.

Redução de custos

Processos mal elaborados ou ineficientes oneram a empresa e comprometem a produtividade dos funcionários. Usando o PDCA como ferramenta de melhoria contínua, você reduz essas falhas e eleva a produtividade, reduzindo custos e aumentando a lucratividade da empresa.

Otimização do tempo

Processos mais ágeis tornam o negócio mais competitivo, haja vista que permitem uma maior produtividade em um espaço de tempo reduzido. Quando você usa o PDCA para avaliar continuamente seus processos, é possível identificar onde cada minutinho de tempo é desperdiçado para, com esses dados, desenvolver melhores soluções para otimizar a jornada.

Comprometimento das equipes

O PDCA basicamente envolve todas as pessoas impactadas pelas mudanças, criando um senso mais apurado de responsabilidade sobre processos e resultados. Nesse sentido, é possível verificar um maior comprometimento por parte das equipes, que passam a se sentir mais valorizadas e participantes do processo de transformação.

Quais devem ser seus cuidados em relação ao PDCA.

Alguns erros comuns relacionados à implementação do ciclo PDCA podem comprometer sua eficácia. Dessa forma, é essencial que o gestor se certifique de garantir alguns cuidados na aplicação da ferramenta, além de, preferencialmente, aliá-la a outras estratégias de gestão, como é o caso na análise SWOT. Veja quais são os principais erros no ciclo PDCA, para que os devidos cuidados sejam tomados:

Pular ou negligenciar qualquer uma das fases do ciclo PDCA;

Implementar sem um planejamento prévio bastante detalhado e preciso;

Definir apenas metas e deixar de estabelecer os objetivos necessários para o cumprimento de cada uma;

Não checar os resultados e métricas de cada etapa;

Detectar alguma deficiência ou falha operacional e não a corrigir efetivamente;

Delegar tarefas importantes para profissionais despreparados ou sem qualquer tipo de familiaridade com as ações do ciclo;

Não estudar bem cada fase do ciclo antes de colocá-las em ação;

Não observar desvios em relação aos objetivos iniciais;

Parar para analisar o ciclo completo antes de pular para a próxima etapa.

Outro aspecto de suma relevância com relação ao ciclo PDCA é que ele pode ser de extrema valia para se fazer estimativa de custos de determinado produto ou projeto. A estimativa poderá ser realizada por meio de ferramentas de qualidade, como é o caso do histograma, gráfico de pareto, comparações e definições de lacunas na estratégia e análises históricas.

E então, pronto para extrair ainda mais valor dos processos desencadeados pela gestão de projetos em sua empresa? Agora nos conte: depois de saber o que é PDCA e como aplicá-lo, o que mais chamou sua atenção nessa metodologia? Você já conhecia todas as potencialidades do PDCA ou está descobrindo novas vantagens agora? Deixe seu comentário e compartilhe suas impressões!