Um dos maiores desafios de uma empresa é tomar a decisão certa na hora de escolher um sistema de gestão. Esses sistemas podem ser um SaaS ou On-Premises: o primeiro é instalado na nuvem (cloud computing), enquanto o segundo tem instalação local. Na escolha, tudo depende da avaliação feita a respeito da realidade da corporação.

Para que consiga analisar com exatidão qual forma a mais benéfica para sua equipe e para o dia a dia da companhia, listamos a seguir as principais características para entender o que é SaaS e On-Premises. Cada um tem suas vantagens e desvantagens, e é nesse contexto que vamos ajudar você.

Está pronto para ser certeiro na decisão? Confira agora e otimize os trabalhos do seu time!

SaaS ou On-Premises

A diferença entre os dois é simples: enquanto um software fica na nuvem e é disponibilizado como serviço, o outro é instalado nos servidores locais da empresa, e é um produto.

Nesse último caso, a equipe de TI é quem toma conta dos dados e soluciona os problemas que podem surgir com o software e com os seus dados. No caso do SaaS ele funciona como um software “por assinatura”, ou seja, você investe para adquirir os serviços de uma empresa especializada.

Os softwares online, conhecidos também como na nuvem ou cloud computing, também podem ser chamados de SaaS (Software as a Service) e são acessados via internet. A utilização é fácil, já que basta que a empresa tenha uma máquina conectada e um navegador. O restante do serviço, como a gestão das informações, a segurança dos dados e o suporte técnico é fornecido pela empresa.

Investimento necessário

Embora o software instalável nos servidores da empresa pareça mais em conta, são os softwares em nuvem que trazem um preço mais convidativo. O pagamento mensal da assinatura garante que tudo estará incluído, como capacitação dos funcionários, suporte técnico, instalação, atualização, segurança de dados e infraestrutura necessária.

Essa vantagem ocorre porque o software local obriga que você compre a licença do software, invista em funcionários da área e arque com custos de equipamentos e servidores. Além disso, qualquer erro da sua equipe pode lhe custar muito caro. Já imaginou perder um projeto inteiro ou precisar dar conta da lista de todos os seus clientes?

Lembre-se de que os servidores físicos necessitam de manutenções e atualizações frequentes. Eles também consomem muitas horas de trabalho e de energia elétrica. Será assim ainda que sejam demandados menos recursos para processar as operações.

Em sentido contrário, o software na nuvem pode oferecer custos mais baixos nas ocasiões em que os serviços são menos usados. Já que o método se fundamenta no pagamento pelo uso, é permitido controlar gastos desativando serviços desnecessários e reativando posteriormente quando novamente se mostrarem relevantes.

Por isso, se você, como gestor, tem cogitado a hipótese de adquirir um software, analise todos os gastos que acompanham a escolha, seja este software um SaaS ou On-Premises.

Vantagens e desvantagens do SaaS

Para entender melhor o funcionamento do software em cloud computing, listamos adiante as vantagens e desvantagens da categoria.

Vantagens

Entre as muitas vantagens que o SaaS oferece, podemos citar:

• menor investimento inicial, já que não é necessário comprar equipamentos para a instalação do software antecipadamente nem pagar alto por suas licenças;
• custos fixos, pois trata-se de um pagamento recorrente, cujo valor é pré-ajustado conforme os serviços solicitados;
• ausência de gastos imprevisíveis, visto que o montante permanece o mesmo durante a vigência do contrato;
• investimento dispensável em servidores, considerando que, como já falamos, não é preciso nenhum hardware que, além de envolver gastos, implica na necessidade de espaço;
• segurança das informações, já que os fornecedores dos serviços são cuidadosos em relação à segurança, fazendo backups automáticos, oferecendo a possibilidade de recuperar dados perdidos ou deletados e usando criptografia, senhas, antivírus e outras ferramentas de proteção;
• atualizações periódicas e incluídas na assinatura mensal, ou seja, o software nunca fica ultrapassado;
• possibilidade de personalização do software, permitindo que se ajuste às necessidades do negócio;
• maior rapidez na implementação, pois não há necessidade de investir em nenhuma infraestrutura especial (o software é na nuvem, dependendo unicamente de acesso à internet);
• suporte técnico garantido;
• facilidade na utilização (a maioria dos recursos são intuitivos);
• treinamento dos funcionários por conta do fornecedor, representando menos gastos e menos trabalho para a empresa;
• profissionais treinados à disposição da companhia;
• economia de tempo com backups e outras atividades relacionadas, pois o fornecedor se encarrega de tudo.

Desvantagens

Entre as desvantagens de um software na nuvem, podemos citar:

• segurança de dados e informações sob responsabilidade do fornecedor, visto que vários gestores não se sentem inteiramente confiantes em deixar a segurança dos dados da empresa nas mãos de terceiros;
• gastos mensais com a assinatura do sistema (pagamento recorrente, como conta de luz ou água);
• menor possibilidade de customização se comparado aos sistemas locais;
• riscos de algum erro acontecer sem conhecimento do gestor, já que outros profissionais (desde que devidamente autorizados) têm acesso aos dados de qualquer dispositivo móvel com conexão à internet;
• necessidade de treinamento dos colaboradores.

Vantagens e desvantagens do On-Premises

Para que você conheça as características de um software instalável internamente, veja as vantagens e desvantagens em optar por um sistema local.

Vantagens

Podemos elencar:

• dados e informações sob responsabilidade dos maiores interessados, ou seja, você e seus funcionários;
• maior capacidade de customização, já que o software integra o patrimônio da empresa;
• maior controle da empresa na implementação e no funcionamento do software;
• equipe interna preparada para possíveis problemas.

Desvantagens

Entre as desvantagens do On-Premises, temos:

• gastos imprevisíveis, podendo impactar na saúde financeira da empresa;
• necessidade de investir em pessoal extremamente capacitado e apto a lidar com o sistema;
• atrasos na implementação, se as personalizações exigirem muito da equipe;
• riscos de erros e perda de informações, pois todo o sistema de segurança fica a cargo da própria empresa que comprou o produto;
• maiores dificuldades na atualização do software, exigindo um monitoramento mais cuidadoso da equipe de TI;
• necessidade de arcar com custos de servidor e outros itens necessários para o bom funcionamento do software.

Segurança dos dados

É preciso ser sincero: a segurança das informações é muito maior com o SaaS.

Em geral, essas empresas investem muito em tecnologia e em pessoal capacitado para lidar com os dados dos clientes. Além de isso impactar na credibilidade do fornecedor, um problema que comprometa as informações de uma empresa pode acarretar ações judiciais e muito, muito prejuízo.

Eles são, portanto, os maiores interessados em garantir ao cliente que tudo está seguro no servidor na nuvem.

Hoje em dia, mesmo os gestores mais conservadores sucumbiram às vantagens dos dados em cloud computing. É importante lembrar que esses fornecedores seguem normas rigorosas de segurança, portanto, optar por uma empresa séria pode ser bastante vantajoso para uma companhia.

Outra vantagem é que o software online foi criado para que leigos o executem, ou seja, são de fácil acesso. Isso evita aqueles erros e confusões capazes de comprometer um dia inteiro de trabalho.

Esses softwares podem ser acessados pelo tablet ou celular, fazendo com que tudo esteja à disposição da sua equipe e que nada fique armazenado nesses dispositivos.

O Gartner confirmou que 95% dos erros de segurança em cloud computing são provocados por ações inadequadas dos clientes e não por problemas na infraestrutura. Isso significa que os servidores mantêm efetiva solidez em relação à segurança dos dados, mas a inabilidade de alguns usuários pode resultar em perdas importantes.

Os profissionais de TI que oferecem serviços na nuvem exibem, geralmente, um potencial maior para a prevenção e o investimento em sistemas. Eles desenvolvem camadas extras de proteção e fazem revisões de processos para assegurar a proteção dos dados dos clientes.

Nos On-Premises, a segurança pode ser de alta qualidade também, mas convém investir em recursos eficazes para obter esses resultados.

Controle de gestão

Como o acesso ao software SaaS pode acontecer de qualquer lugar, desde que você tenha uma conexão à internet, fica muito mais fácil você controlar a empresa.

Essa mobilidade e a facilidade de comunicação entre os membros da equipe ajudam você a entender oandamento dos projetos, por exemplo, em se tratando de um software para gestão de projetos. Se você estiver em uma viagem longa, por exemplo, ainda é possível ter a certeza de que tudo está caminhando conforme foi planejado.

Fica fácil também prevenir e solucionar problemas mesmo de longe, ou seja, o controle está todo na sua mão.

Se você tem refletido a respeito de um software SaaS ou On-Premises, analise a realidade da sua empresa e cogite a migração para o sistema em nuvem. Converse com seus funcionários e veja o que eles têm a dizer; esse compartilhamento de ideias ajuda a tomar a melhor decisão e ainda pode ser bastante enriquecedor!

Agora que já sabe o que é SaaS e suas diferenças do On-Premises, esteja ciente de que o software ideal é aquele que se integra aos outros sistemas da corporação.

Somente com essa integração se obtém um melhor fluxo de informações, otimiza-se a comunicabilidade entre os diferentes setores e funcionários e, consequentemente, é possível conquistar resultados cada vez mais satisfatórios. Conseguiu entender as principais diferenças entre um software SaaS e um On-Premises? Esperamos que sim!

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No dia a dia da sua empresa, saber como efetuar o cálculo das horas trabalhadas é fundamental para conhecer exatamente os custos e os lucros de um projeto.

Uma visão clara sobre esses aspectos oferece recursos para uma gestão mais ágil e também informações importantes para tomadas de decisão mais conscientes e próximas da realidade do seu negócio.

Seja por medo ou falta de conhecimento de como organizá-la, muitos gestores acabam deixando essa questão de lado. Pois saiba que esse é um erro que não precisa mais ser cometido, visto que, tudo de que você precisa para saber quanto vale cada hora trabalhada no seu projeto é: uma lista dos seus custos, uma planilha do Excel (ou outra plataforma da sua preferência) e algumas horas de dedicação.

Sabendo da importância do cálculo das horas trabalhadas para sua empresa, é hora de seguir nosso passo a passo e colocá-lo em prática. Vamos lá?

O que são custos e como fazer o rateio deles?

O primeiro passo é entender o que são custos e como categorizá-los. Em termos gerais, custos são todos os valores envolvidos na manutenção da sua equipe de trabalho, desde o pagamento dos funcionários até aqueles gastos necessários para manter a estrutura — aluguel, água e luz, por exemplo.

Esses custos podem ser divididos em dois grupos, os diretos e os indiretos. Os custos diretos são aqueles ligados diretamente ao projeto, como as despesas com profissionais ou materiais envolvidos.

Já os custos indiretos dizem respeito aos valores que não são ligados propriamente ao projeto e que podem ser compartilhados com o resto da empresa, como os custos do setor administrativo ou a manutenção de equipamentos.

Esses gastos devem ser divididos entre todos os projetos ou áreas em que eles são utilizados para saber qual porcentagem deles pertence ao seu projeto atual.

Se sua empresa coordena dois projetos ao mesmo tempo, o rateio dos custos indiretos deve ser feito entre esses dois, baseado em quanto cada projeto utiliza de cada recurso.

Nesse caso, suponha-se que o gasto indireto equivale a um software que é compartilhado entre as duas equipes, e ambas utilizam os mesmos recursos do software do começo ao fim de seus projetos. Assim, o custo deve ser de 50% do valor para cada projeto.

Também é preciso estar atento aos custos que não devem ser considerados no cálculo. Eles são aqueles que não são relacionados à atividade da empresa que gera lucro, por isso recebem o nome de atividades-meio. São exemplos desses custos: limpeza, manutenção do espaço físico, entre outros.

Como fazer o cálculo das horas trabalhadas e quais são as variáveis a serem consideradas?

Passo 1: liste todos os custos envolvidos

Crie uma planilha e liste todos os seus custos, sejam eles diretos ou indiretos. Faça uma lista com todos eles. Se forem indiretos, não liste o custo total, mas sim a porcentagem de rateio para esse projeto. Comece entendendo todos os custos envolvidos, pois eles serão os responsáveis por determinar quanto cada hora deve custar.

Passo 2: calcule quantas horas devem ser trabalhadas para pagar cada um dos seus custos

Ao lado dos seus custos, adicione as seguintes informações referentes a eles:

• frequência em que eles devem ser pagos — por semana, por mês, por bimestre etc.;
• duração do projeto — trimestral, semestral, anual etc.;
• quantidade de horas por dia que sua equipe deve trabalhar para pagar aquele item, considerando sua jornada diária de trabalho.

A partir desses dados, calcule quanto deve custar a sua hora para pagar esse custo. Esse cálculo consiste em multiplicar o número de horas trabalhadas por dia pelos dias da frequência de pagamento e dividir esse resultado pelo valor dos custos.

Valor da hora = Valor do custo / (Horas/dia para pagar esse custo * Frequência do pagamento)

No fim, a planilha deve ficar dessa forma:

Custo | Valor do custo | Frequência de pagamento | Duração do projeto | Horas trabalhadas por dia para pagar esse custo | Valor que essa hora precisa custar

Exemplo:

Valor da hora = 500 /(2*30)

Passo 3: some todos os valores e adicione uma margem

Depois de calcular o valor que cada hora deve ter para pagar determinado custo, basta somar o valor de todas as horas e dividir pelas horas totais trabalhadas no projeto.

Para saber quanto cada hora/homem deve custar, basta dividir esse valor pelo número de pessoas na sua equipe. Sabendo o valor mínimo que a hora/homem deve ter para pagar todos os seus custos, adicione uma margem de lucro e/ou de negociação sobre ela.

Como usar o cálculo das horas trabalhadas para aumentar o rendimento do projeto?

Sabendo exatamente o valor do custo de cada hora trabalhada no seu projeto, você tem dados precisos e certeiros para tomar decisões eficientes no decorrer da gestão do seu projeto.

Por exemplo: o valor de cada custo vai lhe indicar onde devem ser feitos cortes de gastos e também em que aspectos podem ser aplicados mais recursos. Com o valor de cada hora trabalhada, é possível estabelecer metas claras e diretas para seus colaboradores, motivando-os a cumprir prazos e objetivos de forma transparente.

Ao saber o custo total do projeto e quais são os objetivos principais dele, torna-se viável definir critérios para contratação e/ou seleção dos profissionais certos para compor sua equipe, além de ajudar a determinar um plano de cargos e salários justo, baseado em suas prioridades e gastos.

Ter seus gastos bem organizados e definidos também deixa sua empresa com mais argumentos na hora de negociar ou fechar um negócio. Mantenha sua planilha atualizada e próxima de você. Assim, sempre que tiver alguma dificuldade durante a gestão do seu projeto, use-a como forma de conhecimento para entender onde você pode fazer mudanças e otimizar os resultados da sua equipe.

Sua planilha de cálculo das horas trabalhadas é uma fonte de conhecimento e de dados para tomadas de decisões importantes no decorrer de sua gestão. Portanto, faça dela um trunfo na manga de uma gestão eficiente e comprometida em trazer bons resultados.

Para aplicar o cálculo de custo das horas trabalhadas em todas as etapas do seu projeto, você pode contar com a ajuda da plataforma do Project Builder, pensada exatamente para resolver esse e outros desafios da gestão de projetos.

Solicite uma demonstração de como o software funciona e entenda exatamente como ele pode fazer a diferença na sua rotina de trabalho.

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Qual a melhor estratégia para evitar gargalos em projetos? Durante a execução de um projeto, a empresa enfrenta uma série de desafios. Equipamentos podem falhar, conflitos surgem e profissionais faltam sem aviso prévio. Nesse cenário, estar preparado para evitar que uma falha impeça a execução de um trabalho de qualidade é fundamental.

Quer saber como isso pode ser feito e as melhores estratégias para evitar problemas? Continue a leitura!

Como gargalos em projetos afetam os resultados da empresa?

Projetos corporativos são iniciativas complexas. Envolvendo um grande número de profissionais, eles podem ter o seu sucesso afetado por vários fatores. Portanto é importante que a empresa esteja preparada para identificar e mitigar qualquer fator que interfira nos objetivos de um projeto.

Podemos definir gargalos como qualquer ocorrência que impeça a empresa de atingir os resultados esperados. Isso inclui, mas não se limita a, erros na execução de atividades, conflitos entre profissionais, ausência de recursos humanos ou mesmo atrasos na entrega de itens que são fundamentais para a manutenção de uma rotina de trabalho livre de problemas. Juntos, eles contribuem para que o projeto tenha atrasos e não atinja as suas metas.

O que fazer para identificar gargalos em projetos?

Para que a empresa não seja afetada por qualquer gargalo em seus projetos, é importante que o gestor saiba identificá-los. Quanto mais rápido for o rastreamento de um problema, maiores são as chances do negócio solucioná-lo antes que o impacto seja grande.

Se um fluxo de trabalho começar a apresentar um comportamento não esperado, a empresa pode estar enfrentando um gargalo em alguma parte. Nesse momento, o desafio será rastrear a sua origem e avaliar quais são as melhores medidas para solucioná-los. Confira, adiante, algumas dicas de como fazer isso.

Mantenha uma visão abrangente sobre todas as rotinas

A melhor maneira de gerir um projeto é mantendo uma visão abrangente sobre todas as rotinas. Portanto adote estratégias para que seja possível acompanhar, em tempo real, o progresso de todas as atividades. Dessa forma, se algo de errado ocorrer, será mais fácil identificar os gargalos.

Mapeie todas as atividades que estão sendo executadas e eventuais problemas

A melhor forma de possuir uma visão inteligente sobre as rotinas é mapeando tudo o que ocorre em cada etapa. Dessa forma, o gestor consegue avaliar o tempo gasto em rotinas, identificar quais são as demandas mais urgentes e priorizar as atividades conforme as demandas externas.

Além disso, se a lista de rotinas a serem executadas ficar muito grande, a empresa conseguirá aplicar medidas corretivas rapidamente. Dessa maneira, o número de gargalos no projeto será sempre o menor possível.

Avalie o tempo necessário para executar qualquer atividade

Com o auxílio de indicadores de performance, a empresa pode avaliar o tempo necessário para executar qualquer etapa. E se um atraso ocorrer, será mais fácil identificar o fator que o causou e, assim, evitar rotinas ineficazes nas etapas seguintes.

Como evitar que gargalos em projetos tornem-se frequentes?

Planeje cada rotina

O planejamento é um ponto chave de qualquer projeto. É por meio de uma definição eficaz das rotinas que a empresa evitará gargalos, encontrará a melhor metodologia e evitará falhas. Portanto garanta que todas as etapas de um projeto estejam bem definidas assim que começar o projeto.

Nesse momento, é importante saber, também, quais são os principais riscos que podem gerar gargalos no projeto. Problemas como ausência de profissionais, demora na entrega de produtos e falhas de performance podem prejudicar a produtividade interna e gerar atrasos.

Portanto avalie tais fatores e crie medidas para que correções possam ser feitas com rapidez. É importante que o negócio esteja preparado para enfrentar problemas, impedindo que um imprevisto cause um grande impacto na produtividade do negócio.

Mantenha times integrados

Para evitar gargalos em projetos, a empresa também pode investir na colaboração entre times. Trabalhe para que cada equipe atue lado a lado, solucionando demandas e possíveis erros. Quando todos atuam em um ambiente colaborativo, a empresa consegue evitar conflitos e criar mais inovação em seus projetos internos.

Utilize a metodologia correta

A metodologia escolhida para a execução das atividades de um projeto impactará diretamente nos resultados do mesmo. Sempre que for planejar uma nova iniciativa, avalie os objetivos e requisitos básicos. Dessa forma, a metodologia escolhida será a mais adequada possível.

Nesse sentido, podemos destacar as metodologias ágeis como uma forma de tornar a rotina de trabalho mais fluída e flexível. Elas preparam o negócio para solucionar demandas com rapidez, times para atuar com mais integração e profissionais para lidarem com mudanças facilmente. Assim a companhia poderá manter uma rotina eficaz e livre de problemas.

Faça uso de um sistema de gestão de projetos

Os sistemas de gestão de projetos são ferramentas modernas para que gestores consigam acompanhar o trabalho de um time grande sem dificuldades. Esse tipo de software permite que gestores tenham um ambiente centralizado para identificar como cada processo está sendo executado, designar tarefas e avaliar se existem gargalos nos projetos executados. Dessa forma, mudanças podem ser feitas a qualquer momento, evitando que atrasos ocorram.

Tenha sempre um plano B

Identifique as ameaças do projeto e crie medidas para evitar que falhas impactem diretamente nos resultados da iniciativa. É importante que o gestor tenha um conjunto de políticas e estratégias para eliminar gargalos em projetos rapidamente.

Se um profissional faltar, por exemplo, o ideal é que o negócio possua alguém para substituí-lo rapidamente. Ao mesmo tempo, a companhia deve contar com ferramentas flexíveis, que possam ser modificadas se ocorrem mudanças nos requisitos do projeto. Assim a companhia garante a entrega dos resultados independentemente do que ocorrer durante cada etapa.

Seja flexível

Qualquer projeto pode mudar durante a sua execução. Portanto, independentemente do planejamento inicial, mantenha-se preparado para lidar com alterações a qualquer momento.

Se uma falha ocorrer, por exemplo, aplique medidas corretivas rapidamente. A demora para solucionar erros que ocasionam gargalos em projetos pode gerar grandes prejuízos em pouco tempo: as etapas futuras ficarão prejudicadas, impedindo que os profissionais possam atuar com qualidade e entregar o que foi combinado durante o planejamento.

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Para que os projetos sejam bem-sucedidos, é indispensável contar com uma metodologia de gestão. Além das possibilidades tradicionais e já consolidadas, é altamente recomendável recorrer a novas opções. Entre elas está a gestão ágil de projetos, que tem características especiais e deve ser considerada.

Essa gestão tem a ver com a adoção de métodos que priorizam a comunicação e uma atuação integrada. Com ela, é possível reduzir o tempo de desenvolvimento e conquistar vários outros efeitos positivos.

Para saber mais sobre essa abordagem, confira este post e entenda como colocá-la em prática. Boa leitura!

Como funciona a gestão ágil de projetos?

A gestão ágil de projetos é bem diferente das metodologias tradicionais. Ela carrega seu principal objetivo no próprio nome e tem a ver com a economia de tempo na realização de diversas tarefas.

Mais do que isso, entretanto, os métodos que seguem a abordagem ágil têm o interesse em trazer um desenvolvimento contínuo até que se chegue ao resultado. Para que isso funcione, suas principais características são:

Interatividade

O Manifesto Ágil, que serviu para basear a metodologia, é bem claro ao apontar que o desenvolvimento deve estar focado no envolvimento e no comprometimento das pessoas. Além de estabelecer a ligação com os processos, que podem mudar, é importante que as pessoas estejam conectadas e trabalhando pelo mesmo efeito.

Isso gera uma intensa interatividade. Toda a equipe deve trabalhar de um jeito consistente para obter bons resultados, otimizando essa característica. Também é fundamental que o cliente faça parte dessa abordagem interativa, garantindo que suas expectativas sejam atendidas.

Iteratividade

Os dois conceitos podem até parecer iguais, mas interatividade e iteratividade são coisas bem distintas. Este tem a ver com as entregas incrementais, que acontecem em pequenos períodos. Na gestão tradicional, é comum que as etapas aconteçam em cascatas e que tudo só seja entregue ao final. Com o gerenciamento ágil de projetos, isso é diferente.

A ideia é buscar a atuação contínua em várias frentes, com uma fase gerando influência na outra. Além de tudo, as entregas são feitas em pequenos períodos. Isso garante que o cliente acompanhe todo o processo, em vez de avaliar apenas o resultado.

Flexibilidade

Métodos tradicionais de gestão se caracterizam por serem extremamente rígidos. Uma vez que o planejamento e o escopo são realizados, é necessário trabalhar para manter-se dentro do previsto. Com os recursos ágeis, flexibilidade é a palavra de ordem.

O time deve estar preparado para imprevistos e para as mudanças, conforme forem exigidas. Muitas vezes, inclusive, isso significa descobrir boa parte do projeto junto com o seu desenrolar. A preparação é mais relevante do que nunca, pois só assim é possível absorver essas transformações.

Transparência elevada

Para que o cliente fique satisfeito e para que o time possa ter sucesso na execução, a transparência precisa ser maximizada. Naturalmente, ela é muito importante nas metodologias tradicionais, mas com os métodos ágeis ganha uma importância ampliada.

É preciso, por exemplo, que o time se comunique adequadamente, de modo a garantir o máximo de entendimento sobre o que já foi feito e o que ainda falta. O cliente deve estar incluído no processo para que acompanhe e aprove cada etapa. Quanto mais transparente a gestão for, mais fácil é identificar problemas e as suas possíveis soluções.

Quais são os principais métodos ágeis?

Como há diferentes necessidades, os métodos ágeis surgem em várias formas. Eles podem ser adaptados para cada exigência, mas o ideal é escolher aquele que faz sentido para o projeto em questão. Todos seguem os princípios anteriormente apresentados, mas se manifestam de forma diferente. Entre os mais utilizados, estão:

SCRUM

O SCRUM surgiu na década de 80 e divide o desenvolvimento do projeto em ciclos, conhecidos como Sprints. Eles têm um tempo definido e são executados conforme ocorrem as entregas. Cada um conta com um planejamento específico, de modo que sejam determinadas as ações que serão executadas.

As reuniões são diárias e chamadas de Daily Scrum. Elas servem para que todo o time saiba o que já foi feito e o que ainda precisa ser realizado. Ao final do Sprint há uma entrega, que é avaliada pelo cliente. O processo se reinicia, até que haja a conclusão.

Essa é uma abordagem altamente focada na iteratividade de um jeito prático — o que gera um desempenho ágil favorecido.

Microsoft Solutions Framework (MSF)

O Microsoft Solutions Framework (MSF) surgiu em 1993 e sua quarta versão, que é a atual, surgiu em 2005. Ele é voltado para a entrega de tecnologia, especialmente do ponto de vista do desenvolvimento. Funciona muito bem para times menores e garante a qualidade pela rápida identificação de falhas em processo.

Ele tem como objetivos alinhar interesses, gerenciar riscos e criar uma resposta rápida e eficiente. Seus princípios têm a ver com uma comunicação aberta e robusta, com visão compartilhada e aprendizagem em todas as experiências.

Para ser executada, ela exige que ocorram entregas incrementais, definidas mediante uma frequência de entrega. Também é preciso envolver clientes internos e externos, mantendo a perspectiva da ideia. Para completar, o MSF envolve questões como arquitetura da solução, testes de aprovação da solução e infraestrutura de entrega, garantindo a governança.

Extreme Programming (XP)

O Extreme Programming (XP) é conhecido como Programação Extrema e é um método que surgiu em 1997. Ele tem como objetivo ajudar, especialmente, o desenvolvimento de softwares e outros elementos que envolvem a programação.

O principal pilar dessa metodologia está na realização de testes, em várias escalas. É relevante fazer revisões das etapas, além de verificar a implementação continuamente. Isso traz segurança e qualidade, além de melhorar a comunicação. Outro fator é a simplicidade. A ideia é criar a solução mais efetiva e simples possível, gerando economia e qualidade.

Tudo começa com uma reunião de planejamento (planning game). Durante a execução, são realizados encontros periódicos para o alinhamento (stand up meeting). O cliente deve estar presente, os testes podem ser automatizados e é fundamental criar padrões para a codificação — favorecendo o trabalho integrado.

Lean

A cultura Lean não é, necessariamente, uma metodologia. Trata-se, na verdade, de uma visão de como as etapas devem ser realizadas, visando à redução do desperdício e garantindo máxima produtividade. Ela surgiu como uma filosofia de produção da Toyota, por volta da década de 60.

No caso da metodologia ágil, é preciso pensar em questões como entrega contínua de aumento de valor, diminuição dos desperdícios e ampliação da qualidade de entrega.

Ela também se relaciona ao adiamento de tomada de decisão, de modo que tudo seja feito com o respaldo de informações concretas. Assim, iterações e encontros diários ajudam a garantir um melhor desempenho. Para aumentar a sua eficiência, ela pode ser associada a outros métodos para torná-los ainda melhores.

Como implementar na empresa?

A adoção de uma gestão ágil de projetos é, inevitavelmente, uma mudança de paradigma na forma como as equipes realizam os passos. Ou seja, tanto a gestão quanto o time precisam estar preparados para dar esse salto em relação ao desenvolvimento de etapas.

Os objetivos com a aplicação do método são facilmente alcançados se a implementação é feita do jeito certo. Para tanto, é preciso executar os seguintes passos:

Documente o planejamento e as expectativas

É bem verdade que uma abordagem ágil é mais flexível, pois o interesse tem a ver com a qualidade e com as entregas incrementais. Porém, isso não significa que a sua implementação deve ser feita sem qualquer visibilidade ou cuidado com o que virá a seguir.

Portanto, é necessário fazer um planejamento de adoção da metodologia, estabelecendo responsáveis, objetivos e expectativas. Tudo deve ser documentado, facilitando a consulta posterior, conforme o exigido. Eventualmente, isso trará maior segurança para o processo, garantindo que todos saibam o que é esperado.

Maximize a comunicação da equipe e com o cliente

Qualquer que seja a metodologia escolhida, um elemento é indispensável: a comunicação. É preciso que haja um grande foco nessa abordagem, de modo a melhorar a integração e ampliar a qualidade das entregas.

Por isso, é fundamental que a equipe esteja tão integrada quanto possível e possa trocar as informações necessárias para o sucesso. As reuniões contínuas, inclusive, entram nesse quesito. Além de tudo, a troca de ideias com o cliente precisa ser favorecida. Ele deve estar envolvido no processo de forma contínua, pois isso aumenta a qualidade.

Realize treinamento para capacitar o time

Como se trata de uma grande mudança, é natural que os profissionais ainda não estejam completamente ambientados à gestão ágil de projetos. Para transpor essa barreira, os treinamentos são indispensáveis.

Explorar a metodologia escolhida, apresentar os conceitos e realizar uma capacitação sobre o tema são ações fundamentais para obter o sucesso de atuação. É por meio desse ganho de conhecimento que o time poderá ficar preparado para executar todas as tarefas de maneira completa.

Inclusive, vale a pena focar em treinamentos práticos para melhorar a consolidação de conceitos.

Conduza um projeto-piloto e faça adaptações

Depois de passar por essas etapas, é recomendado que você realize um projeto-piloto. Ou seja, não faça com que o primeiro projeto dessa gestão já seja um muito importante para o negócio. Em vez disso, conduza uma mudança de nível moderado para ser executada por esse meio.

Com a prática, será possível identificar quais são as falhas e as dificuldades do time. Não deixe de fazer uma medição completa dos resultados para conhecer quais são os principais gargalos.

Para facilitar o processo, é recomendado que a gestão ágil de projetos seja feita com a ajuda de um software de gerenciamento. Integrando e centralizando dados é mais fácil tomar decisões acertadas.

A partir dessa análise, realize adaptações e até novos treinamentos, se preciso for. Ao final, o time estará alinhado e preparado para obter bons resultados.

Quais são os benefícios dessa abordagem?

Se for aplicada corretamente, a gestão ágil de projetos é extremamente positiva para o empreendimento. Ela traz vantagens para os clientes internos e externos, impacta em como o negócio é visto e tem a ver até com a atuação do gerenciamento.

Reconhecer esses pontos positivos pode ser um grande motivador para adotar a abordagem. Por isso, veja quais são os principais benefícios:

Aumento do controle e da qualidade

Ainda que lide com a imprevisibilidade e com a flexibilidade, a gestão ágil de projetos tem tudo a ver com a visibilidade e com o controle. Nos tradicionais, só há uma visão completa no começo e no final — além disso, o desenvolvimento não é acompanhado.

Com os métodos ágeis, por sua vez, é possível acompanhar tudo de maneira muito mais ampla graças às entregas incrementais. Eventualmente, isso significa uma qualidade maior, já que os problemas são identificados e resolvidos com facilidade.

Diminuição dos riscos

Todo projeto envolve riscos — seja ele financeiro, de mobilização da equipe ou até de experiência do cliente. A gestão precisa diminuir esses fatores, de modo a aumentar a segurança de todo o processo.

Felizmente, a gestão ágil consegue melhorar essa questão. Com maior controle, há menos probabilidades de que o desenvolvimento saia do rumo previsto. Além de tudo, há ampla adaptação às mudanças e às diferentes necessidades. Assim, aumentam as chances de que o projeto ofereça os resultados esperados.

Ampliação da satisfação do cliente

O atendimento às expectativas não é benéfico apenas para a equipe. Ele também tem a ver com o cliente e impacta diretamente a sua satisfação. Afinal, quando o dono do processo consegue uma entrega que atende às suas exigências, a satisfação fica ampliada.

Com entregas incrementais e comunicação robusta, a gestão ágil oferece exatamente esse ganho na qualidade de experiência. Ao final, quem contrata uma equipe de desenvolvimento, por exemplo, fica mais satisfeito com a solução construída.

Isso tem a ver tanto com o cumprimento de questões essenciais, como prazo e orçamento, como com a capacidade de se adaptar às necessidades — inclusive, àquelas que surgem durante o processo.

Elevação do valor agregado

Projetos executados segundo essa metodologia obtêm melhorias em vários aspectos. Eles custam menos, porque retrabalhos dificilmente serão exigidos. Além disso, a maior adaptação evita gastos desnecessários.

Eles também terminam com rapidez, justamente porque o desenvolvimento é iterativo e incremental. Para completar, o que chega até o cliente tem mais a ver com suas expectativas e ele participa de todo o processo.

Tudo isso faz com que a gestão ágil atue para aumentar o valor agregado, tanto dessas elaborações quanto do negócio. Como consequência, é possível obter efeitos ainda maiores.

A gestão ágil de projetos é um conceito que tem a ver com a integração e a maximização da qualidade para o cliente. Por causa disso, ela pode trazer ótimos resultados se for realizada corretamente.

O apoio da tecnologia é fundamental nessa etapa e, por isso, vale a pena contar com um bom software. Por isso, entre em contato com a Project Builder e veja o que temos a oferecer!

Para quem trabalha com atividades ligadas à Tecnologia da Informação, o conceito de backlog não pode ser uma novidade. Então, se você ainda não o conhece, está na hora de descobrir o que é backlog!

Você precisará do backlog como ferramenta auxiliar para garantir que um determinado projeto está sendo desenvolvido e aprimorado de maneira consistente, especialmente em relação ao cumprimento dos prazos. Desta forma, acaba sendo um forte aliado para o sucesso dos projetos de sua empresa. Neste post, você vai entender como utilizá-lo da melhor maneira. Vamos lá?

O que é backlog

Se você buscar o termo na internet, vai encontrar diversas definições, com algum grau de similaridade entre si. Mas o que é, realmente, backlog (especialmente para uma PME que não atua, necessariamente, com TI)?

Basicamente, o backlog corresponde a um registro ou histórico de requisições. Essas requisições, via de regra, partem do próprio cliente, embora também possam ser internas. Como o registro inclui a data da requisição, ele permite controlar a quanto tempo cada uma das entradas está em aberto.

Como você deve imaginar, não é nada bom ter requisições em aberto, não atendidas, durante muito tempo. Isso afeta negativamente a satisfação do cliente e, portanto, o sucesso do seu projeto. Seu objetivo, portanto, deve ser “limpar” o backlog rapidamente.

Como estipular o tempo de um backlog

Agora que você já sabe o que é um backlog, vamos passar para a próxima questão, que também é muito importante: Como lidar com o tempo necessário para atender a cada entrada constante no backlog de um projeto? Será que basta atender um por um, em ordem cronológica?

A resposta, como você pode imaginar, é não.

Se o cliente ‘A’ fizer uma solicitação hoje e o cliente ‘B’ fizer outra amanhã, a solicitação do ‘A’ será a mais antiga. Pela lógica, já que ter requisições em aberto durante muito tempo é um indicador negativo, você até deveria atender ao cliente ‘A’ primeiro.

O problema é que a solicitação do ‘A’ pode ser muito complexa ou implicar um volume muito grande de trabalho — muito maior do que a do ‘B’. Se você tentar seguir a ordem cronológica neste caso, vai criar um gargalo no seu fluxo de trabalho, atrasando todas as próximas solicitações, que poderiam ser mais simples e rápidas de resolver.

Em resumo, para lidar adequadamente com um backlog, é preciso analisar cada entrada no registro e estipular o tempo necessário para atendê-las.

Em seguida, você verá algumas dicas para manejar a “limpeza” do backlog de um projeto.

Organização

A primeira dica é organizar o backlog. Se você ainda não fez isso, é melhor começar!

As requisições externas e internas podem estar espalhadas por aí, e você precisa reuni-las e colocá-las em ordem cronológica, que é o nosso ponto de partida.

Entenda que as requisições podem chegar por diversas vias, especialmente quando estamos falando daquelas feitas por clientes. Ele pode enviar sua solicitação por e-mail, por telefone, ou registrá-la pessoalmente no setor de atendimento da sua empresa.

Cuidado para não perder ou esquecer requisições de clientes, deixando-as em aberto até que comecem a surgir reclamações.

Estimativa de esforço

A segunda dica é estimar o esforço que será necessário para atender a cada requisição. Esse esforço está ligado a dois elementos que já mencionamos anteriormente: Complexidade e volume de trabalho.

Você pode até mesmo criar uma escala, combinando estes dois elementos, para pontuar cada entrada do backlog. Veja um exemplo:

• grande complexidade: G
• grande volume de trabalho: G
• média complexidade: M
• médio volume de trabalho: M
• pequena complexidade: P
• pequeno volume de trabalho: P

De acordo com essa escala, a ordem ideal seria:

• primeiramente, as requisições pontuadas como PP, PM e PG;
• depois, as requisições pontuadas como MM ou MG;
• somente por último, aquelas pontuadas como GG.

O uso desta estratégia permite que você deixe de lado a ordem cronológica por um momento, para atender às requisições que podem ser completadas mais rapidamente. Mas, é claro, isso não significa que você deve se esquecer de requisições maiores que estão em aberto há mais tempo.

Prioridades

Estabelecer prioridades também é muito importante para lidar com o tempo das requisições em seu backlog. Além de considerar o esforço que será necessário para “fechar” determinada entrada do registro, pense também no retorno que será obtido a partir de sua realização.

Uma excelente dica é analisar qual será o impacto daquela ação sobre outros clientes, além do próprio cliente que fez a solicitação. Se uma determinada ação puder aumentar o nível de satisfação dos clientes em geral, então vale a pena priorizá-la. Por outro lado, se ela é muito específica para o cliente que a requisitou, então seu grau de urgência será menor.

Etapas para completude

Muitas requisições não podem ser completadas de uma única vez. Se você trabalha com metodologia de desenvolvimento ágil, digamos que elas não podem ser completadas em um único Sprint, por exemplo. Nesse caso, faz toda a diferença estimar quantas etapas seriam necessárias para completar a requisição.

Em alguns casos, pode valer a pena iniciar o atendimento de uma requisição e, depois, colocá-la em hold. Assim, você apresenta progresso ao cliente mas não fica preso àquela tarefa, e pode começar a atacar outras requisições mais simples.

Desvio do projeto

A última dica é tomar cuidado com requisições tão grandes que podem, na realidade, exigir que algumas pessoas se desviem das atividades principais do projeto.

Como a origem de muitas requisições é o cliente, ele não é obrigado a entender a estratégia e as metas da sua empresa quando propõe alguma alteração ou o acréscimo de uma funcionalidade. Ou seja, ele pode fazer solicitações totalmente fora de escopo.

Cabe a você, enquanto gestor, e à sua equipe, determinar quando uma entrada do backlog simplesmente não faz sentido ou não pode ser compatibilizada com o fluxo de trabalho principal do projeto.

Neste post, você viu o que é backlog e como estipular tempo para cada item presente no backlog de um projeto. No meio do caminho, falamos bastante sobre fluxo de trabalho. Então, que tal aproveitar o ritmo para ler um pouco mais? Confira nosso post sobre gargalos e como eliminá-los!

Cada vez mais o Scrum vem ganhando força e sendo reconhecido como o mais popular método ágil para gestão de projetos. A metodologia foi desenvolvida com base no manifesto ágil, combinando com uma joga de Rugby que inspirou seu nome.

Um dos principais focos do framework é isolar a equipe, trazer a agilidade para o gerenciamento de projetos, aumentando a velocidade e a mudança. Utilizado em diferentes companhias, o fremework surgiu no desenvolvimento de projetos de software, onde normalmente os projetos costumam sofrer um número maior de mudanças de escopo devido ao seu ambiente instável e mais dinâmico. Hoje o Scrum vem sendo utilizado em diferentes naturezas de projetos e gerando resultados favoráveis.

Mesmo com tantos benefícios, sabemos que adotar a metodologia não é uma tarefa fácil. Diferentes fatores precisam ser analisados antes de sua implementação. Existem muitos mitos pairando sobre a implementação do Scrum. Confira alguns deles:

1 – Não aceitamos escopo aberto

Muitos acreditam que com a adoção do Scrum não é mais necessário planejar datas de entrega e custos do projeto. Isso é um mito. É possível ter estimativas no Scrum, a grande diferença é a necessidade de mudança do modelo mental. Toda estimativa, seja de custo ou de prazo, por mais detalhada e realista que seja, ainda é uma estimativa, ou seja, possui uma margem de erro e fatores de incerteza associados.

Algumas abordagens mais tradicionais de gerenciamento de projetos tentem a se proteger das mudanças, criando processos, às vezes complicados ou mesmo burocráticos, para tornar alto o custo da mudança.

Diferente desse padrão, os métodos ágeis tratam a mudança como parte natural do processo, onde a mudança e o aprendizado da equipe e do cliente levam a um produto final melhor. A equipe assume o compromisso com aquilo que vai realmente entregar e nada além disso. Conforme as entregas são realizadas com sucesso, o cliente vê o resultado e adquire confiança de que a equipe pode não se comprometer com tudo o que ele deseja, mas entregará aquilo com o que se comprometer. No inicio é difícil, pois nosso modelo mental está acostumado com o escopo fechado, no entanto com tempo percebemos como é bom trabalhar com objetivos realistas. Ao final, temos plena convicção que é melhor dizer não, do que a frustração de não alcançar os objetivos prometidos. Ainda assim, pode não ser aplicável para todos os tipos de projetos.

2 – Solução Tabajara de Gestão Projetos

Lembra do Seu Creysson que sempre chega com a solução para todos os seus problemas com um fantástico produto das organizações Tabajara? Não pense que o Scrum será assim. Não existe solução mágica! Saiba analisar os pontos positivos e negativos do método para sua organização e reconheça em quais projetos ele se aplica e quais projetos deverão ser conduzidos da maneira tradicional. Projetos onde o nível de incerteza é muito grande como desenvolvimento de novos produtos, pesquisa e desenvolvimento, ou desenvolvimento de uma nova unidade de negócio são bons candidatos. Em cenários completamente opostos, onde existe muita formalização de contrato, extremamente sensível ao prazo e ao escopo, ou quando se trata de um projeto muito recorrente dentro da companhia, normalmente serão melhor gerenciados com uma abordagem mais conservadora seguindo o bom e velho PMBOK.

3 – Adeus Documentos

Já vi empresas da área de software criticarem o Scrum afirmando que a metodologia é uma bagunça e que não necessita documentar nada. Já vi o oposto também, onde a equipe de desenvolvimento ficou feliz por saber que a partir de agora não será mais necessário documentar o projeto pelo fato de ter adotado o Scrum.

O Scrum, na verdade é um método ágil de gestão de projetos, o que não quer dizer que exista restrições sobre a documentação do projeto ou qualquer outro tipo de restrição no que diz respeita a processos. Agora, independente do método adotado, o levantamento de requisitos, a análise de negócio, gestão de projetos, desenvolvimento (ou codificação), teste e documentação podem e devem sempre estar presentes. A grande diferença é que todas essas disciplinas / atividades são realizadas em ciclos menores (sprints), e de forma evolutiva (a cada rodada). No lugar de esperar entender e registrar tudo, fatiamos em parte — como diria o Capitão Nascimento.

4 – Viva o Caos

Sim é verdade que o Scrum possui raríssimos processos de controle e até as reuniões que na gestão convencional de projetos são intermináveis, na metodologia ágil são delimitadas e têm objetivos específicos. A reunião em pé foi concebida para durar 15 minutos e a responder a poucas perguntas (O que você tem feito desde ontem? O que você está planejando fazer hoje? Você tem algum problema te impedindo de realizar seu objetivo?). Mas isso não quer dizer desordem ou que a equipe viverá em meio ao caos. É muito importante que cada um dos poucos rituais do Scrum sejam religiosamente mantidos. Só assim conseguiremos que os resultados sejam mantidos no longo prazo, para que impedimentos sejam identificados e removidos, para que exista um canal aberto de comunicação constante entre o cliente e para que ocorra a evolução do próprio processo.

Depois que começamos a ver os resultados da metodologia costumamos dar uma relaxada em alguns processos. Aí tudo começa a funcionar como uma bola de neve, um dia não fazemos a reunião em pé e, sem perceber, aos poucos vamos abandonando elementos que sustentam a metodologia.

Por isso, mantenha a disciplina sempre. O Scrum não possui muitos processos de controle e mesmo as reuniões previstas têm objetivos muito bem definidos. A reunião diária foi desenhada para ser a mais objetiva e rápida possível (15 minutos no máximo).

Ainda assim, é importante garantir que os (poucos) processos sejam seguidos com o objetivo de manter os resultados a longo prazo, levantar e remover impedimentos, mantendo um canal de comunicação constante com o cliente, contribuindo para a evolução do próprio processo. Não caia nessa tentação, mantenha a disciplina.

E você? Já ouviu algum dos mitos mostrados neste artigo? Conte para gente!

Os últimos anos foram marcados por um crescimento da importância que as informações têm para as empresas. Companhias de vários setores passaram a utilizar dados como um fator estratégico, que auxilia gestores a terem uma visão abrangente sobre como todas as operações do empreendimento estão estruturadas e quais são os pontos-chave para manter a empresa mais moderna e competitiva.

Nesse cenário, os desafios para gestores de TI aumentaram rapidamente. Hoje em dia, apenas manter serviços de TI operacionais e informações bem armazenadas não é o suficiente.

É necessário criar mecanismos de governança de dados que otimizem a maneira como os registros são salvos, protegendo-os contra falhas de funcionamento e segurança e criando estratégias para manter todos os serviços funcionais e com alta integridade.

Quer saber como isso é possível e quais são os pontos-base para criar uma boa política de governança de dados? Então, veja o nosso post de hoje!

Como a ideia de governança de dados é estruturada no ambiente corporativo?

Hoje, companhias dependem de informações de qualidade para a execução de múltiplas rotinas. Além dos processos de análise de dados para otimização de recursos internos, há o uso de registros digitais para estratégias baseadas em tecnologias como o Big Data e o aprendizado de máquina.

Além disso, a presença de plataformas de vendas online ampliou a quantidade de dados de terceiros que é salva dentro do ambiente digital do negócio.

É nesse cenário que surgem as políticas de governança de dados. Elas auxiliam o empreendimento a ter um maior controle sobre as informações que estão salvas na sua infraestrutura, além de permitir avaliar quais são os registros mais importantes e como eles serão utilizados.

Além disso, a estrutura de bancos de dados e outros mecanismos de armazenamento torna-se mais inteligente.

Por estar bem documentada, a empresa conseguirá trabalhar de maneira estratégica para evitar o armazenamento de dados com redundância desnecessária, desperdício de recursos e demais problemas que podem afetar a rotina da companhia. Assim, rotinas como as de tomada de decisão, análise de mercado, auxílio a clientes e otimização do ambiente de trabalho tornam-se mais inteligentes e eficazes.

Quais são os pontos-chave de uma política de governança de dados?

A má governança de dados influencia na qualidade de uma série de tarefas da empresa. Portanto, o gestor deve estar atento a pontos críticos no momento em que for estruturar a sua política, evitando erros básicos. Confira abaixo o que fazer para estruturar uma política de governança de dados de qualidade!

Identifique quem possui as informações

Saber quem tem autoridade para visualizar, modificar e remover informações é o primeiro passo para estruturar uma boa política de governança de dados. Isso tornará as regras de controle e armazenamento mais inteligentes e precisas, além de evitar uma série de erros.

Avalie toda a infraestrutura do negócio

Para identificar erros e demais problemas, o gestor também deve determinar qual a real situação do seu ambiente de trabalho.

Verifique quais são os dispositivos utilizados, como as normas de controle atuais estão estruturadas, quais os indicadores de qualidade existentes e quais os pontos que afetam negativamente a rotina da empresa. Assim, as metodologias e regras de trabalho adotadas terão um impacto maior nos resultados obtidos pela política de governança de dados.

Crie uma estratégia precisa e de alto impacto

Um dos pontos mais importantes é a criação de uma política de gestão de dados inteligente. Para isso, a empresa deve trabalhar de maneira integrada, definindo regras inteligentes, escolhendo uma infraestrutura de alta performance e ferramentas que estejam alinhadas com o perfil do negócio para salvar dados. Além disso, deve-se pensar em longo prazo, uma vez que as escolhas tomadas afetarão o negócio por um longo período.

Treine todos os times para que façam o melhor uso possível das informações disponíveis

Treine cada equipe interna que utiliza informações no seu dia a dia para que sempre haja um uso inteligente dos seus dados. Repasse as políticas internas e explique quais são as normas de segurança e armazenamento de registros. Isso garante que as informações sejam processadas de maneira estratégica, sem erros ou perda de integridade.

Faça uma avaliação do impacto das medidas tomadas

Uma vez que a companhia já esteja trabalhando com uma política de governança de dados, faça uma avaliação para mensurar o impacto das medidas tomadas. Verifique como cada mudança impactou a competitividade da companhia, a sua produtividade e o número de erros. Assim, a eficiência das estratégias utilizadas será avaliada e correções pontuais poderão ser medidas facilmente.

Tornando negócios mais integrados e inteligentes

A criação de um bom sistema de governança de dados ajuda a empresa a trabalhar com mais performance e integração. Profissionais de diferentes áreas podem definir uma rotina de trabalho eficiente, com baixo índice de erros e que seja capaz de evitar desperdício. Ao mesmo tempo, estratégias de mercado tornam-se mais lucrativas quando podem contar com registros bem estruturados e categorizados.

Para clientes e parceiros comerciais, a política de governança de dados representará um diferencial no momento de escolher qual negócio receberá os seus recursos financeiros.

Companhias capazes de fazer um bom uso dos dados de terceiros evitam falhas de segurança e a exposição de registros pessoais. Isso torna as pessoas mais confiantes no momento de realizar negócios com qualquer empresa.

Vale destacar, também, que a governança de dados torna a empresa mais transparente. Informações estratégicas estarão salvas em um ambiente simples e bem organizado, o que contribui para um acesso mais rápido e fácil de qualquer conjunto de dados. Ao mesmo tempo, gestores terão que fazer uma quantidade de esforço menor para organizar processos de acordo com as normas de compliance externas.

Investir em um sistema para armazenar, acessar e gerir informações com qualidade é um fator estratégico. Isso contribui para a companhia de várias formas, evitando erros e tornando todas as suas rotinas e estratégias mais inteligentes. Assim, gestores terão mais segurança para definir as suas metas de médio e longo prazo, assim como o portfólio de serviços da companhia.

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O guia PMBOK® (PMI®, 2015) define gerenciamento de projetos como aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de atender seus requisitos.

A fim de aplicar a estratégia de gerenciamento, é preciso fundamentalmente de tempo. Definir prioridades na gestão de projetos pode ser fator determinante de sucesso, pois fará com que os pacotes de trabalho a serem desenvolvidos fluam com mais facilidade, ajudando toda a equipe a desenvolver seu trabalho de forma mais rápida e com qualidade.

Como, por definição, todo projeto é desenvolvido de forma gradativa, ou seja, por etapas e tem um prazo para acabar, muitas vezes o tempo é o grande vilão do gerenciamento.

Com tantas tarefas a serem feitas: prazos para cumprir, pacotes de trabalhos para serem entregues, custos para acompanhar e economizar, pessoas para liderar, ou seja, muitas atividades a serem executadas ao mesmo instante, determinar prioridades é essencial.

Como fazer para definir prioridades na gestão de projetos?

1. Defina qual a estratégia da organização para os projetos.

Dentro do planejamento estratégico das organizações cada projeto tem o seu o papel. Alguns nascem como investimento; outros, apenas para conquistar o cliente; e há ainda os que são para gerar lucro.

Saber qual o papel de cada projeto dentro da empresa faz com que o foco do gerenciamento mude. Isso ajuda a definir qual a melhor ferramenta de gestão a ser utilizada para gerenciar o empreendimento.

O escritório de projetos (PMO) é responsável pelo alinhamento estratégico do projeto com o planejamento da organização. É ele que deverá informar ao gestor do empreendimento qual a meta do seu projeto frente a empresa.

2. Defina o escopo

Projetos existem para produzir entregas e atender as necessidades e expectativas de um cliente final.

O escopo do projeto é a soma dos produtos e serviços a serem entregues para o cliente. É o objetivo que o empreendimento busca atingir.

É preciso definir, listar e validar todo o objeto do escopo em comum acordo com o cliente a fim de não ficar de fora nenhuma entrega ou objeto que o cliente gostaria que fizesse parte do escopo.

3. Defina a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A estrutura analítica de projeto é um organograma criado a partir da definição do escopo do projeto. Tem como objetivo evidenciar tudo o que precisa ser entregue ao cliente final. Seu foco não está no que precisa ser feito e, sim, no que precisa ser entregue.

Ela permite que o escopo seja mais bem detalhado e, por meio dela, conseguimos medir o quanto de esforço, custo e prazo será necessário para desenvolver determinada entrega.

Com a EAP também definimos quais pessoas da equipe realizarão determinadas tarefas. Por ser uma ferramenta de fácil compreensão, utilizada por todos os membros da equipe, ela deve ser elaborada em conjunto e divulgada a todos os interessados, facilitando a comunicação, principalmente quando for necessário prever pontos críticos.

4. Elabore um cronograma

Para planejar e controlar o tempo do projeto, é necessário elaborar seu cronograma. Ele incorporará atividades e suas durações, recursos necessários para se executar determinada tarefa, ajudando a perceber quais atividades são dependentes de outras para que elas aconteçam.

Por meio do cronograma, conseguimos ver em qual tarefa é preciso alocar ou retirar recursos, fazendo com que as pessoas não fiquem ociosas e o fluxo de trabalho fique mais leve, gerando uma maior produtividade da equipe.

Com ele, conseguimos traçar o caminho crítico e, assim, ficará mais fácil definir prioridades na gestão de projeto, ajudando a atender todas as expectativas do cliente no que se refere à entrega do produto do projeto

5. Defina os custos

É de fundamental importância para o sucesso do empreendimento que seja realizada uma gestão clara e eficiente de custos. O sucesso final está diretamente relacionado ao retorno financeiro a ser obtido por meio do desenvolvimento do projeto.

É claro que temos projetos que não apresentam por objetivo o lucro. Porém, cabe à diretoria, junto ao PMO, decidir quais são esses projetos.

Cada tarefa do projeto terá um custo para ser desenvolvida, finalizada e entregue ao cliente final. É preciso explicitar qual tipo de recurso será utilizado em sua realização. Além de recursos internos, é necessário contabilizar os externos, como: materiais, equipamentos, empreiteiras, locações entre outros, quando exigidos.

Assim, ficará fácil visualizar, em termos monetários, qual será a tarefa prioritária.

6. Defina as receitas das entregas

Após finalizado cada pacote de trabalho, definido na estrutura analítica do projeto, será produzida uma entrega ao cliente. Esta deverá ser medida monetariamente, gerando, assim, uma receita.

É preciso analisar qual o ganho monetário: se a receita paga pelo cliente supera — e em quanto supera — o custo que a organização teve para entregar o pacote de trabalho. É a relação custo-benefício que deverá ser priorizada nessa etapa.

7. Converse com escritório de projetos (PMO)

O escritório de projetos (PMO) é o setor que dá suporte aos gerentes de projetos na forma de treinamento metodológico, software, padrões, etc. Ele existe a fim de agregar resultados positivos na aplicação das boas práticas de gerenciamento para a organização.

O PMO, junto à diretoria da organização, ajudará o gerente a definir as prioridades na gestão de projetos. Eles definirão qual será a métrica utilizada, por meio dos dados levantados pelo gerente, para medir qual tarefa será de maior prioridade em relação a outra.

Ajudarão também a solucionar problemas de tarefas que estejam com dificuldade de serem realizadas por falta de pessoal. Deslocando recursos humanos de outros projetos para colaborarem em sua execução.

8. Defina as prioridades

Com todas as variáveis acima elucidadas e documentadas, conseguimos montar uma planilha numérica em que cada tarefa terá sua coluna correspondente para: prazo de elaboração, custo de elaboração e receita gerada.

Não devemos nos esquecer de que existem tarefas dependentes de outras para acontecerem. Para tanto, uma simples conta de custo-benefício ajudará a definir, junto ao PMO, qual rota seguir.

Definir prioridades na gestão de projetos ajudará a equipe a se manter focada no objetivo, pois os resultados aparecerão de forma mais rápida, o que gera um grau de satisfação atrelado a uma vontade de querer alcançar outras metas.

É visível também que essa definição ajudará a organização a poupar recursos internos, o que proporciona uma economia de custos, pois evitará retrabalho desnecessário, uma vez que a equipe estará focada em uma determinada tarefa.

Logo, é necessário que os membros da equipe sejam bem treinados para serem eficazes em resolver os problemas que vão surgir durante a rotina de trabalho para a entrega do objeto ao cliente final.

É essencial observar se as pessoas certas estão alocadas nos lugares certos para que todo o fluxo de comunicação e de trabalho seja rápido e coerente com a rotina.

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Os projetos complexos podem receber esse nome por diversas questões. Os muito caros, com prazos muito estreitos ou que exijam conhecimento técnico aprofundado entram nesse conjunto. E justamente por causa dessas características especiais é que a execução deles precisa ser feita corretamente. Um erro normalmente custa caro, seja de forma financeira, produtiva ou qualitativa.

O ideal é planejar o máximo possível, o que inclui criar um ótimo workflow a fim de melhorar a produtividade e seu acompanhamento. Para saber como estabelecer o seu, veja as dicas a seguir!

Comece alinhando as expectativas

Em parte, muitas das falhas dos projetos complexos acontecem devido à falta de alinhamento entre os envolvidos na tarefa.

Por isso, antes mesmo de pensar em estabelecer o workflow propriamente dito, é necessário alinhar as expectativas das pessoas. Garanta que todos entendam os objetivos do projeto, a sua importância e quais são as etapas e resultados que devem ser atingidos.

Para tanto, vale apostar em ferramentas de comunicação e colaboração, de modo a garantir mais integração. Com uma participação coesa, é mais fácil identificar e prevenir erros.

Acerte no planejamento do projeto

O constante acréscimo de elementos ao escopo do projeto ou as mudanças repentinas e mal estruturadas precisam ser evitados a todo custo. Portanto, o melhor é criar um planejamento muito bem estruturado.

Se for necessário, conte com a participação de diversas equipes e de funcionários variados, de modo a identificar, com clareza, os riscos, as oportunidades e as tarefas que serão colocadas em prática.

A ideia é evitar mudanças quando tudo já estiver acontecendo ou se deparar com imprevistos. Assim, o workflow tende a funcionar de uma forma melhor.

Escolha uma metodologia de execução

Partindo para a etapa prática da criação desse fluxo de trabalho, escolha uma metodologia adequada para executar o escopo. Se ela já é importante para os projetos tradicionais, ela se torna indispensável para os complexos.

Dependendo dos objetivos e das características dos elementos, uma metodologia pode ser mais indicada do que a outra. Entre as principais, estão:

Scrum

Trata-se de uma metodologia ágil, que divide o projeto em ciclos menores, chamados de sprints, e que tem entregas incrementais. Ou seja, em vez de entregar todo o produto somente ao final, há sucessivas avaliações do progresso do trabalho. Por usar, principalmente, o feedback do cliente, ajuda a garantir a qualidade.

Para fazer as adaptações necessárias e manter o acompanhamento, é indispensável realizar reuniões breves e diárias. Nela, os participantes dizem o que foi feito no dia anterior e o que será realizado nas próximas horas.

Balanced Scorecard (BSC)

O BSC é uma das metodologias mais indicadas para projetos complexos, porque leva em consideração a interação de diversos elementos para a construção do resultado.

Ele começa com o mapeamento estratégico baseando-se nas perspectivas mais relevantes: processos internos, finanças, clientes e aprendizado.

A partir daí, é realizado um planejamento, com a definição de metas, indicadores e estratégias que devem ser colocados em prática. É muito relevante porque ajuda a identificar o relacionamento entre áreas diferentes, favorecendo a integração.

Kanban

Outro método ágil, o Kanban consiste em dividir o projeto em tarefas menores, de modo que cada uma ocupe um cartão.

Em seguida, elas são divididas entre várias colunas, como “Para fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Essa disposição pode ser alterada, dependendo da configuração do projeto, como “Esperando aprovação do cliente” ou “Em ajustes”.

É uma metodologia visual, já que o quadro e os cartões são físicos, dispostos no ambiente de trabalho. Com isso, ajuda muito na comunicação, de modo que todo o time entenda o status de cada atividade.

Além de tudo, é especialmente útil para o workflow, já que favorece a conclusão adequada de cada tarefa.

Documente todas as informações importantes

Projetos complexos, na maior parte das vezes, têm características específicas para sua realização. São processos que requerem maior atenção, etapas pouco usadas em outras execuções ou detalhes individuais.

Para evitar que o workflow fique comprometido e até “travado”, o ideal é documentar todas as informações importantes.

Garanta que o modo de execução de cada obrigação esteja explícito e crie uma base de dados para que os colaboradores possam consultar durante o cumprimento das etapas. Desse modo, é possível diminuir erros e retrabalhos.

Delegue tarefas e defina responsabilidades

Criar um fluxo de trabalho significa determinar quais passos devem ser executados, como eles precisam ser feitos e qual é a sua ordem. Porém, também é preciso estabelecer quem será responsável por cada etapa.

Com a ajuda do escopo, defina quais são as ações necessárias para a conclusão do projeto complexo e delegue as tarefas, segundo capacidade técnica e envolvimento.

Distribua as responsabilidades de forma balanceada, dê orientações sobre a execução das etapas e garanta que todos saibam quais são suas funções.

Estabeleça períodos de mensuração

A definição de workflow não se encerra com a distribuição de tarefas. Ainda é preciso fazer um acompanhamento dos resultados, de modo a realizar modificações que contribuam para o bom andamento do projeto.

Sendo assim, vale a pena definir indicadores de sucesso das etapas e os respectivos períodos de acompanhamento. Na metodologia Scrum, por exemplo, essa questão já é previamente definida, pois as reuniões são diárias.

Em outros casos, entretanto, é necessário pensar em um período equilibrado, de modo a haver a avaliação de resultados concretos. Como resultado, as pessoas ganham autonomia para executar o workflow, sem que haja perda de controle.

Conte com a tecnologia

Os projetos complexos necessitam de especial atenção na hora de estabelecer um workflow e para o gerenciamento, em geral. Por isso, fazer tudo manualmente não é a forma mais produtiva ou a maneira de conseguir máxima integração.

Em vez disso, apoie-se na tecnologia para obter resultados diferenciados. Com a ajuda de um sistema adequado, por exemplo, é mais fácil delegar tarefas, criar hierarquias e garantir a colaboração.

Ferramentas centralizadoras de dados e que automatizam processos, inclusive, mostram-se como grandes aliadas para a conclusão adequada das etapas.

Com essas dicas, a criação de um workflow para projetos complexos fica descomplicada e muito mais eficiente.

Para ter uma ajuda extra e relevante, aproveite e veja uma demonstração do Project Builder. Assim, você poderá entender como essa ferramenta funciona e se ela é a mais indicada para você!