Profissionais que utilizam muito a criatividade e a capacidade de autogestão costumam passar por um processo completamente diferente para serem contratados. Nem sempre é possível confirmar suas capacidades com base em diplomas, havendo mais valor na experiência. Por isso, um portfólio de gerenciamento de projetos demanda bastante tempo para ser elaborado.

Assim como um designer, um gerente de projetos só pode atestar a própria habilidade com base no que faz. Assim, um portfólio — documento sobre as suas experiências profissionais e projetos já concluídos — é uma forma prática de se apresentar. Mas, para que ele seja útil, você deve saber como montá-lo.

Para te ajudar com essa tarefa, trouxemos aqui algumas dicas para montar um portfólio de gerenciamento de projetos mais atrativo. Confira:

1. Escolha um portfólio físico ou digital

A menos que haja alguma limitação técnica, a escolha é sua. Porém, você deve tomar algumas atitudes em cada caso. Primeiro, um portfólio físico deve sempre vir com alguma encadernação que facilite a leitura. Caso contrário, você terá muita dificuldade para apresentá-lo.

Um modelo digital é mais prático, podendo ser feito em PDF ou em uma plataforma digital. Inclusive, você pode conectar um aparelho móvel, como um tablet, a um projetor ou tela maior durante uma entrevista, facilitando a exibição. Isso tornará o processo mais dinâmico, simples e eficiente — qualidades que você deseja transmitir.

2. Inclua guias e índices

Dependendo da experiência do profissional, o portfólio de gerenciamento de projetos pode se tornar inevitavelmente extenso. Para conseguir manter o nível de qualidade desejado e ainda alguma praticidade, o melhor a fazer é colocar um índice com os conteúdos a serem abordados. Isso te permite buscar diretamente uma informação solicitada no meio de uma entrevista, por exemplo.

Além de facilitar a navegação, essa lista por si só já contribui com a sua apresentação. Dentro do capítulo “principais experiências profissionais”, você já pode mostrar o número de projetos em que trabalhou e as funções que ocupou. Isso sem necessitar de uma análise mais aprofundada. O mesmo vale para conteúdos como “qualidades profissionais” e “formações acadêmicas”.

3. Foque as qualidades que você sabe que possui

Um erro comum ao desenvolver portfólios e currículos é dar grande enfoque em dados e qualidades que não são exatamente relevantes. Pontualidade e integridade, por exemplo, são obrigações de todo profissional, não diferenciais de carreira. Dependendo de quem ler o conteúdo, listar qualidades desse tipo pode ser um ponto negativo na sua avaliação.

Da mesma forma, muitos acabam apenas listando as qualidades mais exaltadas daquela carreira, independentemente de possuí-las ou não. Por exemplo, dizer que você “pensa fora da caixa” é algo difícil de confirmar no dia a dia, pois é uma qualidade abstrata. Se você baseia essa afirmação em uma ou duas ideias criativas que teve em projetos, vale mais a pena deixar que os exemplos falem por si.

4. Não crie um portfólio sobre algo além de você

Outro erro (esse não tão drástico) é começar a apoiar seu portfólio no trabalho de outras pessoas. Isto é, sem tentar assumir a responsabilidade, mas apenas se colocando ao lado delas. Por exemplo, mencionar que teve uma experiência com algum outro gerente mais experiente e conhecido, mas não saber explicar como essa vivência acrescentou em suas capacidades.

Releia o conteúdo e sempre se pergunte “como esse trecho demonstra minhas qualidades enquanto profissional”. Se não houver uma resposta clara, pode ser melhor excluí-lo, evitando poluir o documento com informações irrelevantes.

5. Faça dele uma parte ativa da sua apresentação

Quando bem usados, os portfólios de gestão de projetos podem contribuir bastante para uma entrevista, por exemplo. Afinal, todos os pontos mais importantes da sua carreira e suas conquistas já estão listados lá. Se o seu futuro contratante pedir uma informação específica sobre suas especialidades, por exemplo, você pode ir ao índice e encontrar o que ele busca rapidamente.

Em alguns casos, o conteúdo pode estar organizado já da forma que você pretende apresentá-lo. Por exemplo, ele pode já abrir com uma apresentação da sua história, filosofia de vida e objetivos, seguindo para suas formações e depois suas principais experiências profissionais. Isso te ajudará a organizar o pensamento mais facilmente.

6. Evite incluir projetos incompletos ou muito informais

Quando você está tentando promover a própria imagem, não é recomendável colocar o foco em seus erros. Afinal, você quer que todos notem suas melhores qualidades antes. Por isso, se você já teve muitos projetos sem conclusão ou que foram feitos informalmente, pode ser melhor excluí-los do seu portfólio.

Se você já tem uma carreira mais longa, pode ser que até seus projetos considerados “medianos” já estejam acumulando muito espaço. Nesse momento, você precisa filtrar aqueles que mais favorecem a sua imagem. De forma geral, todos devem seguir um padrão de qualidade, o mesmo que você propõe entregar aos seus contratantes.

7. Mas NÃO exclua TODAS as suas falhas

Diante do que acabamos de falar, é bom lembrar que a capacidade de aprender com os seus erros possui alto valor em qualquer contexto. Por isso, se você se recorda de um projeto em que cometeu algum deslize, grande ou pequeno, e que te ensinou algo valioso, vale a pena incluir essa experiência em portfólio de gerenciamento de projetos.

Apenas lembre-se de incluir uma análise desse erro durante o relato, não apenas o fato de ter errado. Se possível, apresente logo em seguida um projeto em que esse aprendizado lhe foi útil e você já terá mostrado por completo como é capaz de transformar um contexto negativo em algo positivo.

8. Use o design a seu favor

Por fim, você tem bastante a ganhar trabalhando o visual do portfólio. Não é necessário seguir o mesmo nível de um artista gráfico ou designer, que precisa trabalhar com o visual. Ainda assim, organização, diagramação e algumas imagens de reforço podem fazer uma grande diferença na forma como as pessoas perceberão você por meio desse documento.

Com essas dicas, você já está muito mais preparado para criar um excelente portfólio de gerenciamento de projetos. Acha que mais pessoas podem aproveitar essas informações? Então, compartilhe este artigo em suas redes sociais e mostre como um portfólio pode contribuir com sua carreira.

A gestão de projetos faz parte da realidade corporativa desde a década de 90, porém só nos últimos anos as empresas brasileiras consideraram sua implantação.

Um dos requisitos essenciais na contratação de um gerente de projetos é ter certificações. Por mais que elas não determinem a qualidade desse ou daquele profissional, acabam apresentando forte peso numa seleção e até no reconhecimento dentro da empresa.

E qual é a importância das certificações na gestão de projetos? Quais as mais relevantes? As respostas para essas e outras perguntas você vai encontrar neste artigo. Acompanhe!

Qual a importância das certificações na gestão de projetos?

Um profissional certificado é visto com outros olhos pelas empresas. Os conhecimentos adquiridos na gestão de projetos são cada vez mais requisitados. Uma certificação de qualidade e com importância reconhecida pelo mercado faz toda a diferença.

Ter uma gestão eficiente dos projetos da empresa significa um diferencial competitivo e torna, assim, a organização mais dinâmica e apta para retornar mais valor aos seus clientes.

Algumas organizações internacionais, em suas licitações, recomendam a contratação de gerentes que possuam uma certificação em projetos. Isso aumenta a visibilidade e pontuação dessas empresas junto ao mercado.

Qual é o instituto mais indicado?

Existem várias instituições pelo mundo que disponibilizam certificações para o profissional de projetos. Dentre elas, as principais são a APGM (Accrediting Professional Group Management), com as quatro certificações PRINCE; o IPMA (International Project Management Association), com também quatro níveis de certificação, e o PMI (Project Management Institute), de maior relevância, que possui um maior número de certificações.

PMI é a principal organização em matéria de certificações de projetos, onde há o maior fluxo de profissionais dessa área e as informações transcorrem com mais clareza. Ela permite o contato com práticas e técnicas para desenvolver um excelente trabalho em gestão de projetos. Permite também o contato com exemplos de sucesso ao redor do mundo.

Obter uma certificação no PMI é um dos principais objetivos para os grandes gestores devido à força dominante que essa organização exerce no mercado mundial.

PMBOK e PMO são certificações?

Essas siglas são muito comuns em matéria de gestão de projetos, mas muitas pessoas utilizam de maneira errônea.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia da PMI e mostra conceitos básicos separados em nove áreas de importância para o gestor. Não é uma metodologia, mas sim uma orientação de como gerenciar, da melhor maneira possível, o desenvolvimento de projetos.

As nove áreas orientadas pelo PMBOK são:

• Gestão de Escopo
• Gestão de Tempo
• Gestão de Custo
• Gestão de Qualidade
• Gestão de RH
• Gestão de Comunicação
• Gestão de Riscos
• Gestão de Aquisição
• Gestão de Integração

PMO (Project Management Office) é o lugar responsável pelo gerenciamento de projetos numa organização.

Tem total importância na efetividade e alcance de resultados. Muito mais do que um simples escritório, o PMO é uma parte necessária para o planejamento de um projeto.

Algumas de suas funções primárias são:

• Serviços de gerenciamento da entrega do projeto
• Escalada de problemas
• Gerenciamento de recursos para a execução do projeto
• Definição de métricas
• Relatórios de desempenho
• Distribuição de informações

Quais são as certificações mais relevantes?

Antes de tudo, o profissional de projetos deve considerar qual certificação é a ideal para o atual momento de sua carreira.

Os principais certificados do PMI são:

• CAPM (Certified Associate in Project Management)
• PMP (Project Management Professional)
• PgMP (Program Management Professional)
• PMI-ACP (PMI Agile Certified Practitioner)

Como é a certificação CAPM?

A CAPM mostra que você possui os conhecimentos básicos para um desempenho eficiente na gestão de projetos.

Para membros do PMI, o investimento gira em torno de US$ 225; no caso de não membros, US$ 300.

Essa certificação é recomendada para estudantes, membros de uma equipe de projetos, professores, patrocinadores, facilitadores ou coordenadores de projeto. Necessário ter, no mínimo, o diploma do ensino médio ou técnico.

A CAPM requer que esse profissional tenha 1500 horas de trabalho em projetos. O exame leva três horas e contém 150 perguntas de múltipla escolha.

Como é a certificação PMP?

Ela confirma que você possui conhecimentos para liderar e gerenciar uma equipe de projetos. Para membros do PMI, o investimento é de US$ 405; para não membros, US$ 555.

A PMP é recomendada para aqueles profissionais que são responsáveis por todos os processos de um projeto, líderes e gestores de equipe. Necessário ter o diploma do ensino médio ou técnico.

Para aqueles que possuem o diploma de nível médio são necessários, no mínimo, cinco anos de trabalho em projetos e 7500 horas de tarefas de gerenciamento. Já para quem tem o diploma de nível superior, são necessários pelo menos três anos de trabalho em projetos e 4500 horas de tarefas de gerenciamento.

O exame leva quatro horas e contém 200 perguntas de múltipla escolha.

Como é a certificação PgMP?

Essa certificação comprova que você tem experiência, alto desempenho e habilidade no gerenciamento de vários projetos de acordo com os objetivos da organização.

Para membros do PMI, o investimento nessa certificação é de US$ 1500; para os não membros, US$ 1800.

A PgMP é recomendada para profissionais que gerenciam programas complexos e que abrangem diversas funções; que necessitam de credibilidade; que mantêm uma boa comunicação e que possuam habilidades avançadas em finanças e também resolução de conflitos. Necessário ter o diploma do ensino médio ou técnico.

Para quem tem o diploma de nível médio, são necessários quatro anos de trabalho em projetos e sete anos em gerenciamento de programas. Já para quem possui o diploma do nível superior são necessários quatro anos de trabalho em projetos e quatro anos de gerenciamento de programas.

O exame é composto por três avaliações:

• Documentação
• Exame de quatro horas, com 170 perguntas de múltipla escolha
• Avaliação realizada por várias pessoas.

Como é a certificação PMI-ACP?

Ela atesta o conhecimento e destreza na hora de aplicar princípios e modos ágeis num projeto. Possui excelente nível de credibilidade.

Para membros do PMI, o investimento nessa certificação é de US$ 435; já no caso dos não membros, de US$ 495.

A PMI-ACP é ideal para profissionais que possuem experiência em liderança de projetos utilizando práticas ágeis. Necessário ter o diploma do ensino médio ou técnico.

O gestor precisa ter 2000 horas trabalhadas em equipes de projetos nos últimos cinco anos e 1500 horas de trabalho em equipes de projetos com foco em metodologias ágeis nos últimos três anos.

O exame é composto por 120 questões de múltipla escolha e possui três horas para a resolução.

Um profissional de gestão de projetos que procura evoluir no mercado mundial, busca credibilidade e valorização na organização que trabalha e, principalmente, salários mais atrativos, deve pensar em certificações que potencializem sua experiência profissional.

Agora que você já está bem entendido no assunto, avalie qual certificação é melhor para sua carreira e compartilhe este post nas suas redes sociais!

Para realizar a gestão de um projeto ou de uma empresa é preciso adotar uma metodologia que padronize os processos e métodos com o objetivo de otimizar os recursos disponíveis, sejam eles humanos, materiais ou financeiros.

Nestes casos, além da direção da empresa é necessário também contar com uma equipe que irá gerenciar projetos, na qual esteja claro quem é o gerente do projeto. Esta pessoa não deve ser necessariamente o gestor da empresa e sua principal responsabilidade é manter o controle da equipe e garantir que os projetos sejam desenvolvidos de acordo com seu escopo.

É possível também adaptar as abordagens de gestão de projetos e criar uma metodologia própria, que atenda às demandas específicas de sua empresa. Confira a seguir o que você deve saber para criar uma metodologia de gestão que combine com seu negócio.

Melhores práticas

Antes de pensar em criar uma metodologia própria para sua empresa é preciso se espelhar no que já existe. Afinal de contas, se boa parte das companhias utilizam como referência o PMI, Project Management Institute e sua publicação PMBOK, Project Management Body of Knowledge, sua empresa deve pelo menos conhecê-lo para criar algo novo.

Em resumo, o PMBOK considera 10 áreas do conhecimento que devem ser gerenciadas nos projetos de uma empresa:

1. Integração
2. Escopo
3. Tempo/Prazo
4. Custos
5. Qualidade
6. Recursos Humanos
7. Comunicações
8. Riscos
9. Suprimentos e Contratos (Aquisições)
10. Partes Interessadas

Tenha em mente estas áreas antes de criar a metodologia para sua empresa. Pense na importância de cada uma delas para seu negócio, em especial as áreas de escopo, prazo, custo e qualidade. Você deverá levar em conta também a gestão de documentação e conhecimento se deseja adaptar esta metodologia para sua companhia.

Porte e setor

Outras questões importantes que se deve ter em mente ao criar uma metodologia de gestão de projetos específica para sua empresa são a análise do tamanho do negócio e área de atuação.

Como é a organização funcional de sua empresa? O grupo está comprometido com a proposta metodológica? No caso de pequenas e médias empresas, as PMEs, a implementação de uma metodologia de gerenciamento de projetos deve envolver todos os funcionários. Já em empresas de grande porte é recomendável trabalhar por equipes e prioridades com foco em treinamento.

O setor de sua empresa também influencia diretamente na adaptação ou criação de uma metodologia de gerenciamento de projetos. Com base nas melhores práticas do PMI os negócios podem dar mais foco a diferentes áreas do conhecimento. Na indústria, por exemplo, a gestão da qualidade merece bastante atenção. Já no setor do varejo, o gerenciamento de contratos se mostra essencial para garantir o bom desempenho da logística do negócio.

Abordagens Adaptativas de Gerenciamento de Projetos

A criação de abordagens adaptativas de gerenciamento de projetos está diretamente relacionada com o cenário instável e imprevisível dos negócios atualmente. Em essência, esta metodologia diferencia os projetos considerados estratégicos por cada uma das empresas. Estes podem ser um novo produto, um contrato importante, um lançamento, variando de acordo com o setor. É importante ressaltar que projetos com maior carga de inovação precisam adotar uma abordagem adaptativa para obterem sucesso.

Para elaborar uma abordagem adaptativa de gerenciamento de projetos para sua empresa, é preciso partir da premissa de que os projetos devem ser reconhecidos como diferentes entre si. Em consequência, a gestão de cada um deles deve ser ajustada para contemplar a variação com relação aos objetivos, atividades e meio ambiente. Na concepção de sua abordagem adaptativa leve em conta também as diferentes complexidades e incertezas específicas de cada projeto.

Alguns dos critérios adicionais que você pode adotar em sua metodologia adaptativa são a avaliação de segurança, operacionalidade, impacto do negócio e meio ambiente. Estas abordagens também se diferenciam por um foco específico na gestão de requisitos e construção do produto.

Por fim, lembre-se de criar uma metodologia adaptativa para seu negócio por etapas, investindo primeiramente em projetos considerados estratégicos, para depois adotar a prática em outros processos gerenciais de seu negócio.

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Escolher em quais projetos atuar não é tão simples quanto parece. Existe uma metodologia para auxiliar na decisão. O ciclo de gerenciamento do portfólio pode ajudar nessa tarefa. Conheça os cinco passos desse ciclo:

Saiba o que fazer em cada etapa:

1)    Identificação

• • Liste informações básicas sobre os projetos atuais e seu progresso;
  • Faça outra lista com propostas de projetos;
  • Elabore um resumo do projeto com: descrição, objetivos, EAP com 1º e 2º nível (para grandes pacotes/fases), recursos e duração estimada. Podem ser incluídos também valor presente (VPL) , taxa de retorno (TIR), risco e benefícios.

2)    Categorização

• • Separe projetos em “gavetas”, ou seja, crie categorias alinhadas ao mapa estratégico e aos objetivos da organização;
  • Assim, você terá um melhor equilíbrio do portfólio, a fim de evitar concentrar-se em apenas um objetivo estratégico;
  • Um exemplo é ter muitos projetos de melhoria e nenhum de inovação, o que pode levar risco para a continuidade e sustentabilidade da organização.

3)    Seleção

• • Estabeleça critérios de corte para selecionar os projetos. Eles devem apresentar condições mínimas para uma avaliação mais profunda;
  • Analise o risco que a inclusão de novos projetos terá em seu portfólio;
  • Aplique outros parâmetros para priorizar ou definir a sequência em que os projetos selecionados devem ser executados.

4)    Balanceamento

• • Encontre o melhor custo-benefício para o portfólio, considerando restrições (orçamentárias ou não);
  • Exemplo: você tem 30 projetos selecionados e priorizados, que somam R$ 100 milhões. No entanto, o orçamento disponível é de R$ 60 milhões;
  • Sendo assim, somente os 10 primeiros projetos podem ser executados. É possível que a diretoria queira fazer alguma alteração, seja incluir ou retirar um dos projetos.

5)    Monitoramento

• • Observe o desempenho do portfólio.
  • Não apenas os projetos, individualmente, e sim os benefícios conjuntos para atingir os objetivos do portfólio.
  • Enquanto os projetos são focados em indicadores de escopo, tempo e custo, por exemplo, o portfólio abrange o ROI total, a quantidade de novos produtos e outros indicadores de mais alto nível, relacionados aos benefícios dos projetos.

No universo dos projetos, a gestão da qualidade é uma área de extrema importância. Isso porque se encarrega de garantir que todos os requisitos serão devidamente cumpridos e, consequentemente, que o cliente final ficará satisfeito. Por meio da gestão da qualidade em projetos é possível monitorar não só as ações desenvolvidas pela equipe como também o nível de excelência com que são realizadas. Por tudo isso e muito mais é que a aplicação das melhores práticas de gestão da qualidade em projetos possibilita a entrega de um produto com alto valor agregado.

Que tal então conhecer como a gestão da qualidade influencia o gerenciamento de projetos e quais são as melhores práticas a serem adotadas para ter um maior controle sobre os requisitos a desenvolver? De bônus, ainda apresentaremos os processos envolvidos nessa gestão para que você comece a refletir sobre como eles vêm sendo conduzidos por sua equipe. Curioso? Pois acompanhe:

Garantia de processos mais eficazes

Mesmo adotando metodologias ágeis de projetos, é preciso contar com processos bem estruturados para que a equipe consiga trabalhar de forma integrada, realmente focada nos resultados que deve produzir. Nesse cenário, ao adotar a gestão da qualidade como base para criar tais processos internos, tem-se processos padronizados e uma metodologia única de trabalho, facilitando assim o monitoramento dos indicadores de desempenho. Além da padronização, ganha-se também com a otimização dos processos, o que impacta diretamente na produtividade da equipe, já que processos ágeis tornam o dia a dia menos penoso, facilitam o trabalho e liberam tempo para que o time atue de maneira estratégica.

A lógica por trás de tudo isso não é tão complicada assim: quando as pessoas seguem um roteiro, a cada vez que uma atividade é repetida, automaticamente ganham destreza e qualidade. Isso quer dizer que, se uma equipe está envolvida com a gestão da qualidade do projeto, melhorará continuamente sua atuação, conquistando resultados cada vez mais surpreendentes.

Ajuda na redução de riscos

Os riscos inerentes ao projeto podem ser reduzidos se você tiver um bom controle da qualidade, tanto no desenvolvimento do projeto quanto do produto que está sendo construído. Isso porque ela ajuda a identificar falhas de processos, não-conformidades e outras situações que poderiam comprometer o sucesso da sua iniciativa.

Ela também auxilia a prevenir problemas, pois coloca sua equipe para atuar proativamente em relação a tudo o que ocorre dentro do projeto. Se uma situação se apresenta como possível, é fácil identificar as raízes do problema e encontrar a solução mais adequada antes que haja um impacto negativo no projeto.

Compreensão mais completa sobre o projeto

Quando as melhores práticas de gestão da qualidade em projetos são aplicadas, desenvolve-se o entendimento a respeito das necessidades do cliente, a ponto de se conseguir transformá-las em requisitos a serem atendidos ao longo do processo. É como se as necessidades fossem traduzidas em funcionalidades, em soluções que agregarão valor e melhorarão a experiência dos usuários.

Economia de recursos

Na prática, os orçamentos de projetos estão cada vez menores, ao mesmo tempo em que as exigências subiram às alturas. Nesse quesito, a gestão da qualidade pode oferecer alternativas para a melhoria dos processos. Com isso, passa a ser viável diminuir o uso de recursos, favorecendo a gestão financeira do projeto. De fato, a redução de custos é fundamental para a satisfação do cliente, que terá acesso a uma solução de alto nível com um investimento mais atrativo, aumentando assim o retorno sobre o investimento.

Progresso em relação à eficiência

Quando falamos em gestão da qualidade, necessariamente falamos em melhorias que otimizam tempo e recursos, dando uma mãozinha providencial à eficiência da equipe no desenvolvimento de suas atividades. E a verdade é que, quanto mais eficiente o time se torna, melhor é o aproveitamento do cronograma, dos recursos e das oportunidades que surgem ao longo do projeto. A produtividade que decorre do aumento da eficiência ainda deixa os colaboradores motivados, prontos para enfrentar quaisquer adversidades, fortalecendo os laços e o engajamento com a empresa.

Comprometimento do time

Quando todos estão preocupados com a qualidade do projeto, desenvolve-se uma maior sinergia entre a equipe, de forma que o comprometimento em todas as fases se torna ainda maior. Isso acontece porque os envolvidos se sentem corresponsáveis pelo sucesso do projeto, trabalhando com mais afinco para obter os melhores resultados possíveis.

Segurança na efetividade dos resultados

A melhor forma de garantir que os resultados superarão as expectativas, contando com o máximo de assertividade no desenvolvimento dos projetos, é prezar pela qualidade dos processos e do produto final. E é ao empregar as melhores práticas de gestão da qualidade que se consegue assegurar que todos trabalhem sob as mesmas perspectivas.

Satisfação do cliente

Partindo da ideia de que o projeto deve atender a todas as necessidades do cliente, inclusive em relação a prazo e custos, é possível perceber facilmente que a gestão da qualidade surge como uma ferramenta para auxiliar no alcance desses objetivos. Afinal, não só oferece um produto de valor, mas supera as expectativas do cliente.

Processos da gestão da qualidade

Para poder aplicá-los e, assim, usufruir dos benefícios que acabamos de mencionar, é interessante que conheça quais exatamente são os processos da gestão da qualidade em projetos, não concorda? Então veja:

Planejamento

Identificar os requisitos da qualidade tanto para os processos quanto para o produto final e definir que tipo de documentação será gerada para monitorar o desempenho. Esse processo tem como objetivo fornecer a orientação necessária para que a equipe faça um bom trabalho, atendendo a todos os requisitos da qualidade.

Monitoramento

Auditorias periódicas para verificar se os requisitos estão sendo cumpridos e acompanhar métricas e indicadores de desempenho. Esse processo serve para facilitar as correções necessárias e tornar a gestão da qualidade mais eficiente durante todo o projeto.

Controle

Análise dos resultados apontados pelos indicadores de desempenho e estruturação do plano de ação para corrigir possíveis desvios. Com esse controle é possível identificar falhas, não conformidades, atrasos e outros gaps que possam comprometer a satisfação do cliente.

Agora comente e nos conte se você já faz a gestão da qualidade em seus projetos! Conseguiu perceber essas melhorias durante o período de desenvolvimento e na entrega do produto final? Compartilhe suas experiências conosco!

O tempo é um dos principais indicadores de um projeto. Conseguir finalizar um empreendimento dentro do prazo acordado, cumprindo todas as metas e marcos estabelecidos é um desafio e tanto para os gerentes de projetos! É por isso que as boas práticas na gestão de tempo são cruciais para que o gestor possa organizar e planejar suas ações.

Isso se torna ainda mais importante quando tratamos de projetos internos, devido ao fato de sempre estarmos mais preocupados com o cliente externo do que com o cliente interno.

Mas você deve estar se perguntando: afinal, como ter uma gestão de tempo eficiente e duradoura? Continue a leitura desse texto e veja 8 ferramentas para melhorar a gestão do tempo para projetos internos.

1. Utilize agendas e calendários

Por mais antiquado que possa parecer, o uso de agendas ainda é uma excelente maneira para um profissional se organizar e planejar melhor o seu dia a dia. Caso você não se adapte a uma agenda de papel, tente utilizar os recursos que temos nos smartphones e tablets.

Além do uso de agendas, é interessante utilizar os mecanismos de calendários, definindo os horários dos principais compromissos. Dessa forma, o profissional conseguirá coordenar melhor o seu tempo, sabendo exatamente quando marcar reuniões e qual tempo terá para a execução de cada uma das tarefas sob sua responsabilidade.

2. Promova reuniões produtivas

As reuniões são extremamente necessárias no ambiente de projetos, principalmente em projetos internos. Porém, algumas reuniões são demasiadamente longas e completamente improdutivas. Esse tipo de reunião é prejudicial para o cronograma, fazendo com que vários profissionais percam horas de trabalho preciosas.

Sendo assim, sempre que for convocado para uma reunião ou sempre que desejar realizar uma, pense na sua efetividade. Caso o encontro seja realmente necessário, prepare-se e participe das principais discussões. Caso não seja, sugira trocá-lo por relatórios eficazes ou, quem sabe, um e-mail explicando tudo que seria exposto.

3. Busque uma comunicação efetiva

A comunicação empresarial é um dos principais causadores de fracassos nos maiores projetos ao redor do mundo. Ruídos no processo de comunicação podem ser altamente prejudiciais.

Para evitar tais danos é imprescindível que o gerente de projetos certifique que a comunicação empresarial não tenha nenhum gargalo. Numa comunicação por e-mail, por exemplo, é fundamental certificar que a pessoa receptora recebeu o e-mail e, mais importante ainda, se ela compreendeu toda a mensagem descrita.

Após conferir isso, o gestor terá certeza que a comunicação foi bem realizada e não afetará a execução do empreendimento. O uso de softwares pode facilitar o gerenciamento da comunicação, evitando que ocorram grandes falhas nesse processo.

4. Utilize sistemas de videoconferência

Uma maneira de buscar reuniões mais produtivas e uma comunicação efetiva pode estar na utilização de sistemas de videoconferência. Esse tipo de tecnologia permite que reuniões sejam realizadas sem a necessidade da presença física de algumas pessoas.

Grandes empresas que possuem projetos em várias localidades, sejam cidades, estados ou países, devem usar a videoconferência. A implementação de softwares como o skype pode otimizar, e muito, a gestão de tempo. Pense nisso!

5. Tenha foco nas suas atividades

Hoje em dia é praticamente impossível trabalharmos sem a presença do nosso celular. Os smartphones se tornaram um recurso excelente para otimizar nosso tempo e nos ajudar a realizar nossas atividades.

Mas eles também podem representar uma grande fonte de distração. Redes sociais como Facebook, Instagram e Twitter, além do skype, citado anteriormente, podem tirar sua atenção, desviando o seu foco e interferindo na qualidade de seus serviços. Assim, você perderá um tempo incalculável, podendo prejudicar o projeto como um todo.

É importante também que você garanta que seus colaboradores tenham foco na execução das atividades. Restringir (e não proibir) o uso dos smartphones no ambiente de trabalho é uma excelente alternativa.

6. Seja organizado

A organização é fundamental para gerenciar melhor o tempo. Uma ferramenta que pode aumentar a organização de projetos internos são os sistemas que ajudam a catalogar conteúdos.

Sempre que necessário, os profissionais terão fácil acesso aos principais documentos e informações, de uma maneira fácil e intuitiva. Sejam documentos físicos ou digitais, a organização será primordial para o correto andamento das atividades e para a otimização dos processos.

7. Utilize planilhas de time-sheet

As planilhas de time-sheet são excelentes recursos para você implantar em seus projetos. Muitas vezes integradas a plataforma “google drive”, este tipo de planilha tem por objetivo demonstrar o tempo despendido pelos profissionais em cada atividade.

Cada um dos profissionais deve realizar o seu preenchimento no final de um dia de trabalho, listando os projetos em que trabalharam e quais atividades realizaram no dia em questão. A informação mais importante a ser preenchida é o tempo gasto em cada uma das atividades.

Dessa forma, o gestor de projetos terá ciência do andamento das principais atividades e, além disso, conseguirá determinar a produtividade e a efetividade dos profissionais, além de mensurar a qualidade dos produtos que estão sendo gerados por sua equipe.

8. Invista em softwares de gestão de projetos

Uma ferramenta que certamente vai melhorar a gestão de tempo e todos os demais processos do gerenciamento de projetos são os softwares voltados para a gestão de projetos.

É interessante buscar por soluções que sejam fáceis de operar e que proporcionem o aumento da produtividade, fornecendo informações valiosas que possam ser utilizadas no dia a dia. Afinal, não adianta nada visualizar as informações numa plataforma e depois não conseguir utilizá-las em outros locais, não é mesmo?

Outra funcionalidade que deve ser analisada antes de escolher um tipo de software são os principais serviços que ele oferece. Para otimizar o tempo, é vantajoso buscar opções que forneçam o acompanhamento dos indicadores de um projeto por consultores especializados, contando com a experiência e conhecimento de outras pessoas.

Pessoas que estão “de fora” do ambiente de seus projetos podem enxergar problemas e soluções que você não esteja percebendo. Além do tempo, todas as principais áreas de conhecimento da gestão de projetos serão beneficiadas, não é mesmo?

As ferramentas e dicas que fornecemos neste texto serão fundamentais para que um gerente de projetos possa ter equipes mais eficientes e, consequentemente, uma maior produtividade de todos os profissionais.

O uso da tecnologia será importantíssimo neste processo, mas não pense que um bom software será a solução de todos os seus problemas. Para que você seja reconhecido como um gerente de projetos de sucesso é valoroso que você busque também por novos conhecimentos e habilidades, aumentando assim o seu campo de atuação e a sua eficiência.

Gostou das dicas? Acha possível melhorar a gestão de tempo para projetos internos? Compartilhe este texto em suas redes sociais e mostre para seus amigos como você vai se tornar um gerente de projetos de sucesso!

Atualmente, o plano de ação é uma ferramenta muito utilizada por apresentar elevada eficiência e ser relativamente simples de se elaborar. Basicamente, trata-se de definir as ações que devem acontecer até se atingir uma meta maior. Para isso, a data em que cada ação deve ser finalizada e quais são os responsáveis por elas são algumas das informações que o plano deve conter.

Mas, afinal, montar um plano de ação é mesmo importante? Na área da gestão, sempre que podemos aplicar melhorias, o fazemos. Então, como definir um plano que traga benefícios e deixe sua equipe mais eficiente? Isso é o que explicaremos no post de hoje. Continue lendo e confira!

O que Colocar no Plano de Ação?

O modelo mais comum de plano de ação costuma conter: a ação que será realizada, a data em que esta deve ser concluída, o responsável por executá-la e o status em que se encontra, isto é, se ela está pendente, em andamento ou concluída. Este é um exemplo de como ter uma boa visão do andamento das ações.

Contudo, vale ressaltar que existem diferentes tipos de planos de ação. Portanto, cabe ao gerente do projeto selecionar o que mais se adéqua ao projeto em questão. Nesse sentido, uma excelente alternativa para quem deseja montar um plano eficiente é o modelo japonês 5W2H, que apresenta muita clareza nos passos a serem seguidos e facilita muito o planejamento de melhorias.

Existem ainda variações, como é o caso do Kanban, que se reduz a um quadro contendo o status das tarefas — e que pode se apresentar também no modelo matricial, para controlar projetos diferentes em uma mesma tabela. Normalmente, nesse caso é utilizado um grande quadro em um lugar de destaque, visível por toda a equipe.

Qual é a Importância de cada Ação?

Basicamente, as ações devem ser bem pensadas antes de encaixadas no plano, e cada uma delas deve ter sua relevância para que se alcance o objetivo final.

Essa tarefa é realmente importante? Vai nos ajudar a chegar onde queremos? É possível realizá-la? Perguntas como estas devem ser ter respostas claras — daí vem a importância de um líder consciente, que apresente um plano de ação coerente à equipe.

Dessa forma, a reunião de apresentação do plano de ação é muito importante, pois nela será possível verificar a aceitação da equipe em relação às tarefas, às datas de entrega e a outros detalhes.

Quanto a isso, não há problemas em prorrogar uma data ou modificar o modo como uma ação deve ser concluída. O importante é que todos os responsáveis tenham conhecimento e estejam de acordo com o plano de ação. Então, depois disso, já é hora de colocar tudo em prática!

Como Elaborar um Plano Claro?

Uma das vantagens de se utilizar os planos de ação é que eles podem ser feitos por maneiras mais sofisticadas até em uma simples folha de papel. De fato, algumas empresas preferem que o planejamento seja impresso e fique pregado na parede, onde todos possam ver. Por outro lado, há quem prefira aliar-se à tecnologia e ter mais facilidade para acompanhar o andamento das tarefas do seu próprio computador, em casa.

Diante disso, alguns softwares são desenvolvidos para tornar o planejamento mais lúdico e fácil de entender, agregando micro-ações a macro-ações, montando gráficos do andamento das tarefas de cada setor e até enviando e-mails para cada executor. Assim, essas ferramentas podem ser uma boa opção para melhorar a visão geral que se tem do projeto.

Como Cobrar as Tarefas de cada um?

Uma vez montado o plano de ação, é preciso delegar, monitorar e estar preparado para cobrar o andamento. Ou seja, quando o plano é apresentado e tem boa aceitação, já é hora de ir ao trabalho. Porém, muitas vezes as ações do plano não fazem parte das atividades que os responsáveis estão acostumados a fazer no dia a dia: Nesse caso, é preciso cobrar!

Afinal, se cada pessoa aceitou a tarefa que lhe foi confiada e a data em que esta deveria ser entregue, não há problemas em monitorar, apoiar — se necessário — e cobrar que tudo esteja saindo como planejado.

E vale lembrar que o sucesso da empresa pode depender diretamente de um bom monitoramento de ações — só assim é possível chegar onde se almeja no tempo determinado.

Quais são as Etapas para se Chegar ao Sucesso?

Enfim, para seguir um plano é preciso organização e disciplina. Cada etapa de uma vez: assim, o objetivo será alcançado. Afinal, todas têm sua importância e não devem, de maneira alguma, ser ignoradas.

As etapas são, nesta ordem: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

No início, um gestor eficiente deve ser capaz de realizar uma boa análise do projeto, identificar possíveis problemas que venham a aparecer durante a execução e, assim, estará apto a definir os prazos e custos para cada tarefa.

Já o planejamento é uma fase de suma importância, em que serão definidos o cronograma de andamento do projeto e a participação de cada membro envolvido. A execução é a etapa em que tudo que foi planejado será materializado. Os recursos e energias dos executores são gastos nessa etapa, e a maioria dos problemas também surge aqui. Portanto, é preciso agir com eficiência e cumprir todos os prazos.

O monitoramento também é fundamental para o sucesso de um plano de ação. Nesse sentido, deve ser definida uma estratégia para monitorar o andamento das tarefas, e devem constar no cronograma as datas em que isso será feito. Aqui, caso se identifique um problema, é possível reajustar tudo e trabalhar em uma solução.

Por fim, o encerramento é a fase em que tudo que foi feito é documentado e apresentado aos envolvidos de maneira formal.

Como vimos, o plano de ação é uma maneira muito eficaz de organizar o trabalho que será realizado por toda a equipe, desmembrando o planejamento estratégico em várias partes e etapas menores para que fique mais simples executá-lo sem tantos detalhes. Para isso, as ferramentas que você vai utilizar podem ser as mais variadas — desde post-its e planilhas no Excel a um software mais completo.

O que realmente importa é que cada um esteja ciente do plano e de suas responsabilidades. Você pode fazer um plano de ação para organizar a festa de aniversário de um funcionário ou para abrir uma nova empresa. O fato é que a criação do plano ajuda a organizar as ideias, as tarefas e a integrar as pessoas envolvidas em prol do sucesso!

E aí, gostou do post de hoje? Todas as suas dúvidas foram tiradas ou ainda sobrou alguma? Deixe o seu comentário e conte para a gente!

O BSC ou Balanced Scorecard é uma metodologia de gestão estratégica, desenvolvida pelos professores da Universidade de Harvard Robert Kaplan e David Norton. Ele permite que a empresa planeje e controle, com maior segurança, suas metas e estratégias, com o objetivo de medir a evolução da organização através de indicadores.

Mesmo assim, muitos gestores não compreendem a relevância desse método ou nem sequer sabem do que ele se trata. Vencer essa dúvida é o caminho para poder empregar o recurso de maneira altamente estratégica.

Preparamos este artigo para te ajudar a entender melhor essa metodologia, bem como a planejar a implantação dele dentro da sua organização no próximo exercício. Para entender melhor, continue lendo e entenda no que ele se baseia:

O que é o Balanced Scorecard?

O Balanced Scorecard foi adotado inicialmente como um modelo de avaliação e performance empresarial, porém, sua aplicação em organizações proporcionou o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento de estratégia.

Os requisitos para a definição de indicadores tratam dos processos de um modelo da administração de serviços e da busca da maximização dos resultados, baseados em quatro perspectivas que refletem a visão e a estratégia empresarial.

A partir delas, são definidos os objetivos, as iniciativas e os indicadores, de modo a identificar se tudo está saindo como o desejado.

Confira quais são essas perspectivas:

Financeira

Essa abordagem compreende o desempenho econômico-financeiro do negócio em diversos sentidos. É possível verificar o nível de lucratividade ou de rentabilidade, assim como analisar a matriz de custos ou a de receitas.

Uma empresa que esteja em dificuldades financeiras pode usar a perspectiva para focar em aumento do faturamento ou diminuição dos gastos, por exemplo.

Clientes

Como o nome da perspectiva indica, ela tem a ver com o mercado consumidor e com seu comportamento. Pode se relacionar ao aumento da satisfação dos clientes, ao volume de vendas recorrentes ou à taxa de rejeição, e assim por diante.

Também pode se integrar diretamente à financeira, quando a atenção se volta para a diminuição dos custos de aquisição por cliente (CAC).

Processos internos

Em uma analogia, os processos internos de um negócio são como o funcionamento dos sistemas do corpo humano. Eles precisam ser adequados para que haja saúde, inclusive da organização.

Nesse sentido, é relevante analisar questões como cumprimento de metas — tanto em cada setor como entre áreas diferentes —, taxa de sucesso na realização de tarefas e qualidade de atendimento, por exemplo.

O objetivo é melhorar essa perspectiva, de modo a criar um efeito dominó de resultados positivos para o empreendimento.

Aprendizado e crescimento.

Mais do que ter tecnologia ou controle, um negócio deve contar com informação e com conhecimento. Esse é um elemento bastante amplo, que se manifesta de várias formas.

Pode se tratar da retenção de conhecimento por parte da própria gestão ou dos recursos humanos, que pode ser medido com índices de produtividade, retrabalho e/ou rotatividade.

Também é relevante compreender as questões da inovação e do aprendizado com os erros por parte da gestão. Análises de satisfação dos funcionários, de processos alinhados e de otimizações são ótimos indicadores desse ponto.

Quais são os elementos do BSC?

Além das perspectivas, que fundamentam o uso dessa estratégia, o Balanced Scorecard também conta com elementos que permitem a sua execução.

Ou seja, há ferramentas que precisam ser usadas para que o BSC tenha uma aplicação prática e transformadora na realidade do empreendimento.

Entre os pontos importantes, estão:

Mapa estratégico

Ele descreve a estratégia da empresa através dos objetivos relacionados entre si e distribuídos nas quatro dimensões.

O propósito do mapa estratégico é apresentar inteiramente a estratégia da companhia, e, assim, permitir tornar mais claras a ligação e a maneira como os objetivos estão associados a cada uma das perspectivas.

De certa forma, o BSC serve para “traduzir” esse mapa em ações menores e segmentadas, facilitando o cumprimento de tarefas e o alcance do que é desejado.

Objetivo estratégico

Por falar nisso, é fundamental ter atenção ao que o empreendimento deseja consolidar. Isso é o que deve ser alcançado e o que é crítico para o sucesso da organização.

Esses pontos são divididos em cada uma das perspectivas e serão importantes subsídios para o detalhamento das metas e da definição dos indicadores.

Usaremos os objetivos estratégicos também em nosso processo de priorização e de seleção de projetos, de modo a criar um workflow.

Meta

Corresponde ao nível de desempenho ou a taxa de melhoria necessária. A meta define o que temos que perseguir para conquistar os objetivos.

Ela precisa ser mensurável e simples de ser acompanhada. Preferencialmente, deve estar associada a um período temporal para facilitar sua medição.

Se a intenção é aumentar o faturamento, a meta pode incluir um aumento de 20% na receita em 12 meses, por exemplo. Com isso, ela funciona como um parâmetro a ser atingido — e, preferencialmente, superado.

Indicador

Representa, em números, como será medido e acompanhado o sucesso do alcance do objetivo. Qualquer indicador deve cumprir os seguintes requisitos:

• transmitir informação clara e confiável sobre o evento a ser analisado;
• ser coerente com os fins estabelecidos, com a visão e a missão da organização, medindo e controlando os resultados alcançados;
• ser adequado e oportuno, estando disponível para a tomada de decisão;
• ter a sua unidade de medida corretamente identificada: números absolutos (n.º), percentagens (taxas de crescimento, pesos – %), dias, horas, valores etc.;
• ter um responsável designado, capaz de atuar sobre os indicadores.

Cada perspectiva tem uma estratégia e cada destino desejado conta com um indicador. Se, na financeira, há o interesse em aumentar o faturamento (objetivo) por meio do aumento das vendas (plano de ação), é necessário definir o volume de conversões em um período como indicador.

Plano de ação

Trata-se do conjunto de ações que são necessárias para se alcançar os objetivos. É no plano de ação, ou no Projeto (no caso de organizações mais maduras) onde vamos trabalhar para atingir as metas.

Basicamente, ele define quais são as estratégias que devem ser executadas para que o objetivo da perspectiva seja atingido dentro da meta estabelecida.

Para que serve o BSC?

Uma das grandes vantagens do Balanced Scorecard é que essa é uma metodologia muito versátil. Ela pode assumir várias formas e ser usada para propósitos variados, adaptando-se aos interesses de cada negócio.

Assim sendo, não há somente um tipo de BSC. Os conceitos, perspectivas e ferramentas estão sempre lá, mas ele pode ser empregado em vários momentos e em negócios de todo o tipo.

De certa forma, cada aplicação gera um efeito diferente e há o BSC aplicado à melhoria dos resultados e à manutenção de determinados efeitos. Além disso, pode ser usado de acordo com interesses e situações variadas.

Entre as formas de uso dessa ferramenta, estão:

Crescimento do empreendimento

Quando o estabelecimento está se desenvolvendo e prestes a dar um novo passo, o BSC é bastante útil. Dentro das quatro perspectivas, ele ajuda o negócio a se consolidar e a construir um desenvolvimento sustentável.

É o caso de determinar o aumento da rentabilidade, o número de clientes fidelizados, a otimização dos processos internos e a expansão capacitada da força de vendas, por exemplo.

Retomada de resultados positivos

Já se a empresa se encontra em apuros, ela também pode utilizar o BSC justamente para contornar e sair dessa situação. A ideia é reestruturar parte do negócio de modo que ele possa trazer efeitos positivos e que garantam a recuperação no mercado.

Entre as perspectivas, os objetivos podem ser: diminuição dos desperdícios, redução do custo de aquisição de cliente (CAC), automação de processos e melhor capacitação da equipe.

Aumento da robustez

Muitas vezes, acontece de a organização crescer rapidamente e, ainda que tenha sido de forma estruturada, não ter total segurança na manutenção dos resultados. É o que ocorre com negócios perenes ou sazonais, que podem ver seus efeitos mudando a qualquer momento.

Nesse caso, o BSC pode ajudar a definir interesses como: aumento do alcance e do reconhecimento de marca, diminuição da taxa de rejeição dos clientes, melhora da logística e aumento do mix de produtos ou serviços.

Obtenção de vantagem competitiva

Mesmo quando o negócio tem ótimos números e se mostra cada vez mais promissor, ele pode usar o BSC. Nessa situação, ele é facilmente empregado para a conquista de vantagem competitiva.

Usado de um jeito estratégico, garante a obtenção de diferenciação, que leva a conquistas em relação aos concorrentes.

Entre os pontos, estão: aumentar a lucratividade, ampliar a satisfação do consumidor, fazer investimentos em processos para melhorar a qualidade e oferecer cada vez mais inovação.

Se os quatros indicadores estiverem equilibrados e aplicados de acordo com os objetivos propostos pela organização, significa que há grandes chances de conseguir evoluir a gestão, possibilitando a concepção de novas estratégias que projetem diferenciais competitivos. O BSC está relacionado à visão e à estratégia de um empreendimento, duas áreas fundamentais para que a empresa tenha sucesso.

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Escolher qual camisa usar, o que comer no café da manhã e qual caminho para ir ao trabalho são pequenos exemplos de tomada de decisões que fazemos logo no início do nosso dia. Essas decisões, normalmente, são intuitivas e nem as percebemos. Porém, existem inúmeras situações onde devemos fazer uma escolha que impactará nas nossas atividades e no desenrolar do nosso dia a dia.

As decisões mais importantes que encontramos no âmbito empresarial exigem preparo e experiência, para que o profissional possa fazer a melhor escolha possível. Os gerentes de projetos são reconhecidos por serem grandes tomadores de decisão e devem sempre buscar potencializar as oportunidades e reduzir as ameaças.

Tomar decisões corretamente é um dos fatores primordiais para o êxito de um projeto. Portanto, aprenda neste artigo cinco dicas para obter sucesso na gestão de projetos com a tomada de decisões.

1. CONHEÇA SEU PROJETO

Para tomar a melhor decisão frente à gama de opções que se tem, é extremamente necessário conhecer seu projeto a fundo. O gerente de projetos deve compreender por completo o escopo do projeto, bem como seus custos, prazos e parâmetros de qualidade necessários.

Estar 100% inteirado do que deve ser feito e do que está acontecendo no exato momento da tomada de decisão é essencial para que o profissional obtenha um resultado positivo em suas escolhas, podendo assim fazer uma análise de causa e efeito, baseando sua decisão em dados importantes.

2. COMUNIQUE-SE BEM

De acordo com o Project Management Institute (PMI), a comunicação é um dos maiores causadores do fracasso dos projetos ao redor do mundo. O grande número de stakeholders faz com que ocorram inúmeros ruídos no processo de comunicação, distorcendo informações e atrapalhando todo o desenvolvimento das atividades.

Além da distorção da informação, muitas vezes elas chegam com pouca qualidade e baixa utilidade, deixando o gerente de projeto na mão. Dessa maneira, ele aposta na sua experiência e no seu feeling para tomar as decisões, o que pode ser demasiadamente arriscado.

Devido a isso, afirma-se que a comunicação é uma grande habilidade dos gestores de projetos de sucesso e ela deve ser considerada prioridade zero, pois é um dos principais fatores de sucesso de um projeto.

3. BASEIE-SE TANTO NAS INFORMAÇÕES QUANTO NO FEELING

Muitos profissionais experientes e com grandes vivências em projetos já detém um feeling apropriado para a tomada de decisões. Mas, apostar somente no feeling é muito arriscado e não é uma garantia de uma tomada de decisão assertiva.

Como falado, é extremamente importante que o gestor esteja bem municiado de dados sobre todos os processos que envolvam a execução das atividades do seu projeto. As informações de um projeto estão sempre disponíveis para o gestor e, com certeza, o ajudarão na tomada de decisões.

O feeling não deve ser deixado de lado. Ele é extremamente importante, uma vez que ele é a soma de todo o conhecimento e experiência do gerente de projeto e, ao ser utilizado em conjunto com uma boa análise de dados, os resultados são os melhores possíveis.

Por isso, pode-se afirmar que é extremamente importante basear a tomada de decisões tanto nas informações disponíveis, quanto no feeling do profissional.

4. CONHEÇA AS PRINCIPAIS FORMAS DE SE TOMAR UMA DECISÃO

Existem três formas de tomada de decisão que são mais usuais: decisões consensuais, por maioria e por autoridade. Um gestor de projetos eficiente sabe exatamente a hora de escolher cada uma dessas opções, buscando sempre obter o sucesso desejado.

Mas, você sabe quais as características de cada uma delas? Veja a seguir:

Decisões consensuais

As decisões consensuais são aquelas feitas quando todos os integrantes se envolvem na busca de um mesmo objetivo. Algumas vezes, essa decisão não é a favorita de todos, mas todos concordam que ela cumpre com as necessidades da situação em jogo.

Essa decisão ocorre através de uma discussão saudável (por meio de diálogos) entre os componentes de uma equipe, cada um com suas opiniões e ideias, buscando sempre a melhor escolha possível para a empresa.

Decisões por maioria

As decisões por maioria são aquelas feitas quando a maioria (50% + 1) dos integrantes é a favor de um resultado. Como ocorre no sistema eleitoral brasileiro, a decisão por maioria é conhecida por ser democrática, mas pode ocasionar alguns problemas (como fraudes e compra de votos, por exemplo).

É válido afirmar ainda que nem sempre a opção escolhida pela maioria será a melhor opção. Com o andamento das atividades, pode-se descobrir que essa não foi a melhor alternativa escolhida.

Decisões pela autoridade

Como se sabe, o gerente de projeto é o grande responsável por todo o desenvolvimento das atividades de um projeto, bem como do cumprimento dos marcos e metas estabelecidos. Sendo assim, afirma-se que ele detém grande influência e poder na tomada de decisões.

As decisões pela autoridade são conhecidas por serem feitas com base no poder de um indivíduo. As consequências dessas decisões dependem da inteligência, experiência e habilidade do gestor de projeto.

O grande problema dessa forma de tomada de decisão é que, em algumas situações, o poder pode subir à cabeça do decisor, o transformando em uma pessoa egocêntrica, impaciente e nervosa, o que impactará diretamente nas escolhas a serem realizadas.

5. BUSQUE POR MELHORIAS NA TOMADA DE DECISÕES

Você deve estar pensando: O que devo fazer para tomar decisões melhores? Existem algumas pequenas dicas que podem ser extremamente válidas na hora de se escolher uma ação, entre várias opções disponíveis.

Pode-se listar as vantagens/desvantagens de cada alternativa, analisar dados e características específicas de cada opção, buscar por situações parecidas em outros projetos (utilizando as metodologias de gestão), buscar apoio de PMOs, entre outras opções.

É válido também investir em softwares de gestão de projetos, obtendo assim melhores resultados. Existem softwares no mercado capazes de prover informações, em tempo real, da evolução das atividades e da produtividade de sua equipe, o que te auxiliará no processo de tomada de decisões.

Em momentos de crise, por exemplo, um software pode ajudar na otimização do tempo e em todo o gerenciamento de projetos. A grande vantagem do uso de tecnologia é ter todas as informações num só lugar, facilitando o acesso à informação.

A última dica para melhorar o processo de tomada de decisões é apostar na gestão de projetos. Invista no conhecimento dessa área, estudando, por exemplo, SCRUM e PMBOK. Além de agregar valor para os seus projetos, você será reconhecido pelo esforço e pelo conhecimento que terá.

Tomar decisões corretas em um projeto é crucial para o seu sucesso. Utilize as dicas desse artigo para tomar as melhores decisões possíveis e, assim, colher os frutos de uma boa gestão de projetos.

O que achou de nossas dicas? Tem alguma dúvida? Deixe sua opinião nos comentários!

Distribuindo informações dos projetos e se comunicando é onde o gerente de projeto gasta mais de 80% do seu tempo. Quando você encontra com um patrocinador do projeto ou cliente a primeira pergunta é: “como ele está indo?”. A grande questão é que essa resposta nunca é curta. São indicadores, produtividade da equipe, marcos críticos, status de fornecedores, ou seja, dados que não te mais fim para a construção de um dashboard.

Aí entram os painéis de controle e as ferramentas de Business Intelligence. Como já falamos nos artigos; Por que usar dashboards em projetos e 8 coisas que você precisa saber sobre dashboard. Elas podem otimizar o trabalho do Gerente de Projetos e ajudá-lo a tornar as informações mais fluidas dentro de toda a organização, assim como, motivar o time a manter seus projetos sempre atualizados (afinal o CEO está vendo!).

Por isso, preparamos esse passo a passo, mais um modelo de planilha para te ajudar a gerenciar um projeto de construção de um dashboard:

 Passo 1: Defina a direção

O primeiro passo para quem está começando um projeto de BI é responder às seguintes perguntas;

• Quem é o público deste dashboard?

Alta gestão, patrocinadores do projeto, membros da equipe ou outros departamentos?

• O que eles estão interessados em saber?

O dia a dia dos projetos ou coisas de alto nível como planejamento estratégico e evolução dos portifólios?

• Qual é a freqüência de atualização do painel?

Semanal, bisemanal, mensal ou uma vez a cada nova visita do cometa haley?

As respostas para estas perguntas irão determinar o que vai para o painel de instrumentos e como ele deve ser construído, ou seja, ele te ajudará a delimitar o escopo do projeto e a definição das atividades que vamos precisar gerenciar.

Por exemplo, assuma o seguinte cenário (você pode facilmente mudar os componentes do painel com base na sua situação):

• Audiência do relatório: patrocinadores do projeto e membros da equipe;
• Interessado em saber: plano do projeto, status report para acompanhamento do progresso, questões pendentes, cronograma geral e progresso para entrega
• Freqüência: semanal

Passo 2: Faça um MVP (protótipo) do painel de instrumentos

Com base nas respostas acima temos uma noção sobre qual direção nosso dashboard irá tomar. Com essa referência vamos fazer um protótipo do nosso painel, isso irá te ajudar a estruturar sua ideias e necessidade de dashboards e ainda servirá como um guia para seu time de desenvolvimento de sua aplicação de BI (ou em uma planilha do Excel).

Por exemplo, fiz o nosso MVP usando o software open surce pencil, (Você pode baixar nesse link) que é bem fácil de usar e bom para desenhar wireframes.

Passo 3: Obter os dados para ser colocado no painel de instrumentos

Desenvolver um dashboard seja em um farrametna de BI como QlickView ou no excel é um projeto complexo e complicado que exige o envolvimento de profissionais que combinem competências técnicas e de negócios. O layout do painel é de apenas 10% do trabalho, coletar os dados para calcular as métricas de painel (ou KPIs) é a parte mais importante de qualquer dashboard.

Para facilitar isso, em primeiro lugar, vamos criar uma planilha chamada “dados”, onde podemos capturar entradas do usuário. Estas entradas podem ser manipuladas para fazer o painel. Para ele, precisamos dos seguintes insumos:

• Status do projeto geral e do progresso
• Lista das atividades em curso e questões

Vamos derivar outros insumos a partir da seguinte:

Passo 4: Coloque tudo junto e fazer um dashboard

Depois que juntar todas as partes necessárias dos dados, e colocá-los em um único painel, você pode usar um modelo em excel que criamos para criar sua primeira base.

Para quem já avançou na gestão de projetos e está utilizando o Project Builder (ou teste gratuitamente por 15 dias) é possível usar o QlickView para construir seu dashbord, um resutaldo possivel é como esse:

Agora você está pronto para construir seu novo projeto de construção de um dashboard.