Idependentemente da metodologia aplicada, das boas práticas seguidas ou da filosofia por trás de tudo, normalmente qualquer gerenciamento de projetos se resume a fazer dinheiro novo, não é mesmo? As mais diversas definições, os cursos mais completos e as palestras mais intrigantes se propõem a explicar no que realmente consiste e com implementar uma boa gestão de projetos, porém, em uma visão bem simples e objetiva, pode-se dizer que gerenciar qualquer projeto é trabalhar para entregar valor para uma organização, ajudando-a a atingir seus objetivos.

E se você ainda está começando sua empreitada no ramo de gestão de projetos, primeiramente confira nossos artigos sobre o que é e por onde começar! Lidos? Então você já está mais que pronto para digerir os principais pontos em que os gerentes de projetos, PMOs e organizações precisam focar para potencializar sua capacidade de geração de valor. Dê só uma olhadinha:

Como iniciar um projeto

É muito comum ouvirmos falar que é preciso planejar, certo? Porém, mais do que planejar, é preciso iniciar bem um projeto. Assim, antes de efetivamente decidir o que fazer, é importante esclarecer os motivos pelos quais se deve fazê-lo. E é aí que entra a iniciação no gerenciamento de projetos.

Idependentemente se você utiliza uma abordagem ágil ou tradicional, é necessário construir uma visão de onde se quer chegar com o projeto, quanto será preciso investir no trabalho e quanto se espera receber ao concluí-lo — no modelo tradicional, essa etapa é chamada de iniciação. Mas pouco importa se a opção consiste em utilizar uma metodologia Scrum ou uma boa prática como o PMBOK, porque, de uma forma ou de outra, você precisará construir um bom plano de negócios — business case ou Business Model Canvas — da iniciativa.

No caso de ser um projeto interno da corporação, será preciso obter a aprovação de um patrocinador. Já se for um projeto externo, bastará um aceite formal por parte do cliente para dar início efetivo aos trabalhos. De qualquer forma, idependentemente da estrutura do projeto em si, o ponto é simples: é preciso formalizar o nascimento da proposta e seus respectivos limites, assim como comprometer os envolvidos na nova iniciativa.

Como planejar um projeto

Tanto trabalhando com o modelo de projeto tradicional, assim como optando por um método mais dinâmico — como o Canvas — ou em ondas — como o Extreme Programming —, fato é que a etapa de planejamento tem por objetivo definir o que será concretamente executado, em quanto tempo e por quem. Isso sem contar que essa crucial etapa definirá as linhas de base que serão seguidas ao longo da execução dos trabalhos, ou seja, ao final do planejamento, tem-se uma estrutura que servirá como referência.

Nesse caso, os mais tradicionais terão uma EAP e um cronograma, o pessoal da agilidade terá um backlog, uma definição do sprint e um Kambam com todas as atividades que serão entregues na primeira onda. Aí está uma tonelada de informações extremamente importantes para garantir o bom andamento desse possivelmente conturbado início, não concorda?

Como executar um projeto

É nessa hora que a aventura realmente começa! Com tudo planejado e as linhas de base definidas, o trabalho agora consiste em seguir o plano. Nessa etapa, o time buscará desenvolver as atividades rumo à conclusão do projeto, entregando os pacotes de trabalho e validando o atendimento às necessidades do cliente.

Vale lembrar que, ao logo da execução, é mais que comum precisar corrigir o direcionamento ou responder a mudanças ou riscos inesperados. Por isso, a velocidade com que essas ocorrências são devidamente identificadas farão toda a diferença no sucesso do projeto como um todo.

Para quem utiliza os métodos ágeis, será exatamente na execução que os membros da equipe assumirão suas atividades individuais e em conjunto. Nesse cenário, o papel do scrum master é blindar seu time, garantindo que seus colaboradores tenham as ferramentas e os recursos necessários para produzirem o máximo possível.

Constantes reuniões, em pé mesmo, durante a execução têm por objetivo ajudar a entender como o projeto está evoluindo, quais são as dificuldades apresentadas e o que será feito no próximo dia. Mesmo que esse ritual tenha nascido pela necessária agilidade do mundo atual, cada vez mais gerentes tradicionais têm adotado essa filosofia e visto ganhos significativos na evolução dos trabalhos.

Como monitorar e controlar um projeto

Monitorar e controlar consistem em acompanhar a execução do projeto para que potenciais obstáculos possam ser identificados antes mesmo de se tornarem problemas reais, a fim de que, quando necessário, ações corretivas possam ser tomadas para controlar a execução ideal do projeto. Assim, o desempenho do trabalho é observado e medido regularmente para identificar possíveis desvios do planejamento. E esse trabalho inclui:

• Medir as atividades do projeto em curso — onde se está;
• Monitorar as variáveis ​​do projeto — custo, esforço, escopo e assim por diante;
• Contrapor o plano de gerenciamento de projetos com a linha de base do desempenho do projeto — onde se deveria estar;
• Identificar ações corretivas para resolver adequadamente problemas e riscos — como será possível entrar na pista de novo;
• Influenciar os fatores que poderiam burlar o controle integrado de mudanças para que só as alterações aprovadas sejam realmente implementadas.
• Fornecer feedback em relação às fases do trabalho, a fim de implementar ações corretivas ou preventivas para trazê-lo para mais perto do que foi prometido e planejado.

Como encerrar um projeto com tranquilidade

O encerramento do projeto tem um grande objetivo: receber o aceite formal do cliente atestando que tudo o que foi acordado está devidamente entregue. Nessa hora, as atividades gerencias incluem o arquivamento dos documentos relativos a todo o processo e a catalogação das lições aprendidas. Esta fase consiste, basicamente, em:

1. encerrar completamente o contrato, liquidando até quaisquer itens ainda em aberto e fechando cada transação aplicável ao projeto ou a suas fases;
2. finalizar todas as atividades nos grupos de processos para encerrar formalmente uma fase ou o projeto inteiro;
3. revisar a implementação — fase vital para a equipe do projeto aprender com as experiências que certamente se aplicarão a trabalhos futuros —, que normalmente consiste em olhar para o que correu bem e analisar o que não deu tão certo assim para se chegar a lições construtivas.

Como levar tudo isso para minha organização

Agora que você já sabe o que fazer, seu primeiro passo deve ser começar a realmente planejar sua implementação. Seja criando um PMO, adotando uma metodologia ou contratando um bom software de gerenciamento de projetos software de gerenciamento de projetos, seu próximo passo é executar uma ação para conduzir sua empresa do ponto em que se encontra até aonde queira chegar — nesse momento, um material que pode ser muito útil é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma Gestão de Projetos de alta performance, em que falamos a respeito de colocar tudo isso em prática, sem mistérios.

Diga não à burocracia

Guarde, desde já, que implementar uma gestão de projetos eficaz definitivamente não é burocratizar seus processos, ok? O grande valor disso tudo é ampliar a capacidade dos projetos, gerando valor. Independentemente do caminho tomado, é muito importante que fique bastante claro que gerenciar projetos não é o fim, mas, sim, o meio pelo qual sua empresa ganhará mais dinheiro e reduzirá custos, tornando-se cada vez mais inovadora e abocanhando mais mercado.

Evite a empolgação

Como em todo e qualquer projeto, é necessário fazer o dever de casa! Consiga o apoio da alta gestão e deixe muito claro o que busca conquistar com a iniciativa. Uma forma de aumentar a chance de sucesso é pensar em uma implantação em ondas — até porque não se consegue fazer tudo da noite para o dia, não é verdade? Assim, pense em crescimentos progressivos, entregando valor para organização ao evoluir gradativamente.

Busque apoio externo

Como qualquer implementação possui dois grandes desafios — a curva de aprendizado e a resistência cultural —, que tal buscar ajuda para resolver esses possíveis problemas? A curva de aprendizado está relacionada ao progresso, ou seja, começa-se executando determinada atividade com uma certa dificuldade, mas aos poucos vai-se melhorando, até que, finalmente, o processo esteja dominado. O grande problema é que essa curva custa dinheiro, seja gerada pela baixa produtividade ou por erros cometidos ao longo de seu percurso.

Assim, quanto mais curto for esse processo, mais econômica será a implementação do gerenciamento de projeto. Já a resistência cultural é inerente a qualquer organização que busca por mudanças, afinal, não costuma ser nada fácil convencer as pessoas a passarem a fazer as coisas de uma maneira diferente.

Pois o apoio externo, que pode ser uma consultoria, um software de gerenciamento de projetos, um curso ou até mesmo um evento relacionado à área, já facilita bastante a resolução de ambos os desafios. Aqui na Project Builder já ajudamos algumas organizações a encurtarem suas curvas de aprendizado e a diminuírem sua resistência cultural. A Drive Consultoria, por exemplo, percorreu esse caminho e, hoje, colhe grandes resultados por ter perseguido a profissionalização da sua gestão de projetos, estando na lista das PMEs que mais crescem atualmente — você pode conferir o case da Drive aqui!

Agora que tal comentar aqui e nos dar sua opinião? Por acaso o post cobriu suas principais dúvidas ou ainda precisa de mais informações? Como acha que poderíamos melhorar este conteúdo? E não se esqueça de compartilhar se o artigo foi útil!

Vivemos em uma época de oportunidades ímpares para a inovação, não é verdade? Com o advento da internet, o crescimento da relevância das redes sociais e a verdadeira revolução causada pela computação em nuvem e pelas tecnologias open source, o custo tanto de desenvolvimento como de implementação de soluções se torna cada vez mais baixo.

No entanto, os índices relacionados a projetos bem-sucedidos não melhoraram proporcionalmente: a maioria, infelizmente, ainda fracassa. Segundo dados do Chaos Report 2009, do Standish Group International, houve, na verdade, uma queda no percentual dos êxitos, atingindo apenas 32% dos trabalhos concluídos dentro do prazo, do orçamento e com recursos e funções previamente acordados. De acordo com essa mesma pesquisa, 44% dos projetos se atrasaram e estouraram o orçamento, enquanto os outros 24% foram cancelados antes mesmo de sua conclusão. Alarmante, não concorda?

Pois foi exatamente pensando nesse cenário nada favorável que resolvemos preparar este artigo, a fim de explicar um pouco mais sobre o que de fato é a gestão de projeto on-line e como sua implantação pode atuar de forma relevante no sucesso dos trabalhos da sua organização. Ficou curioso? Então confira agora mesmo:

Começando pela definição de projeto on-line

A gestão de projeto on-line nada mais é que a centralização de todos os dados de um trabalho — ou mais — em um ambiente web, que automatiza as principais rotinas de gestão de projetos por meio de uma plataforma geralmente bastante colaborativa. A virtualização desses projetos normalmente se dá com o apoio de um software já testado, de renome no mercado, ou de um programa próprio, desenvolvido pelo departamento de TI da empresa. A adoção de uma ferramenta on-line já consolidada ou o desenvolvimento interno de um sistema é um importante passo na busca da maturidade empresarial, tornando a gestão de projetos mais profissional e otimizando processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento de projetos.

O Project Builder, por exemplo, foi desenvolvido justamente pela demanda de um cliente que desejava levar as informações de seu MS Project para um ambiente colaborativo, uma vez que trabalhava com profissionais geograficamente distribuídos. Até fizemos um estudo recente com nossa base de clientes e identificamos que, ao se utilizar o Project Builder, tem-se uma economia de cerca de 20 minutos por dia — por cada membro da equipe — e 10 minutos diários diretamente relacionados ao gerenciamento de projetos por gestor. Assim, ao adotar a gestão de projetos on-line, gera-se uma economia de tempo extremamente significativa ao longo de um ano. Caso queira quantificar a economia real que sua área de projetos pode conquistar, utilize nossa calculadora de ROI!

Passando pelos controles arcaicos

Aqui na Project Builder não nos cansamos de ser surpreendidos por empresas de grande porte gerenciando carteiras milionárias com controles extremamente arcaicos — como planilhas eletrônicas manuais, software instalados localmente ou até mesmo única e exclusivamente pelo combo e-mail mais memória dos envolvidos e telefone. Tudo bem que esses métodos até funcionam — apesar de não muito bem —, permitindo o controle dos projetos em muitas empresas. Seu maior problema é, no entanto, a exigência de um esforço muito maior para levar a resultados efetivos, gerando um grande risco de se utilizar informações incorretas na tomada de decisão, além de, nesses moldes, a governança ser limitada, uma vez que não se controla o acesso e a edição das informações.

Considerando que, no quesito departamento de projetos, o maior custo da companhia é o salário dos gestores e dos especialistas, qualquer economia no tempo de gestão e na concreta execução dos projetos já pode representar uma ampliação na capacidade de execução de trabalhos simultâneos e na otimização de recursos humanos, permitindo, assim, um melhor acompanhamento da alocação dos recursos e uma melhor utilização dos especialistas da empresa.

Incluindo a segurança de acessos

Na gestão de projetos on-line, os dados ficam centralizados em uma única ferramenta, sendo que cada usuário acessa as informações por meio de uma identificação pessoal. Assim, o administrador do sistema pode controlar o que cada um dos perfis de usuário pode ou não pode acessar ou fazer, garantindo a plena segurança das informações.
Um maior controle nessa área garante um constante monitoramento de dados sigilosos e estratégicos, assim como o rápido rastreamento e a devida correção de erros típicos de distribuição e armazenamento. Isso sem contar a facilidade gerada pelos backups automáticos, que permitem resgatar e recuperar informações dentro de um determinado período. Lembra-se da última vez em que perdeu sua planilha? Pois em um ambiente on-line isso poderia ser facilmente evitado ou até revertido!

Chegando à agilidade na tomada de decisões

Outro grande benefício da gestão de projetos on-line é relativo a seu caráter imediato. Uma vez que os membros da equipe atualizam as informações sobre a execução dos trabalhos em tempo real, a agilidade na identificação de uma possível crise ou no reconhecimento de uma grande oportunidade torna o processo — e, consequentemente, a empresa — mais dinâmico e ágil, possibilitando uma tomada de decisões cada vez mais assertiva.

Como quem gerencia projetos normalmente concentra seu tempo em duas tarefas centrais — a coleta de informações sobre a execução do trabalho e a distribuição dessas informações para todos os envolvidos —, com tudo acontecendo no mesmo ambiente, já se automatiza pelo menos 50% da empreitada. No Project Builder, por exemplo, à medida que os membros da equipe executam registros, o gerente do projeto é notificado e pode acompanhar, em tempo real, o avanço do plano rumo à sua conclusão.

Fechando com a automatização da comunicação

Por meio de um software on-line de gerenciamento de projetos, a comunicação deixa de ser reativa — sendo necessária uma ação após o corrido —, passando a ser proativa — durante o ocorrido, sem a necessidade de ação corretiva. Essa simples mudança torna a comunicação automática, avisando sobre as atividades devidamente concluídas, as tarefas que, na verdade, deveriam ter sido concluídas, mas não o foram, e relatando paralisações e a ocorrência de eventos importantes — como marcos e reuniões que se aproximam.

Toda essa revolução nos processos torna a colaboração mais dinâmica e permite que o gerente de projetos se concentre no que realmente importa e, normalmente, é negligenciado, como o desenvolvimento dos membros da equipe, a geração de feedbacks construtivos, o registro de lições aprendidas e o monitoramento da evolução dos riscos, por exemplo.

Viu só como levar sua gestão de projetos para o ambiente on-line — e, consequentemente, em tempo real — é um passo fundamental a ser dado por toda e qualquer companhia? Como já falamos no passado, é muito importante começar com o pé direito e preparar bem a empresa para adotar uma boa metodologia de gestão de projetos.

Aqui na Project Builder já ajudamos algumas empresas a mudarem seus modelos de gestão de projetos. É o caso da revista Seleções, que tinha um desafio muito grande pela frente: coordenar os lançamentos das campanhas executadas por diferentes departamentos da companhia. Substituindo, com a adoção do PB, uma grande planilha eletrônica, foi possível liberar os colaboradores previamente encarregados de atualizar esse enorme formulário e de buscar informações para que passassem a focar exclusivamente no sucesso das campanhas — você pode conhecer mais sobre o case nesse vídeo!

Agora comente aqui e nos conte quando pretende investir na gestão de projetos on-line! E se precisar de algum tipo de ajuda, bata um papo com um de nossos consultores! O artigo foi útil? Então o compartilhe com seus contatos! Já imaginou que pode muito bem existir um gerente de projetos perto de você precisando dessas informações?

A gestão de projetos já é um assunto conhecido e muito difundido dentro das empresas atualmente. Agora, o grande desafio das organizações é como coordenar simultaneamente diferentes projetos, que pedem por recursos, atenção e demandam gestão. Não é difícil encontrar empresas usando como sinônimo os conceitos de gerenciamento de programa, gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de múltiplos projetos. Essa confusão pode gerar impactos negativos na gestão do negócio e comprometer resultados no longo prazo.

Aprenda no post de hoje a diferenciar os conceitos de gerenciamento de programa, gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de múltiplos projetos.

Diferenciando os conceitos

A melhor forma de diferenciar esses conceitos é que um programa está diretamente relacionado a um grupo de projetos gerenciados, que necessitam ser conduzidos de forma coordenada para obter benefícios que seriam inacessíveis se gerenciados de forma independente. Por sua vez, um portfólio (ou carteira) refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho, a fim de atingir os objetivos estratégicos de negócios. Nesse contexto podemos exemplificar um Portfólio de Projetos de TI (Tecnologia de Informação), que englobam todos os projetos desta área.

Mas, e os múltiplos projetos?

A grande dificuldade de compreender a diferença entre esses conceitos acontece pelo fato de que ambos tratam do gerenciamento de mais de um projeto executados simultaneamente. Sua definição é muito simples: a gestão de múltiplos projetos consiste no gerenciamento da alocação de recursos entre as atividades de vários projetos que competem pelos mesmos recursos. Contudo, nesse caso, não está associado a uma carteira de investimento ou a um objetivo maior.

Onde é aplicada a gestão de múltiplos projetos

Este modelo de gestão de projetos é muito comum em empresas de prestação de serviço, onde o projeto é o produto final a ser entregue ao cliente. Como exemplo podemos citar empresas de TI que comercializam ERPs (sistema de gestão empresarial). Nelas, a gestão de múltiplos projetos, com o apoio de um software apropriado, auxilia a coordenar a alocação de diferentes consultores (recursos) em projetos de clientes distintos, com o objetivo final de colocar o ERP para funcionar em todos eles, cumprindo atividades e prazos de entrega. Confira o case da Artsoft Sistemas.

Em um ambiente onde os recursos são limitados, é muito comum que os projetos os compartilhem. Logo, um problema frequente na gestão de múltiplos projetos é a alocação de recursos concorrentes, afinal, independentemente de sua origem, todos os programas e projetos do portfólio geralmente competem por esses mesmos recursos.

Gestão de múltiplos projetos x gestão de portfólio de projetos: entenda as diferença

A gestão de múltiplos projetos pode ser diferenciada da gestão de portfólio sob quatro aspectos. No que se refere ao propósito. A gestão de portfólio trata da seleção e priorização de projetos, enquanto a gestão de múltiplos projetos trata os problemas da alocação de recursos neste ambiente. Veja como a Tree Tools superou os desfios da alocação de recursos.

Já sob o aspecto de foco, a gestão de portfólio trata questões estratégicas, enquanto a gestão de múltiplos projetos aborda os problemas táticos de planejamento e controle. A ênfase da gestão de portfólio está em horizontes de tempo mais longos, enquanto a gestão de múltiplos projetos trata problemas do dia a dia e de curto prazo. O último aspecto abordado, então, é o da responsabilidade. O gerenciamento do portfólio fica a cargo da alta administração, enquanto o gerenciamento de múltiplos projetos é de responsabilidade de gerentes de projetos e de recursos.

Como está a gestão de múltiplos projetos em sua empresa? Compartilhe sua experiência através dos comentários.

Recessão, inflação, dólar em alta. Em um ano em que a crise assombra empresas de diversos portes, o desenvolvimento de estratégias de negócios passa a ser visto como uma necessidade para sobreviver a este cenário.

Para não andar de lado, as organizações precisam identificar a correlação entre os projetos a serem realizados e a conquista dos objetivos planejados. Isto é um grande desafio que pode ser minimizado com o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos, para dar o andamento correto às iniciativas e objetivos do planejamento estratégico.

 Estratégia e Projetos

A estratégia diz “o que” vai ser feito para se atingir os objetivos e desafios. O projeto evidencia “como” fazer. OK, até ai tudo bem. Mas por que razão as organizações têm tantas dificuldades em implementar suas estratégias? Como facilitar a busca por melhores resultados? Como monitorar a ligação entre os planos estratégico, tático e operacional?

O primeiro passo para se resolver qualquer problema é conhecê-lo melhor. Por mais óbvia que esta afirmação possa parecer, muitas organizações têm dificuldade em responder uma simples pergunta: Onde estamos? Com esta questão esclarecida, o próximo passo é responder: Onde queremos estar daqui a cinco anos? Como? Quais iniciativas vamos implementar para garantir os diferenciais competitivos que nos permitirão entregar mais valor aos nossos clientes?

Pode parecer que não, mas, uma vez compreendido o “momento” da organização e definidos os próximos passos a serem executados, 50% do trabalho está feito. No entanto, tão desafiador quanto conceber uma boa estratégia é implementá-la com sucesso. A utilização de uma ferramenta que permita endereçar responsáveis, definir prazos, estabelecer intervalos de acompanhamento e, além disso, fazer a conexão entre os projetos e os objetivos estratégicos, amplia muito as chances de sucesso.

Tem alguma dúvida sobre esse post? Converse conosco através dos comentários!

Montar uma equipe de TI especializada e eficiente dentro da empresa pode ser bem desafiador hoje em dia, não é mesmo? Pois exatamente por isso é sempre bom lembrar que existe a opção da terceirização do serviço. Mas será que essa é mesmo a melhor opção? E será que existe apenas uma resposta certa para essa pergunta? Se você também fica em cima do muro em relação a essas questões, confira nosso post de hoje e conheça tanto as vantagens como as desvantagens de cada alternativa! Assim você certamente terá condições de fazer a melhor escolha para sua própria empresa. Então acompanhe:

Pequenas empresas

Nas pequenas empresas, a demanda de TI costuma ser reduzida, sendo que as principais atividades desenvolvidas pela equipe normalmente se resumem a administrar o ambiente de rede da empresa e dar suporte aos usuários, além de fazer cópias de segurança de seus dados. Nesse caso, pode não valer a pena contar com uma equipe interna de TI, uma vez que o nível de complexidade do serviço é menor e as atividades podem ser facilmente terceirizadas, sem perda de qualidade na resolução das tarefas e contanto que sejam definidos prazos para o devido atendimento aos usuários em contrato. Lembrando que a terceirização pode gerar uma boa redução de custos e, ainda, evitar problemas relativos à ausência de funcionários durante o período de férias ou afastamentos médicos, por exemplo.

Grandes empresas

Já nas grandes empresas, a equipe de TI tende a ser responsável por alinhar a tecnologia às reais necessidades do negócio, administrando sistemas integrados, ambientes complexos de rede, uma grande quantidade de dados, servidores corporativos de e-mail e assim por diante. Nesse cenário, talvez seja difícil encontrar e contratar funcionários terceirizados suficientemente especializados a fim de suprir as necessidades da empresa. Afinal, nesse caso não basta apenas entender de TI, é preciso possuir uma visão de todo o negócio para que a tecnologia se alinhe a ele. Assim, a busca pela terceirização pode, sim, ser vantajosa, mas desde que sejam observados o nível de qualidade e a experiência dos funcionários que fornecerão o serviço, assim como a confiança da empresa no mercado.

Demanda de serviço

Nos casos em que a demanda de serviços de TI é muito alta, independentemente do porte da empresa, a melhor opção é possuir uma equipe interna, já que, nesse cenário, será constantemente necessário lidar com as demandas da equipe, sejam elas complexas ou não. Lembrando que o rápido tempo de resposta é extremamente importante para que a TI não se torne um problema para a empresa. Assim, é necessário avaliar a necessidade de competências específicas, a fim de que a empresa contrate os profissionais mais adequados para seu time.

Mistura de abordagens

Existem empresas que mesclam os serviços de TI, possuindo uma equipe interna para assuntos específicos e terceirizando as rotinas do dia a dia, ou vice-versa. O importante é sempre lembrar que, para definir se a terceirização é melhor ou pior do que possuir uma equipe interna de TI, deve-se conhecer muito bem as necessidades da empresa, o tipo de atividades que mais caracterizam sua rotina de trabalho e os resultados esperados. Após executada uma boa avaliação, fica mais fácil decidir qual o melhor caminho a ser seguido: se um, outro ou até os dois ao mesmo tempo!

Agora comente aqui e nos conte o que acha dessas opções! Já conseguiu identificar a melhor alternativa para sua empresa? Compartilhe suas impressões e experiências conosco e participe da conversa!

O gerenciamento de projetos pode se tornar uma tarefa árdua caso as etapas necessárias para o alcance do prazo, qualidade e custo esperados sejam numerosas e inter-relacionadas. Em um cenário como esse, ferramentas para a gestão de projetos podem trazer benefícios como otimização de atividades, definição de prazos e metas e integração entre membros da equipe.

Muitos empresários ainda acreditam que os softwares disponíveis para esse fim sejam economicamente inviáveis. No entanto, a utilização dessas ferramentas na nuvem, ou seja, quando os dados e aplicações ficam em servidores web e não no hardware, pode trazer aumento da eficiência e redução de custos. Apesar de muitos empresários preocupados com a segurança ainda se assustarem com a quantidade de informações que podem ir para a nuvem, a maioria dos serviços que usamos em casa ou nas empresas, como e-mail, redes sociais e sites de armazenamento, já estão aproveitando esse recurso.

O tempo em que apenas as grandes empresas podiam bancar softwares para melhorar o desempenho de suas atividades já se foi. O seu negócio também pode se beneficiar com esta tecnologia! Confira os principais benefícios trazidos pela gestão de projetos na nuvem:

Aumento da eficiência

Transferir algumas atividades para a nuvem pode revolucionar a forma como as empresas atuam, pois os dados passam a ser acessíveis de qualquer lugar e não somente em seu endereço físico. Quando o assunto é gerenciamento de projetos, os recursos da nuvem podem resultar em um aumento da eficiência no trabalho da direção, dos gerentes de projeto e das equipes envolvidas.

Nos softwares de gerenciamento de projetos disponíveis na web é possível, por exemplo, promover discussões e trocas de informações em tempo real sobre todas as etapas e atividades desenvolvidas. Esse nível de interação garante uma maior participação entre profissionais com diferentes conhecimentos e habilidades, permitindo que as equipes encontrem soluções mais ágeis para os problemas na execução.

A disponibilidade de informações atualizadas a qualquer momento, a partir de qualquer lugar, garante que os objetivos do projeto sejam sempre observados por todos os envolvidos, dentro dos requisitos de prazo, qualidade e custo. Além disso, as informações trocadas no sistema e os documentos publicados ficam armazenados com segurança, garantindo um histórico completo e a possibilidade de aprendizado no futuro.

Os processos de controle do projeto também são beneficiados pela utilização da nuvem, pois os status das etapas, versões de documentos e responsabilidades estão sempre disponíveis para utilização ou consulta. Além disso, as mudanças ocorridas no meio do percurso podem ser avaliadas com mais eficiência, tendo em vista que os impactos em outras áreas podem ser imediatamente percebidos e analisados pelas equipes. Isso possibilita a rápida manifestação de concordância ou discordância.

Por último, outro ganho relacionado à eficiência é a possibilidade de que qualquer profissional da equipe acesse a ferramenta a partir de qualquer lugar. Isso permite uma participação mais ativa e frequente dos membros que costumam estar em trânsito por grande parte do tempo, como os integrantes da alta direção.

Redução dos custos

Além de todos os benefícios trazidos para o desempenho do projeto, a gestão na nuvem pode proporcionar, ainda, redução de custos. Os principais gastos eliminados são os investimentos em hardware e software, tendo em vista que os dados e aplicações estarão totalmente hospedados nos servidores dos fornecedores. Outros custos que possuem queda considerável são os de instalação, manutenção e atualizações.

Além dos recursos empregados diretamente na ferramenta, outros gastos podem ser evitados com a utilização da gestão de projetos na nuvem, como:

• Redução do número de reuniões entre as equipes e, consequentemente, a diminuição de custos com deslocamento e hospedagem para reuniões e encontros;
• Redução do retrabalho nas atividades em função da melhoria da gestão.

Gerenciar projetos de forma mais eficaz a um custo menor é um bom negócio para todo empresário. Otimize os processos internos do seu negócio com segurança e resultados garantidos!

A gestão de demandas é um processo estratégico desenvolvido no intuito de direcionar as decisões do presente com vistas a se antecipar ao futuro. É, em meio às incertezas do mundo globalizado, trabalhar com precisão a análise de variáveis atuais para entender os movimentos que estão por vir, reduzindo perdas, desperdícios e o sempre perigoso improviso, que pode afetar o atendimento de demandas futuras e comprometer todo o gerenciamento das atividades de TI. Não parece promissor? Então acompanhe nosso post e saiba mais sobre o assunto!

Análise preditiva

Aprender a realizar uma análise preditiva com relação às possíveis demandas futuras significa encontrar respostas para o cotidiano corporativo sobre o que, quando, em que medida, em qual prazo, qual é o nível de esforço necessário e assim por diante. E isso implica em melhorias significativas no processo gerencial de toda a empresa, não somente da área de tecnologia.

Gestão de demandas

Segundo o dicionário técnico APICS, ligado especificamente à área de gestão empresarial e ao controle da cadeia de suprimentos, a gestão de demandas é um processo vinculado ao reconhecimento de todas as demandas de mercadorias e serviços necessários para atender ao mercado. Impõe a necessidade de estabelecer uma hierarquização dos pedidos a serem atendidos quando o suprimento está reduzido, condição imprescindível para a obtenção de resultados rentáveis do negócio, a redução de custos e o aumento da produtividade em todos os âmbitos da organização.

Fatores críticos

Muitos profissionais de TI relatam, apavorados, sobre os infortúnios de serem pegos de surpresa com demandas de momento, tendo que se virar para atendê-las, na base do susto, da improvisação e do consumo de tempo não previsto. Assim acabam deixando de lado outras atividades que já estavam na fila de espera para atendimento, formando uma bola de neve. Entretanto, será que esses profissionais têm o hábito de analisar os fatores críticos inerentes à área, a seus clientes, à frequência e aos problemas mais comuns, dando um pouco mais de obviedade às demandas futuras a serem contempladas?

O conflito entre demanda e suprimento pode ser absolutamente harmonizado com um ensinamento básico da área de marketing: conheça seu consumidor e aprenda, então, a atender suas necessidades com excelência. Esse é o mantra da gestão de demandas, o caminho para otimizar o nível de serviço e melhorar a imagem de sua área diante da direção estratégica da companhia.

Consequências da falta de gerenciamento

• Sensação constante de catástrofe iminente provocada pela falta de capacidade de previsão;
• Insegurança na relação entre cliente e usuário — e aqui estamos falando tanto dos clientes internos quanto dos externos;
• Altos custos com retrabalhos frutos de improvisos que não dão certo, estresse da equipe e consequente redução da produtividade global;
• Desvalorização da TI aos olhos dos gestores estratégicos da empresa, já que uma TI insegura, que não consegue se antecipar a certos movimentos, gera a sensação de alienação da área em relação aos problemas globais da companhia;
• Aumento dos conflitos entre a área de negócios e o setor de TI.

Implementação da gestão de demandas

• Aprender a conhecer profundamente a necessidade de seus clientes;
• Elaborar trabalhos estatísticos, como séries históricas, modelos de previsão de média móvel e métodos de determinação de períodos de sazonalidade, por exemplo;
• Separar as diversas demandas de acordo com os serviços oferecidos;
• Avaliar a natureza e os condicionantes do comportamento da demanda.

E então, está pronto para mudar a forma de gerenciar os projetos de TI da sua empresa? Ficou ainda alguma dúvida ou tem sugestões a fazer? Comente aqui e compartilhe suas impressões conosco!

Um dos principais objetivos de um gestor com relação ao trabalho da sua equipe é conseguir mais organização e máxima eficiência, certo? Pois uma das principais formas de organizar melhor a rotina de trabalho é utilizando listas de tarefas e as organizando por prioridades. Mas o que fazer quando uma outra atividade que não estava contemplada na lista surge e precisa ser desenvolvida? No post de hoje vamos falar sobre como a gestão de demandas pode ajudar o gestor a organizar melhor a rotina do seu time e obter cada vez mais eficiência e melhores resultados. Então acompanhe:

 O que é a gestão de demandas?

Como se pode definir como demanda tudo aquilo que surge com a necessidade de ser realizado, a gestão de demandas nada mais é do que prever, identificar, planejar e gerir, de forma sistêmica, toda necessidade de trabalho que venha a surgir tanto para a empresa como um todo como especificamente para seus setores. Se você ainda ficou com dúvidas sobre o que é gestão de demandas, leia esse post.

Como ela pode ser feita?

Normalmente a gestão de demandas é feita utilizando dados históricos da empresa, bem como sua frequência de ocorrência. Mas vale lembrar que a gestão de demandas não se restringe somente à identificação das necessidades, sendo necessário saber gerenciá-las também. Que tal algumas dicas mais práticas? Dê só uma olhadinha:

Padrões de necessidade

Para se gerir devidamente as demandas, sejam elas de consumo interno ou externo, é preciso, em primeiro lugar, identificar padrões. Assim, como dissemos anteriormente, é necessário utilizar os dados históricos para entender como essas necessidades surgem e qual exatamente é sua frequência.

Para exemplificar melhor, podemos utilizar a previsão de vendas como gestão de demandas. Se os gestores identificam que, em determinado período do ano, as vendas aumentam, o que se repete sistematicamente, então a empresa deve se preparar para um aumento nas vendas nesse mesmo período, sabendo que seu faturamento será mais alto.

Trazendo isso para o contexto interno, vamos utilizar como exemplo o resultados dos custos do setor. Suponhamos que mensalmente o gestor precise reportar à área financeira os custos de seu departamento nesse período. Então o gestor, juntamente com sua equipe, deve compreender esse padrão e entender que todo mês existirá a demanda para envio desse relatório. Simples assim!

Planejamento da rotina

Agora que os padrões foram identificados, é possível que gestores e membros da equipe consigam planejar melhor o que deve ser feito. Quando a identificação das necessidades é realizada e bem planejada, é possível controlar melhor a rotina e lidar mais adequadamente com problemas inesperados, sem que essas demandas de última hora perturbem desnecessariamente a rotina do setor.

Gestão das demandas

Com a identificação das necessidades e o planejamento sendo realizados adequadamente, resta realizar a gestão propriamente dita de todas as demandas. Isso inclui planejar uma programação para o desenvolvimento de todas as atividades que já foram levantadas e, ainda, continuar com a identificação de futuras demandas, bem como com o planejamento de cada uma delas.

Viu como fazer a gestão das demandas é uma atividade cíclica, que busca se antecipar às necessidades e se programar para cada uma delas, de forma que a rotina do time seja bem mais organizada e produtiva? A partir daí os problemas e as atividades que eventualmente surgem de última hora podem ser encaixados sem desestabilizar a estrutura de todo o setor.

Agora nos conte aqui nos comentários se esse processo de gestão de demandas existe em sua empresa! Como essa administração é feita? Compartilhe suas experiências conosco e participe da conversa!

Para sua empresa realmente dar certo, não basta selecionar os melhores colaboradores para seus projetos e montar equipes fortes que trabalhem bem internamente. Estas equipes precisam conversar entre si, buscando as melhores soluções para o projeto como um todo. A verdade é que, para um projeto desenrolar de maneira eficiente em todas as etapas e ter os melhores resultados possíveis, precisa existir cooperação entre os departamentos.

Pensando nisso, separamos três dicas essenciais para você melhorar a colaboração entre os departamentos da sua empresa, aqui estão elas:

Crie canais de comunicação eficientes

A principal causa para uma cooperação fraca entre departamentos é a falta de comunicação, que pode ocorrer por vários motivos. Primeiramente, os processos de comunicação podem estar tomando muito tempo e, por isso, são deixados de lado por seus colaboradores. Em segundo lugar, as equipes podem simplesmente não ter a percepção da importância dos canais de comunicação.

Os dois problemas podem ser resolvidos com simplicidade. O segundo é solucionado quando se inclui processos de comunicação nos próprios fluxos de trabalho, ou seja, a comunicação entre departamentos passa a fazer parte de cada uma das etapas do projeto. Esta obrigação de conversar com outros departamentos em cada fase permite antecipar-se ao problema.

Por outro lado, o problema do grande consumo de tempo dos processos de comunicação pode ser resolvido ao se criar canais eficientes. São dezenas de exemplos, mas podemos citar a criação de reuniões semanais com pauta definida e tempo máximo de duração, o uso de sistemas de comunicação eletrônica (messengers internos) e o encorajamento do uso de linguagem mais direta nas trocas de e-mail.

Por fim, caso seja possível, uma boa solução é aproximar fisicamente equipes que estejam trabalhando em um mesmo projeto. A proximidade favorece a comunicação, que pode ser feita de modo muito mais rápido e direto quando se está trabalhando na mesa ao lado.

Apresente o projeto global para todos

A falta de cooperação entre os departamentos também pode ocorrer porque as equipes simplesmente não entendem o que fazem as outras e qual é a importância dos seus respectivos trabalhos para o projeto como um todo. Cada equipe está imersa em suas próprias atividades, sem ter conhecimento sobre o que fazem os outros.

Apresente o projeto completo, em cada uma das suas etapas, para todos os seus colaboradores. Também permita que cada um dos departamentos apresente, em todas as fases do projeto, qual será seu papel. Uma outra estratégia eficiente é, quando surgirem novos projetos, encorajar eventuais trocas de membros de um departamento para o outro. Esta prática pode favorecer enormemente o conhecimento do trabalho de outras equipes.

Utilize um software de gerenciamento de projetos

A utilização de um bom software de gestão de projetos pode ajudar muito na cooperação entre departamentos. Nele, seus colaboradores podem enxergar o que cada uma das equipes está desempenhando dentro de cada fase do projeto e como esta atividade impacta em seu próprio trabalho (e nos resultados do projeto como um todo).

Os relatórios também favorecem a identificação, por parte do gerente de projeto, de quais processos de trabalho não estão se comunicando. Um bom software de gerenciamento de projetos permite que se enxergue as atividades de cada um dos membros das suas equipes e de como estão alocando seu tempo. Isso permite um esforço proativo de colocar as equipes para conversarem entre si, antes que essa falta de comunicação comece a gerar problemas ou evite a criação de soluções mais eficientes. Para saber o quanto pode economizar com uma gestão de projetos profissional, utilize a nossa calculadora de ROI da gestão de projetos.

Como já foi dito, o segredo para uma eficiente cooperação entre departamentos é a comunicação, que ocorre quando você a inclui nos fluxos de trabalho de cada uma das fases do projeto. A eliminação de barreiras físicas e a criação de canais simples e diretos também é muito importante. Muitas vezes, a falta de cooperação ocorre porque seus colaboradores não conhecem os trabalhos uns dos outros; isso é resolvido ao se apresentar o projeto global para todos.

Para isso, o PM Canvas se qualifica como uma excelente ferramenta, já que em uma única página é possível avaliar todo o projeto, como um diagrama visual, que integra o escopo, os requisitos, as premissas e outros fatores. Desta forma, todos os times envolvidos têm acesso a uma visualização sistêmica do projeto que colabora, assim, com a integração e com a colaboração em prol de um mesmo objetivo.

As três dicas dadas acima podem ser adotadas individualmente ou, melhor ainda, ao mesmo tempo, otimizando ao máximo a colaboração entre os departamentos. Dessa maneira você diminui os erros provenientes da falta de colaboração e, consequentemente, o dinheiro e tempo desperdiçados na execução de um projeto.

E você, consegue pensar em alguma outra boa solução para a falta de colaboração entre os departamentos da empresa?