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É possível usar um Kanban para gerenciar projetos?

É cada vez mais comum observarmos o uso de ferramentas para agilizar o gerenciamento de projetos. E essa tendência vem da necessidade de acompanhar o mercado e oferecer soluções no time to market do cliente. Mas atenção: isso não significa que você precise de grandes tecnologias para oferecer um serviço de qualidade, viu? Basta ter as ferramentas certas. E é aí que entra o Kanban!

Fácil tanto de implementar como de manusear em qualquer tipo de projeto, o Kanban ajuda na gestão de suas iniciativas, proporcionando muito mais dinamismo e interação no time. Não parece a combinação ideal? Então, para saber mais sobre esse método, continue acompanhando o post de hoje!

Afinal, o que é um Kanban?

O método Kanban — palavra japonesa que significa quadro, placa ou registro — foi criado especificamente para controlar os fluxos de processos na indústria japonesa, visando a dar o máximo de agilidade à produção.

O modelo deu tão certo que, hoje, é um dos mais usados em gerenciamento de projetos ágeis, permitindo que a equipe desmembre as funcionalidades a serem desenvolvidas em partes menores, que passam a ser geridas a partir de um dashboard de controle bastante simples e intuitivo.

A configuração original do Kanban leva em conta três fases: to do (a fazer), doing (fazendo) e done (feito). Separando essas fases em um quadro, têm-se aí as atividades circulando entre as divisões. Assim, quando um cartão chega ao item done, significa que a tarefa foi concluída, podendo-se, então, iniciar uma próxima.

A distribuição de cartões no quadro de planejamento também pode ajudar a definir quais são as ações mais prioritárias. Assim, dá para conhecer quais são os prazos mais urgentes ou quais tarefas devem ser feitas primeiro, de acordo com a posição mais alta ou mais baixa dos cartões.

E, além de sinalizar a finalização da tarefa, seu time pode inserir outros dados. Tempo de execução, orçamento consumido, dificuldades enfrentadas ao longo da atividade — entre diversos outros detalhes que possam impactar as próximas fases do projeto, ou ainda servir de insumo para futuros trabalhos.

Quais as funcionalidades do Kanban?

Devido à forma como identifica as tarefas, o Kanban tem algumas funcionalidades dignas de nota, como a de garantir um acompanhamento em tempo real das tarefas. Tão logo uma tarefa seja concluída, é possível ver o seu status mudar com a mudança para a coluna correspondente.

E ele também serve para amplificar a visualização de dados. Assim, é possível entender completamente qual é o status de cada tarefa, qual estado tem mais tarefas acumuladas e qual é o seu desempenho, de uma maneira geral.

Então, ao cruzar esses dados com o escopo do projeto e suas métricas, o gerenciamento fica bem mais fácil.

Imagine, por exemplo, que um projeto tem 10 etapas para serem realizadas em 3 meses. Ao final do primeiro mês, vê que apenas 2 tarefas estão na coluna das realizadas, indicando uma taxa de conclusão de 20%.

Seguindo esse ritmo, então, o tempo precisará ser elevado em 40% para que o projeto seja concluído. Isso dispara ações do gerente de projeto, de modo que ele possa avaliar melhor as suas condições e identificar, afinal, quais motivos estão atrasando o projeto de certa maneira.

Trata-se de um método que serve para acompanhar e também para apoiar ou motivar decisões que melhorem ou alinhem a performance do projeto. Assim, é possível afirmar que essa metodologia pode ser aplicada no gerenciamento de projetos, desde que tudo seja feito de maneira estruturada e de acordo com os resultados esperados.

Por que usá-la no gerenciamento de projetos?

A implementação de metodologias ágeis no gerenciamento de projetos tem como grande objetivo oferecer um produto final melhor para o cliente, e em menos tempo.

Partindo da premissa que o cliente também se envolve com todo o planejamento, a geração contínua de feedback oferece orientação para a conquista de resultados melhores. E, nesse sentido, o Kanban tem muito a contribuir, pois oferece:

Flexibilidade de planejamento

Assim como o Scrum, e outras tantas metodologias ágeis, o Kanban é realizado por iterações, ou seja, fases que têm como objetivo concluir o desenvolvimento de uma — e apenas uma — funcionalidade por vez.

Essa prática permite que o gerente de projetos priorize as funcionalidades que têm maior potencial de retorno para o cliente, e faça alterações sempre que necessário, fornecendo à equipe informações precisas sobre o que deve ser desenvolvido.

Além disso, é possível acrescentar facilmente novas tarefas que surjam. E, como não é incomum que um cliente sinta a necessidade de fazer uma modificação na elaboração do projeto quando ele já está em curso, o método facilita essas modificações.

Ciclos de desenvolvimento ágeis

Quando o projeto é desmembrado em atividades menores, permite-se também um maior foco por parte da equipe, assim como revisões mais rápidas e eficazes.

Dessa forma, riscos e outros problemas que possam surgir ao longo de cada iteração ficam mais previsíveis e oferecem um menor impacto, contribuindo para que o time conclua suas tarefas em menos tempo.

E isso também diminui as chances de erros o que, por consequência, reduz a quantidade de retrabalhos que são necessários para se chegar à conclusão do projeto.

Entregas contínuas e incrementais

Outro fator de destaque do Kanban, e que atrai os adeptos das metodologias ágeis, são as entregas contínuas e incrementais.

Basicamente, isso garante que o cliente tenha um software — ou qualquer outra solução — em pleno funcionamento a cada fase finalizada. O que significa que o projeto não começa a gerar valor apenas quando está finalizado, mas desde o princípio do seu desenvolvimento.

Para o desenvolvimento em si isso é especialmente útil, já que a opinião continuada do cliente permite um ajuste de modo a criar uma solução de valor. Além disso, o Kanban é eficiente para metodologias ágeis porque evita confusões sobre quais tarefas foram concluídas e quais ainda precisam ser feitas.

Eficiência no desenvolvimento

Um dos grandes diferenciais do Kanban é a melhoria contínua. Como os processos podem ser avaliados e reavaliados constantemente, é possível aprimorá-los a cada dia, ganhando eficiência no desenvolvimento de qualquer projeto.

Além disso, como a própria equipe está atenta ao seu desempenho, é possível analisar como tornar os processos ainda mais ágeis e eficazes, aprimorando sua performance ao longo do tempo.

E essa análise visual permite também identificar gargalos e companheiros de equipe em dificuldade com alguma tarefa.

Então, se uma determinada equipe estiver com problemas ao mudar uma tarefa para a área das realizadas, por exemplo, o gerente de projetos pode agir de modo a favorecer a atuação.

Comunicação favorecida

Sabemos que, no gerenciamento de projetos, a comunicação é um fator indispensável. Afinal, todos precisam saber não apenas aonde ir, mas também onde estão. Nesse sentido, o Kanban é especialmente útil, porque colabora para a visualização de dados de maneira prática.

Como o conteúdo visual é processado 60 mil vezes mais rapidamente do que textos, a simples disposição do Kanban já faz com que a comunicação se torne mais facilitada. Ao notar que as tarefas estão se acumulando nas colunas de a fazer e de execução, por exemplo, é possível notar que há algum tipo de problema na conclusão.

Além disso, dá para identificar o progresso de cada etapa pela quantidade de tarefas concluídas e que ainda precisam ser realizadas.

Definição de prioridades

Como dito, o Kanban permite a definição das tarefas que são prioridade: a partir da disposição dos cartões, é mais fácil identificar logo de cara o que deve ser feito em seguida.

Isso evita alguns problemas, como perda de tempo na avaliação do que deve ser feito em seguida. Além disso, evita que tarefas mais importantes sejam deixadas de lado, o que comprometeria o prazo do projeto.

E, mais do que isso, a definição de prioridades por meio desse método é totalmente desburocratizada. Basta mudar a tarefa de posição para elevá-la ou rebaixá-la, por exemplo, com resposta quase que imediata de toda a equipe.

Assim, alinham-se as atuações, de modo que todos façam um esforço coletivo em busca dos resultados que são considerados mais importantes.

Uso simplificado

Para colocar um Kanban em prática no gerenciamento de projetos, não é preciso mais do que um quadro com boa visualização e os cartões que serão colocados por lá. Não é necessário fazer investimentos tecnológicos ou mesmo treinar os funcionários para o seu uso.

Assim, a partir da atualização correta da situação de cada tarefa, trata-se de um método muito simples e prático de ser utilizado, evitando desperdícios de tempo e de recursos.

Redução de custos

Se for utilizado de modo a atender às necessidades específicas do projeto, esse tipo de metodologia ainda gera uma redução de custos por dois motivos: diminui os desperdícios e aumenta a eficiência e a produtividade.

Assim, como o projeto consegue ser realizado de maneira mais rápida e mais correta, é preciso consumir menos horas e, efetivamente, menos dinheiro para chegar à conclusão. E para as métricas isso é especialmente útil, já que altera, de modo positivo, métricas como o custo do projeto por tempo decorrido, por exemplo.

E como aplicá-la efetivamente?

Agora que você já sabe, basicamente, como funciona o Kanban e qual é sua importância para o gerenciamento de projetos, vamos à parte prática: como usá-la de fato? Veja só:

Divida o time em equipes menores

Por mais que cada projeto tenha seu nível de complexidade, o fato é que cada pessoa ou pequeno grupo ficará responsável por desenvolver uma tarefa alocada no backlog.

Sendo assim, divida sua equipe em equipes menores, que ficarão responsáveis pelo desenvolvimento de tarefas únicas, podendo realmente focar no que sabem fazer de melhor.

Crie sua planilha Kanban

Quais fases são mais interessantes para monitorar o projeto em questão? Você pode seguir à risca a proposta do Kanban, separando em to do, doing e done, ou ampliar essas fases para fazer um gerenciamento mais detalhado.

Separe essas etapas em um quadro — seja ele on-line ou físico — desde que fique disponível para toda a equipe. E tenha a mais absoluta certeza de que todos os grupos podem editar suas tarefas e acompanhar o andamento das demais.

Nesse momento, entretanto, é muito importante não complicar demais a planilha. Ela precisa ter divisões simples e objetivas, porque opções mais detalhadas podem travar a análise.

Envolva a equipe no planejamento

Cada equipe deve receber a sua tarefa da vez e fazer um pequeno planejamento sobre ela, estimando o tempo de desenvolvimento, o que efetivamente será desenvolvido e quem ficará responsável por cada atividade. Basicamente, esse é o cartão que circulará pelas demais fases até sua conclusão.

Sendo assim, nada mais natural que a equipe esteja engajada, porque ninguém é melhor do que ela para saber o que será feito e como será feito. Isso garante que os cartões correspondam exatamente à realidade do que está sendo executado.

Incentive constantes atualizações

Conforme o trabalho é desenvolvido, as equipes vão atualizando a planilha Kanban até chegar à finalização da tarefa. Nesse momento, informam a data e a hora de conclusão, assim como o tempo consumido na tarefa. Essa é uma ótima forma de fazer a comparação entre o previsto e o planejado.

E essa atitude deve ser incentivada, já que uma das grandes características da metodologia é a atualização em tempo real.

Uma equipe que não atualiza corretamente suas tarefas prejudica a avaliação dos demais e dificulta a comunicação. Ao mesmo tempo, uma tarefa só deve mudar de etapa quando ela for efetivamente iniciada ou concluída, especialmente em métodos ágeis de desenvolvimento.

Registre cada passo

Todos os dados levantados ao longo do desenvolvimento do projeto devem ser registrados em uma planilha, a fim de servirem de insumo para que a equipe melhore sua performance não só nesse como em quaisquer outros projetos.

Assim, tempos de conclusão, taxa de sucesso nas atualizações e impressões gerais sobre a eficácia do método contam a favor para que essa metodologia seja aplicada da melhor maneira possível.

Enfim, como você deve ter notado, a planilha Kanban pode ser usada em qualquer tipo de projeto. E esse é um dos motivos pelos quais ela vem sendo amplamente adotada.

Você pode aplicar a planilha Kanban para um projeto de reestruturação interna da empresa, para a implementação de um novo setor, para o desenvolvimento de inovações, projetos de meio ambiente e dezenas de outros segmentos. Então, pronto para fazer o teste?

E aí, também achou esse método supersimples e fácil de aplicar? Ficou com alguma dúvida em relação ao uso de uma planilha Kanban no gerenciamento de projetos? Deixe um comentário e conte para nós!

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