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O que é Kanban?

Você sabe o que é Kanban se já ouviu falar do just in time (JIT), um dos modelos de administração mais famosos do mundo, implementado na Toyota na década de 40 a fim de aumentar a eficiência e a produtividade da empresa.

Sabia que o JIT foi desenvolvido a partir de uma simples observação de como funcionava o sistema de reposição de um supermercado? Na época, notou-se que a manutenção de um estoque mínimo e a reposição de produtos com maior frequência permitiam otimizar o espaço e reduzir desperdícios.

Entenda melhor o conceito do modelo japonês em questão, como ele funciona, seus benefícios e utilidades. Siga na leitura e tire proveito do conteúdo para aprimorar o gerenciamento de seus projetos!

O que é Kanban?

Trata-se de um sistema visual de gestão capaz de ajudar a organizar as tarefas de um processo para que elas sejam realizadas e entregues ordenada e sistematicamente, mantendo o fluxo de trabalho.

O Kanban funciona como uma linha de produção, na qual as pessoas não podem comprometer seus afazeres consultando manuais, planilhas, controles ou conversando com as outras a todo momento caso precisem saber qual será o próximo passo.

O sistema japonês utiliza um quadro grande e estrategicamente posicionado que possa ser visualizado por todos de forma clara e rápida. O template é dividido em colunas, representando as etapas do processo.

No modelo mais tradicional, são utilizados cartões ou post-its coloridos nos quais cada atividade que deve ser realizada é anotada. Conforme elas vão sendo desenvolvidas, os cards são movimentados entre as colunas, atualizando todos os envolvidos sobre o status das tarefas e abrindo vagas para novas entregas.

Como o tempo das equipes e o espaço no quadro são sempre limitados, prioridades precisam ser estabelecidas. De tal forma, garante-se um fluxo contínuo de trabalho para todos os colaboradores sem sobrecarregá-los.

Quais são os tipos de Kanban?

Entendendo o conceito da palavra, fica mais fácil nos aprofundarmos no assunto. O sistema japonês pode ser utilizado de formas distintas conforme sua finalidade e a estratégia do gerente de projetos. Confira!

Kanban de produção

O número de colunas — bem como o limite de atividades a serem executadas ao mesmo tempo — depende da complexidade de cada projeto conduzido. Uma iniciativa simples pode ter apenas três colunas no quadro, como: a fazer, fazendo e feito.

Já um projeto mais complexo, como a elaboração de um software, geralmente requer um maior número de etapas para refletir o processo pelo qual cada funcionalidade passa — por exemplo, um modelo contendo as categorias: a fazer, em análise, em desenvolvimento, em teste e entregue.

Na sequência, você divide seu quadro em colunas, inserindo na primeira a leva inicial de atividades. Cada cartão precisa conter um mínimo de informações sobre a tarefa, como: o que deve ser feito, o prazo para conclusão e a pessoa responsável.

Dispostos os papéis e todos devidamente cientes de suas responsabilidades, chega a hora de trabalhar. A partir daí, quando uma etapa do Kanban é superada, o card pode ser deslocado para a coluna seguinte, até que a diligência seja finalizada.

Nesse momento, a coluna cuja vaga está em aberto pode receber uma nova atividade, puxando a linha de produção, evitando a ociosidade do colaborador e permitindo uma melhor gestão do tempo.

Kanban de movimentação

É comum que os produtos sejam feitos em lote, como acontece nas fabricantes de móveis e veículos. Que tal um exemplo prático? Considere 3 etapas produtivas e sequenciais na fabricação de um carro: montagem, pintura e acabamento.

Um adesivo instalado no 10º veículo permitirá que outros 10 iniciem a montagem quando ele seguir para a pintura, e assim por diante até o fim da produção. Esse Kanban também é adotado nos supermercados para controle de estoque: quando comprado pelo cliente, o leite sofre baixa no sistema, indicando a necessidade de reposição.

De tal forma, é feito um controle racional dos recursos financeiros, físicos e humanos, pois se evita a armazenagem das unidades em quantidade desnecessária, a ocupação ineficiente do espaço e o colaborador é dispensado da contagem, tarefa mecânica desempenhada mais rapidamente e com maior precisão pelo software.

E-Kanban

Falando em tecnologia, muitos gestores não consideram essa modalidade um tipo de Kanban, mas uma mera variação dos dois anteriores. Aqui, o quadro típico do sistema japonês é montado virtualmente em uma planilha do Excel ou em aplicativos especialmente destinados à causa.

O programa do Microsoft Office e o software específico admitem o uso de cores, armazenamento das informações para consulta de qualquer localidade e movimentação automática dos cartões quando a atividade for dada como cumprida na coluna em que se encontra.

O que existia antes desse sistema?

Você já sabe o que é Kanban e como ele funciona. Agora, vale a pena falar dos modelos e práticas existentes antes dele, como forma de enaltecer sua utilidade e benefícios. Como foi dito, sua criação ocorreu dentro do contexto do just in time.

Esse sistema surgiu para reduzir estoques e gastos desnecessários, ou seja, produzir o suficiente para atender à demanda, sem desperdícios. Tal racionalização admite a satisfação do mercado sem requerer despesas exorbitantes das fábricas, que realizam suas tarefas com o mínimo de recursos dentro de um curto espaço de tempo.

A simplificação e padronização dos processos proposta pelo fordismo, modelo de gestão anterior ao JIT, mantinha a produção em um ritmo acelerado e contínuo, independentemente da quantidade de carros já disponíveis nos pátios das montadoras.

A princípio, isso não era um problema, pois os veículos foram popularizados e, com a economia americana em expansão, eles eram vendidos aos montes. Tal cenário mudou com a crise de 1929 e requereu atenção dos gestores — afinal, não fazia sentido continuar fabricando incessantemente se a mercadoria já disponível não tinha vazão.

A revolução do sistema toyotista

O just in time racionalizou a produção, coordenando-a com o escoamento dos bens. O Kanban surge como recurso útil ao JIT ao admitir o acompanhamento constante dos processos, não se limitando à capacidade produtiva, mas também considerando o comportamento do mercado consumidor.

Assim, os gestores passaram a se precaver sabendo quando era necessário solicitar insumos e matérias-primas aos fornecedores, preparar a fabricação de um novo lote ou contratar mão de obra conforme a sazonalidade. O foco não era mais voltado unicamente para a oferta, mas também para a demanda.

A adoção do Kanban em projetos dos mais variados setores, da construção civil à tecnologia da informação, coordena as diligências, orienta a equipe e admite a visualização sistêmica das atividades e do fluxo de trabalho, dados disponibilizados a todos os envolvidos na empreitada.

Por que usar o Kanban?

Esse método de gestão de tarefas é simples, mas muitos profissionais o acham simplista, incapaz de atender à estruturação complexa do projeto e defasado quando consideradas outras ferramentas de acompanhamento disponíveis, bem mais atuais.

A vantagem do Kanban está justamente na simplicidade: entendendo o conceito e o funcionamento desse controle visual, você pode perceber que qualquer pessoa é capaz de interpretá-lo, independentemente de seu nível de escolaridade ou profissão, do pedreiro da obra com Ensino Fundamental incompleto ao engenheiro doutorado.

Portanto, ele estabelece uma linguagem universal com a equipe, tópico especialmente importante se considerarmos que 76% das empresas no mundo creditam o insucesso de seus projetos às falhas comunicativas, segundo pesquisa do PMI (Project Management Institute).

Além da contribuição no gerenciamento de comunicações, o Kanban traz benefícios a todas as outras áreas de conhecimento do PMBOK, colaborando significativamente para sua empreitada. Confira alguns de seus benefícios.

Fluidez no trabalho

A consulta a controles, tarefas e cronogramas de projetos consome tempo e pode se tornar um gatilho para que as pessoas desviem a atenção de seus afazeres ou do escopo, comprometendo o sequenciamento.

Já com o quadro Kanban em local visível e de fácil acesso, basta o profissional fazer uma consulta breve por alguns segundos se quiser saber qual é o próximo passo. Com isso, as distrações são eliminadas e o trabalho flui sem interrupções, otimizando o desempenho da equipe e mantendo o colaborador focado.

Aumento de produtividade

Tempo utilizado com o máximo de eficiência significa produtividade. Com o modelo japonês de sistematização das atividades, nenhum membro do seu time fica parado, simplesmente esperando pela próxima tarefa — afinal, os processos estão ali, completamente expostos e acessíveis a todos.

Da mesma forma, ninguém fica sobrecarregado sem que você saiba e possa agir rapidamente para amparar o colaborador. A percepção imediata do gerente possibilitada pelo Kanban contribui para a delegação de responsabilidades e aumenta o nível de satisfação do profissional, outro fator positivo para sua capacidade produtiva.

Foco nas prioridades

Quando o cronograma do projeto é a sua principal fonte de consulta, você automaticamente tem em mãos todas as tarefas a serem realizadas ao longo do tempo, mas isso pode preocupar sua equipe antes da hora.

O Kanban permite priorizar as atividades e manter o time focado naquilo que deve ser entregue primeiro, eliminando preocupações excessivas com diligências futuras. Assim, o colaborador foca no momento, desenvolvendo por completo sua potencialidade agora. O bê-a-bá é fundamental para a realização de afazeres mais complexos e desafiadores.

Eliminação de gargalos

Por vezes, as tarefas começam a se acumular sem você perceber, gerando um impacto negativo no prazo e na qualidade do projeto. O fato evidencia a necessidade de melhorar processos, investir na capacitação da equipe e redistribuir incumbências, por exemplo.

Utilizando o Kanban, esses gargalos são facilmente identificados, pois você visualiza no quadro o fluxo das atividades. De tal forma, é possível ver se muitas placas estão sendo acumuladas em determinada etapa e adotar novas estratégias capazes de sanar as falhas ressaltadas.

Acompanhamento de desempenho

O modelo japonês também é uma ótima maneira de acompanhar a entrega e o comprometimento da equipe, pois os prazos para a conclusão de cada tarefa ficam registrados nos cartões, admitindo a verificação periódica de seu cumprimento.

Além disso, a própria fluidez dos post-its pelas etapas se transforma em um sistema de controle bastante eficiente, possibilitando que todos saibam como anda a produtividade individual e coletiva ao longo do tempo.

Aliado dos métodos ágeis

O Kanban reflete os pontos cruciais com eficácia porque cada um tem seu prazo de conclusão. O modelo japonês pode ser dividido para mostrar as etapas a serem superadas em cada entrega, tornando-se um instrumento de monitoramento e controle perfeito.

Vale lembrar: além do tradicional quadro com cartões ou post-its, o método também pode ser utilizado de outras formas, integrado ao seu software de gerenciamento de projetos, por exemplo.

Ainda, é possível aproveitar templates prontos a fim de facilitar o entendimento e o manuseio do quadro, permitindo que sua equipe trabalhe em conjunto independentemente de onde esteja cada membro.

Como gerenciar vários Kanbans ao mesmo tempo?

Por vezes, e dependendo do tamanho da empresa onde você trabalha, os profissionais não estão envolvidos em um único projeto. Nesse cenário, é preciso administrar mais de um quadro de tarefas, suscitando capacidades como organização e disciplina.

Utilizar o Kanban no ambiente virtual pode contribuir (e muito) para o gerenciamento das tarefas sob sua responsabilidade, pois ali, na tela, é possível criar os templatesrapidamente e de forma personalizada.

Em companhias com instalações muito grandes, você pode estar envolvido em um projeto com um quadro físico no 1º andar do prédio e outro no 5º, enquanto você trabalha no 3º. Nesse caso, o recurso visual pouco ajuda por causa da distância.

A disponibilização do Kanban em meio eletrônico possibilita a visualização das atividades e a integração com a equipe onde quer que o colaborador esteja. As tarefas podem percorrer as colunas em tempo real conforme são cumpridas, sem comprometer a comunicação entre os envolvidos.

A capacidade de gerar, armazenar e propagar informações no ambiente virtual favorece o desenvolvimento do projeto, dispensa deslocamentos e otimiza as horas de trabalho do profissional, especialmente quando várias entregas precisam ser feitas em empreitadas distintas acontecendo simultaneamente.

Quais são as diferenças entre o Kanban e o Scrum?

Se você atua no ramo corporativo, com certeza está familiarizado com o Scrum, método que utiliza sprints — fases com duração predeterminada — para impulsionar o workflow e manter o fluxo dos processos.

Ao contrário do Kanban, o Scrum tem funções já definidas, como o product owner (equipe ou quem define o produto a ser desenvolvido e suas funcionalidades) e o growth hacker (responsável pelo marketing).

Enquanto no primeiro as entregas são contínuas ou estabelecidas a critério do time, o segundo verifica o cumprimento das atividades ao final de cada jornada: se não atingida ou suficientemente cumprida, ela é reinserida no próximo ciclo.

O fluxo é contínuo no sistema japonês e as mudanças podem ocorrer a qualquer momento. Já no Scrum, as etapas são em sprints contados não por tarefas, mas pelo tempo preestabelecido a critério da equipe, por exemplo: 1, 2 ou 3 semanas. Aqui, as alterações são efetivadas quando chega a hora de mudar de ciclo.

Depois de saber o que é Kanban, você certamente vai querer colocar esse modelo em ação para fazer um teste, não é mesmo? O recurso é simples e, ao mesmo tempo, extremamente eficiente no gerenciamento de projetos.

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