A fase de execução do projeto é onde o planejamento é colocado à prova, pois chega o momento de colocar tudo em ação e ir em busca dos resultados almejados. É, portanto, a fase mais importante, quando erros e acertos devem ser calculados para que não haja surpresas desagradáveis. Sabendo disso, trouxemos para você 7 dicas para a execução do projeto de maneira tranquila e equilibrada. Confira!

Foque-se na comunicação

Os gerentes de projetos gastam entre 70% e 80% do seu tempo com comunicação, seja com a equipe do projeto, fornecedores, sponsors, clientes, entre outros stakeholders. Quanto maior a habilidade de comunicação do gerente de projetos, mais unida a equipe e mais fácil se torna gerenciar todas as fases e áreas do projeto evitando equívocos de entendimento ou conflitos.

Confie nas pessoas

De nada adianta ter uma equipe para auxiliar na execução do projeto se você não confia nas pessoas para executarem bem suas atividades. Na medida em que você as conhece, deve saber quais são suas principais virtudes e pontos de melhoria, bem como em qual posição colocá-las para garantir um bom trabalho de todos.

Explore recursos tecnológicos para manter a comunicação

Os recursos tecnológicos podem auxiliar e muito a execução de um projeto, ainda mais se a equipe estiver dispersa. Videoconferências, mensagens instantâneas, chats, redes sociais são bons canais de comunicação e mantêm todos integrados, podendo compartilhar as informações com qualidade e em tempo real.

Exerça sua liderança

O líder do projeto deve demonstrar que está atento a tudo e a todos, orientar a equipe, resolver conflitos e inspirar o time a continuar dando o melhor de si para os resultados finais. Quando o líder exerce de fato o seu papel, torna-se um amigo, um tutor, e pode estabelecer relações mais seguras e confiantes entre a equipe para que esta produza mais e melhor.

Delegue tarefas

Esqueça o microgerenciamento, afinal, é impossível que uma única pessoa consiga fiscalizar todas as atividades de um projeto. Se você confia, você delega e fica à disposição para ajudar no que for preciso, deixa as portas abertas para que as dúvidas sejam esclarecidas sem reprimendas. Quando você delega tarefas e responsabilidades, as pessoas se sentem mais motivadas e comprometidas com o trabalho, garantindo resultados melhores.

Valorize a equipe

Faz parte do papel do gerente de projetos valorizar sua equipe para que esta saiba que está no caminho certo, bem como se sinta realizada desenvolvendo o projeto. A valorização está nas pequenas coisas, como um elogio, um parabéns à equipe durante uma reunião e até uma comemoração na entrega de um pacote importante.

Tenha os resultados sempre em mente

Com o planejamento adequado e o acompanhamento de perto por parte do gerente de projetos, não há motivo para nada sair errado, mas mantenha sempre os resultados em mente para poder avaliar possíveis alterações no curso do projeto. Algum detalhe que tenha passado despercebido ou ainda um risco que não tenha sido considerado podem aparecer e impactar o projeto e os resultados de forma significativa, portanto, fique de olho!

Como você cuida da execução dos seus projetos? Tem um check list para manter tudo em ordem? Conte pra gente!

Novo projeto, novos desafios. Até mesmo os empreendedores mais experientes enfrentam problemas durante a elaboração de novos produtos ou serviços. Afinal de contas, os riscos são uma parte do processo e, para aumentar as chances de sucesso, é preciso estar preparado para inúmeros cenários. No entanto, a fase inicial é fundamental para que tudo dê certo, apesar de muitas vezes ser negligenciada por alguns desenvolvedores. Certamente também é um dos momentos mais difíceis.

Começar com o pé direito pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto! Não, não estamos falando de sorte. Com alguns cuidados e um planejamento completo, é possível criar bases sólidas, identificar riscos, definir rotas de ação e correção, além de estabelecer objetivos claros para toda equipe. A seguir, apresentamos 3 dicas fundamentais para que você dê início ao seu projeto de maneira consciente. Confira!

Reconhecendo o problema

Uma boa dica para começar o seu projeto é fazendo uma correlação direta entre o problema a ser solucionado e o produto a ser criado. O binômio problema-solução é fundamental para que você explore o seu mercado com mais propriedade. Você não precisa ficar meses pesquisando o mercado para chegar a resolução do problema — apesar de essa tarefa ser necessária, ela não deve comprometer seu tempo e seus recursos. Ao ouvir os seus próprios entes, certamente terá pistas importantes a respeito do que deve ser feito. Conte com um bom suporte de comunicação, e estabeleça essa integração direta com esse importante público.

Identificando riscos

Ok, os clientes forneceram um ótimo feedback a respeito das suas ambições e desejos, já está pronto para começar? Longe disso. Agora talvez venha uma das fases mais importantes em qualquer projeto: as análises qualitativas e quantitativas de riscos. Basicamente, essas duas avaliações revelarão todos os possíveis obstáculos que serão enfrentados durante a execução do projeto, medindo o impacto de cada um deles caso venham a ocorrer. Na análise qualitativa, identificaremos quais são esses riscos, tendo como base experiências anteriores da empresa e do mercado. Na qualitativa, por outro lado, avaliaremos o real impacto financeiro dessas variáveis, bem como a possibilidade de ocorrerem.

Alocando recursos

Por fim, com todas as informações coletadas anteriormente, é chegado o momento de alocar recursos. Como sabemos, na maioria dos casos os empreendedores não possuem um grande aporte de capital para investir em um projeto. Em alguns casos, inclusive, há uma carência de profissionais. O quadro se intensifica ainda mais quando falamos de Startups. Por isso, é fundamental que o empreendedor saiba dosar seus recursos de acordo com os dados obtidos anteriormente. Áreas onde existem mais riscos de que sejam apresentados problemas ou erros, por exemplo, requerem mais atenção do gestor e, por isso, deve haver mais investimentos. Por isso as análises qualitativa e quantitativa são tão importantes. Não deixe os detalhes consumirem o seu projeto e aposte no que é essencial.

Pronto para começar o seu projeto com o pé direito? Conte nos comentários o que achou das nossas dicas! E não se esqueça de acessar o nosso blog para acompanhar mais novidades! Visite o nosso site e conheça soluções na área de projetos!

Parte de todo ser humano, a comunicação ainda é um dos grandes problemas no mundo corporativo, afinal, somos reflexo daquilo que vivenciamos ao longo de nossas vidas, e cada pessoa tem suas próprias experiências e seu modo de ver o mundo. Quando uma comunicação é feita, cada envolvido a recebe de acordo com o seu histórico de vida, e isso fatalmente dificulta o relacionamento interpessoal.

Na execução de um projeto isso não é diferente. Temos equipes multidisciplinares, com cultura e valores diversos, o que faz com que o papel do gerenciamento da comunicação em projetos seja uma das maiores preocupações do gerente. A sintonia entre a equipe deve estar afinada, a fim de que todos compreendam seus papéis para o resultado final e possam trabalhar em sinergia, com o mínimo de conflitos e discussões.

O que a comunicação em projetos faz

A comunicação em projetos trata principalmente da comunicação feita entre e para a equipe, visando facilitar o trabalho de todos e manter o grupo unido em torno de seus afazeres.

Para superar os desafios das barreiras comunicacionais, o gerente deve acompanhar de perto essas interações e manter-se constantemente em contato com a equipe, visando apaziguar qualquer situação que possa gerar um conflito.

Além disso, a comunicação em projetos visa manter os patrocinadores, os usuários e demais envolvidos informados a respeito do andamento do mesmo, reportando periodicamente os avanços realizados. Isso torna a comunicação em projetos um tanto quanto mais complexa, pois os públicos são variados e é preciso segmentar essa comunicação.

Os desafios do gerenciamento da comunicação em projetos

Manter as pessoas unidas e dispostas para o trabalho árduo que, muitas vezes, se faz necessário no desenvolvimento de um trabalho é um grande desafio do gerenciamento de comunicação. Para tanto, o gerente de projetos deve ter competências tanto de comunicação oral quanto de comunicação escrita, como também uma boa dose de negociação.

Neste sentido, o feedback contínuo também é essencial, já que as pessoas precisam saber como está o seu desempenho para poderem melhorar ou otimizar qualquer falha que esteja ocorrendo. É papel do gerente de projetos conversar com cada membro da equipe e manter o ambiente em harmonia.

O repasse de informações referentes ao projeto de maneira clara, sucinta e compreensível para todos os envolvidos com ele também se constitui em um grande desafio. A comunicação escrita pode ser mal interpretada, assim como a oral pode ser conflitante com a não verbal do transmissor. Sendo assim, valer-se de vários recursos para comunicar de forma mais eficaz a todos os envolvidos com o projeto é a melhor saída.

Infográficos, mapas mentais, vídeos, gráficos, imagens, diagramas, dashboards e tantas outras ferramentas de comunicação podem facilitar o repasse das informações e manter a equipe informada e pronta para maximizar os resultados do projeto. Basta que o gerente e o responsável pela comunicação conheçam bem os envolvidos, segmentem as mensagens e saibam como repassar as informações de maneira estratégica e bem trabalhada.

A comunicação é a essência do relacionamento interpessoal, por isso deve andar de mãos dadas com o gerenciamento de recursos humanos em projetos, auxiliando na mediação de conflitos e na promoção de ações de engajamento e comprometimento para a equipe. Sem a comunicação clara, fluida, o projeto tem grandes chances de não dar certo, portanto, na hora de escolher um líder para tratar do assunto, certifique-se de indicar a pessoa certa.

E então, como é feita a comunicação na gestão de projetos da sua empresa? Quais ferramentas você utiliza? Deixe um comentário e compartilhe conosco suas experiências!

Comecemos pelo começo: projetos são grandes investimentos que devem trazer algum tipo de retorno para a empresa. Certo? Certíssimo! E mesmo que o objetivo do projeto seja voltado para o social — como, por exemplo, melhorar o relacionamento com o cliente —, essas metas devem ser quantificáveis a ponto de se conseguir determinar seu retorno sobre o investimento, o famoso ROI.

Medir o ROI significa mostrar o valor real do projeto para a empresa, demonstrando quanto ele trará de benefícios, além de provar, por A + B, que o projeto é viável — afinal, muitos projetos nascem de uma ideia pouco factível e acabam levando embora investimentos preciosos sem trazer o retorno adequado. Melhor se prevenir, não concorda?

Então fica a pergunta: por que medir o ROI? Quais as vantagens de ter um indicador desses para a gestão de projetos? Pois é o que vamos ensinar agora mesmo. Então confira nosso post:

 O ROI mostra como o projeto impacta no financeiro da empresa

O ROI é um poderoso aliado na busca de patrocinadores para seu projeto. Mesmo que seja uma previsão de resultados, esse indicador se torna a principal arma de convencimento dos parceiros, pois demonstra o retorno financeiro que se receberá ao fim de determinado projeto, quando os resultados começarem a aparecer.

Dessa forma, se ao medir o ROI, for atrativo e a análise de viabilidade do projeto estiver na mais perfeita ordem, não há por que os patrocinadores declinarem sua proposta, não concorda? Ou seja, ponto para você!

O ROI serve como fator de priorização na gestão de projetos

Quando se tem pela frente uma série de projetos a serem desenvolvidos, sem saber ao certo por qual começar, o ROI funciona como fator crucial de desempate. O projeto que tiver o ROI maior e trouxer os melhores benefícios para a empresa fatalmente entrará como prioridade, já que trará maior retorno financeiro para a organização.

Perceba que, muitas vezes, a empresa acaba optando por um projeto que não tem o ROI tão atrativo por uma necessidade imediata — como no caso da modernização de um maquinário ou da atenção a uma legislação nova, por exemplo. Mas se a escolha for livre, o ROI será determinante para priorizar adequadamente seus objetivos.

O ROI mede a eficiência do projeto como um todo

A fórmula para o cálculo do ROI é relativamente simples. Basta pegar o retorno financeiro, diminuir dele o custo, multiplicar por 100 e dividir tudo pelo custo total (retorno – custo x 100 / custo).

E aí a lógica é igualmente simples: quanto mais eficiente for o projeto, maior será também o ROI, pois o custo será menor e o retorno financeiro maior. Portanto, esse indicador é uma maneira extremamente confiável de se mensurar o desempenho do projeto em todo o seu decurso.

O ROI demonstra como o projeto influencia o sucesso do negócio

De nada adianta desenvolver um projeto formidável se ele não traz nenhum impacto positivo para a empresa, não é verdade? Tampouco adianta investir em gestão de projetos se ela não traz resultados positivos para a estratégia organizacional.

Nesse âmbito, o ROI é responsável por demonstrar a efetividade do projeto, apontando como ele influencia nos processos da organização e como contribui para o alcance das metas e dos objetivos destacados no planejamento estratégico da empresa.

Agora que você já conhece a importância do ROI para a gestão de projetos, convidamos você à utilizar a ferramenta que lançamos recentemente, a Calculadora de ROI, e descobrir como uma gestão de projetos eficaz pode levar sua empresa para um novo patamar.

E não se esqueça de comentar aqui para nos contar o que o cálculo do ROI tem feito pelos resutados da sua companhia! Ficou ainda alguma dúvida ou tem sugestões a dar? Deixe seu comentário e compartilhe-as conosco!

O projeto foi perfeito, deu tudo certo na execução e o planejamento funcionou brilhantemente. Porém, bem no final, a equipe se esquece de fazer os testes, o cliente não recebe nenhuma comunicação de encerramento e fica tudo meio subentendido. Será que isso passa o profissionalismo que sua empresa merece?

O encerramento do projeto é tão importante quanto as demais etapas, pois é ele que deve encerrar com chave de ouro o vínculo entre a equipe do projeto e o cliente, determinando os resultados e liberando os envolvidos para se dedicarem a outras atividades. Sendo assim, acompanhe agora mesmo nossas dicas e feche seus projetos como manda o figurino:

Dedique um tempo aos testes

É essencial testar a solução desenvolvida para que, ao entregá-la ao cliente, você tenha a mais plena certeza de que nada de errado acontecerá. Mas atenção: só um ou dois dias nem sempre são suficientes para a realização dos testes! Portanto, faça uma varredura total em tudo o que foi desenvolvido, liste os erros que poderiam acontecer e faça uma bateria de exames minuciosos para saber se está tudo funcionando perfeitamente, afinal, você não vai querer o cliente ligando alguns dias depois da entrega para dizer que está com problemas, não é mesmo?

Invista no treinamento dos usuários

Os usuários devem ser amplamente treinados para usarem os recursos desenvolvidos em sua plenitude. Por isso, destine um prazo moderado para que todos se ambientem com a nova solução e possam tirar suas dúvidas antes de qualquer problema efetivamente aparecer. Muitos gerentes de projetos culpam os usuários pela má utilização dos recursos, contudo, poucos realmente se empenham em treiná-los para que se sintam seguros o suficiente para operacionalizar um sistema, por exemplo.

Formalize o fechamento do projeto

Marcar uma reunião de fechamento, em que todos os envolvidos assinam um documento concordando com a conclusão do projeto é uma providencial medida cautelosa, que faz com que se tenha reclamações posteriores. Aproveite para repassar todos os pontos do projeto, todas as realizações, os custos, as pessoas envolvidas e o que foi entregue, não se esquecendo de agradecer pela oportunidade de ter trabalhado com o cliente.

Avalie o planejado contra o executado

Com o resultado do projeto em mãos, finalmente chega a hora de refletir sobre o que foi planejado e o que foi efetivamente executado. Será que o planejamento estava correto? Faltou alguma coisa que tenha prejudicado o andamento do projeto? Essa comparação serve para que você avalie o desempenho da sua equipe, assim como sua própria desenvoltura, levando como aprendizado tudo o que pode ser melhorado para os projetos futuros.

Realoque sua equipe

Se sua equipe precisa voltar para outros postos de trabalho ou precisa ser redirecionada para outros projetos, este é o momento! Lembre-se de ter um momento a sós com os membros do time para agradecer pelo empenho, o comprometimento e a dedicação. Ressaltando que manter o bom relacionamento com todos pode trazer outras oportunidades de trabalho no futuro.

Encerre os contratos

Se você utilizou serviços terceirizados, reveja todos os contratos e faça os encerramentos devidos para que não haja nenhum prejuízo para a empresa. Mantenha os dados dos fornecedores no seu ERP para futuras oportunidades e contatos estratégicos. Um bom networking faz toda a diferença!

Arquive a documentação

Com todas as questões de encerramento devidamente solucionadas, passe para o arquivamento da documentação do projeto, de maneira a poder recuperá-la facilmente em caso de eventual necessidade. Não se esqueça de enviar uma cópia para o cliente, para que ele tenha seu próprio arquivo.

Agora comente aqui e nos conte como você costuma fazer o encerramento dos seus projetos. Que passos segue? Compartilhe suas experiências e dicas conosco e enriqueça nosso post!

Negociar o escopo parte do papel de um gerente de projetos? Eu diria que sem dúvida é. De fato, sem perceber, o ato de negociar provavelmente vai permear cada parte do processo, mas é na função de gerente de projetos que essa tarefa tem um peso maior.

Há várias razões para que uma negociação seja necessária. Vamos dar uma olhada no que pode surgir em um projeto de TI, por exemplo.

• Trabalho fora do escopo que precisa ser incluído no cronograma atual;
• Solicitação do cliente para um recurso diferente ou para um conjunto de habilidades;
• Treinamento do cliente;
• Problemas de orçamento que chocam com problemas no cronograma;
• Funcionalidades necessárias antes do esperado;
• Problemas de gestão de dados.

Se você já passou por um projeto como esse, sabe que essa lista pode ser bem maior.

As questões normalmente se encaixam em três diferentes categorias: escopo, cronograma ou orçamento. Todas as situações listadas acima, se analisadas em detalhe, podem ser inseridas em uma dessas três categorias. Neste post, vamos olhar de perto as formas de negociar o escopo e a melhor forma de tratá-las juntamente com o seu cliente.

Negociações de escopo

Todos sabemos que problemas de escopo podem surgir em qualquer projeto – especialmente se algumas pontas soltas não foram devidamente presas durante o processo de vendas. Honestamente, em qualquer projeto sempre haverá problemas de escopo.

Quando o cliente diz: “mas eu pensei que estava incluído”, você tem de olhar tanto do ponto de vista dele quanto do seu. Investigue. Talvez o setor de vendas tenha dito que algum benefício estava incluído. Talvez tenha ocorrido alguma falha na comunicação. Ou de repente você possa ter percebido um trabalho maior surgindo no projeto, e então será a hora de negociar.

De qualquer forma, ao negociar é preciso adotar a reciprocidade – siim, a negociação é um via de mão dupla. Para a maioria dos problemas de escopo, você vai elaborar um pedido de alteração, identificar os acertos do orçamento e do cronograma e apresentar ao cliente o quanto vai custar um escopo adicional. Se o cliente recusar, pode haver alguma margem para negociação – por exemplo; precifique a implementação da nova funcionalidade, mas ofereça o treinamento gratuitamente. É claro, você pode precisar da aprovação da gerência sênior para isso e, nesse caso, será outra forma de negociação. Explique a necessidade de satisfação e retenção do cliente ou possivelmente a oportunidade para algum grande trabalho complementar em um futuro próximo.

Outro problema que pode exigir a necessidade de negociar é a ausência de processos de negócios de clientes que estavam previamente definidos. Se a Fase de Exploração estiver em curso, esse problema realmente poderá vir à tona. Como gerente de projetos, é preciso olhar para a oportunidade de negociar com o cliente em termos de criação de receita adicional. É importante estar atento para a organização da entrega, quando há um pedido de alteração.

É óbvio que, nesses casos, uma Exploração de duas semanas poderá não cobrir tudo que é necessário. Explique ao cliente que documentar corretamente os requisitos e criar um significativo Documento de Requisitos de Negócio, um Documento de Concepção Funcional e finalmente um Documento de Concepção Técnico exigirá mais tempo e esforço, resultando em horas e orçamentos adicionais sob a forma de uma ordem de mudança. Explique que o maior esforço acrescentado agora, ajudando o cliente a definir seus processos e requisitos de negócios, resultará em uma solução mais sólida sendo implantada para o cliente no final do projeto.

Seguindo esses passos, não deverá ficar difícil “vender”. Muitos escolhem a área de gerenciamento de projetos sem saber que precisarão negociar. Se você ainda não tinha pensado nisso, agora já sabe, que como um gerente de projetos você precisa – e deve – ser um bom negociador.

Após cinco semanas de consultoria e apoio técnico de profissionais da TOTVS, o Project Business Intelligence (Project BI) foi a solução vencedora do Analytics Challenge powered by GoodData. A escolha foi baseada em quatro quesitos – aplicação de negócio, usabilidade, potencial de mercado e utilização da tecnologia.

“A escolha pela Project Builder vem reforçar o valor que um produto baseado em Big Data pode gerar aos negócios dos nossos clientes”. Marilia Rocca – vice-presidente de negócios, nuvem e serviços de infraestrutura da TOTVS. Leia a matéria da Canaltech Corporate.

Com o Project BI você poderá mostrar o real impacto da Gestão de Projetos no seu negócio. Ele mostra quais são os projetos que realmente trazem retorno para o negócio, permitindo assim investir nos objetivos certos.

“Não é raro ver casos de gestores de projetos que gastam muito tempo para organizar informações, restando pouco para realizar ações efetivas. Por isso, desenvolvemos o Project Business Intelligence, que consolida e analisa os dados mais relevantes. Com isso, os gestores otimizam o seu tempo para colocar em prática as iniciativas mais importantes para o negócio”. Thiago Reis – Diretor de Sucesso do Cliente da Project Builder.

Você pode conhecer melhor os benefícios que uma solução focada em BI pode trazer para o seu negócio no e-book gratuito “Business Intelligence: Guia para dobrar sua inteligência em negócios”, que lançamos em parceria com a TOTVS e GoodData. Nele você também verá o que é necessário para usar dados de sua companhia para alavancar sua inteligência competitiva, usando o Business Intelligence a favor da sua empresa, e como explorar 100% do potencial do seu negócio para se destacar em seu mercado e tornar sua concorrência irrelevante.

Um dos principais trabalhos de um GP é saber o que deve ser priorizado em cada uma das fases do projeto. Ele não deve fazer estas escolhas através de sua intuição, mas embasado em informações. O melhor caminho para obter estes dados que serão cruciais para o processo decisório é através de um sistema de gerenciamento de projetos. Veja no post a seguir a importância de um software e como pode ajudá-lo a definir o que priorizar:

Acompanhamento em tempo real

Um software permite algo fundamental para um gerente de projetos: o acompanhamento das atividades em tempo real. Esta função permite visualizar com precisão os recursos financeiros, recursos humanos, prazos, desempenho, entre outros. A partir da visualização da situação de cada uma das atividades do projeto é possível saber quais estão atrasadas, quais dependerão de maior tempo e quais já estão concluídas. A partir daí é possível definir como realocar os recursos, priorizando as atividades que necessitam de mais atenção para serem concluídas ou estão mais próximas da conclusão do prazo.

Relatórios do projeto

Outra ferramenta muito importante que o gerente deve ter acesso para saber o que priorizar em um projeto são os relatórios. Um bom software fornece ao gerente relatórios facilmente customizáveis, com as informações que ele precisa saber para definir quais são as atividades e projetos que necessitam de mais atenção.

Identificação de gargalos

Outra grande vantagem de um bom software de gestão de projetos é a identificação de gargalos, que podem ser tanto de tempo, como de recursos físicos ou financeiros. Quando o gerente de projetos percebe, através do acompanhamento por tempo real ou dos relatórios customizáveis, que determinado processo está consumindo mais recursos do que deveria, ele deve imediatamente priorizar a eliminação do problema.

Gerenciamento de riscos

Da mesma maneira que os gargalos, um gerente deve priorizar os processos que estão consumindo mais recursos do que deveriam, ele deve identificar quais são as atividades que apresentam riscos para o projeto. O sistema pode identificar, categorizar e reportar os riscos para que eles possam ser discutidos pelo gerente e a equipe, antes que eles evoluam para problemas que tenham o potencial de prejudicar o projeto.

Priorização em projetos simultâneos

As dicas acima mostram como um software é útil para priorizar processos dentro de um mesmo projeto. Mas um bom sistema é ainda mais necessário quando o gerente e sua equipe estão lidando com vários projetos simultaneamente. É muito comum, em diversas empresas, a mesma equipe lidar com até uma dezena de projetos, o que pode se tornar um verdadeiro caos se não houver organização por parte do gerente.

Com um software é possível fazer com facilidade a alocação de horas todos os funcionários, entender como está o desempenho de cada um dos projetos e avaliar qual necessita de prioridade no momento. Ele ajuda também na fase inicial de um projeto, em seu planejamento, quando já existem outros em curso. Se o gerente já possuir uma visão precisa sobre como seus recursos estão alocados nos outros projetos, ele poderá saber quais atividades deverá priorizar no novo projeto.

Para Finalizar

Vimos como um software de gerenciamento de projetos ajuda, através das informações que fornece ao gerente, identificar o que deve ser priorizado. O acompanhamento em tempo real e os relatórios apontam a situação global do projeto e permitem enxergar quais são os processos que necessitam de mais atenção e recursos.

Da mesma maneira, a identificação de gargalos e o gerenciamento de risco podem ligar o alerta do gerente sobre onde ele deve dedicar mais tempo, para evitar perda de recursos ou problemas que possam atrapalhar o andamento do projeto. Por fim, um software de gerenciamento de projetos é ainda mais importante quando o gerente está lidando com vários projetos simultaneamente, pois ele o auxilia a saber quais atividades priorizar desde o planejamento até a execução.

E você, já escolheu um software para o gerenciamento de projetos? Escrevemos um post que fala justamente sobre como escolher um software de gerenciamentto de projetos. Não deixe de conferir!

Digamos que você tenha diversos projetos em andamento e o seu sistema de gestão de portfólio é muito engessado — ou talvez você nem tenha um. Quando você adquiriu o software, o vendedor disse que ele fazia de tudo um pouco, mas hoje ele faz tudo menos ajudá-lo a saber sobre sua disponibilidade de recursos. Vale ressaltar que temos acompanhando esse cenário até em empresas muito grandes, ok? Logo, se essa também é sua realidade, não se preocupe, porque é muito mais comum do que se imagina.

Recentemente publicamos um artigo que explicava o que é capacity planning — se você ainda não o leu, saiba que sua complementação a este artigo é essencial. De um lado você tem um time composto por analistas de negócios, desenvolvedores e testadores, enquanto do outro tem demandas que mais parecem Gremlins que não param de se reproduzir. Neste momento já está com cinco projetos em andamento e não consegue nem entender como tudo isso se encaixa! Para poder entregar todas essas demandas e projetos, de quantos recursos realmente precisa? O que acontece com seus outros projetos se um deles atrasar por mais uma semana? O que acontece se algum membro do seu time pedir demissão?

Para ajudá-lo a responder essas e tantas outras perguntas, preparamos uma planilha que certamente o ajudará a visualizar seu capacity planning — e você pode fazer o donwload aqui. Quem já usa o Project Builder consegue saber facilmente sua disponibilidade para assumir mais projetos ou identificar quando o recurso estará disponível ao usar o mapa de alocação.

Com a camada pessoas do Project Builder, o usuário tem essa visualização e sabe exatamente como está a alocação dos seus recursos para o próximo período.

Entre a duração dos seus projetos e o número de cada tipo de recurso, use os botões do cursor para movimentar seus projetos e se deslocar para trás na linha de tempo. Note que, quando isso é feito, o gráfico no topo muda. E atenção: se qualquer uma das linhas do gráfico passar por cima da linha de capacidade, você tem um problema!

Contudo, se você ainda está dando seus primeiros passos no capacity planning, a planilha aqui disponibilizada será de grande valia. Para quem já superou esse início e está buscando a alta performance, praticamente não há outro caminho: uma ferramenta de gestão de projetos será o próximo passo a dar. Então fique à vontade para conhecer melhor o Project Builder fazendo um teste gratuito clicando no link.

Agora gostaria de receber suas opiniões: o post cobriu os pontos principais ou você ainda precisa de mais? Mande aqui seu comentário e divida suas impressões comigo! E se o artigo foi útil, não deixe de compartilhá-lo com seus amigos!