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Série: Dicas para cada etapa do projeto: 5 dicas para o planejamento do projeto

O planejamento do projeto significa definir as etapas necessárias para se chegar a um objetivo e contribui para criar um caminho, um direcionamento para a equipe, que deve estar ciente dos pressupostos básicos do planejamento para que este se realize.

No gerenciamento de projetos, o planejamento é crucial para que haja consonância nas expectativas de todos os envolvidos com o projeto, desde o sponsor até sua equipe, dos fornecedores aos patrocinadores. É através do planejamento que se constrói uma linha de conduta acordada com todos e que se estabelece as regras do jogo. Portanto, sem planejamento fica quase impossível levar um projeto adiante e garantir a satisfação de todos até o final.

Para a execução do planejamento do projeto, o gestor pode seguir um roteiro básico de ações visando garantir as boas práticas do gerenciamento de projetos e equilibrar os riscos inerentes a ele. Apresentamos a seguir algumas dessas ações. Acompanhe:

Lembre-se de que o projeto deve ser visto como um veículo de comunicação

Mais do que um conceito, o planejamento do projeto é o que dá corpo à ideia, influenciando os envolvidos positivamente em relação à execução do mesmo. Ao entrar em contato com fornecedores e patrocinadores, é o plano do projeto que vai estimular o investimento no seu negócio. Assim, cabe ao gestor a criação de um planejamento claro, conciso e convincente, dando todas as diretrizes.

Prepare-se para os ajustes em seu planejamento

Todo e qualquer planejamento está sujeito às nuances do mercado, do cliente, do consumidor e de toda a cadeia que envolve o projeto. Ou seja, uma hora ou outra, será necessário mudar alguma coisa no seu planejamento. Mas não se assuste, isso é natural. Quando você está preparado para as mudanças, fica mais fácil mensurar os impactos positivos e negativos e criar mecanismos de garantia de execução do projeto mesmo com estes desvios.

Divida o planejamento em fases

Para facilitar a compreensão do seu projeto, divida seu planejamento em fases, criando pequenos entregáveis ao longo do projeto. Além de tornar o seu trabalho mais fácil, as pessoas conseguem vislumbrar com maior clareza aonde você pretende chegar. Outra questão que fica mais visível com a segmentação por fases é o papel de cada membro da equipe, os cronogramas e as responsabilidades.

Foque no necessário

Um bom planejamento precisa ser claro e objetivo, não se preocupe com a extensão. Quanto mais conciso for o seu planejamento, menor a possibilidade de falhas de interpretação. Uma medida que pode ser adotada é detalhar cada fase do planejamento de acordo com a sua execução, poupando as pessoas de ler extensas descrições sem necessidade.

Tenha um cronograma de execução

O cronograma serve para colocar a sua equipe a par da execução do projeto e dos prazos para realização dos entregáveis. É uma maneira de controlar se as atividades inerentes ao planejamento estão sendo executadas conforme o planejado e cobrar o desempenho da equipe. Ele também serve para que você demonstre ao sponsor e aos patrocinadores o desenvolvimento do projeto e se ele está dentro do prazo acordado para entrega.

E você? Como você faz o seu planejamento? Você considera alguma outra etapa? Conte pra gente!

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