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Como otimizar a alocação de recursos em projetos

Os recursos humanos são sempre os maiores custos das operações durante o desenvolvimento de qualquer projeto, afinal, é preciso contar com mão de obra qualificada — cujas horas de trabalho naturalmente têm um custo mais elevado —, assim como há a necessidade de um número considerável de colaboradores para agirem em momentos diferentes — o que gera um trabalho de recrutamento e seleção enorme —, normalmente dividindo esses profissionais com outros projetos ou iniciativas da empresa — o que encurta o tempo disponível —, além de gerenciar diversos projetos ao mesmo tempo. E esse pacote todo vai, de pouquinho em pouquinho, comprometendo seus recursos disponíveis. Otimizar esses recursos é parte da alocação de recursos, é fazer mais com menos e consequentemente melhorar seus resultados.

Mas como evitar a sobrecarga da sua equipe e, ao mesmo tempo, realizar mais com menos? Simples: usando o capacity planning e organizando seus projetos com um PPM! Confira agora o passo a passo:

ANALISE QUANTAS HORAS O RECURSO TRABALHA NOS PROJETOS

Nem sempre temos recursos ilimitados e inteiramente à nossa disposição, certo? Para sermos bem realistas, isso quase nunca acontece. Então liste quem está à sua disposição, quando e por quanto tempo. Por exemplo, Fábio, engenheiro de obras, dedica 20 horas semanais para o projeto X. Verifique ainda se essas horas são distribuídas ao longo dos 5 dias úteis ou se podem estar concentradas em dois dias e meio, por exemplo.

Esse tipo de planejamento permite que você saiba exatamente quando e por quanto tempo pode contar com cada membro da equipe e se em algum momento será preciso solicitar reforços, a fim de evitar atrasos nas entregas. No caso de concentrar todas as horas em um único dia, lembre-se de que pessoas cansadas e sob pressão estão mais suscetíveis a falhas, falta de atenção e queda em sua produtividade, portanto, cuide para que seu time de projetos trabalhe com tranquilidade.

Defina o tempo necessário de cada recurso para a conclusão

Uma vez definida a dedicação de cada pessoa ao projeto, faça o caminho crítico, que mostra qual é o tempo necessário para a conclusão das atividades. Assim você pode confrontar o tempo à disposição de cada recurso com o tempo necessário para a conclusão da atividade. Continuando com nosso exemplo, se o engenheiro Fábio tem 20 horas semanais disponíveis, mas uma atividade necessita de 30 horas para ser concluída e deve estar pronta em uma semana, o que é melhor: aumentar o prazo de entrega da atividade ou substituir o recurso na execução dessa tarefa?

O aumento do prazo de entrega da atividade pode acarretar em atraso no projeto. Por isso, se for uma atividade vital, que tem sequenciamento, o cenário fica um pouco mais complicado. O melhor então seria substituir o profissional, não concorda? E esse tipo de análise leva a duas reflexões:

  1. É preciso deixar uma margem de segurança, um respiro entre cada atividade, a fim de lidar com esses contratempos;
  2. O ideal é contar com profissionais de backup para esse tipo de situação.

Levando tudo isso em conta você fica preparado para enfrentar quaisquer percalços relacionados à falta de recursos!

Estabeleça quantos dias o recurso tem para entregar a tarefa

Além do tempo que cada tarefa naturalmente leva para ser feita, você ainda deve dimensionar quanto tempo cada recurso tem para entregá-la. Isso permite que você gerencie com tranquilidade o projeto e possa, se necessário, fazer qualquer tipo de ajuste em tempo hábil.

Nosso amigo Fábio não pôde pegar a tarefa que devia ser entregue em uma semana, mas assumiu outra compatível com sua dedicação ao projeto e tem que se dedicar durante 10 horas para concluí-la, devendo ser entregue em no máximo 4 dias. Ele pode se organizar e dedicar 2 hora e meia por dia, pode deixar para fazer tudo nos dois primeiros dias ou nos dois últimos dias. Isso pouco importa. O que importa realmente é fazer a entrega no prazo.

Acompanhe o mapa de alocação para nunca superalocar

Tudo o que você fez até o momento foi mapear as atividades, os prazos e os recursos disponíveis. Agora o que você não pode perder de vista são os imprevistos e as novas atividades que ingressarem, para evitar a superalocação de recursos.
Acompanhando o mapa de alocação você sabe exatamente quem estará disponível, quando e por quanto tempo, o que permitirá otimizar seus recursos nas próximas fases ou nos projetos seguintes sem comprometer a qualidade do que já está em andamento.

Lembre-se de que nas metodologias ágeis — como o Scrum — não é recomendado colocar sua equipe para trabalhar além da jornada regular, pois isso gera cansaço, estresse e perda de produtividade, comprometendo os resultados do projeto. Se uma atividade for mal dimensionada, uma dessas 3 vertentes será impactada: custos, tempo ou qualidade. Melhor não arriscar, não acha?

Controle tanto a entrega como a execução

Por fim, controle a execução de todas as atividades e garanta que as entregas sejam feitas dentro do estipulado no capacity planning. É claro que a gerência de um processo como esse é bastante complexa sem o auxílio de ferramentas, por isso, ter um bom PPM pode ser a melhor solução.

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Com um PPM de qualidade você tem esse monitoramento feito por meio de dashboards intuitivos, que mostram sua capacidade de alocação de recursos em apenas poucos segundos, evitando a superalocação e também a pressão sobre a equipe em fazer mais com menos sem o suporte adequado.

Como você deve ter percebido, a adequada alocação de recursos é fundamental para uma gestão de portfólio eficiente, pois evita muitas dores de cabeça. Sem ter um mapeamento de alocação de recursos adequada, é como se você começasse uma viagem sem a certeza de ter combustível suficiente para chegar ao destino.
Nada prático! Nesse contexto, a falta de uma boa ferramenta de suporte é como se você se aventurasse pela estrada com um carro velho, que até pode chegar lá, mas o deixará com muito medo durante todo o trajeto.

Sendo assim, na hora de montar seu portfólio de projetos e colocar sua equipe para trabalhar, não deixe de contar com os recursos e as ferramentas certos para atingir os objetivos iniciais! Tenha um PPM que realmente entregue valor para a empresa e faça toda a diferença na sua gestão de portfólio de projetos!

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